Nội dung

Tiªu ®Ò sÏ ®øng ngay sau dÊu ngoÆc kÐp, v× vËy kh«ng cÇn nhËp kho¶ng trèng vµo sau dÊu ngoÆc kÐp. Chän Insert/Cross-reference. Hét tho¹i Cross-reference xuÊt hiÖn n v . h 4 2 Trong danh s¸ch Reference Type, chän néi dung dßng tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn. Ngo¹i trõ Bookmark, b¹n ph¶i g¸n Style hoÆc ghi chó cho tÊt c¶ tïy chän ®−îc liÖt kª ë danh s¸ch ®ã nÕu b¹n muèn tham kh¶o chóng.C¸c thÎ ®¸nh dÊu dïng ®Ó dÉn ®Õn c¸c sè trang trong tham kh¶o chÐo. §Ó tham kh¶o mét trang cô c o ih thÓ trªn ®o¹n v¨n , b¹n h·y nhÊp bªn ngoµi hép tho¹i nµy cuén ®Õn ®o¹n v¨n ®ã vµ ®Æt thÎ ®¸nh dÊu ë ®ã b¨ng lÖnh Bookmark cña menu Insert. Trong danh s¸ch sæ xuèng Insert Reference To, néi dung ®· chän ë b−íc 3 x¸c u V ®Þnh sù tham kh¶o hoÆc dÉn ®Õn kho¶n môc ®−îc ®¸nh sè, tiªu ®Ò hoÆc sè trang. Thùc hiÖn sù chän lùa thÝch hîp ë danh s¸ch Insert Reference To, b¹n tu©n theo c¸c b−íc sau ®Ó t¹o ra tham kháa chÐo ®Õn v¨n b¶n, sè, hoÆc sè trang. Text: Chän tïy chän nµy ( Heading Text, Bookmark Text...) ®Ó gép v¨n b¶n vµo tham chiÕu chÐo ®ã. Number: Chän tïy chän nµy ®Ó tham kh¶o ®o¹n v¨n cã thÎ ®¸nh dÊu. NhÊp ®Ó xãa dÊu kiÓm ë Insert As Hyperlink nÕu b¹n kh«ng muèn t¹o siªu nèi kÕt nh− mét phÇn cña tham kh¶o chÐo ®ã. B¹n cã thÓ thªm ch÷ trªn hoÆc d−íi cho tham kháa chÐo b»ng c¸ch nhÊp hép kiÓm Include Above/Below Trong hép For Which Heading, nhÊp néi dung tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn, cã thÓ lµ tiªu ®Ò, thÎ ®¸nh dÊu, chó thÝch cuèi trang... 21 NhÊp nót Insert NhÊp nót Close. 2. Thay ñổi tham chiếu §Ó thay ®æi tham chiÕu ta chän tham chiÕu cÇn thay ®æi råi vµo menu Insert/Reference chän Cross-Reference, xuÊt hiÖn hép tho¹i Cross-Reference, trong môc For Which Heading ta cã thÓ chän néi dung tham kh¶o chÐo ®ã dÉn ®Õn. 3. Cập nhật sau sửa ñổi văn bản §Ó cËp nhËt tÊt c¶ c¸c tham kh¶o chÐo trong tµi liÖu b¹n h·y chän toµn bé tµi liÖu ®ã, hoÆc nhÊp F9 hoÆc nhÊp ph¶i chuét vµ chän Update Field ë trong menu n v . h 4 2 ®èi t−îng. III. BẢNG CHỈ MỤC 1. ðánh dấu một chỉ mục. Tạo, ñịnh dạng, xóa một chỉ mục §Ó ®¸nh dÊu c¸c môc cña b¶ng chØ môc, b¹n më hép tho¹i Mark Index Entry. Sau khi më hép nµy, b¹n cã thÓ ®Æt vµo mét gãc nµo ®ã, cuén toµn bé tµi liÖu vµ c o ih ®¸nh dÊu c¸c môc khi b¹n cuén qua tµi liÖu. §Õn vÞ trÝ ®Çu tiªn b¹n muèn ®¸nh dÊu mét môc cña b¶ng chØ môc. NÕu mét tõ hoÆc mét côm tõ nµo ®ã trong v¨n b¶n cã thÓ ®−îc gép trong môc nµy, b¹n h·y chän tõ hoÆc côm tõ ®ã. B¹n cã thÓ tiÕt kiÖm thêi gian b»ng c¸ch nµy. u V NhÊn Alt+Shift + X. B¹n h·y xem héi tho¹i Mark Index Entry. C¸c ph−¬ng ph¸p xö lý c¸c môc cña b¶ng chØ môc. Mét môc cña b¶ng chØ môc có thÓ lµ chØ dÉn tham kh¶o, môc chÝnh, môc phô, hoÆc môc phô cña môc phô. Ngoµi ra, c¸c môc cña b¶ng chØ môc cã thÓ liªn quan ®Õn mét hoÆc nhiÒu trang. Minh häa sau ®©y nªu ra c¸c kiÓu môc kh¸c nhau cña b¶ng chØ môc b¹n cã thÓ t¹o ra víi Word: celcium, 58 Califonia, 147-170 econonly 162 . agncure. 163 industly 165 22 geoglaphy 148 history 154 Khi b¹n ®¸nh dÊu c¸c môc cña b¶ng chØ môc, World sÏ hái kiÓu môc b¹n ®¸nh dÊu. Hép tho¹i Mark Indexentry cã c¸c nót tuú chän vµ c¸c hép v¨n b¶n ®Ó ®−a ra c¸c kiÓu môc sau ®©y vµo b¶ng chØ môc:
Cross-reference: ChØ dÉn tham kh¶o ®−a ng−êi ®äc ®Õn môc kh¸c trong b¶ng chØ môc. CÇn b¶o ®¶m, khi b¹n nhËp chØ dÉn tham kh¶o, ®Òu ®−îc tham kh¶o ph¶i hiÖn diÖn trong b¶ng chØ môc.
Subentry: Môc phô lµ môc lÖ thuéc vµo môc chÝnh trong b¶ng chØ môc, ®−a ra th«ng tin cô thÓ vÒ mét chñ ®Ò chung ®−îc liÖt kª trong b¶ng chØ môc.
Sub- Subentry: Mét Sub- Subentry lÖ thuéc vµo mét môc phô (vµ còng lÖ n v . h 4 2 thuéc vµo môc chÝnh cña môc phô ®ã), ®i ra th«ng tin tõng chi tiÕt vÒ mét môc phô nµo ®ã.
Page Range: Ngoµi viÖc tham kh¶o mét trang, môc cña b¶ng chØ môc cã thÓ tham kh¶o ®Õn hai hoÆc nhiÒu trang. §Ó cã c¸c môc cña b¶ng chØ môc liªn quan ®Õn nhiÒu trang, b¹n ph¶i nhËp mét thÎ ®¸nh dÊu (bookmark) gép toµn bé c o ih v¨n b¶n trong kho¶ng trang ®ã. B¸o cho Word xö lý c¸c môc cña b¶ng chØ môc:
Main Entry: NhËp môc chÝnh vµo ®©y. NÕu b¹n ®· chän mét tõ hoÆc côm u V tõ nµo ®ã ë b−íc l, tõ nµy sÏ xuÊt-hiÖn ë hép Main Entry. B¹n hiÖu chÝnh tõ côm tõ nµy hoÆc gi÷ nguyªn nã. Tõ hoÆc côm tõ b¹n ®· ®−a vµo hép nµy sÏ xuÊt hiÖn ë b¶ng chØ môc.
Subentry: §−a v¨n b¶n môc con hoÆc môc phô cña môc phô vµo hép nµy. §Ó trèng hép nµy nÕu môc (chÝnh) kh«ng cã môc phô. ®Ó nhËp môc cña môc phô (sub-subentry), b¹n h·y gâ mét ®Êu hai chÊm (:) gâ môc cña môc phô ®ã, nh− trªn B¸o cho Word xö lý chØ dÉn tham kh¶o trang cña môc ®ã:
Cross-reference: §Ó dÉn ng−êi ®äc ®Õn môc chÝnh trong b¶ng chØ môc, b¹n h·y gâ tªn mục chÝnh ®ã vµo hép nµy sau tõ "See" (xem). §iÒu b¹n gâ vµo hép nµy sÏ xuÊt hiÖn trong b¶ng chØ môc. 23 
Current Page: NhÊp vµo ®©y ®ể t¹o ra dÊu chØ dÉn tham kh¶o b¶ng chØ môc ®èi víi trang thuéc tµi liÖu ®ã
Page Range: NhÊp ®Ó t¹o ra chØ dÉn tham kh¶o ®Õn kho¶ng c¸ch trang. §Ó t¹o ra mét môc liªn quan ®Õn nhiÒu trang, b¹n ph¶i t¹o mét thÎ ®¸nh dÊu (bookmark) bao gåm c¸c trang ®ã. B¹n cã thÓ thùc hiÖn ®iÒu nµy b»ng c¸ch nhÊp bªn ngoµi hép tho¹i Mark Index Entry, chän tÊt c¶ v¨n b¶n cña trang ®ã, gâ tªn trong hép v¨n b¶n Bookmark Name vµ nhÊp Add. Sau ®ã, trong hép tho¹i Mark Entry, nhÊp mòi tªn chØ xuèng ë nót tïy chän Page Range, vµ chän thÓ ®¸nh dÊu tham kh¶o nãi trªn ë danh s¸ch th¶ xuèng. NhÊp « kiÓm Bold hoÆc Italic ®Ó b¸o cho Word biÕt b¹n muèn in ®Ëm hay in n v . h 4 2 nghiªng sè trang hoÆc sè lo¹t trang ë môc liªn quan trong b¶ng chØ môc. Trong mét sè b¶ng chØ môc, trang hoÆc lo¹t trang cña c¸c trang gi¶i thÝch vÊn ®Ò t−êng tËn ®−îc viÕt theo ch÷ in ®Ëm hoÆc in nghiªng ®Ó ng−êi ®îi cã thÓ ®Õn ®ã tr−íc, nÕu hä muèn. NhÊp nót Malk hoÆc Mark All: c o ih
Mark: §−a môc ®· chän vµo b¶ng chØ môc.
Mark All: NÕu b¹n ®· chän mét tõ nµo ®ã ë b−íc l, b¹n cã thÓ nhÊp nót Mark All ®Ó yªu cÇu Word ®¸nh dÊu tÊt c¶ c¸c tõ trong tµi liÖu ®ång nhÊt víi tõ trong hép Main Entry. u V NhÊp bªn ngoài hép tho¹i Mark lndex Entry vµ t×m tõ hoÆc côm tõ tiÕp theo cho b¶ng chØ môc, lÆp l¹i c¸c b−íc 2 ®Õn 6 ®Ó ®¸nh dÊu thªm c¸c môc kh¸c. NhÊp Close khi b¹n ®· lµm xong ®Ó ®ãng hộp thoại Mark lndex Entry. Khi lµm xong b¹n h·y xem l¹i c¸c m· tr−êng ë tµi liÖu cña b¹n, b¹n cã thÓ che khuÊt c¸c m· tr−êng nµy b»ng c¸ch nhÊp nót Show/Hide. 2. Tạo và xóa bảng chỉ mục Sau khi ®¸nh dÊu tÊt c¶ c¸c môc cña b¶ng chØ môc, b¹n cã thÓ t¹o ra b¶ng chØ môc, b»ng c¸ch lµm theo c¸c b−íc sau: §Õn cuèi tµi liÖu, chÌn mét dÊu ng¾t trang, gâ ch÷ Index, vµ nhÊn ENTER hai lÇn.
Chän Insert/Index and Table ®Ó më hép tho¹i Index and Table. 24 
NÕu cÇn, h·y nhÊp Index. Môc nµy ®−îc tr×nh bµy ë H×nh 10. Hình 10: Sự tạo lập bảng chỉ mục n v . h 4 2 Tip: H·y quan s¸t hép Preview b¹n thùc hiÖn c¸c lùa chän lµ b¹n cã thÓ xem kÕt qña cña c¸c t×m chän ®· chän trong hép tho¹i Index and Table D−íi Type, b¹n h·y chän Run-in thay v× lndented nÕu b¹n muèn c¸c môc phô vµ c¸c môc con d−íi c¸c môc chÝnh. Víi tïy chän lndented c¸c môc phô vµ môc phô cña môc con ®−îc thôt vµo, nh− trong Preview trªn H×nh 10. c o ih NhÊp vµo ®Þnh d¹ng cña hép th¶ xuèng Formats. B¹n cã thÓ thö nghiÖm tïy ý, nh−ng h·y quan s¸t hép Preview. Chän tïy chän ë cuèi hép tho¹i ®ã, ®Ó cã h×nh thøc b¶ng chØ môc mong muèn:
u V Right Align Page Numbers: C¸c sè trang xuÊt hiÖn sau c¸c môc tõ, trõ khi b¹n nhÊp « kiÓm nµy, trong tr−êng hîp ®ã c¸c sè trang xuÊt hiÖn.
Columns: NÕu b¹n cã thÓ chia trang ra h¬n hai cét hoÆc chØ muèn mét cét, h·y nhËp gi¸ trÞ vµo hép Columns. C¸c b¶ng chØ môc cã c¸c môc con cña môc phô kh«ng thÓ khíp víi h¬n hai cét trªn mét trang.
Tab Leader: §−êng dÉn lµ d·y c¸c dÊu chÊm. H·y chän mét kiÓu ®−êng dÉn ®Ó ®−a vµo gi÷a môc tõ vµ sè trang, nÕu b¹n muèn vµ nÕu kiÓu ®Þnh d¹ng cña b¶ng chØ môc b¹n chän ë b−íc 5 cÇn cã ®−êng dÉn. NhÊp OK ®Ó ®ãng hép tho¹i Index and Table. Muèn xãa b¶ng chØ môc ta chän b¶ng chØ môc ®ã råi vµo menu Edit/Clear chän Content Del. 25 3. Cập nhật chỉ mục sau sửa ñổi văn bản HiÖu chØnh vµ cËp nhËt b¶ng chØ môc Sau khi t¹o b¶ng chØ môc, b¹n h·y xem xÐt cÈn thËn. B¶o ®¶m tÊt c¶ c¸c môc ®Òu cã Ých cho ng−êi ®äc. NÕu nhËn thÊy mét môc nµo ®ã kh«ng phï hîp, b¹n h·y t×m nã träng tµi liÖu vµ xãa bá hoÆc hiÖu chØnh m· tr−êng cña b¶ng chØ môc ®ã. B¹n cÇn cËp nhËt b¶ng chØ môc sau khi hoµn tÊt viÖc hiÖu chØnh. PhÇn tiÕp theo sÏ gi¶i thÝch c¸ch lµm c¸c viÖc ®ã. HiÖu chØnh c¸c môc cña b¶ng chØ môc B¹n h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®Ó t×m vµ hiÖu chØnh mét môc cña b¶ng chØ môc trong tµi liÖu: - NÕu b¹n kh«ng thÓ t×m thÊy c¸c m· tr−êng vµ c¸c môc cña b¶ng chØ môc trong n v . h 4 2 v¨n b¶n, h·y nhÊp nót Show/Hide trªn thanh c«ng cô Standard - §äc l−ít qua tµi liÖu ®Ó t×m môc ®ã, hoÆc chän Edit/Find, vµ trong hép tho¹i Find and Replace, nhËp môc b¹n ®ang t×m kiÕm råi nhÊp nót Find Next. B¹n h·y nhËp môc ®ã thËt ®óng tõng mÉu tù mét. LÖnh Find t×m kiÕm c¸c môc cña b¶ng chØ môc t−¬ng tù nh− t×m kiÕm c¸c tõ- b¹n chØ cÇn nhÊp nót Show/Hide. c o ih - NÕu b¹n sö dông tÝnh n¨ng Find ®Ó x¸c ®Þnh vÞ trÝ môc cÇn t×m, khi Word t×m môc ®ã, b¹n h·y nhÊp Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i Find and Replace. C¸c môc cña b¶ng chØ môc trong c¸c dÊu ngoÆc ®¬n vµ ngoÆc kÐp cã c¸c ch÷ XE ®øng tr−íc. u V - HiÖu chØnh môc ®ã cña b¶ng chØ môc b»ng c¸ch nhÊp gi÷a c¸c dÊu ngoÆc kÐp ®Ó xãa vµ nhËp c¸c mÉu tù kh¸c, hoÆc xãa môc ®ã b»ng c¸ch chän vµ nhÊn phÝm DELETE. CËp nhËt b¶ng chØ môc §Ó cËp nhËt b¶ng chØ môc, sau khi ®· hiÖu chØnh hoÆc bæ sung c¸c môc kh¸c, hoÆc b¹n nhÊp ph¶i vµ chän Update Field ë menu t¾t, hoÆc nhÊp vµ nhÊn F9. 26 BÀI 4: CÁC VẤN ðỀ KHÁC I. TIÊU ðỀ CỦA MỘT ðỐI TƯỢNG THÀNH PHẦN TRONG VĂN BẢN CAPTION 1. Caption là gì? §«i khi c¸c b¸o c¸o hoÆc c¸c tiÓu luËn hoÆc ®å ¸n ë nhµ tr−êng , ngoµi b¶ng môc lôc th«ng th−êng cßn cã c¸c b¶ng kh¸c ®Ó liÖt kª c¸c h×nh ¶nh ®å thÞ vµ c¸c minh häa .Word cã thÓ t¹o ra c¸c lo¹i b¶ng nµy mét c¸ch dÔ dµng .Tuy nhiªn ®Ó Word lËp b¶ng kiÓu nµy , b¹n ph¶i sö dông lÖnh Caption cña menu Insert ®Ó ®Æt chó thÝch lªn c¸c h×nh ¶nh, ®å thÞ...VËy Caption lµ mét lÖnh ®Æc biÖt ®Ó ®Æt chó n v . h 4 2 thÝch lªn c¸c h×nh ¶nh ®å thÞ, ph−¬ng tr×nh, c¸c danh s¸ch vµ c¸c ch−¬ng tr×nh. LÖnh nµy t¹o ra c¸c chó thÝch dÔ dµng h¬n, nh−ng −u ®iÓm chÝnh cña lÖnh nµy lµ cã thÓ tù ®éng ®¸nh sèc¸c chó thÝch. Khi b¹n thªm hoÆc bít mét chó thÝch th× c¸c chó thÝch kh¸c sÏ tù ®éng ®¸nh sè l¹i. 2. Gắn caption cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu ñã có. §Ó nhËp chó thÝch, b¹n b¾t ®Çu b»ng c¸ch chän phÇn ®−îc chó thÝch. c o ih Trong tr−êng hîp h×nh ¶nh, ®å thÞ, b¶ng, vµ ph−¬ng tr×nh, b¹n chØ cÇn nhÊp lªn chóng. B»ng c¸ch nhÊp, b¹n chän chóng. Nh−ng ®Ó ®Æt chó thÝch cho danh s¸ch hoÆc c¸c dßng ch−¬ng tr×nh, tr−íc hÕt chän tÊt c¶ c¸c dßng ®ã. B¹n h·y lµm theo u V c¸c b−íc sau ®Ó chó thÝch h×nh ¶nh, ®å thÞ mét c¸ch tù ®éng: - Chän phÇn ®−îc chó thÝch. - Chän Insert/Caption. B¹n thÊy hép tho¹i Caption nh− trªn H×nh 11 - Trong hép Caption, nhËp chó thÝch. Nh− h×nh 11, b¹n ph¶i nhËp dÊu c©u vµo sau sè h×nh ¶nh. Th«ng th−êng, mét dÊu hai chÊm ( : ) hoÆc dÊu chÊm sÏ theo sau m· sè h×nh ¶nh. - NÕu cÇn, b¹n nhÊp danh s¸ch Label vµ b¸o cho Word biÕt b¹n ®ang g¸n vµo chó thÝch ®ã. - NhÊp danh s¸ch Position vµ chän Above Selected Item hoÆc Selected Item ®Ó b¸o cho Word biÕt vÞ trÝ cña chó thÝch. - NhÊp OK. 27 Hình 11: ðặt chú thích cho hình ảnh. Word tự ñộng ñánh số các chú thích này. 3. Gắn caption tự ñộng cho bảng, hình vẽ, phương trình hay mục dữ liệu . n v . h 4 2 Chän Insert/Caption. B¹n thÊy hép tho¹i Caption nh− trªn H×nh 11. Muèn g¾n Caption tù ®éng cho b¶ng h×nh vÏ ph−¬ng tr×nh hay môc d÷ liÖu b¹n nhÊp vµo AutoCaption, xuÊt hiÖn hép tho¹i AutoCaption. Trong môc Add caption when inserting b¹n cã thÓ chän nh÷ng d¹ng file ®−îc g¾n tù ®éng Caption khi ®−îc chÌn vµo trong tµi liÖu so¹n th¶o v¨n b¶n nµy cña b¹n.Trong c o ih Option, b¹n cã thÓ lùa chän nh·n sö dông ®Ó chó thÝch(Use label), vÞ trÝ ®Æt chó thÝch( Position)....Sau khi ®Þnh d¹ng xong Caption b¹n nhÊp OK. u V 28 II. SOẠN THẢO VÀ ðỊNH DẠNG CAPTION 1. Thay ñổi nhãn Chän ®èi t−îng muèn thay ®æi nh·n. Tõ hép tho¹i Caption chän New Label xuÊt hiÖn hép tho¹i NewLabel vµ ®¸nh tªn míi vµo hép Label 2. Thay ñổi khuôn dạng ñánh số n v . h 4 2 Tõ hép tho¹i Caption chän Numbering xuÊt hiÖn hép tho¹i Caption Numbering vµ chän trong hép Format ®Ó thay ®æi khu«n d¹ng ®¸nh sè c o ih 3. u V ChÌn thªm sè ch−¬ng vµo Caption Tõ hép tho¹i Caption Numbering chän Include Chapter number ®Ó thªm sè ch−¬ng vµo Caption III. ðIỂM ðÁNH DẤU - BOOKMARK 1. Bookmark là gì Bookmark nhËn d¹ng mét vÞ trÝ hay chØ ra mét ®Ò môc mµ b¹n ®Æt tªn vµ x¸c ®Þnh cho c¸c tham kh¶o vÒ sau.VD: b¹n cã thÓ dïng bookmark ®Ó x¸c ®Þnh chñ ®Ò mµ b¹n muèn söa ®æi,thay v× ph¶i cuén v¨n b¶n ®Õn ®øng chñ ®Ò ®ã b¹n cã thÓ di chuyÓn ®Õn vÞ trÝ ®ã b»ng c¸ch sö dông hép Bookmark. 29 2. Chèn thêm bookmark Vµo Menu Insert\Bookmark. Hép tho¹i Bookmark xuÊt hiÖn. NhËp tªn Bookmark vµo hép Bookmark name.Trong nh·n Sort by b¹n chän n v . h 4 2 c¸ch mµ b¹n muèn hiÓn thÞ tªn Bookmark . Sau ®ã chän Add. 3. Di chuyển ñến một bookmark NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + G hoÆc vµo Edit chän Go To, hép tho¹i Find and Replace xuÊt hiÖn, sau ®ã trong tr−êng Go to What b¹n chän Bookmark, trong c o ih hép Enter bookmark name b¹n gâ tªn bookmark mµ b¹n muèn di chuyÓn tíi råi nhÊp OK. u V 4. Hiển thị bookmark Muèn hiÓn thÞ mét Bookmark, ta më hép tho¹i Bookmark , nhÊp dÊu chän môc Hidden Bookmark. 5. Xóa bookmark Vµo Menu Insert\Bookmark. Hép tho¹i Bookmark xuÊt hiÖn. Sau ®ã lùa chän Bookmark cÇn xo¸ vµ chän Delete 30