Nội dung

Tiểu luận Đề tài: Bàn về chế độ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi Lời mở đầu Ngày nay, các thông tin về tài chính doanh nghiệp đang ngày càng trở nên cần thiết và hữu ích cho các đối tượng không chỉ bên trong doanh nghiệp mà còn cả bên ngoài doanh nghiệp để ra các quyết định tối ưu. Trong một nền kinh tế mà nguồn vốn chủ yếu huy động qua thị trường vốn thì vai trò của các nhà đầu tư được đặc biệt quan tâm. Việc cung cấp các thông tin tài chính minh bạch cho các nhà đầu tư góp phần giảm thiểu rủi ro do “ thông tin không cân xứng” và công cụ truyền đạt của doanh nghiệp đến các nhà đầu tư về tình hình tài chính của mình là các báo cáo tài chính. Việc lập báo cáo theo đúng chuẩn mực và các quy định mới chỉ đảm bảo được tính tuân thủ nhưng chưa phát huy được vai trò của kế toán như là một “ngôn ngữ của thế giới kinh doanh”. Để đáp ứng được các yêu cầu này người làm kế toán phải nắm các quy định hiện hành về kế toán tài chính để không chỉ tuân thủ đúng mà còn phải biết vận dụng các quy định này một cách linh hoạt nhằm bảo đảm báo cáo tài chính cung cấp những thông tin hữu ích nhất cho các nhà đầu tư. Trong quá trình lập báo cáo tài chính, các công ty thường sử dụng rất nhiều các ước tính kế toán có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh trong kỳ. Ước tính kế toán là một quá trình xét đoán dựa trên những thông tin tin cậy nhất và mới nhất tại thời điểm đó. “Việc sử dụng các ước tính là một phần quan trọng của việc lập báo cáo tài chính và không làm mất đi độ tin cậy của báo cáo tài chính”_ Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18. Việc trích lập dự phòng phải thu để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán vẫn còn nhiều mới mẻ đối với các doanh nghiệp và việc áp dụng chế độ kế toán trích dự phòng này vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Nhận thức được tầm quan trọng của việc trích lập dự phòng phải thu em chọn đề tài “Bàn về chế độ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi” để hiểu rõ hơn vấn đề cũng là để đề xuất một số kiến nghị góp phần hoàn thiện các quy định về trích lập dự phòng. 1 Đề án được chia làm 3 phần: Phần I: Hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành Trước ngày 27/2/2006 việc lập dự phòng theo thông tư 33 và thông tư 107, hiện nay chúng ta đã có chuẩn mực số 18 và thông tư 13. Theo đó: 1. Khái niệm dự phòng phải thu 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của việc lập dự phòng phải thu khó đòi 1.2. Ý nghĩa 2. Quy định về trích lập dự phòng phải thu 3. Nội dung hạch toán dự phòng phải thu 3.1. Tài khoản sử dụng 3.2. Phương pháp hạch toán Phần II: Hạch toán dự phòng phải thu theo Kế toán Mỹ 1. Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào bảng cân đối kế toán 2. Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập Phần III: Kiến nghị hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ hiện hành 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện - Phân tích ưu nhược điểm - So sánh với Kế toán Mỹ 2. Một số kiến nghị - Hướng dẫn doanh nghiệp lập theo phương pháp ước tính; - Khi thu được các khoản nợ phải thu đã xoá sổ; - Tầm quan trọng và hướng dẫn các đơn vị trích lập dự phòng; - Thống nhất giữa thông tư và chế độ kế toán…. 2 Nội dung Phần I: Hạch toán dự phòng phải thu theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành 1. Khái niệm và ý nghĩa của việc lập dự phòng phải thu khó đòi 1.1. Khái niệm Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp cần phải có nhiều chính sách để thu hút khách hàng như khuyến mại, giảm giá, chiết khấu, các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng hay thực hiện cho thanh toán muộn. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang thực hiện mục tiêu tăng doanh thu để tăng thị phần hay các doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới xâm nhập thị trường thì chính sách bán chịu hoặc thu tiền sau khi giao hàng càng được ưu tiên thực hiện. Doanh thu bán chịu trong doanh nghiệp phát sinh sẽ làm tăng khoản nợ phải thu, điều đó cũng có nghĩa là doanh nghiệp cho phép khách hàng thanh toán tiền trong trương lai đối với hàng hoá dịch vụ đã được giao. Khi doanh nghiệp thực hiện chính sách bán chịu sẽ làm phát sinh chi phí và lợi ích. Lợi ích chủ yếu là tăng doanh thu, tăng thị phần, tăng uy tín và cuối cùng là tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhưng cũng làm cho doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, tốc độ thu hồi vốn chậm, hiệu quả sử dụng vốn không cao. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị mất một khoản chi phí nếu phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi - Số tiền mà một vài khách hàng nợ không thể hoặc không sẵn lòng chi trả. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp có nên hay không thực hiện chính sách bán chịu và thực hiện như thế nào? Quyết định của nhà quản trị được dựa trên cơ sở cân 3 đối giữa lợi ích và chi phí khi thực hiện chính sách bán chịu. Nói cách khác, doanh nghiệp nên thực hiện chính sách bán chịu chỉ khi nào thu nhập tăng thêm từ doanh thu bán chịu tăng nhanh hơn chi phí bán chịu. Kế toán doanh nghiệp thường xác định những khoản chi phí chủ yếu cho việc bán chịu khoản nợ phải thu khó đòi như là một khoản chi phí khi doanh nghiệp lập dự phòng phải thu khó đòi. Văn bản pháp luật quy định và hướng dẫn doanh nghiệp lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi có hiệu lực hiện nay là chuẩn mực số 18 và thông tư 13. Theo đó: Một khoản dự phòng: Là khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trị hoặc thời gian. Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Chuẩn mực số 18 phân biệt rõ khoản dự phòng và nợ tiềm tàng. Nợ tiềm tàng là nghĩa vụ nợ có khả năng phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra và sự tồn tại của nghĩa vụ nợ này sẽ chỉ được xác nhận bởi khả năng hay xảy ra hoặc không hay xảy ra của một hoặc nhiều sự kiện không chắc chắn trong tương lai mà doanh nghiệp không kiểm soát được; hoặc nghĩa vụ nợ hiện tại phát sinh từ các sự kiện đã xảy ra nhưng chưa được ghi nhận vì không chắc chắn có sự giảm sút về lợi ích kinh tế do việc phải thanh toán nghĩa vụ nợ; hoặc giá trị của nghĩa vụ nợ đó không được xác định một cách đáng tin cậy. Các khoản dự phòng là các khoản đã được ghi nhận là các khoản nợ phải trả (giả định đưa ra một ước tính đáng tin cậy) vì nó là các nghĩa vụ về nợ phải trả hiện tại và chắc chắn sẽ làm giảm sút các lợi ích kinh tế để thanh toán các nghĩa vụ về khoản nợ phải trả đó. Một 4 khoản dự phòng được ghi tăng chi phí của doanh nghiệp, điều kiện để ghi nhận một khoản dự phòng sẽ được nghiên cứu cụ thể trong mục 2. 1.2. Ý nghĩa Dự phòng nợ phải thu khó đòi được kế toán ghi nhận dựa trên nguyên tắc thận trọng - Việc ghi giảm vốn chủ sở hữu có thể được ghi nhận ngay khi có chứng cớ có thể (chưa chắc chắn). Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể không đòi được một phần hoặc toàn bộ, do đó làm cho doanh nghiệp mất đi một phần tài sản, làm tăng chi phí và làm giảm vốn chủ sở hữu. Dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh; đảm bảo giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, dự phòng nợ phải thu khó đòi cho phép doanh nghiệp biết được giá trị các khoản phải thu thực tế là bao nhiêu, nó ảnh hưởng đến hầu hết các tỷ suất của doanh nghiệp như nhóm các tỷ suất về khả năng thanh toán, số vòng thu hồi nợ, tỷ suất khả năng sinh lời, tỷ suất đầu tư, tỷ suất lợi nhuận…Từ đó, cho doanh nghiệp và các nhà đầu tư nắm được chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có chiến lược kinh doanh phù hợp, đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh và đầu tư. 2. Quy định chung về trích lập dự phòng phải thu khó đòi Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập và hoàn nhập vào thời điểm cuối kỳ kế toán năm. Trường hợp doanh nghiệp được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng năm tài chính khác với năm dương lịch (bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc 31/12 hàng năm) thì thời điểm lập dự phòng là ngày cuối cùng của năm tài chính. 5 Riêng đối với các doanh nghiệp niêm yết phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì được trích lập và hoàn nhập dự phòng cả thời điểm lập báo cáo tài chính giữa niên độ. Doanh nghiệp phải lập Hội đồng thẩm định để xác định mức trích lập dự phòng. 2.1. Đối tượng và điều kiện lập dự phòng Đối tượng lập dự phòng là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu phải xử lý như một khoản tổn thất. Điều kiện này đảm bảo rằng các khoản nợ là thực sự phát sinh, có căn cứ rõ ràng, tránh trường hợp doanh nghiệp lợi dụng việc lập dự phòng để khai tăng chi phí. Ngoài ra, cũng là căn cứ pháp lí để tính mức trích lập dự phòng theo quy định. - Một khoản nợ phải thu không phải lúc nào cũng được lập dự phòng mà phải có đủ các điều kiện để trích lập dự phòng, hoặc: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Hoặc nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. 6 Các bằng chứng cần thiết để chứng minh cho từng trường hợp theo quy định của pháp luật như sau: - Đối với tổ chức kinh tế: + Đối với khách nợ đã giải thể, phá sản: phải có quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức. + Đối với khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: phải có xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả năng thanh toán. - Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau: + Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ. + Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ. + Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả. - Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi được của doanh nghiệp (nếu có). Đối với khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên có đủ điều kiện của một khoản phải thu khó đòi thì được coi như nợ không có khả năng thu hồi, nếu 7 không đủ chứng từ, tài liệu chứng minh theo quy định thì doanh nghiệp phải lập Hội đồng xử lý nợ để xem xét, xử lý. 2.2. Phương pháp lập dự phòng Khi có đủ các bằng chứng chứng minh cho khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Thông tư 13 quy định mức trích lập cụ thể như sau: - Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Dựa vào bảng kê chi tiết kế toán xác định mức dự phòng phải trích lập. Nếu: - Số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập; - Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích bổ sung vào chi phí quản lý doanh nghiệp. 8 - Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập khác. Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi (là những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên) doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Mức tổn thất thực tế của các khoản nợ không có khả năng thu hồi là khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của toà án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác). Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoài bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác. Để có căn cứ xoá sổ khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải lập những hồ sơ sau: + Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được). + Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa sổ để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ 9