Nội dung

Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BỘ MÔN: TIN HỌC ỨNG DỤNG NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH TP. Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2011 1 Phần I: MS.Word Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh LỜI CẢM ƠN Xin chân thành cảm ơn trường Đại học Công nghiệp Hồ Chí Minh và Khoa Quản Trị Kinh Doanh đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, tài liệu tham khảo… .một cách tốt nhất. Xin chân thành đặc biệt cảm ơn Giáo Viên BÙI THÀNH KHOA đã tận tình giúp đỡnhóm 5 thực hiện thành công bài tiểu luận này. Trong quá trình thực hiện bài tiểu luận, nhóm 5 không thể tránh những sai sót, mong sẽ nhận được sự góp ý của thầy và mọi người. Xin chân thành cảm ơn! Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 7 năm 2011. MỤC LỤC 2 Phần I: MS.Word TP. Hồ Chí Minh, Tháng 5 năm 2011 Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh 1.9. TÍNH NĂNG AUTOCORRECT ............................................................................ 5 1.9.1. Thêm một từ viết tắt .......................................................................................... 5 1.9.2. Xóa đi một từ viết tắt ......................................................................................... 6 1.9.3. Các tùy chọn về sửa lỗi chính tả........................................................................ 6 1.10. CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT .................................................................................... 7 1.10.1. Chèn ký tự đặc biệt .......................................................................................... 7 1.10.2. Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt ...................................................... 8 1.10.3. Gán từ viết tắt cho kí tự đặc biệt .................................................................. 10 Câu hỏi và bài tập Chương 1 ................................................................................. 13 3 Phần I: MS.Word Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ Replace của hộp thoại:  Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what:  Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with: Nhấn lên đây để tiếp tục Hộp thoại trên thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet Nam, nếu tìm thấy có thể thay thế cụm từ đó bởi Việt Nam. Bước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể ấn nút Replace để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with: hoặc nhấn nút Replace All, Word sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được như chỉ định. 4 Phần I: MS.Word Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh 1.9. TÍNH NĂNG AUTOCORRECT Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Word.Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó. 1.9.1. Thêm một từ viết tắt Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách mở mục chọn lệnh: Tools | AutoCorrect…, hộp thoại AutoCorrect xuất hiện:  Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace:  Gõ cụm từ thay thế vào mục With: 5 Phần I: MS.Word Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh Ví dụ: Muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì: Replace With gõ gõ vb văn bản Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Word. 1.9.2. Xóa đi một từ viết tắt Để xóa đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect; Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xóa bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace. Ví dụ muốn xóa từ vb – văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vbvào mục Replace; Bước 3: Nhấn nút Delete để xóa cụm từ viết tắt này. Khi chúng ta soạn thảo trên Word, thường hay gặp phải lỗi sau: Nếu gõ chữ thi, máy sẽ tự động sửa thành thI Gõ chữ thiện, máy sẽ tự động sửa thành thIện Tức là chữ i (i thường) sẽ tự động chuyển thành I (I hoa). Lỗi này do AutoCorrect đặt sửa lỗi chính tả i thành I (vì trong tiếng Anh I có nghĩa là tôi, và chúng luôn được viết in hoa trong câu). Để sửa lỗi này, hãy thực hiện xóa đi kiểu viết tắt chữ i bởi tính năng Delete của AutoCorrect. 1.9.3. Các tùy chọn về sửa lỗi chính tả AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect; 6 Phần I: MS.Word Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh Bước 2: Thiết lập các thông số về sửa lỗi chính ta bằng cách chọn (check) các mục sau: - Tự động sửa những từ nếu có hai ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại kí tự hoa đầu tiên. Ví dụ TWo sẽ tự động sửa thành Two; - Tự động sửa ký tự đầu tiên của một câu thành ký tự in hoa; - Viết in hoa cho kí tự đầu tiên của ngày. Ví dụ: sẽ luôn sửa là Monday ; - Tự động sủa lỗi như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock. 1.10. CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ như : ?, ?, ?, ?, ±, ≥, … Tính năng Insert Symbol của Word giúp đơn giản làm việc này. 1.10.1. Chèn ký tự đặc biệt Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt, tiếp theo ở mục Insert | Symbol.., hộp thoại Symbol xuất hiện: 7 Phần I: MS.Word Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh Ở thẻ symbol, có thể tìm ký tự đặc biệt cần chèn lên văn bản. Trong trường hợp không tìm thấy, có thể tìm ký tự danh mục khác bằng cách chọn một danh mục tập hợp các ký tự ở mục Font: Màn hình trên hiển thị tập hợp các ký tự đặt biệt của danh sách symbol. Giả sử khi chọn hộp Font là danh sách các ký tự đặc biệt sẽ như sau: Khi thấy ký tự cần tìm, có thể chèn chúng lên tài liệu bởi một trong hai cách sau: Cách 1: nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn; hoặc Cách 2: chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút Insert để chèn ký tự lên tài liệu. Với tính năng này, bạn có thể chèn một lúc nhiều ký tự đặc biệt lên tài liệu. Đặc biệt: có hai chứa năng rất thuận tiện nếu ta phải dùng nhiều ký tự đặc nào trong soạn thảo, đó là gán tổ hợp phím nóng và thiếp lập cụm từ viết tắt cho ký tự đặc biệt. 1.10.2. Gán tổ hợp phím nóng cho ký tự đặc biệt Mỗi ký tự đặc biệt, bạn có thể gán một tổ hợp phím nóng để sau này khi soạn thảo chỉ cần bấm tổ hợp phím đó, ký tự đặc biệt tương ứng sẽ được chèn lên tài liệu. Hãy làm như sau: Bước 1: Mở hộp thoại symbol; Bước 2: Tìm đếm các kí tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấp chuột trái lên ký tự đó để chọn: 8 Phần I: MS.Word Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh Bước 3: nhất nút Shorcut key…,hộp thoạiCustomize Keyboard xuất hiện: Khi con trỏ đang ở mục Press new shortcut key: hãy nhấn tổ hợp phím nóng cần gán. Ở ví dụ trên, giả sử muốn gán tổ hợp phím Alt + O cho ký tự f, hãy bấm tổ hợp phím Alt + O, tiếp theo bấm mút Assign để đăng ký thím tắt này. Khi hộp thoại sau đây xuất hiện, tức là bạn đã gán phím tắt Alt + O cho ký tự f. 9 Phần I: MS.Word Tin học văn phòng Khoa Quản trị Kinh doanh Cách sử dụng: Sau khi đã thiết lập tổ hợp phím tắt cho kí tự f, để chèn kí tự này lên tài liệu bạn không cần quay lại tính năng Insert Symbol nữa, mà chỉ cần nhấn tổ hợp phím Alt + O. Kí tự f sẽ được chèn vào vị trí mà con trỏ đang chọn. 1.10.3. Gán từ viết tắt cho kí tự đặc biệt Ngoài việc gán tổ hợp phím nóng chó một kí tự đặc biệt, ta còn có thể gán tổ hợp kí tự thay cho kí tự đặc biệt thông qua tính năng AutoCorrect. Ví dụ, để chèn kí tự đặc biệt f bạn có thể gán nó bởi tổ hợp kí tự fi, cách làm như sau: Bước 1: Khởi động tính năng Insert Symbol; Bước 2: Tìm đến kí tự đặc biệt cần gán phím tắt, nhấn chuột trái lên kí tự đó để chọn: 10 Phần I: MS.Word