Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2)

pdf
Số trang Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2) 28 Cỡ tệp Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2) 916 KB Lượt tải Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2) 54 Lượt đọc Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2) 42
Đánh giá Thủ Thuật Excel: Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2)
4.6 ( 8 lượt)
Nhấn vào bên dưới để tải tài liệu
Đang xem trước 10 trên tổng 28 trang, để tải xuống xem đầy đủ hãy nhấn vào bên trên
Chủ đề liên quan

Nội dung

Học Excel Thủ Thuật Excel Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2) Hướng dẫn thiết lập các công thức đơn giản (phần 2): Đặt tên cho các Công thức Ở bài : “Dùng tên cho dãy (range name)”, bạn đã học cách đặt tên cho các hằng số thường được sử dụng. Bạn có thể áp dụng cách tương tự như vậy cho những công thức thường được sử dụng. Cũng như các hằng số, công thức (đã được đặt tên sẽ) không xuất hiện trong một ô nào. Nó sẽ được lưu trong bộ nhớ và làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Để đặt tên cho một công thức, bạn theo các bước sau đây: 1. Chọn Formulas, Define Name để hiển thị hộp thoại New Name. 2. Gõ tên mà bạn muốn đặt cho công thức trong khung Name. 3. Trong khung Refers To, nhập chính xác công thức giống như bạn nhập trong bảng tính. 4. Nhấn OK. Bây giờ bạn có thể nhập tên của công thức trong các ô của bảng tính (thay vì nhập công thức đó). Ví dụ, công thức sau đây tính thể tích của một hình cầu (với r là bán kính hình cầu): Vậy, giả sử rằng bạn có một ô tên là Radius (ô này có chứa con số chỉ bán kính của hình cầu, r) nằm đâu đó trong bảng tính, bạn có thể tạo một công thức có tên là SphereVolume, và nhập công thức sau đây trong khung Refers To của hộp thoại New Name (với PI() là hàm trả về giá trị con số Pi): = (4 * PI() * Radius ^ 3) / 3 Làm việc với các liên kết trong công thức Nếu bạn có dữ liệu trong một bảng tính mà bạn muốn dùng chúng trong một bảng tính khác, bạn có thể thiết lập một liên kết giữa chúng. Cách làm này cho phép các công thức của bạn sử dụng các tham chiếu đến những ô hay những dãy trong một bảng tính khác. Khi dữ liệu (ở những bảng tính) khác thay đổi, Excel tự động cập nhật các liên kết. Ví dụ, hình 3.11 minh họa hai bảng tính đã được liên kết. Sheet Budget Summary trong bảng tính 2008 Budget-Summary chứa dữ liệu từ sheet Detail trong bảng tính 2008 Budget. Cụ thể hơn, công thức bạn thấy ở ô B2 trong bảng tính 2008 Budget-Summary chứa một tham chiếu ngoài dẫn đến ô R7 trong bảng tính 2008 Budget. Nếu giá trị ở R7 thay đổi, Excel sẽ cập nhật bảng tính 2008 Budget-Summary ngay tức khắc. Figure 3.11 (Hình 3.11) Tìm hiểu các Tham chiếu ngoài Chẳng có gì bí ẩn đằng sau các liên kết này. Bạn thiết lập các liên kết bằng cách đưa vào một liên kết đến một ô hay một dãy trong một bảng tính khác (hay một sheet khác trong cùng bảng tính). Trong ví dụ được minh họa ở hình 3.11, tất cả những gì tôi làm là nhập một dấu bằng trong ô B2 của sheet Budget Summary, và rồi nhấp chuột vào ô R7 của sheet Details. Điều duy nhất bạn cần làm quen là cấu trúc của một tham chiếu ngoài. Sau đây là cú pháp: ‘path[workbookname]sheetname’!reference · path : Ổ đĩa và thư mục chứa bảng tính (cần liên kết tới), đây có thể là một đường dẫn cục bộ, một đường dẫn mạng, hoặc thậm chí là một địa chỉ Internet. Bạn cần đưa vào đường dẫn (path) này chỉ khi bảng tính (cần liên kết tới) đã được đóng lại. · workbookname : Tên của bảng tính, kể cả phần mở rộng. Luôn luôn đặt tên của bảng tính trong một cặp dấu ngoặc vuông ([ ]). Bạn có thể bỏ qua tên của bảng tính nếu bạn tham chiếu đến một ô hoặc một dãy trong một sheet khác của cùng bảng tính (và dĩ nhiên là cũng không cần đến path). · sheetname : Tên của worksheet. Bạn có thể bỏ qua tên này nếu tham chiếu đến một tên đã được định nghĩa trong cùng một bảng tính. · reference : Một tham chiếu ô hoặc dãy, hoặc một tên đã được định nghĩa. Ví dụ, nếu bạn đóng bảng tính 2008 Budget, thì Excel sẽ tự động thay đổi tham chiếu ngoài được minh họa trong hình 3.11 như sau (ví dụ này còn phụ thuộc vào đường dẫn thực tế của bảng tính): = ‘D:\GPE\[2008 Budget.xlsx]Details’!$R$7 Cập nhật các liên kết Mục đích của một liên kết là tránh lặp lại các công thức và dữ liệu trong nhiều bảng tính. Nếu một bảng tính chứa thông tin mà bạn cần, bạn có thể sử dụng một liên kết để tham chiếu dữ liệu mà không cần tái tạo nó trong một bảng tính khác. Tuy nhiên, để trở nên hữu ích, dữ liệu trong bảng tính phụ thuộc (bảng tính có chứa liên kết) luôn luôn phải phản ánh nội dung thực sự của bảng tính nguồn (bảng tính chứa dữ liệu được liên kết). Bạn có thể chắc chắn về điều này bẳng cách cập nhật liên kết, như được giải thích sau đây: · Nếu cả bảng tính nguồn và bảng tính phụ thuộc đang được mở, Excel sẽ tự động cập nhật liên kết bất kỳ khi nào dữ liệu nguồn có thay đổi. ·Nếu bảng tính nguồn đang được mở trước khi bạn mở bảng tính phụ thuộc, Excel cũng tự động cập nhật lại các liên kết (trong bảng tính phụ thuộc). · Nếu bảng tính nguồn chưa được mở khi bạn mở bảng tính phụ thuộc, Excel sẽ xuất hiện một thông báo Security Warning ở thanh thông báo (nằm cùng chỗ với thanh trạng thái – status bar), nhằm báo cho bạn biết rằng viêc tự động cập nhật liên kết đang tắt. Trong trường hợp này, bạn nhấn Options, nhấn tùy chọn Enable this Content rồi nhấn OK. · Nếu như bạn không cập nhật các liên kết khi bạn mở bảng tính phụ thuộc, bạn có thể cập nhật các liên kết này bất cứ lúc nào bằng cách chọn Data, Edit Links. Trong hộp thoại Edit Links vừa xuất hiện (xem hình 3.12), nhấn vào liên kết và nhấn Update Values. Figure 3.12 (hình 3.12) Thay đổi nguồn của liên kết Nếu tên của tập tin nguồn thay đổi, bạn cần phải sửa lại liên kết để cập nhật dữ liệu. Bạn có thể sửa trực tiếp tham chiếu ngoài, hoặc bạn có thể thay đổi nguồn (của liên kết) bằng cách làm theo các bước sau đây: 1. Với bảng tính phụ thuộc được kích hoạt, bạn chọn Data, Edit Links để mở hộp thoại Edit Links. 2. Chọn liên kết mà bạn muốn sửa. 3. Nhấn Change Source. Excel hiển thị hộp thoại Change Source. 4. Tìm và chọn tài liệu nguồn mới, và rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Edit Links. 5. Nhấn Close để quay về bảng tính. Định dạng Số, Ngày Tháng và Thời Gian Một trong những cách tốt nhất để làm cho các bảng tính của bạn trở nên dễ đọc là hiển thị dữ liệu theo một định dạng logic, nhất quán, và đơn giản. Định dạng các lượng tiền tệ có các dấu đô-la ($) đứng ở đầu, tỷ lệ phần trăm có dấu phần trăm (%) đứng ở sau, và các số lớn được phân cách hàng ngàn bẳng dấu phẩy… là một vài cách mà bạn có thể cải thiện kiểu dáng bảng tính của bạn. Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách để định dạng số, ngày tháng, và thời gian bằng cách dùng các tùy chọn định dạng có sẵn trong Excel. Bạn cũng sẽ học cách tạo các định dạng riêng của mình để có toàn quyền với diện mạo của dữ liệu. Các định dạng hiển thị Số Khi bạn nhập các con số trong một bảng tính, Excel sẽ loại bỏ bất kỳ số 0 (zero) nào đứng ở phía trước (số nguyên) hoặc phía sau (số lẻ). Ví dụ, nếu bạn nhập 0123.4500, Excel sẽ hiển thị nó là 123.45. Ngoại lệ cho quy tắc này xảy ra khi bạn nhập một con số dài hơn chiều rộng của ô. Trong trường hợp này, Excel thường điều chỉnh độ rộng của cột để chứa vừa con số này. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Excel tùy biến số để chứa vừa trong ô bằng cách làm tròn một vài con số ở hàng thập phân. Ví dụ, một con số như 123.45678 được hiển thị là 123.4568. Chú ý rằng, việc làm tròn số này chỉ là để hiển thị, còn Excel vẫn giữ lại con số gốc bên trong. Khi bạn tạo một bảng tính, mỗi ô (trong bảng tính mới này) sẽ mặc định sử dụng định dạng này, gọi là định dạng số kiểu General. Nếu bạn muốn những con số của mình xuất hiện khác nhau, bạn có thể chọn một trong 7 kiểu định dạng số của Excel: Number, Currency, Accounting, Percentage, Fraction, Scientific, và Special. · Định dạng Số — Các định dạng số có 3 thành phần: có bao nhiêu số thập phân (0-30), có sử dụng dấu phân cách hàng ngàn hay không, và các số âm được hiển thị như thế nào. Đối với các số âm, bạn có thể hiển thị số với dấu trừ đứng trước, hoặc là màu đỏ, hoặc là nằm trong một cặp dấu ngoặc đơn, hay là số màu đỏ nằm trong cặp dấu ngoặc đơn màu đỏ. · Định dạng Tiền Tệ — Các định dạng tiền tệ tương tự như các định dạng số, ngoại trừ việc dấu phân cách hàng ngàn sẽ luôn được sử dụng, và bạn có thể tùy chọn để hiển thị số với dấu đô-la ($) ở trước hoặc là một ký hiệu đơn vị tiền tệ nào đó. · Định dạng Kế Toán — Với các định dạng kế toán, bạn có thể chọn có bao nhiêu con số ở hàng thập phân và việc có hiển thị dấu đô-la (hoặc đơn vị tiền tệ nào khác) ở trước hay không. Nếu bạn sử dụng dấu đô-la thì Excel sẽ hiển thị nó ở sát mép trái của ô. Tất cả các số âm được hiển thị ở bên trong cặp dấu ngoặc đơn. · Định dạng Phần Trăm — Định dạng phần trăm hiển thị số được nhân với 100 và có một dấu phần trăm (%) ở cuối. Ví dụ, .506 hiển thị dưới dạng 50.6%. Bạn có thể sử dụng đến 30 con số thập phân. · Định dạng Phân Số — Các định dạng phân số cho phép bạn biểu diễn các đại lượng thập phân dưới dạng các phân số. Có tất cả 9 kiểu định dạng phân số, bao gồm một phần hai, một phần tư, một phần tám, một phần mười sáu, một phần mười, và một phần trăm. · Định dạng Khoa Học — Các định dạng khoa học hiển thị con số có nghĩa nhất nằm bên trái dấu chấm thập phân, 2 đến 30 số thập phân nằm bên phải dấu chấm thập phân, và sau đó là số mũ. Vậy, 123000 hiển thị là 1.23E+05. · Định dạng đặc biệt — Các định dạng đặc biệt là một tập hợp được thiết kế sẵn để xử lý những trường hợp đặc biệt. Đây là một danh sách những định dạng đặc biệt (kiểu Mỹ), với vài ví dụ: Thay đổi các định dạng số Cách nhanh nhất để định dạng các con số là xác định kiểu định dạng ngay khi bạn nhập dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn bắt đầu một con số tiền tệ với một dấu đô-la ($), Excel sẽ tự động định dạng con số đó với dạng tiền tệ. Tương tự, nếu bạn nhập một dấu phần trăm (%) sau một số, Excel tự động định dạng số này ở dạng là một tỷ lệ phần trăm. Sau đây là một vài ví dụ về kỹ thuật này. Chú ý rằng, bạn có thể nhập một giá trị âm bằng cách sử dụng dấu âm (-) hoặc nhập số đó trong một cặp dấu ngoặc đơn.
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.