Nội dung

www.viet-ebook.co.cc CÁC HÀM TRONG EXCEL I. DATA & TIME HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN Một số lưu ý khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel: • Excel hỗi trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900. Macitosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904. Tài liệu này được diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows. • Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập trong Regional Options của Control Panel. Mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy). Bạn có thể sửa lại thành hệ thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy). • Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi. Tên hàm DATE Công dụng Tên hàm Trả về chuỗi số đại diện cho ngày từ chuỗi văn bản đại diện cho ngày tháng. DAY Trả về thứ tự của ngày DAYS360 Tính số ngày giữa 2 mốc trong tháng từ một giá ngày tháng dựa trên cơ sở trị kiểu ngày tháng. một năm có 360 ngày. EDATE Trả về mốc thời gian xảyEOMONTH Trả về ngày cuối cùng của ra trước hoặc sau mốc tháng xảy ra trước hoặc sau chỉ định mốc chỉ định HOUR Trả về giờ của một giá MINUTE Trả vế phút của một giá trị trị kiểu thời gian. kiểu thời gian MONTH NETWORKDAYS Trả về số ngày làm việc Trả về số tháng của một trong mốc thời gian đưa ra giá trị kiểu ngày tháng. sau khi trừ đi ngày nghĩ và ngày lễ. NOW Trả về ngày giờ hiện tại SECOND Trả về số giây của một giá trị thời gian. trong hệ thống của bạn. TIME Trả về một giá trị thời TIMEVALUE Trả về một giá trị thời gian gian từ chuỗi văn bản từ một chuỗi kiểu thời gian. TODAY WEEKDAY Trả về số thứ tự của ngày Trả về ngày hiện tại trong tuần từ giá trị ngày trong hệ thống của bạn. tháng. WEEKNUM Trả về số thứ tự của WORKDAY Trả về ngày làm việc xảy ra tuần trong năm từ giá trước hoặc sau mốc thời gian trị ngày tháng. đưa ra. YEAR Trả về số năm của một YEARFRAC Trả về tỉ lệ của một khoảng giá trị ngày tháng. thời gian so với năm. 1. Date Công dụng Trả về chuỗi số tuần tự của ngày tháng. DATEVALUE Công dụng www.viet-ebook.co.cc Trả về một chuỗi hoặc một số thể hiện một ngày tháng đầy đủ. Nếu định dạng ô là General trước khi nhập hàm thì kết quả trả về là chuỗi ngày tháng. Công thức =DATE(year,month,day) year số chỉ năm, có thể có từ 1 đến 4 ký số. Microsoft Excel tự biên dịch đối số năm tùy thuộc vào đối số ngày tháng bạn đang dùng. • Nếu số năm year nằm từ 0 đến 1899 thì nó được cộng với 1900 để tính. Ví dụ year là 105 thì year được hiểu trong công thức là 2005. • Nếu 1900 =< year =< 9999 thì year chính là số năm đó • Nếu year < 0 hoặc year > 10,000 thì hàm trả về lỗi #NUM! month số chỉ tháng. Nếu số tháng lớn hơn 12 thì hàm tự quy đổi 12 = 1 năm và cộng vào year số năm tăng lên do số tháng. Ví dụ bạn month là 18, year là 2004 thì hàm tự hiểu month là 6 và year là 2005 day số chỉ ngày. Nếu số ngày lớn hơn số ngày của tháng thì hàm tự quy đổi là tăng số tháng. Vì số ngày của mỗi tháng khác nhau 28,29,30 hoặc 31 tùy thuộc vào tháng và năm nên tùy theo số tháng và năm đi kèm mà hàm sẽ quy đổi phù hợp. Lưu ý! Excel lưu trữ ngày tháng thành chuỗi số tuần tự và dùng chuỗi số này để tính toán. Quy ước ngày 01/01/1900 là mốc số 1. Vì vậy ngày 01/01/2010 đựơc hiểu là số 40179 vì sau này 01/01/1900 là 40179 ngày. Để xem kết quả hàm ở dạng số tuần tự. Vào Format - Cell. Chọn thẻ Number, chọn General trong mục Category. Date rất cần thiết khi year, moth, day cũng là những công thức không phải là hằng số. Nó giúp bạn tính toán chính xác hơn. Lưu ý đến thứ tự year, month, day trong hàm vì bạn có thể nhầm lẫn vì hiểu theo quy cách ngày của Việt Nam: day, month, year. Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn hãy copy dữ liệu bên trong bảng bên dưới vào một trang bảng tính mới và nhập công thức bên dưới vào. 1 2 A Ngày Công thức =DATE(C2,B2,A2) 2. B Tháng 40 C Năm 10 2005 Giải thích Trả về Day Công dụng Trả về thứ tự của ngày từ chuỗi ngày tháng. Công thức =DAY(serial_number) serial_number dạng chuỗi số tuần tự của ngày cần tìm. Ngày tháng này nên nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ hàm khác. Có thể bị lỗi nếu bạn nhập serial_number là một chuỗi dạng văn bản. Ví dụ www.viet-ebook.co.cc Để dễ hiểu hơn, bạn hãy copy dữ liệu bên trong bảng bên dưới vào một trang bảng tính mới và nhập công thức bên dưới vào. A B C 1 Họ và tên Ngày sinh ĐTB 2 Nguyễn Nhật Minh 10/09/1990 7.8 3 Công thức =DAY(B2) 3. Giải thích Trả về 10 Datevalue Công dụng Trả về một chuỗi số thập phân biểu thị ngày tháng được đại diện bởi chuỗi văn bản date_text. Công thức =DATEVALUE(date_text) date_text là dạng chuỗi văn bản đại diện cho ngày tháng. Ví dụ: "20/11/2005" thì chuỗi bên trong dấu nháy kép là đại diện cho ngày tháng. date_text trong Excel dành cho Windows giới hạn trong khoảng từ "01/01/1900" đến "31/12/9999" nếu quá khỏang ngày DATEVALUE sẽ trả về lỗi #VALUE!. Nếu phần năm của date_text mất thì hàm sẽ lấy năm hiện hành trong hệ thống của bạn. Thông tin về thời gian trong chuỗi được bỏ qua. Lưu ý! Để xem kết quả hàm ở dạng số thập phân. Vào Format - Cell. Chọn thẻ Number, chọn General trong mục Category. Ví dụ Để dễ hiểu bạn có thể nhập công thức bên dưới vào bất kỳ một ô trống nào trong bảng tính. Công thức Giải thích =DATEVALUE("20/11") Trả về 20/11/2005 Trả về lỗi #VALUE! vì vượt giới hạn về số =DATEVALUE("30/14/2005") tháng. 4. Days360 Công dụng Trả về số ngày giữa 2 giá trị ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày (12 tháng, mỗi tháng 30 ngày). Hàm này dùng trong một số trường hợp tính toán ước lượng trên cơ sở một năm có 360 ngày. Công thức =DAYS360(start_date,end_date,method) start_date, end_date hai mốc bắt đầu và kết thúc để tính số ngày. Nếu start_date lớn hơn end_date hàm sẽ trả về số âm. Ngày tháng start_date và end_date nên nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ công thức hoặc hàm khác. Có thể sẽ bị lỗi nếu bạn nhập nó dưới định dạng chuỗi văn bản. method giá trị logic xác định phương thức tính toán: FALSE (hoặc bỏ qua) dùng phương pháp Mỹ (NASD); TRUE dùng phương pháp Châu Âu. • Phương pháp Mỹ: Nếu start_date là 31 thì nó được chuyển thành www.viet-ebook.co.cc • ngày 30 của tháng đó. Nếu end_date là ngày 31 đồng thời start_date là ngày trước ngày 30 của tháng cùng tháng với end_date thì end_date được chuyển thành ngày 1 của tháng kế tiếp, ngược lại end_date được chuyển thành ngày 30 của tháng đó. Phương pháp Châu Âu: Nếu start_date và end_date rơi vào ngày 31 thì nó được chuyển thành ngày 30 của tháng đó. Ví dụ Để dễ hiểu bạn có thể copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính trắng và nhập công thức bên dưới vào. A 1 2 3 Ngày khởi công 01/12/2005 Công thức =DAYS360(A3,B3) 5. B Dự án khu công nghiệp Tiên Sa Ngày dự kiến hoàn thành 02/09/2006 Giải thích Trả về 271 Edate Công dụng Trả về một chuỗi số đại diện cho ngày tháng xảy ra trước hay sau mốc thời gian được chỉ định. Dùng hàm EDATE để tính ngày đáo hạn hay hết hạn trong kinh doanh. Công thức =EDATE(start_date,months) start_date ngày bắt đầu tính toán. Nên nhập ngày tháng bằng hàm DATE hoặc dùng kết quả trả về của hàm hay công thức khác. Có thể xảy ra lỗi nếu bạn nhập giá trị ngày tháng trực tiếp dưới dạng một chuỗi văn bản. months số tháng xảy ra trước hoặc sau mốc thời gian start_date. Nếu months > 0 được hiểu là sự kiện xảy ra sau, months < 0 được hiểu là sự kiện xảy ra trước mốc thời gian start_date được chỉ định. Lưu ý! Nếu xuất hiện lỗi #NAME! thì bạn cần thêm tiện ích Analysis ToolPak. Vào menu Tools - Add-in. Đánh dấu vào mục Analysis Toolpak nhấn OK. start_date là ngày tháng không hợp lệ, EDATE trả về lỗi #VALUE! months là số không nguyên, nó sẽ được làm tròn. Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn hãy copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính trắng và nhập công thức bên dưới vào. A 1 2 3 4 5 Thiết bị HDD Monitor CPU B C THỜI HẠN BẢO HÀNH CÁC THIẾT BN Ngày mua Thời hạn BH (tháng) 03/12/2005 03/12/2005 03/12/2005 12 24 36 www.viet-ebook.co.cc Công thức =EDATE(B3,C3) =EDATE(B4,C4) =EDATE(B5,C5) 6. Giải thích Trả về 03/12/2006 hoặc 39,054. Là ngày hết hạn bảo hành của thiết bị ổ cứng HDD. Trả về 03/12/2007 hoặc 39,419. Là ngày hết hạn bảo hành của màn hình (Monitor). Trả về 03/12/2008 hoặc 39,785. Là ngày hết hạn bảo hành của CPU. Eomonth Công dụng Trả về một chuỗi số đại diện cho ngày cuối cùng của tháng xảy ra trước hay sau mốc thời gian được chỉ định. Dùng hàm EOMONTH để tính ngày đáo hạn hay hết hạn trong kinh doanh. Công thức =EOMONTH(start_date,months) start_date ngày bắt đầu tính toán. Nên nhập ngày tháng bằng hàm DATE hoặc dùng kết quả trả về của hàm hay công thức khác. Có thể xảy ra lỗi nếu bạn nhập giá trị ngày tháng trực tiếp dưới dạng một chuỗi văn bản. months số tháng xảy ra trước hoặc sau mốc thời gian start_date. Nếu months > 0 được hiểu là sự kiện xảy ra sau, months < 0 được hiểu là sự kiện xảy ra trước mốc thời gian start_date được chỉ định. Lưu ý! Nếu xuất hiện lỗi #NAME! thì bạn cần thêm tiện ích Analysis ToolPak. Vào menu Tools - Add-in. Đánh dấu vào mục Analysis Toolpak nhấn OK. Nếu start_date là ngày tháng không hợp lệ, EDATE trả về lỗi #VALUE! months là số không nguyên, nó sẽ được làm tròn. Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn hãy copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính mới và nhập công thức bên dưới vào. A 1 2 3 4 5 Thiết bị HDD Monitor CPU B C THỜI HẠN BẢO HÀNH CÁC THIẾT BN Ngày mua Thời hạn BH (tháng) 03/12/2005 03/12/2005 03/12/2005 Công thức =EDATE(B3,C3) 12 24 36 Giải thích Trả về 03/12/2006 hoặc 39,054. Là ngày hết hạn bảo hành của thiết bị ổ cứng HDD. Trả về 31/12/2006 hoặc 39,082. Là ngày cuối =EOMONTH(B3,C3) cùng của tháng hết hạn bảo hành của ổ cứng (HDD). 7. Hour Công dụng Trả về giờ của một giá trị thời gian. Giờ trả về ở dạng số nguyên từ 0 (12:00 PM) đến 23 (11:00 PM). www.viet-ebook.co.cc Công thức =HOUR(serial_number) serial_number giá trị mà bạn cần tìm ra giờ. Có thể nhập giá trị này dưới dạng chuỗi văn bản. Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn hãy copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính mới và nhập công thức bên dưới vào. A 1 Thời gian 8. B LỊCH HỌC Môn học C Giáo viên Minute Công dụng Trả về số phút của một giá trị thời gian. Giờ trả về ở dạng số nguyên từ 0 đến 59. Công thức =MINUTE(serial_number) serial_number giá trị mà bạn cần tìm số phút. Có thể nhập giá trị này dưới dạng chuỗi văn bản. Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn có thể copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính trắng và nhập công thức bên dưới vào. A 1 2 3 4 Thời gian 7:30 AM 1:30 PM B LỊCH HỌC Môn học Kinh tế vĩ mô Triết học C Giáo viên Hồng Anh Tuấn Công thức Giải thích =MINUTE(A3)Trả về 30 =MINUTE(A4)Trả về 45 9. Second Công dụng Trả về số giây của một giá trị thời gian. Giờ trả về ở dạng số nguyên từ 0 đến 59. Công thức =SECOND(serial_number) serial_number giá trị mà bạn cần tìm số giây. Có thể nhập giá trị này dưới dạng chuỗi ký tự. Ví dụ www.viet-ebook.co.cc Để dễ hiểu bạn có thể copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính trắng và nhập công thức bên dưới vào. A B C 1 KẾT QUẢ BƠI 100M NAM VĐV Thời gian Kỹ lục cũ 10. Month Công dụng Trả về thứ tự của tháng từ giá trị kiểu ngày tháng. Công thức =DAY(serial_number) serial_number dạng chuỗi số tuần tự của tháng cần tìm. Ngày tháng này nên nhập bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ hàm khác. Có thể bị lỗi nếu bạn nhập serial_number là một chuỗi dạng văn bản. Ví dụ Để dễ hiểu bạn có thể copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính mới và nhập công thức bên dưới vào. A B C 1 HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH ĐTB 2 Nguyễn Nhật Minh 10/09/1990 7.8 3 Công thức =MONTH(B2) 11. Now 12. Time Giải thích Trả về 09 Công dụng Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống của bạn. Nếu định dạng ô là General trước khi hàm nhập công thức, kết quả trả về ở định dạng ngày tháng. Công thức =NOW() Lưu ý! Số bên phải trong chuỗi số thập phân đại diện cho giờ, số bên trái đại diện cho ngày tháng. Ví dụ .75 là 6 giờ tối. Hàm NOW() chỉ thay đổi khi Worksheet được tính toán lại. Nó không tự động cập nhật được. Để cập nhật nó bạn có thể viết Marco để sau một khỏang thời gian nào đó gọi hàm NOW() để nó cập nhật. Công dụng Trả về một chuỗi hoặc một số thể hiện một thời gian đầy đủ. Nếu định dạng ô là General trước khi nhập hàm thì kết quả trả về là một thời gian. Công thức =TIME(hour,minute,second) hour số từ 0 đến 32767 đại diện cho số giờ. Nếu hour lớn hơn 23 nó sẽ www.viet-ebook.co.cc được chia cho 24, phần dư được hiểu là hour. Ví dụ TIME(24,0,0) = TIME(1,0,0) minute số từ 0 đền 32767 đại diện cho số phút. Nếu minute lớn hơn 59 nó sẽ được chia cho 60, phần dư là minute. second số từ 0 đền 32767 đại diện cho số giây. Nếu second lớn hơn 59 nó sẽ được chia cho 60, phần dư là second. Lưu ý! Excel lưu trữ ngày tháng thành chuỗi số tuần tự và dùng chuỗi số này để tính toán. Quy ước ngày 01/01/1900 là mốc số 1. Vì vậy ngày 01/01/2010 đựơc hiểu là số 40179 vì sau này 01/01/1900 là 40179 ngày. Cách hiển thị thời gian tương tự như cách hiển thị ngày. Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn hãy copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính mới và nhập công thức bên dưới vào. A C 1 Giờ Phút Giây 2 12 15 50 Công thức =TIME(A2,B2,C2) 13. B Giải thích Trả về 12:15 PM Year Công dụng Trả về năm của một giá trị hoặc chuỗi đại diện cho ngày tháng. Công thức =YEAR(serial_number) serial_number dạng chuỗi hoặc số thập phân đại diện ngày tháng mà bạn cần tìm số năm của nó. Giá trị này nên được nhập bằng hàm DATE hoặc là kết quả các công thức hoặc hàm khác. Có thể bị lỗi nếu bạn nhập serial_number là một chuỗi dạng văn bản. Ví dụ Để dễ hiểu bạn có thể copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính trắng và nhập công thức bên dưới vào. A 1 2 3 HỌ VÀ TÊN Nguyễn Nhật Minh Võ Tấn Tuấn B NGÀY SINH 10/09/1990 08/10/1991 C ĐTB 7.8 5.6 Công thức Giải thích =YEAR(B2) Trả về 1990. =YEAR(B3)>YEAR(B2)Trả về TRUE. 14. Today Công dụng Trả về ngày hiện tại trong hệ thống của bạn. Nếu định dạng ô là General trước khi hàm nhập công thức, kết quả trả về ở định dạng ngày tháng. www.viet-ebook.co.cc Công thức =TODAY() Lưu ý! Hàm NOW() trả về định dạng ngày tháng và thời gian hiện tại, Hàm TODAY() chỉ trả về ngày tháng hiện tại. 15. Timevalue Công dụng Trả về một chuỗi số biểu thị thời gian được đại diện bởi chuỗi văn bản time_text. Số thập phân là một dãy số từ 0 đến 0.999999999 đại diện cho thời gian từ 0:0:0 (12:00:00 AM) đến 23:59:59 (11:59:59 PM). Công thức =TIMEVALUE(time_text) time_text là dạng chuỗi văn bản đại diện cho thời gian. Ví dụ: "12:05 PM" Lưu ý! Để xem kết quả hàm ở dạng số thập phân. Vào Format - Cell. Chọn thẻ Number, chọn General trong mục Category. Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn hãy nhập công thức sau vào một ô trống bất kỳ trong bảng tính. Công thức Giải thích =TIMEVALUE("21:10") Trả về 0.875 là chuỗi số đại diện cho thời gian. 16. Weekday Công dụng Trả về thứ tự của ngày trong tuần của định dạng ngày tháng chỉ ra. Công thức =WEEKDAY(serial_number,return_type) serial_number chuỗi số đại diện cho ngày tháng cần tìm. return_type Xác định kiểu giá trị trả về. Cụ thể như sau: • return_type = 1 (hoặc không nhập): hàm WEEKDAY trả về 1 là Sunday (Chủ nhật), 7 là Saturday (Thứ 7). • return_type = 2: WEEKDAY trả về 1 là Monday (Thứ 2), 7 là Sunday (Chủ nhật) • return_type = 3: WEEKDAY trả về 0 là Monday (Thứ 2), 6 là Sunday (Chủ nhật) Ví dụ Công thức Giải thích =WEEKDAY("02/09/2005")Trả về 6. Vậy ngày lễ Quốc khánh năm 2005 rơi vào ngày thứ 6 trong tuần. 17. Weeknum Công dụng Trả về thứ tự của tuần trong năm dựa vào ngày tháng bạn đưa ra. Công thức =WEEKNUM(serial_number,return_type) serial_number chuỗi số đại diện cho ngày tháng. Ngày tháng cần nhập vào công thức bằng hàm DATE hoặc kết quả trả về từ công thức hoặc hàm khác. www.viet-ebook.co.cc return_type Xác định tuần bắt đầu từ ngày nào. Cụ thể như sau: • return_type = 1 (hoặc không nhập): tuần bắt đầu từ thứ 2. • return_type = 2: tuần bắt đầu từ Chủ nhật. Ví dụ Công thức Giải thích =WEEKNUM("02/09/2006")Trả về 35. Vậy ngày lễ Quốc khánh năm 2006 rơi vào tuần thứ 35 của năm 2006. 18. Workday Công dụng Trả về ngày làm việc xảy ra trước hoặc sau ngày bạn chỉ định và trừ đi những ngày nghỉ, và ngày lễ được liệt kê. Dùng WORKDAY để tính ngày kết thúc công việc rất hữu ích. Công thức =WORKDAY(start_date,days,holidays) start_date ngày bắt đầu tính toán. days số làm việc trước hoặc sau ngày start_date. Nếu days > 0 thì tính cho sự kiện ở tương lai. Nếu days < 0 tính cho sự kiện đã xảy ra. holidays danh sách các ngày lễ đặc biệt do đơn vị, hoặc pháp luật quy định. Lưu ý! Nếu một trong các tham số không hợp lệ WORKDAY trả về lỗi #VALUE! start_date cộng với days là thành một giá trị ngày tháng không hợp lệ hàm trả về lỗi #NUM!. Nếu days không nguyên nó sẽ đươc làm tròn. Nếu xuất hiện lỗi #NAME! thì bạn cần thêm tiện ích Analysis ToolPak. Vào menu Tools - Add-in. Đánh dấu vào mục Analysis Toolpak nhấn OK. Ví dụ Để dễ hiểu hơn, bạn copy dữ liệu bên trong bảng sau vào một trang bảng tính mới và nhập công thức bên dưới vào. A B C 1 DỰ ÁN KHU DU LNCH 2 Số ng/công cần thực Ngày khởi công Số CN 3 hiện 4 10/05/2006 120 30000 5 Các ngày nghĩ quy định 6 Quốc khánh 02/09/2006 7 Tết DLịch 01/01/2007 8 Tết Nguyên Đán 18/02/2007 9 19/02/2007 10 20/02/2007 11 Công thức Giải thích