Tự học Microsoft Excel 2010.pdf (mẹo vặt máy tính)

Mục lục Excel 2010 I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 ...................................................................................... 7 Thêm tính năng Sparkline ............................................................................................................................. 8 Tính năng Slicers ........................................................................................................................................... 9 Đ nh d ng d li u có đi u ki n .................................................................................................................. 10 PivotTables và PivotCharts .......................................................................................................................... 12 Share Workbook ......................................................................................................................................... 12 I. N i dung chính .................................................................................................................................... 13 Ch ng 1: Làm Quen V i Microsoft Excel ........................................................................................... 13 1.1 Gi i thi u Excel ........................................................................................................................... 13 Excel là gì: ........................................................................................................................................ 13 Ribbon là gì? .................................................................................................................................... 17 S d ng th c đ n ng c nh (shortcut menu).................................................................................. 18 1.2. M Excel, đóng Excel, phóng to, thu nh c a s ........................................................................ 19 Phóng to, thu nh c a s Excel ....................................................................................................... 19 Thu nh c a s Excel ....................................................................................................................... 20 Phóng to c a s Excel ...................................................................................................................... 20 Thoát khỏi Excel ........................................................................................................................... 20 1.3. Thao tác v i ô và vùng.................................................................................................................. 20 Nhận dạng ô và vùng (cells, range) ............................................................................................. 20 Ch n vùng ....................................................................................................................................... 21 Sao chép và di chuy n vùng ............................................................................................................ 21 Dán đặc biệt (Paste Special).......................................................................................................... 22 Đặt tên vùng .................................................................................................................................. 24 Thêm chú thích cho ô ...................................................................................................................... 25 Chèn, xóa ô, dòng và cột ............................................................................................................ 26 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng ................................................................................... 27 Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) .............................................................................................. 29 Chuy n m t ô đã n i v l i nhi u ô ................................................................................................ 29 1.4. Di chuy n trong b ng tính và s d ng phím t t........................................................................... 30 Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang .......................................................................................... 30 Thanh Sheet tab .............................................................................................................................. 30 Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển ................................................................................ 31 1.5 Thao tác v i workbook .................................................................................................................. 32 T o m i workbook ......................................................................................................................... 32 Lưu workbook ................................................................................................................................. 34 Đóng workbook ............................................................................................................................... 36 S p x p workbook........................................................................................................................... 36 1.6. Thao tác v i worksheet ................................................................................................................ 37 Chèn thêm worksheet mới vào workbook ................................................................................ 37 Đổi tên worksheet......................................................................................................................... 38 Xóa worksheet ................................................................................................................................ 38 Sắp xếp thứ tự các worksheet .................................................................................................... 38 Sao chép worksheet ........................................................................................................................ 39 Ch n màu cho sheet tab ................................................................................................................. 39 Ẩn/ Hiện worksheet ....................................................................................................................... 40 1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác ...................................................... 41 S d ng thanh Zoom ....................................................................................................................... 41 Xem và so sánh worksheet trong nhi u c a s ............................................................................... 41 Chia khung b ng tính làm nhi u ph n và c đ nh vùng tiêu đ .................................................... 42 S d ng Watch Window .................................................................................................................. 43 Ch ng 2: Làm vi c v i d li u trong Excel ................................................................................................. 43 2.1. Nh p li u, hi u ch nh .................................................................................................................. 43 Nhập liệu........................................................................................................................................ 44 Nh p các ký t đ c bi t ................................................................................................................... 45 Hiệu chỉnh nội dung ..................................................................................................................... 46 Nh p đè lên ô có s n n i dung ....................................................................................................... 46 S d ng các k thu t khi nh p li u ................................................................................................. 47 2.2. Đ nh d ng .................................................................................................................................... 51 Định dạng chung............................................................................................................................. 51 T đ ng đ nh d ng có đi u ki n..................................................................................................... 59 B ng và đ nh d ng b ng (table) ..................................................................................................... 60 S d ng m u đ nh d ng tài li u (Document Themes) ................................................................... 62 2.3 Tìm và thay th d li u.................................................................................................................. 63 2.4 S p x p và l c d li u .................................................................................................................... 64 Ch ng 3: Gi i Thi u Và S D ng Các Hàm ................................................................................................. 68 3.1 Gi i thi u công th c và hàm: ........................................................................................................ 68 Gi i thi u công th c (Formula) ....................................................................................................... 68 Gi i thi u hàm (Function) ............................................................................................................... 70 Nh p công th c và hàm .................................................................................................................. 71 Tham chi u trong công th c ........................................................................................................... 73 Các l i thông d ng (Formulas errors).............................................................................................. 75 3.2 Các hàm trong excel ...................................................................................................................... 76 a. Nhóm hàm v th ng kê ............................................................................................................... 76 b. Nhóm hàm v phân ph i xác su t .............................................................................................. 78 c. Nhóm hàm v t ng quan và h i quy tuy n tính ........................................................................ 80 d. Các hàm tài chính ‐ financian functions ...................................................................................... 81 e. Danh m c các Các Hàm Qu n lý C s d li u và Danh sách ...................................................... 86 f. HÀM TOÁN H C VÀ L NG GIÁC ............................................................................................... 103 g. HÀM X LÝ VĂN B N VÀ D LI U .............................................................................................. 117 Ch ng 4: Khai Thác C S D Li u ........................................................................................................... 135 4.1. Sort (s p x p) và Filter (l c) ....................................................................................................... 135 S p x p .......................................................................................................................................... 135 L c d li u ..................................................................................................................................... 136 4.2 PivotTable và PivotChart ............................................................................................................. 137 4.2.1 Gi i thi u PivotTable và PivotChart ......................................................................................... 138 T o m t báo cáo PivotTable đ n gi n .......................................................................................... 138 4.2.2 Tìm hi u d li u ngu n c a PivotTable .................................................................................... 153 4.2.3 S d ng các công c c a PivotTable và đ nh d ng PivotTable ................................................ 167 Ch ng 5: Đ Th Trong Excel .................................................................................................................. 179 5.1 Gi i thi u đ th ......................................................................................................................... 179 5.2. V đ th .................................................................................................................................... 180 5.3. Các thao tác trên đ th ............................................................................................................ 185 a. Nhận biết các thành phần trên đồ thị ....................................................................................... 185 Các thành phần thông dụng .......................................................................................................... 185 Một số thành phần chỉ có trong đồ thị 3‐D................................................................................... 186 b. Các thao tác v i đ th ............................................................................................................. 186 Chọn thành phần trên đồ thị ........................................................................................................ 186 Di chuy n đồ thị ............................................................................................................................ 186 Sao chép đồ thị ............................................................................................................................. 187 Xóa đồ thị ...................................................................................................................................... 187 Thêm các thành phần c a đồ thị ................................................................................................... 187 S p x p và xóa các thành phần c a đồ thị .................................................................................... 187 In đồ thị ......................................................................................................................................... 188 c. Hi u ch nh và đ nh d ng đ th .............................................................................................. 188 Hi u ch nh Chart Area .................................................................................................................. 188 Hi u ch nh Flot Area .................................................................................................................... 190 Hi u ch nh tiêu đ đồ thị, chú thích, tiêu đ trục hoành và trục tung,…..................................... 190 Hi u ch nh đ ng lưới ngang và dọc ............................................................................................ 191 d. Các thao tác v i chu i s li u trong đ th ............................................................................... 196 Xóa bớt m t chu i s li u kh i đồ thị ........................................................................................... 196 Thêm chu i mới vào đồ thị ........................................................................................................... 196 Thay đ i chu i s li u .................................................................................................................... 197 Thêm đ Ch ng xu hướng vào đồ thị ................................................................................................. 199 ng 6: Đ nh D ng Trang Và In B ng Tính ........................................................................................... 200 6.1. Các ch đ hi n th trang trong Excel ....................................................................................... 200 6.2. Thi t l p thông s cho trang in .................................................................................................. 201 6.3. Thi t l p thông s h p tho i Print ............................................................................................. 207 6.4. Các l u ý khác ............................................................................................................................. 209 Ch ng 7: Làm Vi c V i Macro, Templates .............................................................................................. 209 7.1 Macro .......................................................................................................................................... 209 Ghi m t Macro .............................................................................................................................. 209 Th c thi Macro .............................................................................................................................. 211 Ch ng 8: Phím T t Và Th Thu t ............................................................................................................ 212 8.1 Phím T t ...................................................................................................................................... 212 a. Truy cập Ribbon bằng bàn phím .............................................................................................. 212 b. Phím t t......................................................................................................................................... 212 8.2 Th thu t ..................................................................................................................................... 216 1. D ch s ti n v ch (Chuy n s thành ch ).............................................................................. 216 2. Gi u b ng tính Excel chuyên nghi p ........................................................................................ 221 3. Khóa và b o v nh ng ô có ch a công th c ............................................................................. 222 4. S d ng Data‐Validation khi danh sách ngu n n m trong m t Sheet khác ............................. 228 5. Đi u khi n Conditional Formating b ng checkbox. .................................................................. 231 6. Đánh d u nh ng ô ch a công th c b ng Conditional Formatting ............................................ 238 7. S d ng ch c năng thay th (Replace) đ g b các ký t không mong mu n. ....................... 239 8. Chuy n đ i con s d ng văn b n sang s th c ......................................................................... 240 9. Tăng thêm s l n Undo cho Excel ............................................................................................. 242 10. Tách h và tên trong cùng m t c t trên b ng tính Excel .......................................................... 246 11. T o m c l c trong Excel ............................................................................................................ 247 I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 1. Chức năng Backstage View Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ file... Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell. Sparkline là cách hữu ích để thêm một yếu tố trực quan nhanh và gọn. Tính năng Slicers Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh chóng tìm thấy những thông tin có liên quan Khi dữ liệu trong bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ tự động được cập nhật. Định dạng dữ liệu có điều kiện Chức năng conditional format mới bao gồm nhiề kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất .. với chỉ 1 cú click chuột Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính. - Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất. Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:

Tự học Microsoft Excel 2010

Nội dung