Nội dung

Vẽ đồ thị Microsoft Excel 2003-2010 từ cơ bản đến nâng cao Phần I. Nhập môn đồ thị trên Excel và các dạng đồ thị cơ bản Chương 1. Giới thiệu về đồ thị trong Excel Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Trong Excel 2007 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá thế giới đồ thị của Excel trong bài học này. Bạn có thể quyết định nơi đặt đồ thị của Excel trong bảng tính theo một trong hai dạng sau: · Đặt đồ thị trong worksheet (hay còn gọi là Embedded chart) và · Đặt đồ thị thành một ChartSheet Để chuyển đổi qua lại giữa hai dạng lưu trữ này ta làm như sau: Chọn đồ thị | Chart Tools | Design | Location | Move Chart. · Nếu là Embedded chart thì bạn chọn tên sheet tại Object in và nhấn nút OK. · Nếu là Chart Sheet thì bạn nhập tên cho sheet tại hộp New sheet và nhấn nút OK. Hình 1.1: Chọn nơi đặt đồ thị 1.1. Các bước vẽ và tùy biến đồ thị Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và tùy biến một số tùy chọn của đồ thị. Bảng bên dưới là số liệu kết quả nghiên cứu về sự thỏa mãn của các nhóm khách hàng phân theo độ tuổi. Nếu chúng ta dùng bảng kết quả này để báo cáo cũng không có vấn đề gì, tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để kết quả nghiên cứu được nhìn thấy một cách trực quan hơn. Hình 1.2: Bảng số liệu nghiên cứu Thực hành theo các bước sau: Bước 1: Chọn vùng dữ liệu A3:D9, chọn luôn các nhãn của các cột. Bước 2: Vào Insert | Charts. Ví dụ chúng ta chọn nhóm Column | Clustered Column. Hình 1.3: Chọn kiểu đồ thị Bước 3: Xong bước 2 là chúng ta đã có ngay một đồ thị dạng cột như hình trên. Tuy nhiên, chúng ta có thể thay đổi các bố trí của các thành phần trên đồ thị bằng cách: Chọn đồ thị | Chart Tools | Design | Chart Layout | chọn cách bố trí thích hợp. Ví dụ ta chọn kiểu Layout 3 trong Chart Layout. Hình 1.4: Lựa chọn Layout Bước 4: Chúng ta có thể thay đồi cách thức hiển thị các nhóm số liệu trên trục hoành bằng cách đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngược lại: Chart Tools | Design | Data | Switch Row/Column. Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn. Ví dụ chúng ta muốn nhóm các nhóm tuổi lại để dễ so sánh các nhóm tuổi với nhau. Hình 1.5: Đảo dòng/ cột Bước 5: Chúng ta có thể đổi sang kiểu đồ thị khác bằng cách vào: Chart Tools | Design | Type | Change Chart Type. Hộp thoại Insert Chart sẽ liệt kê toàn bộ các kiểu đồ thị hiện có của Excel tha hồ cho bạn lựa chọn. Hình 1.6: Hộp thoại Insert Chart và chọn kiểu đồ thị khác Bước 6: Ngoài ra, chúng ta có thể chọn lại tông màu cho đồ thị bằng cách chọn Chart Tools | Design | Chart Styles | chọn More (). 1.2. Nhận biết các thành phần trên đồ thị Các thành phần thông dụng Hình 1.8: Các thành phần trên đồ thị 1) Chart title: Tiêu đề chính của đồ thị. 2) Chart area: Là toàn bộ đồ thị chứa các thành phần khác trong đồ thị . 3) Plot area: Vùng chứa đồ thị và các bảng số liệu của đồ thị 4) Data label: Biểu diễn các số liệu cụ thể kèm theo trên đồ thị 5) Legend: Các chú thích, giúp ta biết được thành phần nào trong đồ thị biểu diễn cho chuổi số liệu nào. 6) Horizontal gridlines: Các dường lưới ngang. 7) Horizontal axis: Trục nằm ngang (trục hoành) của đồ thị. 8) Data table: Thay vì dùng “Data label” ta có thể dùng “Data table” ngay bên dưới hình vẽ, là bảng số liệu để vẽ đồ thị. 9) Horizontal axis title: Tiêu đề trục hoành của đồ thị, xác định kiểu dữ liệu trình diễn trên trục hoành. 10) Vertical gridlines: Các đường lưới dọc. 11) Vertical axis: Trục dọc (trục tung) của đồ thị. 12) Vertical axis title: Tiêu đề trục tung của đồ thị, xác định kiểu dữ liệu trình diễn trên trục tung. Một số thành phần chỉ có trong đồ thị 3-D Hình 1.9: Đồ thị 3-D, các thành phần bổ sung     Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị Side wall:Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị Column depth: Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dưới dạng 3-D. 1.3. Các thao tác với đồ thị Chọn thành phần trên đồ thị    Cách dễ nhất là dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần được chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh. Khi đồ thị đã được chọn, chúng ta có thể dùng các phím mũi tên ← ↑ → ↓ để di chuyển đến các thành phần trong đồ thị. Ngoài ra, bạn có thể chọn các thành phần tại Chart Tools | Format | Current Selection Hình 1.10: Chọn thành phần trên đồ thị Di chuyển đồ thị   Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị di chuyễn, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều. Giữ trái chuột và di chuyển đồ thị đến nơi khác. Thay đổi kích thước đồ thị   Đồ thị là Embedded Chart, hhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thước, khi đó xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm. Di chuyển chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vô tâm đồ thị để thu nhỏ và hướng ra ngoài để phóng to. Sao chép đồ thị  Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và nhấn để dán đồ thị vào. Hình 1.11: Ký hiệu trỏ chuột khi di chuyển hay phóng to/ thu nhỏ, sao chép đồ thị Xóa đồ thị  Chọn đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị. Để xóa Chart Sheet, trước tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đó nhấp phải chuột và chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh. Thêm các thành phần của đồ thị  Chọn đồ thị | vào Chart Tools | Design | ChartLayouts. Sử dụng các nhóm lệnh tạo các thành phần tương ứng trên đồ thị được thiết kế sẵn như tựa đề, chú thích, các nhãn, đường lưới,… Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị    Một số thành phần trong đồ thị có thể di chuyển được như tựa đề, chú thích, nhãn. Muốn di chuyển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột chọn nó, sau đó nhấp và giữ trái tại cạnh của thành phần và kéo đến vị trí mới trong đồ thị. Ngoài ra có thể vào Chart Tools | Layout | chọn từ các danh sách thiết kế sẵn. Để xóa thành phần nào, bạn chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đó và nhấn phím Delete. Hình 1.12: Các thành phần trên đồ thị In đồ thị   In đồ thị cũng giống như in các đối tượng khác của Excel lưu ý Print Preview trước khi in để đảm bảo trang in được trọn vẹn nội dung. Nếu bạn muốn in đồ thị thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thị và nhấp nút Print để in, khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thị mà bạn đang chọn. 1.4. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị Việc hiệu chỉnh và định dạng các thành phần trên đồ thị ta có thể dùng Ribbon hay dùng các hộp thoại. Cách dễ thực hiện nhất là nhấp phải chuột lên thành phần cần định dạng và chọn Format … hay nhấn . Sau đây là minh họa hiệu chỉnh và định dạng một số thành phần của đồ thị. Hiệu chỉnh Chart Area  Chúng ta có thể hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đường kẽ, khung, đổ bóng… cho Chart Area bằnh cách: chọn Chart Area | nhấp phải chuột | chọn Format Chart Area… Hình 1.13: Định dạng Chart Area   Ngoài ra bạn có thể vào Chart Tools | Format | nhóm Shape Styles có cung cấp rất nhiều mẫu định dạng dựng sẵn rất đẹp. Ta có thể phục hồi tình trạng ban đầu cho các thành phần của đồ thị đã được định dạng bằng cách chọn thành phần | nhấp phải chuột | Reset to Match Style. Ghi chú: o Fill: Nhóm lệnh liên quan đến tô nền cho thành phần đang chọn o Border Color: Nhóm lệnh liên quan đến kẻ khung và màu sắc của thành phần đang chọn o Border Styles:Các kiểu đường két kẻ khung của thành phần đang chọn. o Shadow: Liên quan đến việc đổ bóng cho thành phần đang chọn