Nội dung

toán qua ngân hàng của các khách hàng Sơ đồ 7.9. Mối quan hệ giữa hình thức thanh toán qua ngân hàng của khách hàng và hình thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng 7.4.1. Thanh toán liên hàng 7.4.1.1. Một số khái niệm cơ bản trong thanh toán liên hàng Khái niệm: Là thanh toán nội bộ trong cùng hệ thống phát sinh trên cơ sở các nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt giữa các khách hàng có mở tài khoản ở các ngân hàng khác nhau trong cùng một hệ thống hoặc là phương thức thanh toán tiền giữa các đơn vị ngân hàng trong cùng một hệ thống. Thực chất của việc thanh toán liên hàng là việc chuyển tiền từ chi nhánh này đến chi nhánh khác để phục vụ việc thanh toán và chuyển vốn của hai bên. Phương pháp thanh toán liên hàng điện tử là phương pháp thanh toán vốn giữa các đơn vị liên hàng trong cùng một hệ thống bằng chương trình phần mềm chuyển tiền với sự trợ giúp của hệ thống máy tính và hệ thống mạng nội bộ.  Ngân hàng cùng hệ thống: Là các thành viên trong cùng hệ thống ngân hàng nhất định thông qua một ngân hàng trung tâm và các ngân hàng chi nhánh được bố trí theo đơn vị hành chính khác nhau.. Đơn vị liên hàng: Là những NH trong cùng hệ thống tham gia giao dịch liên hàng. Một đơn vị liên hàng được ngân hàng trung ương của hệ thống qui định một ký hiệu riêng thay cho tên gọi.  Liên hàng đi, liên hàng đến - Liên hàng đi: Là liên hành ghi chép nghiệp vụ thanh toán bắt đầu phát sinh - Liên hàng đến: Là liên hàng phản ánh nghiệp vụ thanh toán tiếp nhận Ngân hàng đi hay còn gọi là ngân hàng khởi tạo hay ngân hàng A: Là ngân hàng phát lệnh thanh toán đầu tiên của một tài khoản thanh toán liên hàng điện tử. Ngân hàng đến hay còn gọi là ngân hàng B: Là ngân hàng nhận lệnh từ ngân hàng đi, ngân hàng chịu trách nhiệm trả tiền hoặc thu tiền hộ cho khách hàng liên quan. Khách hàng liên quan là người thụ hưởng khoản chuyển tiền trong trường hợp nhận được Giấy báo Có, hoặc phải trả tiền trong trường hợp nhân Giấy báo Nợ    Trung tâm thanh toán: Chịu trách nhiệm tổ chức thanh toán, kiểm toán nghiệp vụ thanh toán và thực hiện hạch toán quyết toán các khoản thanh toán điện tử của cả hệ thống, trung tâm thanh toán thường đặt tại Hội sở chính của ngân hàng hệ thống. Lệnh chuyển Có và lệnh chuyển Nợ: Là lệnh của ngân hàng khởi tạo gửi ngân hàng liên quan để thanh toán tiền với khách hàng. Chữ ký điện tử: Là loại khoá bảo mật tham gia hệ thống thanh toán điện tử được xác định duy nhất cho mỗi cá nhân khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và đăng ký với Trung tâm thanh toán tại Hội sở chính. Chương trình phần mềm chuyển tiền điện tử, máy vi tính, modem truyền tin, đường truyền nội bộ. Trung tâm thanh toán Giấy báo Nợ Giấy báo Có Ngân hàng A Giấy báo Nợ hoặc Giấy báo Có Khách hàng Sổ đối chiếu Ngân hàng B Khách hàng Sơ đồ 7.10. Mối liên hệ giữa các ngân hàng trong thanh toán liên hàng 7.4.1.2.Tài khoản sử dụng Tài khoản 52 Thanh toán liên hàng TK521 Thanh toán liên hàng năm nay trong toàn hệ thống Ngân hàng 5211 - Liên hàng đi năm nay 5212 - Liên hàng đến năm nay 5213 - Liên hàng đến năm nay đã đối chiếu 5214 - Liên hàng đến năm nay đợi đối chiếu 5215 - Liên hàng đến năm nay còn sai lầm Nội dung và kết cấu tài khoản 5211 - Liên hàng đi năm nay trong toàn hệ thống Bên Nợ: Các khoản chi hộ đơn vị khác trong cùng hệ thống Ngân hàng theo giấy báo Nợ liên hàng gửi đi Bên Có: Các khoản thu hộ đơn vị khác trong cùng hệ thống Ngân hàng theo giấy báo Có liên hàng gửi đi. Số dư Nợ: Phản ảnh số chênh lệch chi hộ nhiều hơn thu hộ. Số dư Có: Phản ảnh số chênh lệch thu hộ nhiều hơn chi hộ Nội dung và kết cấu tài khoản 5212 - Liên hàng đến năm nay Bên Nợ: Số tiền đơn vị khác trong cùng hệ thống Ngân hàng thu hộ theo giấy báo Có liên hàng nhận được. Số tiền các giấy báo Nợ liên hàng đã được đối chiếu. Bên Có: Số tiền đơn vị khác trong cùng hệ thống Ngân hàng chi hộ theo giấy báo Nợ liên hàng nhận được. Số tiền các giấy báo Có liên hàng đã được đối chiếu. Số dư Nợ: Phản ảnh số tiền các giấy báo Có liên hàng chưa được đối chiếu. Số dư Có: Phản ảnh số tiền các giấy báo Nợ liên hàng chưa được đối chiếu. Nội dung và kết cấu tài khoản 5223 - Liên hàng đến năm trước đã đối chiếu Tài khoản này dùng để hạch toán các giấy báo liên hàng đến năm trước đã được đối chiếu. Đến hết ngày 31-12 hàng năm, số dư trên tài khoản 5213 được chuyển sang tài khoản 5223 thành số dư đầu năm mới của tài khoản này (không phải lập phiếu). Bên Nợ: Tổng số tiền các giấy báo Có liên hàng năm trước trên sổ đối chiếu. Tất toán số dư Có khi chuyển tiêu liên hàng. Bên Có: Tổng số tiền các giấy báo Nợ liên hàng năm trước trên sổ đối chiếu. Tất toán số dư Nợ khi chuyển tiêu liên hàng. Số dư Nợ: Phản ảnh số chênh lệch số tiền trên các giấy báo Có liên hàng lớn hơn số tiền trên các giấy báo Nợ liên hàng năm trước đã được đối chiếu. Số dư Có: Phản ảnh số chênh lệch số tiền trên các giấy báo Nợ liên hàng lớn hơn số tiền trên các giấy báo Có liên hàng năm trước đã được đối chi Tài khoản 5224 - Liên hàng đến năm trước đợi đối chiếu Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền các giấy báo liên hàng năm trước trên sổ đối chiếu có ghi nhưng Ngân hàng B chưa nhận được giấy báo liên hàng. Đến hết ngày 31-12 hàng năm, số dư trên tài khoản 5214 được chuyển sang tài khoản 5224 thành số dư đầu năm mới của tài khoản này (không phải lập phiếu). Cách ghi chép và hạch toán chi tiết như tài khoản 5214. Chứng từ Ngoài các chứng từ giấy, trong thanh toán điện tử phải sử dụng chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử được tạo trên hệ thống máy vi tính thông qua việc chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử và ngược lại. Khi chuyển hoá chứng từ phải đảm bảo đúng đúng định dạng, mầu mực, các yếu tố của chứng từ điện tử: UNC, UNT điện tử ...lệnh chuyển Nợ, lệnh chuyển Có. 7.4.1.3. Quy trình kế toán tại Ngân hàng A.Kế toán tại Ngân hàng đi  Kế toán viên nhận thông tin từ khách hàng  Đối với chứng từ giấy − Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. − Đối chiếu, kiểm soát số dư tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ vốn thanh toán chuyển tiền. − Hạch toán vào tài khoản thích hợp ( nếu chứng từ hợp lệ và có đủ số dư). − Nhập vào máy tính các yếu tố theo chứng từ gốc chuyển tiền. − Kiếm soát lại các yếu tố đã nhập và ký vào chứng từ, sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền điện tử.  Đối với chứng từ điện tử − Hạch toán và nhập chứng từ gốc chuyển tiền. − Kiểm soát lại việc hạch toán và nhập dữ liệu chuyển tiền, ký lại chứng từ theo quy định, chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng vi tính chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển tiền cho kế toán viên xử lý tiếp, trước khi người kiểm soát xử lý.  Kế toán viên chuyển tiền  Kiểm soát: Khi tiếp nhận chứng từ (Chứng từ gốc bằng giấy hoặc in ra), kế toán viên chuyển tiền sử dụng chương trình để kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ, tính hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế toán viên giao dịch. Kế toán viên chuyển tiền không được tự ý sửa chữa bất kỳ chứng từ giấy cũng như dữ liệu nhập vào của kế toán viên giao dịch.  Lập lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền lập riêng cho từng chứng từ thanh toán. Ngoài các dữ liệu đã được kế toán viên giao dịch nhập vào, kế toán viên chuyển tiền bổ sung thêm các dữ liệu theo quy định để hoàn chỉnh theo đúng mẫu gồm: ♦ Số lệnh ♦ Ngày tháng lập lệnh ♦ Mã chứng từ và loại nghiệp vụ ♦ Ngày giá trị ♦ Tên và mã Ngân hàng của các Ngân hàng có liên quan ♦ Số tiền  Người kiểm soát Người kiểm soát kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, đúng biểu mẫu,khớp đúng với chuyển tiền của khách hàng gửi vào và chữ ký của kế toán viên giao dịch, kế toán viên chuyển tiền theo đúng quy định. Nếu có sai lệch thì người kiểm soát viên phải báo lại cho kế toán viên giao dịch hoặc kế toán viên chuyển tiền. Nếu đúng, người kiểm soát ghi chữ duyệt để chuyển tiền đi. Có hai giai đoạn theo dõi của kế toán thanh toán liên hàng Qui trình kế toán Giai đoạn tiếp nhận thông tin từ khách hàng và chuyển giấy báo cho ngân hàng đến 1. Nếu khách hàng nộp UNC ngân hàng sẽ lập giấy báo Có và ghi sổ kế toán Nợ TK 4211, 4221 Có TK 5211 Tiền gửi của khách hàng tại Ngân hàng Liên hàng đi năm nay 2. Nếu khách hàng nộp UNT, ngân hàng lập giấy báo Nợ, và ghi vào sổ kế toán Nợ TK 5211 Liên hàng đi năm nay Có TK 4211,4221 Tiền gửi của khách hàng tại Ngân hàng Giai đoạn quyết toán Liên hàng: Vào thời điểm cuối năm các ngân hàng thành viên sẽ tham sẽ quyết toán liên hàng dưới sự chủ trì của HSC. Giai đoạn này có hai bước: - Chuyển số dư tài khoản: Số dư của TK 5211 sẽ được chuyển sang tài khoản 5221 - Sau khi đã kiểm tra chính xác số dư, kế toán sẽ lập giấy báo và chuyển tiêu liên hàng về cho HSC B.Kế toán tại Ngân hàng đến  Người kiểm soát: khi nhận được lệnh chuyển tiền của Ngân hàng khởi tạo qua trung tâm thanh toán phải sử dụng mật mã và chương trình để kiểm soát chữ ký điện tử của trung tâm thanh toán nhằm xác định tính đúng đắn, chính xác của lệnh chuyển tiền đến, sau đó chuyển qua mạng vi tính cho kế toán viên chuyển tiền xử lý tiếp.  Kế toán viên chuyển tiền phải in lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ điện tử ra giấy đúng số liên để sử dụng theo quy định, sau đó kiểm soát các yếu tố của lệnh chuyển tiền để xác định: − Có đúng lệnh chuyển tiền cho Ngân hàng của mình hay không? − Các yếu tố trên lệnh chuyển tiền có hợp lệ, hợp pháp và chính xác không? − Nội dung có gì nghi vấn không? Sau khi kiểm soát xong, kế toán viên chuyển tiền ký vào lệnh chuyển tiền do máy in ra và chuyển cho kế toán viên giao dịch để xử lý và hạch toán.  Kế toán viên giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra trước lại trước khi thực hiện hạch toán cho khách hàng. Qui trình kế toán: có 3 giai đoạn Giai đoạn nhận Liên hàng: Là giai đoạn nhận giấy báo Nợ hoặc giấy báo Có từ ngân hàng đi, ngân hàng đến căn cứ trên giấy báo để ghi tăng hoặc giảm tiền trên tài khoản tiền gửi cho khách hàng.  Nếu nhận được Giấy báo Có đến Nợ TK 5212 - Liên hàng đến năm nay Có TK 4211, 4221 - Tiền gửi của khách hàng tại Ngân hàng