Nội dung

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP .HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN: QUẢN TRỊ DỰ ÁN DỰ ÁN: TÌM KIẾM VÀ ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ VIÊN TIỀM NĂNG CỦA NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – HDBANK GVHD: Th.S Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm thực hiện: 5 Lớp: D02 TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2014 DỰ ÁN: TÌM KIẾM VÀ ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ VIÊN TIỀM NĂNG CỦA NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – HDBANK GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 DANH SÁCH NHÓM 5 STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Họ và tên Phạm Nguyễn Ngọc Diễm Phạm Quang Hưng Nguyễn Lam Linh Đặng Thị Mỹ Loan Lê Thị Thanh Mai Trần Kim Ngân Phạm Thị Nhân Nguyễn Hồng Phấn Nguyễn Ngọc Thanh Thảo Nguyễn Thị Trang Nguyễn Thị Bích Tuyền MSSV 030127112086 030327110604 030327110772 030327110810 030327112080 030327111001 030327111083 030327111179 030327112116 030327111738 030326100397 BẢNG VIẾT TẮT Chữ viết tắt QTV QLDA PGD TMCP Ý nghĩa Quản trị viên Quản lý dự án Phòng giao dịch Thương mại cổ phần i GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN...................................................................................1 1. Giới thiệu về Ngân Hàng Phát Triển Thành Phố Hồ Chí Minh – HDBank.........................1 2. Tổng quan về dự án..............................................................................................................1 2.1. Mục tiêu của dự án........................................................................................................1 2.2. Thời gian thực hiện dự án:............................................................................................1 2.3. Nội dung dự án..............................................................................................................1 2.3.1. Cơ hội dành cho các quản trị viên tập sự................................................................2 2.3.2. Số lượng cần tuyển.................................................................................................2 2.3.3. Điều kiện ứng tuyển................................................................................................2 2.3.4. Quy trình tuyển chọn..............................................................................................3 2.3.5. Hình thức và nội dung đào tạo................................................................................3 2.3.6. Lộ trình phát triển...................................................................................................4 2.3.7. Trách nhiệm bồi thường chi phí đào tạo.................................................................4 CHƯƠNG II: QUẢN TRỊ DỰ ÁN.............................................................................................6 1. Khởi sự dự án.......................................................................................................................6 1.1. Tính cấp thiết của dự án................................................................................................6 1.2. Mục tiêu chủ chốt của HDBank....................................................................................6 1.3. Mục tiêu thành phần......................................................................................................6 1.4. Dự án được đề xuất.......................................................................................................6 1.4.1. Dự án tìm kiếm và đào tạo quản trị viên tiềm năng của ngân hàng HDBank........6 1.4.2. Dự án đào tạo nhân viên HDBank trở thành quản trị viên.....................................7 1.4.3. Lựa chọn dự án và ra quyết định............................................................................8 2. Hoạch định dự án...............................................................................................................10 v GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 2.1. Hoạch định phạm vi....................................................................................................10 2.1.1. WBS và mã hóa....................................................................................................10 2.1.2. OBS.......................................................................................................................13 2.1.3. Ma trận trách nhiệm..............................................................................................15 2.2. Hoạch định về thời gian và tiến độ..............................................................................16 2.3. Hoạch định nguồn nhân lực.........................................................................................17 2.3.1. Biểu đồ chất tải nguồn lực....................................................................................17 2.3.2. Hướng giải quyết trong tình trạng thiếu nguồn lực..............................................18 2.4. Hoạch định ngân sách..................................................................................................18 3. Tổ chức...............................................................................................................................20 3.1. Cơ cấu tổ chức dự án...................................................................................................20 3.2. Tiêu chí bổ nhiệm các vị trí của dự án........................................................................21 3.3. Lương, thưởng.............................................................................................................23 3.3.1. Cơ chế lương.........................................................................................................23 3.3.2. Cơ chế thưởng.......................................................................................................23 4. Lãnh đạo.............................................................................................................................23 4.1. Các quy định, quy chế.................................................................................................23 4.2. Phương pháp lãnh đạo.................................................................................................24 4.3. Văn hóa đội ngũ dự án.................................................................................................24 4.4. Quản trị xung đột.........................................................................................................24 5. Kiểm soát dự án.................................................................................................................25 5.1. Tiêu chí đánh giá........................................................................................................25 5.2. Kiểm soát.....................................................................................................................26 5.2.1. Giám sát................................................................................................................27 5.2.2. So sánh, đo lường kết quả, đánh giá dự án...........................................................28 v GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 5.2.3. Điều chỉnh.............................................................................................................29 5.3. Quản lí rủi ro...............................................................................................................30 5.3.1. Xác định rủi ro của dự án......................................................................................30 5.3.2. Phân tích rủi ro......................................................................................................31 5.3.3. Lập kế hoạch đối phó rủi ro..................................................................................32 6. Kết thúc dự án....................................................................................................................34 6.1. Các trường hợp kết thúc dự án....................................................................................34 6.2. Các công việc cần thiết kết thúc dự án........................................................................34 v GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1. Giới thiệu về Ngân Hàng Phát Triển Thành Phố Hồ Chí Minh – HDBank HDBank là một trong những Ngân Hàng TMCP đầu tiên của cả nước, được thành lập từ ngày 04/01/1990. Trên nền tảng phát triển vững chắc, hiệu quả, an toàn, HDBank là ngân hàng có tốc độ tăng trưởng cao, bền vững trong thị trường tài chính ngân hàng. Với đà tăng trưởng mạnh mẽ trong những năm gần đây, HDBank đã đạt được những thành quả vượt bậc, hoàn thiện công tác tái cấu trúc tổ chức và tích luỹ các nguồn lực về tài chính, sản phẩm dịch vụ, con người, công nghệ… để bước vào một giai đoạn phát triển sôi động hơn đưa Ngân hàng vươn lên một tầm cao mới. Tầm nhìn Trở thành tập đoàn tài chính hoạt động hiệu quả hàng đầu tại Việt Nam, có mạng lưới quốc tế và là thương hiệu được khách hàng Việt Nam tự hào tin dùng. Sứ mệnh Cung cấp đầy đủ các sản phẩm và dịch vụ tài chính hoàn hảo theo chuẩn mực quốc tế, đáp ứng tốt nhất nhu cầu đa dạng của khách hàng. 2. Tổng quan về dự án Tên dự án: “Tìm kiếm và đào tạo quản trị viên tiềm năng của Ngân hàng Phát triển Thành phố Hồ Chí Minh – HDBank”. 2.1. Mục tiêu của dự án - Chất lượng: Phát triển được đội ngũ quản lý kế cận giỏi, đáp ứng được nhu cầu phát triển ở quy mô và vị thế mới trong tương lai của ngân hàng. - Chi phí: 1.528.000.000 VND - Thời gian: Đảm bảo hoàn thành dự án trong 85 tuần (1/3/2015 – 8/1/2017) 2.2. Thời gian thực hiện dự án: Từ ngày 1/3/2015 đến ngày 8/1/2017 2.3. Nội dung dự án Trong nỗ lực hướng tới sự bền vững nhân lực toàn cầu nhằm xây dựng những thế hệ lãnh đạo tương lai hỗ trợ cho sự phát triển kinh doanh bền vững của ngân hàng, chương trình Quản trị viên tập sự của HDBank ra đời nhằm phát hiện, đào tạo và phát 1 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 triển những tài năng trẻ, những sinh viên mới ra trường năng động, sáng tạo, có kiến thức chuyên môn cao cho các vị trí quản lý của HDBank. 2.3.1. Cơ hội dành cho các quản trị viên tập sự - Được đào tạo và huấn luyện toàn diện, chuyên sâu bởi các chuyên gia hàng đầu trong vòng 18 tháng để trở thành những nhà quản lý trong tương lai của HDBank. - Làm việc trong môi trường hiện đại, chuyên nghiệp và năng động. - Khẳng định bản thân trong ngành ngân hàng - tài chính. - Thu nhập và phúc lợi hấp dẫn. - Trao đổi, giao lưu và mở rộng các mối quan hệ với đội ngũ lãnh đạo cao cấp. 2.3.2. Số lượng cần tuyển Sau quá trình sàng lọc tuyển chọn sẽ nhận 12 ứng viên tham gia vào chương trình. Sau khi được đào tạo và qua cọ xát thực tế, những cá nhân tiềm năng và thể hiện xuất sắc sẽ chính thức được nhận vào làm việc và đóng góp lâu dài cùng ngân hàng. 2.3.3. Điều kiện ứng tuyển - Là công dân Việt Nam. - Tân cử nhân các chuyên ngành Kinh tế, Tài chính – ngân hàng, Quản trị kinh doanh, Marketing, Kế toán,… đến từ các trường đại học trong thành phố Hồ Chí Minh. Có điểm trung bình học tập từ 8,0/10 hoặc 3,2/4 trở lên. - Có tố chất lãnh đạo, kỹ năng làm việc theo nhóm. - Tự tin, năng động, sáng tạo. - Tiếng Anh thành thạo (IELTS>5,5 hoặc TOEFL IBT > 75, những ứng viên chưa có chứng chỉ trên sẽ trải qua thêm 1 vòng thi Tiếng Anh). - Mong muốn phát triển sự nghiệp lâu dài trong lĩnh vực ngân hàng. - Thành thạo tin học văn phòng. - Tuổi dưới 24. 2 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 2.3.4. Quy trình tuyển chọn Sàng lọc hồ sơ Kiểm tra năng lực Phỏng vấn Sàng lọc hồ sơ Dựa trên các điều kiện ứng tuyển, CV và bài viết giới thiệu bản thân (bằng tiếng anh). Kiểm tra năng lực - Bài kiểm tra tiếng anh. - Test IQ và kiến thức kinh tế, chính trị, xã hội. - Bài kiểm tra vi tính. - Kiểm tra kiến thức chuyên môn – nghiệp vụ. Phỏng vấn - Phòng nhân sự phỏng vấn sơ tuyển để đánh giá về diện mạo, sức khỏe, thái độ, tác phong, kỹ năng cá nhân,… - Đánh giá kỹ năng làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, khả năng lãnh đạo, ra quyết định và tư duy sáng tạo của các ứng viên thông qua các tình huống thử thách. - Hội đồng phỏng vấn bao gồm ban lãnh đạo cấp cao của ngân hàng. - Ngôn ngữ sử dụng sẽ linh hoạt giữa tiếng Việt và tiếng Anh. 2.3.5. Hình thức và nội dung đào tạo Quản trị viên (QTV) khi tham gia chương trình sẽ được đào tạo theo các hình thức: - Đào tạo tập trung tại trung tâm đào tạo HDBank. - Đào tạo/ kèm cặp bởi các chuyên gia/ lãnh đạo. - Đào tạo thực tế tại đơn vị. 3 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy - Nhóm 05 Nội dung đào tạo bao gồm: Đào tạo kiến thức nghiệp vụ ngân hàng, đào tạo kỹ năng mềm, đào tạo theo công việc thực tế nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng quản lý, đáp ứng yêu cầu của chương trình. - Kết quả đào tạo sẽ được tính vào kết quả đánh giá định kỳ theo tháng, cuối mỗi giai đoạn, làm căn cứ xây dựng, điều chỉnh chương trình cho phù hợp. 2.3.6. Lộ trình phát triển Giai đoạn 1: Đào tạo và kiến tập (3 tháng). Khi chính thức được tuyển chọn, ứng viên sẽ tham gia trực tiếp vào các khóa huấn luyện chung được xây dựng tập trung vào kiến thức chuyên môn và kỹ năng quản lý trong thời gian 3 tháng. Bao gồm các lớp đào tạo về tất cả các nghiệp vụ trong ngân hàng, các kỹ năng như: kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, kỹ năng giao tiếp và lắng nghe, kỹ năng trình bày – thuyết trình, kỹ năng lãnh đạo nhóm,… Sau 1 tháng đào tạo, ứng viên sẽ được đi kiến tập tại các chi nhánh, phòng giao dịch của ngân hàng. Giai đoạn 2: Trải nghiệm làm việc thực tế tại các phòng ban (12 tháng) Các ứng viên sẽ được luân chuyển liên tục qua các phòng ban để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức cũng như quy trình hoạt động của toàn bộ máy ngân hàng. Các cấp quản lý tạo mọi điều kiện tốt nhất để các ứng viên có thể hòa nhập và tham gia vào công tác của từng phòng ban. Hàng tháng quản trị viên tập sự được đánh giá kết quả công việc như các nhân viên khác trong bộ phận đó. Giai đoạn 3: Phát triển kỹ năng quản lý ở từng phòng ban riêng (3 tháng) Sau khi được đánh giá khả năng và xác định nguyện vọng, ứng viên sẽ chính thức được phân bổ về một bộ phận cụ thể, tham gia vào những dự án lớn của công ty cũng như các chương trình khác, tập trung phát triển kỹ năng quản lý dưới sự hướng dẫn và kèm cặp trực tiếp của người quản lý bộ phận đó. 2.3.7. Trách nhiệm bồi thường chi phí đào tạo - QTV khi tham gia chương trình phải ký hợp đồng đào tạo với ngân hàng. 4 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy - Nhóm 05 QTV phải cam kết làm việc cho HDBank ít nhất đủ 5 năm liên tục kể từ sau khi chương trình kết thúc. - QTV phải bồi thường toàn bộ chi phí đào tạo trong các trường hợp sau:  QTV đơn phương chấm dứt hợp đồng đào tạo trước hạn và phải báo trước ít nhất 5 ngày làm việc, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.  QTV bị xử lý vi phạm kỷ luật lao động theo hình thức sa thải  HDBank đơn phương chấm dứt hợp đồng đào tạo trước hạn do: + QTV vi phạm nội quy lao động, nội quy lớp học (nếu có) và/ hoặc quy định, quy trình nghiệp vụ của HDBank. +QTV không tham dự đầy đủ các kỳ thi/ kiểm tra và/ hoặc không đạt kết quả đánh giá của chương trình đào tạo theo yêu cầu của HDBank  Các trường hợp khác do hai bên thỏa thuận - QTV phải bồi thường một phần chi phí đào tạo cho HDBank trong những trường hợp sau (mức bồi thường được tính theo tỉ lệ thời gian còn phải tiếp tục làm việc theo cam kết)  QTV đã hoàn thành xong thời gian đào tạo nhưng không làm việc cho HDBank đủ thời hạn đã cam kết theo hợp đồng đào tạo đã ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.  HDBank đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với QTV do lỗi của QTV trong khoảng thời gian QTV đang làm việc cho HDBank theo thời hạn đã cam kết. - HDBank có quyền giữ lại hoặc trích thu từ tài khoản của QTV để thu hồi, khấu trừ chi phí đào tạo mà QTV phải bồi thường cho HDBank từ tất cả các nguồn sau đây mà không cần thông báo hoặc xác nhận đồng ý của QTV:  Các khoản thu nhập từ tiền lương và các khoản tiền khác do HDBank chi trả thanh toán cho QTV.  Các khoản tiền trong tài khoản của QTV. 5 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 CHƯƠNG II: QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1. Khởi sự dự án 1.1. Tính cấp thiết của dự án Thị trường tài chính - ngân hàng cạnh tranh ngày càng mạnh, vì vậy trình độ quản trị của đội ngũ lãnh đạo cần được nâng cao hơn, việc quản trị ngân hàng đòi hỏi những yêu cầu tư duy đổi mới, linh hoạt hơn so với trước đây. Bên cạnh đó, mạng lưới ngân hàng HDBank đã và đang được mở rộng trên khắp cả nước. Năm 2013, HDBank sáp nhập với DaiA Bank, giúp ngân hàng HDBank thoát ra khỏi sự giới hạn mở rộng mạng lưới của ngân hàng nhà nước. Tính đến nay, HDBank đã có 224 chi nhánh, PGD, nằm trong top 10 ngân hàng có mạng lưới chi nhánh, PGD lớn nhất trong hệ thống. Điều này cũng dẫn đến nhu cầu về số lượng và chất lượng đội ngũ quản lý của ngân hàng ngày càng tăng cao. Vì thế cần thiết phải thực hiện các dự án về nhân sự để đáp ứng nhu cầu đó. 1.2. Mục tiêu chủ chốt của HDBank - Nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý cho ngân hàng. - Phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận, chuẩn bị cho sự phát triển ở quy mô và vị thế mới. 1.3. Mục tiêu thành phần - Chất lượng được ưu tiên hàng đầu, công tác quản trị ngân hàng có bước đột phá mới. - Thời gian: có được đội ngũ quản lý kế thừa trong thời gian không quá 2 năm. - Chi phí: ngân hàng không giới hạn ngân sách dành cho dự án nhưng phải đảm bảo ở con số chấp nhận được. 1.4. Dự án được đề xuất 1.4.1. Dự án tìm kiếm và đào tạo quản trị viên tiềm năng của ngân hàng HDBank. Ưu điểm: - Chương trình Quản trị viên tập sự là nơi hội tụ các tài năng trẻ tuổi đầy tiềm năng của đất nước. Họ là những hạt giống quý báu, hứa hẹn một đội ngũ quản lý đầy năng lực trong tương lai. Các bạn trẻ khi được tuyển dụng sẽ nhanh chóng hòa 6 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 nhập và phát triển chính do có được sự chuyển tiếp rất phù hợp từ môi trường học tập sang môi trường làm việc. Ngân hàng sẽ dễ dàng đào tạo và huấn luyện hơn khi tất cả đều là những sinh viên mới ra trường, chưa hề bị tác động hoặc ảnh hưởng bởi một nền văn hóa kinh doanh nào cả. - Các quản trị viên tập sự sẽ là một đội ngũ nhân viên cực kì trung thành vì đây là môi trường đầu tiên mà họ gắn bó và phát triển tiếp sau thời gian đi học. Đây sẽ là đội ngũ quản lý giỏi cực kỳ tiềm năng ở nhiều lĩnh vực khác nhau, có sự thấm nhuần văn hóa ngân hàng cũng như nắm rõ về mô hình, quy trình, là nền tảng cho sự gắn bó lâu dài sau này, giảm thiểu tỉ lệ biến động nhân sự của ngân hàng - vấn đề làm đau đầu các nhà quản lý nhân sự. Nhược điểm - Thời gian thực hiện dự án dài 85 tuần. - Chi phí thực hiện dự án cao. - Các ứng viên sẽ cần thời gian để làm quen với văn hóa của ngân hàng. 1.4.2. Dự án đào tạo nhân viên HDBank trở thành quản trị viên - Quản lý các phòng ban đề xuất tối đa 3 nhân viên ưu tú ở bộ phận mình để được đào tạo trở thành đội ngũ quản lý kế cận trong tương lai. Thông qua quá trình tuyển chọn (đánh giá hồ sơ và hội đồng phỏng vấn) chọn ra 12 nhân viên tham gia khóa đào tạo. - Thời gian đào tạo: 12 tháng - Chi phí: (đơn vị VND) Chi phí đào tạo Phụ cấp cho nhân viên đi học Chi phí tuyển chọn Chi phí trả lương + thưởng cho 200,000,000 20,000,000 10,000,000 870,000,000 người thực hiện dự án TỔNG CHI PHÍ - 1,100,000,000 Địa điểm đào tạo: Trung tâm đào tạo của HDBank. Ưu điểm: 7 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 - Thời gian thực hiện dự án ngắn. - Chi phí thực hiện dự án thấp hơn chương trình Quản trị viên tập sự do không có chi phí quảng bá, chi phí lãnh đạo kèm cặp,… - Các ứng viên từ trong nội bộ công ty gần như đã được làm quen với mọi khía cạnh chuyên môn của công việc mới. Họ biết khá rõ về văn hoá của doanh nghiệp, về thủ tục, các chính sách, phong cách làm việc, nhân viên, khách hàng của công ty mà họ đã từng giao dịch. Nhược điểm: - Đây là ý kiến chủ quan của người quản lý khi tuyển dụng nhân sự từ nguồn nội bộ. - Ít tạo được sự sáng tạo, đổi mới, đột phá trong phong cách lãnh đạo, quản lý, và làm việc. - Và nếu như việc tuyển dụng nội bộ không minh bạch, công tâm, mang tính cá nhân nhiều thì sẽ dẫn đến những người giỏi bất mãn với kết quả tuyển dụng và dứt áo ra đi khiến cho chất lượng đội ngũ nhân viên trong ngân hàng không được đảm bảo. 1.4.3. Lựa chọn dự án và ra quyết định Thang điểm đánh giá CÁC TIÊU CHÍ Thời gian Chi phí 1 < 6 tháng < 0,8 tỷ Tạo được sự sáng tạo, đổi mới, đột phá trong Yếu phong cách quản lý Tính minh bạch, công Yếu 2 ≤6 tháng ĐIỀM SỐ 3 ≤8 tháng 4 ≤1 năm 5 ≥1,5 <8 tháng ≤0,8 tỷ >1 năm ≤9 tỷ >1,5 năm ≤1 tỷ năm >0,9 tỷ >1tỷ >1,2 tỷ Khá Tốt Rất tốt Khá Tốt Rất tốt Trung bình Trung 8 ≥1,2 tỷ GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 tâm trong công tác tuyển chọn Tránh được sự xáo trộn vị trí trong ngân hàng Tố chất của nhà lãnh đạo tiềm năng bình Yếu Yếu Trung bình Trung bình Khá Tốt Rất tốt Khá Tốt Rất tốt Ma trận quyết định lựa chọn dự án Dự án Đào tạo nhân Các tiêu chí lựa chọn Trọng số Quản trị viên viên HDBank tập sự trở thành quản Thời gian đào tạo Chi phí đào tạo Tạo được sự sáng tạo, đổi mới, 0,15 0,15 5 5 trị viên 4 4 đột phá trong phong cách quản 0,2 5 3 0,1 5 3 0,2 4 2 0,2 4 3 1 4,6 3,1 lý Tính minh bạch, công tâm trong công tác tuyển chọn Tránh được sự xáo trộn vị trí trong ngân hàng Tố chất của nhà lãnh đạo tiềm năng Tổng điểm Sau khi tính toán, ta thấy dự án quản trị viên tập sự có điểm trọng số cao hơn so với dự án còn lại nên dự án quản trị viên tập sự được lựa chọn. 9 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 2. Hoạch định dự án 2.1. Hoạch định phạm vi 2.1.1. WBS và mã hóa 10 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 MÃ HÓA 1. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Thiết kế 1.1. Xác định các tiêu chí tuyển chọn ứng viên Xác định số lượng ứng viên cần tuyển và xây dựng quy 1.2. trình xét tuyển 1.3. Thiết kế chương trình đào tạo 1.4. Sắp xếp cơ sở hạ tầng và giảng viên 1.5. Xác định thời gian 1.5.1. Xác định thời gian xét tuyển 1.5.2. Xác định thời gian đào tạo 1.5.3. Xác định thời gian trải nghiệm thực tế 2. Tuyển chọn 2.1. Công bố chương trình ra bên ngoài 2.1.1. Đăng lên website của ngân hàng, các website tuyển dụng. 2.1.2. Đăng trên báo điện tử 2.1.3 Treo băng-rôn, áp-phích tại các chi nhánh, phòng giao dịch 2.2. Thiết kế đề thi 2.3. Tiếp nhận hồ sơ 2.4. Sàng lọc hồ sơ 11 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy 2.5. Nhóm 05 Thực hiện chương trình kiểm tra năng lực 2.5.1. Thi tuyển 2.5.1.1. Tổ chức thi 2.5.1.2. Đánh giá, sàng lọc, công bố kết quả 2.5.2. Phỏng vấn 2.5.2.1. Phỏng vấn 2.5.2.2. Đánh giá tổng quát 2.5.2.3. Sàng lọc, công bố kết quả 3. Đào tạo và kiến tập 3.1. Giám sát, đánh giá quá trình đào tạo 3.2. Kiến tập 4. Trải nghiệm thực tế 4.1. Bố trí công việc 4.2. Giám sát, hướng dẫn, đánh giá, khen thưởng 5. Phát triển kỹ năng quản lý ở từng phòng ban riêng 5.1. 5.2. 6. Bố trí ứng viên về các bộ phận phù hợp với năng lực và nguyện vọng Giám sát, hướng dẫn, đánh giá, khen thưởng Phân bổ và Đánh giá nguồn lực tài chính 12 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 6.1. Xây dựng ngân sách 6.2. Đánh giá hiệu quả dự án 7. Kiểm soát quá trình xây dựng và thực hiện dự án 7.1. Dự tính rủi ro 7.2. Xây dựng biện pháp phòng ngừa rủi ro 2.1.2. OBS 13 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 GIÁM ĐỐC DỰ ÁN (Nguyễn Hồng Phấn) TRƯỞNG BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (Phạm Nguyễn Ngọc Diễm) TRƯỞNG BỘ PHẬN TÀI CHÍNH TRƯỞNG BỘ PHẬN MARKETING (Nguyễn Ngọc Thanh Thảo) (Nguyễn Thị Trang) CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (Lê Thị Thanh Mai Trần Kim Ngân Phạm Quang Hưng Nguyễn Lam Linh) CHUYÊN VIÊN MARKETING CHUYÊN VIÊN TÀI CHÍNH (Đặng Thị Mỹ Loan) (Phạm Thị Nhân) 14 TRƯỞNG BỘ PHẬN QUẢN TRỊ RỦI RO (Nguyễn Thị Bích Tuyền) GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 2.1.3. Ma trận trách nhiệm Công việc GĐ Dự án TBP TBP Nhân Tài sự chính TBP TBP Quản Mar trị rủi ro CV Hành CV chính Tài nhân chính CV Mar sự 1.1. PD, GS CD TT 1.2. PD, GS CD TT 1.3. PD, GS GS TT 1.4. PD, GS PD TT 1.5. PD, GS CD TT 2.1. PD, GS 2.2. PD, GS 2.3. PD, GS TT 2.4. PD, GS TT 2.5. PD, GS GS,TT 3.1. PD, GS CD 3.2. PD, GS 4.1. PD, GS CD TT 4.2. PD, GS PD TT 5.1. PD, GS CD,PD YK YK YK TT 5.2. PD, GS TT TT TT TT TT 6.1. PD, GS 6.2. PD, GS 7.1. PD, GS TT 7.2. PD, GS TT CD,GS TT CD,GS TT TT TT TT TT TT TT TT TT TT TT TT TT CD,GS TT TT TT 15 YK YK YK GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 2.2. Hoạch định về thời gian và tiến độ Biểu đồ GANTT CV 1 2 3 4 5 THỜI GIAN HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC ( ĐƠN VỊ : TUẦN) 6 7 8 9 1 11 1 13 1 … 1 … 25 2 … 7 74 … 85 0 2 4 8 6 3 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.1. 1 2.5.1. 2 2.5.2 2.5.2. 1 2.5.2. 2 2.5.2. 3 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 5 5.1 16 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 5.2 *Ghi chú: 5 ngày/tuần Tổng thời gian dự kiến hoàn thành 85 tuần Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc 01/03/2015 08/01/2017 2.3. Hoạch định nguồn nhân lực 2.3.1. Biểu đồ chất tải nguồn lực STT Công việc Thời gian Nguồn lực 1 1.1 1 2 Khởi công ngay 2 1.2 1 3 Khởi công ngay 3 1.3 2 3 Sau 1.1, 1.2 4 1.4 1 1 Sau 1.3 5 1.5 1 2 Thực hiện cùng lúc 1.4 6 2.1 6 2 Sau 1.5 7 2.2 2 4 Sau 2.1 8 2.3 3 2 Sau 2.1 9 2.4 1 3 Sau 2.3 10 2.5 2 8 Sau 2.4 11 3.1 12 2 Sau 2.5 12 3.2 8 2 Sau 2.5 13 4.1 1 2 Sau 3.1, 3.2 14 4.2 48 6 Sau 4.1 17 Trình tự thực hiện GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 15 5.1 1 3 Sau 4.2 16 5.2 12 6 Sau 5.1 *Ghi chú: 5 ngày/tuần 2.3.2. Hướng giải quyết trong tình trạng thiếu nguồn lực - Thực hiện các công việc với mức sử dụng nguồn lực thấp hơn dự kiến: Kéo dài thời gian thực hiện. - Chia nhỏ các công việc: Công việc được chia nhỏ và thời gian giữa các công việc ngắn. - Sửa đổi sơ đồ mạng: Ví dụ như hai công việc có thể bố trí thực hiện đồng thời hoặc kết thúc công việc này mới thực hiện công việc kia thì sự chậm trễ có thể khắc phục bằng cách thay vì bố trí theo kiểu liên tiếp, tiến hành bố trí lại theo cách thực hiện đông thời hai công việc cùng lúc. - Sử dụng nguồn lực khác. 2.4. Hoạch định ngân sách LOẠI CHI PHÍ 1.Tiền lương nhân viên CHI PHÍ DỰ KIẾN 940,000,000 1.1.Nhân viên thiết kế 40,000,000 1.1.1.Nhân viên thiết kế phần 10,000,000 tuyển chọn (4 người) 40,000,000 1.1.2.Nhân viên thiết kế phần đào tạo (3 người) 1.1.3.Nhân viên sắp xếp kế hoạch x GHI CHÚ 4 = Luân phiên nhân viên, nên trong 4 tuần thiết kế sẽ có tổng cộng 4 nhân viên làm (3 người). việc. Do chạy dự án nên sẽ có phụ cấp lương. 1.2.Nhân viên thực hiện công tác 60,000,000 tuyển chọn ứng viên 18 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 1.2.1.Hồ sơ và thi tuyển (2 người) 10,000,000 1.2.2.Phỏng vấn, tình huống (6 60,000,000 người) x 1.3.Nhân x viên marketing 6 = Trong 9 tuần, luân phiên 6 nhân viên . (4 10,000,000 4 = người) 40,000,000 1.4.Nhân viên giám sát và quản lý 780,000,000 ứng viên 1.4.1.Trong GĐ đào tạo (2 người) 10,000,000 x 2 x 3 = 60,000,000 1.4.2.Trong giai đoạn trải nghiệm 10,000,000 x 6 x 12 = thực tế (6 người) 1.5.Kế toán (2 người) 2.Chi phí quảng bá 2.1.Quảng cáo trên báo điện tử 720,000,000 20,000,000 168,000,000 35,000,000 x 4 = 140,000,000 2.2.Quảng cáo qua băng rôn 2,000,000 Báo 24h, banner trôi ngữ cảnh, x 14 = 28,000,000 trang chu Quận 1,3,5,7,10, TĐ, BT,PN,TB, trường NH, NT, KT, TCM, KTL 3.Chi phí thuê đơn vị đào tạo 12 = 240,000,000 4. Phụ cấp và lương cho ứng viên 108,000,000 4.1.Phụ cấp cho ứng viên trong 1,000,000 x 12 = giai đoạn đào tạo 12,000,0000 4.2.Lương cho ứng viên trong giai 8,000,000 x 12 = đoạn làm việc thực tế 5.Dự phòng TỔNG CỘNG 20,000,000 96,000,000 72,000,000 1,528,000,000 3. Tổ chức 3.1. Cơ cấu tổ chức dự án GIÁM ĐỐC19 DỰ ÁN (Nguyễn Hồng Phấn) x 5% tổng dự toán GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy TRƯỞNG BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (Phạm Nguyễn Ngọc Diễm) Nhóm 05 TRƯỞNG BỘ PHẬN TÀI CHÍNH TRƯỞNG BỘ PHẬN MARKETING (Nguyễn Ngọc Thanh Thảo) (Nguyễn Thị Trang) CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (Lê Thị Thanh Mai, Trần Kim Ngân, Phạm Quang Hưng Nguyễn Lam Linh) CHUYÊN VIÊN TÀI CHÍNH CHUYÊN VIÊN MARKETING (Phạm Thị Nhân) (Đặng Thị Mỹ Loan) 3.2. Tiêu chí bổ nhiệm các vị trí của dự án Chức vụ Giám đốc dự án Tiêu chí Nhiệm vụ + Nắm vững kiến thức nhân sự, + Tuyển dụng. có kiến thức tổng hợp và hiểu + Lập kế hoạch dự án. 20 TRƯỞNG BỘ PHẬN QUẢN TRỊ RỦI RO (Nguyễn Thị Bích Tuyền) GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 biết về quản trị. + Tổ chức đội ngũ dự án. + Có kinh nghiệm ở vị trí tương + Chỉ đạo, hướng dẫn, quản lí dự án. đương. + Theo dõi tiến độ dự án, xác định, + Có năng lực lãnh đạo: chỉ đạo, đánh giá rủi ro và đề ra quyết định. định hướng, khuyến khích, phối hợp các thành viên. + Có khả năng giao tiếp và truyền đạt thông tin đến các thành viên. + Có khả năng xử lí tình huống, giải quyết khó khăn. + Có năng lực ra quyết định: khả năng ra quyết định đúng và kịp thời. + Có kiến thức, kỹ năng về quản + Quản lý và điều hành hoạt động lý, nắm vững kiến thức nhân sự. của bộ phận nhân sự. + Có kỹ năng tuyển dụng, đào + Tham mưu cho giám đốc dự án về tạo, phát triển nhân viên. chính sách nhân sự, tuyển dụng, Trưởng + Có khả năng giao tiếp và và lương thưởng,… nhân sự của dự án. bộ phận truyền đạt thông tin. Hành chính – + Quản lý, tổ chức thực hiện công + Khả năng đánh giá và nhìn tác văn thư hành chính, quản lý và nhận con người thực hiện hệ thống lương, thưởng. Nhân sự + Tham gia xây dựng và giám sát thực hiện các quy chế quản lý của dự án. + Thực hiện các nhiệm vụ khác theo Trưởng sự phân công của giám đốc dự án. + Nắm vững kiến thức và có kĩ + Lập kế hoạch tài chính, triển khai bộ phận năng về tài chính, kế toán. và theo dõi các hoạt động tài chính, 21 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 + Có khả năng quản lý rủi ro về kiểm soát ngân sách của dự án. tài chính. + Phân tích, đánh giá, kiểm tra và dự + Khả năng sắp xếp, tổ chức báo tình hình tài chính, kế toán của tài chính khoa học. dự án. + Có tinh thần trách nhiệm cao. + Đảm bảo rằng nguồn vốn dự án + Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ. được sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả. + Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của giám đốc dự án. + Có khả năng ngoại giao và + Lập kế hoạch marketing của dự án. Trưởng truyền đạt thông tin. + Thực hiện, theo dõi và đánh giá bộ phận + Năng động, linh hoạt, sáng tạo các hoạt động marketing của dự án. Marketing trong công việc. + Thực hiện các nhiệm vụ khác theo + Có tinh thần trách nhiệm cao. sự phân công của giám đốc dự án. + Nắm vững kiến thức về quản + Theo dõi hoạt động, tiến độ của dự lí rủi ro. Trưởng bộ phận quản lí rủi ro án. + Có kinh nghiệm ở vị trí tương + Dự báo các tình huống rủi ro có thể đương. xảy ra của dự án. + Có khả năng phân tích, dự báo + Phân tích rủi ro, đề xuất giải pháp tốt nhằm hạn chế hoặc ngăn ngừa rủi ro. + Linh hoạt, quyết đoán trong + Thực hiện các nhiệm vụ khác theo công việc. sự phân công của giám đốc dự án. Các nhân + Có kiến thức, kĩ năng chuyên + Thực hiện các công việc được phân viên cấp môn. công của cấp quản lí trực tiếp. + Có tinh thần trách nhiệm cao. + Thực hiện các nhiệm vụ khác theo dưới + Có khả năng làm việc nhóm sự phân công của giám đốc dự án. cũng như độc lập. + Hòa đồng, nhiệt tình trong 22 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 công việc 3.3. Lương, thưởng 3.3.1. Cơ chế lương Thực hiện nguyên tắc trả lương theo mức bằng với mức lương hiện hành của từng thành viên trước khi tham gia vào đội ngũ dự án. 3.3.2. Cơ chế thưởng Tiến hành đánh giá và khuyến khích thường xuyên đối với các thành viên dự án nhằm nâng cao năng suất đội ngũ dự án, thúc đẩy đội ngũ dự án hoàn thành các mục tiêu đặt ra. Căn cứ vào kết quả đánh giá của từng thành viên, căn cứ mức độ thời gian tham gia của từng thành viên và nguồn chi phí dự án cụ thể để đưa ra mức thưởng hợp lí cho những người trực tiếp thực hiện các công việc thuộc dự án. Hình thức thưởng: Căn cứ vào nhu cầu của mỗi thành viên, yêu cầu chung của đội ngũ cũng như các nhân tố xã hội khác để có chính sách khuyến khích hiệu quả. Hình thức chủ yếu được hướng đến là thưởng bằng tiền mặt. 4. Lãnh đạo 4.1. Các quy định, quy chế Bên cạnh các quy định áp dụng chung trong toàn ngân hàng, giám đốc dự án xây dựng bộ quy định, quy chế áp dụng riêng cho các thành viên đội ngũ dự án, nhằm tăng tính kỉ luật, tự giác của mỗi thành viên. Trong đó bao gồm các quy định về bảo mật thông tin, cơ chế thưởng phạt,… 4.2. Phương pháp lãnh đạo Giám đốc dự án trưng cầu, tiếp thu ý kiến của các thành viên trong đội ngũ, thường xuyên trao đổi các thông tin, tài liệu của dự án với các thành viên trong đội ngũ nhằm tạo ra bầu không khí dân chủ giữa lãnh đạo và cấp dưới, phát huy được tính dân chủ, tích cực, chủ động và tinh thần sáng tạo của các thành viên trong đội ngũ, chú trọng và phát huy sức mạnh tập thể. 23 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 4.3. Văn hóa đội ngũ dự án Văn hóa đội ngũ dự án hướng đến đó là tinh thần tập thể, sự nhiệt tình của các thành viên, sự hỗ trợ thúc đẩy nhau vì mục tiêu chung, sự chia sẻ gánh vác trách nhiệm, bầu không khí cởi mở, dân chủ. Các thành viên đội ngũ dự án có ý chí quyết tâm cao, sẵn sàng đón nhận nhiệm vụ và thách thức, cùng hướng đến mục tiêu chung. 4.4. Quản trị xung đột Khi thực hiện dự án, sự bất đồng ý kiến giữa các thành viên là vấn đề thường xuyên xảy ra, vì vậy cần có biện pháp để phòng và xử lí khi xung đột xảy ra. Một số biện pháp quản trị xung đột: - Giải thích rõ yêu cầu đối với công việc. - Xây dựng cơ chế phối hợp, liên kết hoạt động của những người hoặc bộ phận khác nhau. - Xác lập mục tiêu chung. - Áp dụng hệ thống thưởng, phạt. - Thiết lập biện pháp xoa dịu xung đột giữa các bên. - Điều hòa bất đồng bằng những nhượng bộ từ các bên. - Thuyết phục các bên lắng nghe nhau, bày tỏ quan điểm của mình để hiểu nguyên nhân xung đột và giải quyết vấn đề. - Không xây dựng phương án giải quyết xung đột, chỉ hạn chế tiếp xúc, nhằm tranh thủ thời gian tìm hiểu thêm thông tin, nghiên cứu tình huống. - Quyết tâm bảo vệ quan điểm của mình khi người lãnh đạo cho rằng quyết định của mình là tối ưu hoặc khi cần phải ra những quyết định bất thường. 5. Kiểm soát dự án 5.1. Tiêu chí đánh giá STT 1 Người Tỉ Thời gian đánh Căn cứ đánh giá trọng đánh giá giá Đánh giá định kỳ kết QLDA 100% Kế hoạch công việc, 1tháng/ 1lần Tiêu chí đánh giá quả thực hiện công mục tiêu cam kết quả 24 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 việc. đạt được trong kỳ Sau từng giai Đánh giá kết thúc 2 đoạn của từng giai đoạn, lộ chương trình trình công việc. 2.1 2.2 Kết quả thực hiện công việc. Tư duy, hành vi, kỹ năng mềm. quản trị viên. QLDA QLDA 55% 10% Kết quả đánh giá định kỳ. Quá trình thể hiện trong học tập và làm việc. Kết quả đạt được 2.3 trong quá trình đào QLDA 3 3.1 35% Báo cáo thuyết trình. tạo. Đánh giá kết thúc quy Kết thúc trình đào tạo. chương trình. Tổng hợp kết quả của các giai đoạn. 3.2 Tư duy, sáng tạo. Trung bình kết quả QLDA 50% đánh giá của các giai đoạn. Sáng kiến, cải tiến đã QLDA 30% áp dụng và mang lại hiệu quả cho HDBank. Báo cáo thuyết trình, 3.3 Đánh giá của QLDA. QLDA 20% kết quả của toàn bộ quá trình đào tạo. 5.2. Kiểm soát Kiểm soát = giám sát + so sánh + sửa sai - Thu thập phân tích các thông tin liên quan đến mọi khía cạnh của dự án. - So sánh các thông tin này với kế họach và yêu cầu đã đề ra nhằm tìm ra lỗi sai cũng như nguyên nhân gây ra sai sót đó. 25 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy - Nhóm 05 Thực hiện các biện pháp chỉnh sửa nhằm giảm thiểu sai lệch nhằm thúc đẩy sự thành công của dự án. 26 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 5.2.1. Giám sát - Quản lý tiến độ, thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch. - Giữ cho chí phí trong phạm vi ngân sách được duyệt. - Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường nảy sinh và đề xuất phương hướng giải quyết. Các loại hình giám sát - Giám sát kế hoạch: Kiểm tra dựa trên cơ sở so sánh giữa thực tế với kế hoạch. - Giám sát chi phí: So sánh chi phí thực tế với kế hoạch. - Giám sát hoạt động: Kiểm tra và đảm bảo chất lượng.  Thu thập thông tin Là công việc không thể thiếu của quá trình kiểm soát, đảm bảo cho việc đánh giá một cách khách quan nhất. 27 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 Xem xét, ghi nhận kết quả các công việc trong quá trình thực hiện dự án theo lịch trình định sẵn: - Thời gian. - Chi phí. - Chất lượng. Hệ thống giám sát: - Hệ thống giám sát tài chính: Theo dõi tất cả các vấn đề tài chính trong dự án như hợp đồng vay mượn, vốn đầu tư, các khoản chi phí dự án. - Hệ thống giám sát quá trình: Hệ thống giám sát này liên quan đến việc thực hiện dự án và các tổ chức liên quan để quản lý dự án hiệu quả. - Hệ thống giám sát hoạt động: Hệ thống giám sát này liên quan đế việc ghi chép các hoạt động thường ngày trong dự án và đảm bảo rằng chúng được thực hiện.  Thống kê, phân tích - Số công việc cần thực hiện theo lịch trình. - Số công viêc đã thực hiện. - Chi phí kế hoạch. - Chi phí thực hiện công việc thực tế.  Lập báo cáo: Lập báo cáo giám sát theo từng kỳ để nắm được: Tiến độ, thời gian, chi phí, các mâu thuẫn giữa các bộ phận và các yếu tố trong khi thực hiện dự án. Nguyên nhân, kết quả của các hoạt động phải được nêu rõ ràng cụ thể. Dữ liệu thực tế Tình hình thực bằng văn bản hiện dự án 5.2.2. So sánh, đo lường kết quả, đánh giá dự án Dựa vào kết quả của báo cáo giám sát so sánh với kế hoạch đề ra tìm kiếm sự khác biệt của thực tế so với kế hoạch đề ra. 28 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 Dựa vào các tiêu chí đánh giá ban đầu để đo lường kết quả thực hiện dự án: - Chi phí chênh lệch so với dự kiến. - Kết quả hoàn thành công việc. - Tiến độ, năng suất làm việc. Từ kết quả hoạt động đo lường so sánh, tiến hành đánh giá dự án, xem những sai lệch giữa thực tế và kế hoạch là tốt hay xấu, mức độ bao nhiêu có sự điều chỉnh cho phù hợp. 5.2.3. Điều chỉnh Thực tế Kế hoạch Phát hiện Nguyên sai lệch nhân Điều chỉnh  Xem xét lại chi phí - Giảm thuê ngoài. - Giảm lưu chuyển, họp… - Giảm số lượng nhân viên không cần thiết. - Quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát.  Xem xét lại thời gian - Xây dựng kế hoạch cụ thể, ưu tiên nhũng việc quan trọng. 29 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy - Nhóm 05 Tăng chi phí nếu có yêu cầu về thời gian.  Xem xét lại quy mô, nội dung công việc  Dừng dự án Dự án không có tính khả thi, không cón phù hợp với nhu cầu của ngân hàng thì được kết thúc trước thời hạn. 5.3. Quản lí rủi ro 5.3.1. Xác định rủi ro của dự án  Chương trình đào tạo không phù hợp với mục tiêu đề ra ban đầu: Xây dựng chương trình cho khóa học rất phức tạp. Nếu lý thuyết không phù hợp với thực tiễn, không theo kịp xu hướng sẽ gây khó khăn cho học viên trong quá trình thực tập, khó có thể thể hòa nhập với môi trường làm việc thực tế. Do đó, sau khi kết thúc chương trình đào tạo, học viên không đáp ứng được mục tiêu đề ra ban đầu của dự án, tốn kém ngân sách mà không mang lại hiệu quả.  Không thu hút được nhiều ứng viên: Khi đăng tuyển không đồng nghĩa với việc ứng viên sẽ đến. Một khi quảng bá, truyền thông, tiếp thị cho dự án không rộng rãi, sẽ gây khó khăn cho các ứng viên trong quá trình tiếp nhận thông tin. Đồng thời, mẫu đăng tuyển không nổi bật cũng sẽ không thu hút được nhiều ứng cử viên tiềm năng.  Không thuê được đội ngũ giảng dạy như mong đợi: Trung tâm đào tạo không thuộc hệ chính quy như một trường công lập mà hoạt động dưới hình thức tư thục do HD Bank quản lí. Vì vậy, đội ngũ giảng viên giỏi và uy tín phải thuê từ nguồn bên ngoài. Trong khi đó, các giảng viên này đều bận rộn với lịch giảng ở các trường chính quy, tham gia thỉnh giảng ở các tỉnh cũng như chật kín lịch với các trung tâm đào tạo tư bên ngoài khác. Vì thế, dù cho có dư dả về ngân sách mà giảng viên không sắp xếp được thời gian thì cũng chưa chắc thuê mướn được những giảng viên theo đúng yêu cầu được đề ra theo đúng tiến độ giảng dạy hoach định như trong kế hoạch ban đầu.  Học viên bỏ học giữa chừng hoặc sau khi kết thúc khóa học không làm việc tại HDBank mà chuyển sang công tác tại một ngân hàng khác. 30 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy - Nhóm 05 Học viên có thể bỏ học giữa chừng vì cảm thấy áp lực, bản thân không phù hợp với chương trình đào tạo hoặc vì một lý do cá nhân nào đó. - Sau khi kết thúc khóa học, HD Bank vẫn có thể mất đi những nhân tài đã trải qua quá trình được đào tạo nếu với chính sách giữ chân người tài của ngân hàng không hấp dẫn bằng các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường. 5.3.2. Phân tích rủi ro Xác suất xảy ra Mức độ tác động Điểm số rủi ro Chương trình đào tạo không phù hợp 5% 3 0.15 Không thu hút được nhiều ứng viên 15% 4 0.6 Không thuê được đội ngũ giảng viên như mong đợi 20% 2 0.4 Học viên bỏ học giữa chừng hoặc sau khi kết thúc khóa học không làm việc tại HDBank mà chuyển sang công tác tại một ngân hàng khác 5% 1 0.05 Tên rủi ro *Ghi chú: Mức độ tác động từ thấp đến cao tương ứng với các con số từ 1, 2, 3, 4, 5. 31 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 Biểu đồ: Ma trận rủi ro MA TRẬN VỀ RỦI RO 25% Xác suất xảy ra 20% 15% 10% 5% 0% 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 Mức độ tác động 5.3.3. Lập kế hoạch đối phó rủi ro Dựa vào danh mục rủi ro và mức độ nghiêm trọng của rủi ro để ra kế hoạch phù hợp đối phó với rủi ro.  Chiến lược né tránh (giải pháp cho rủi ro có xác suất cao, mức tác động cao) - Chiến lược này áp dụng cho rủi ro ngân hàng không thu hút được nhiều ứng viên có trình độ cao trong thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. - Giải pháp: Ngân hàng cần phải có một chiến lược rõ ràng, cụ thể về hình thức, thời gian, phương tiện truyền thông, địa điểm để thu hút được các ứng viên phù hợp:  Đưa ra các hình thức kích thích hấp dẫn, vẽ ra được viễn cảnh tốt đẹp trong tương lai cho ứng viên: Mức lương, mức tiền thưởng cao, điều kiện làm việc, nghỉ ngơi, cơ hội phát triển nghề nghiệp, năng lực bản thân... 32 4.5 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy  Nhóm 05 Đăng thông tin thi tuyển trên các phương tiện truyền thông đại chúng, mạng xã hội một cách rộng rãi.  Tham gia vào hội chợ việc làm ở các trường đại học.  Tài trợ cho các sinh viên nghèo học giỏi.  Liên kết với các trường đại học chuyên đào tạo về khối ngành kinh tế, tài chính ngân hàng để đăng tin trên website của các trường, có danh sách những sinh viên ưu tú của trường để gửi những email tuyển dụng...  Tham gia rộng rãi vào các hoạt động xã hội, giới thiệu phong cách văn hóa doanh nghiệp mới lạ, môi trường làm việc lý tưởng để quảng bá hình ảnh ngân hàng, dễ dàng thu hút nhiều ứng viên hơn.  Chiến lược chuyển giao rủi ro (giải pháp cho rủi ro có xác suất thấp nhưng mức tác động cao) - Chiến lược này áp dụng cho rủi ro chương trình đào tạo không phù hợp với mục tiêu ban đầu đề ra. - Rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng cách thuê nguồn bên ngoài có kinh nghiệm, có chuyên môn rộng về lĩnh vực quản trị trong ngành tài chính ngân hàng để viết chương trình đào tạo phù hợp với thực tiễn, bắt kịp xu hướng hiện tại, phát triển được khả năng của các ứng viên  Chiến lược giảm nhẹ rủi ro (giảp pháp cho rủi ro có xác suất cao nhưng mức tác động thấp) - Chiến lược này áp dụng cho rủi ro không thuê được đội ngũ giảng viên như mong đợi. - Rủi ro này có thể giảm nhẹ bằng cách liên hệ với các giảng viên có uy tín ngay từ sớm để các giảng viên có thời gian sắp xếp lịch, không đợi nước tới chân rồi mới nhảy; sẵn sàng chi ngân sách phù hợp để đảm bảo về chất lượng đào tạo...  Chiến lược chấp nhận rủi ro (giải pháp cho rủi ro có xác suất thấp và mức tác động thấp) 33 GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy - Nhóm 05 Chiến lược này áp dụng cho rủi ro học viên bỏ học giữa chừng hoặc sau khi kết thúc khóa học không làm việc tại HDBank mà chuyển sang công tác tại một ngân hàng khác. Trước khi bắt đầu khóa học, ngân hàng đã tiến hành cho học viên ký kết hợp đồng cam kết làm việc cho HDBank tối thiểu trong vòng 5 năm. Cho nên, khi rủi ro này có xác suất thấp, rất khó xảy ra. Nếu có xảy ra, ngân hàng sẽ nhận được khoản bồi thường lớn từ phía học viên bồi thường thiệt hại nên trong trường hợp rủi ro này sẽ không thay đổi kế hoạch dự án. 6. Kết thúc dự án 6.1. Các trường hợp kết thúc dự án Dự án kết thúc trong những trường hợp sau đây: - Dự án hoàn thành đúng theo tiến độ, đạt được những mục tiêu đề ra như ban đầu, đào tạo đội ngũ quản trị viên, các nhà lãnh đạo phù hợp với môi trường, văn hóa làm việc của HD Bank. - Chi phí thực tế vượt quá ngân sách dự án 1.5 lần, quá tốn kém để tiếp tục theo đuổi phát triển dự án  Dự án xem như thất bại, dừng ngay dự án. 6.2. Các công việc cần thiết kết thúc dự án Thứ Nội dung công việc tự A 1. Ngày yêu Phân công cầu trách nhiệm 18/01/2017 Giám đốc dự án 19/01/2017 Giám đốc dự án Sắp xếp cán bộ dự án và nhóm thực hiện dự án Chỉ đạo buổi họp kết thúc dự án Giải tán các thành viên trong nhóm dự án, 2. trao trả lại các thành viên đến các phòng, ban của ngân hàng như lúc đầu. 3. Tiến hành các hoạt động nhân sự cần thiết 09/01/2017 4. Chuẩn bị đánh giá hoạt động cá nhân cho 12/01/2017 34 Bộ phận hành chính nhân sự Tất cả các nhân GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 từng thành viên trong nhóm thực hiện dự án. B 1. viên thuộc dự án Hướng dẫn và ban hành thủ tục hướng dẫn Kết thúc hợp đồng với các thành viên trong nhóm thực hiện dự án. 18/01/2017 Giám đốc dự án 10/01/2017 Bộ phận hành Kết thúc hợp đồng với các giảng viên thuê 2. ngoài và các nhân viên tham gia vào quá chính – nhân sự trình giảng dạy. 3. 4. Kết thúc việc lập báo cáo. Chuẩn bị việc lập báo cáo cuối cùng. 16/01/2017 Bộ phận hành 09/01/2017 chính – nhân sự Bộ phận hành chính – nhân sự 5. C Hoàn thiện và sắp xếp theo thứ tự các hồ sơ dự án 12/01/2017 Bộ phận hành chính – nhân sự Tài chính 09/01/2017 Bộ phận tài chính 1. Hoàn tất các tài liệu, hồ sơ tài chính 2. Xem xét tất cả các chi phí 3. Chuẩn bị báo cáo quyết toán tài chính dự án 4. Thu thập các giấy báo thu D E Đánh giá cơ cấu tổ chức dự án và lưu vào hồ sơ 20/01/2017 Kế hoạch, ngân sách và trình tự thực hiện Xác định ngày bàn giao các học viên cho các 1. phòng ban của ngân hàng sau khi hoàn tất 17/01/2017 khóa học 2. Giám đốc dự án Xác định ngày bàn giao lại phòng học 09/01/2017 Bộ phận hành chính – nhân sự Bộ phận hành chính – nhân sự 3. Chuẩn bị báo cáo quyết toán và báo cáo tình 35 09/01/2017 Bộ phận hành GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy Nhóm 05 hình công việc chính – nhân sự F Kiểm soát và lệnh thực hiện công việc G Đánh giá và kiểm soát dự án 1. Đảm bảo hoàn thành mọi công việc 2. Chuẩn bị báo cáo đánh gía cuối cùng 01/03/2015– 08/01/2017 Giám đốc dự án 01/03/2015– Tất cả nhân viên 08/01/2017 thuộc dự án 09/01/2017 Bộ phận hành chính – nhân sự 3. I K Quyết toán tài chính, nhân lực và các thủ tục báo cáo tiến độ Quản lý hợp đồng và hoạt động tiếp thị Kiểm soát hồ sơ của dự án 01/03/2015– Tất cả nhân viên 08/01/2017 thuộc dự án 01/03/2015– Bộ phận hành 08/01/2017 chính – nhân sự 15/01/2014 và marketing Bộ phận hành chính – nhân sự Hoàn thiện hệ thống dữ liệu về điểm số và 1. các đánh gía trong quá trình học tập của các học viên. 2. Hủy các tài liệu của dự án theo như yêu cầu của quy trình đã đặt ra. 36