Nội dung

Người hiện: Phạm Văn BÁT MinhXÁT ỦY BANthực NHÂN DÂN HUYỆN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Chức PHÒNG vụ GIÁO:DỤC Cán VÀ bộ ĐÀO TẠO SKKN: Thống kê, TỔNG tổng hợp dữHỢP Excell sử dụng file "Emis.xla" THỐNG KÊ, DỮ LIỆU EXCEL Đơn vị công tácliệu : Phòng GD&ĐT Lương Tài SỬ DỤNG FILE "EMIS.XLA" 1 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" MỤC LỤC Nội dung Phần I. Mở đầu 1. Lý do chọn sáng kiến kinh nghiệm 2. Mục đích nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm 3. Phương pháp nghiên cứu 4. Phạm vi nghiên cứu 5. Điểm mới trong sáng kiến kinh nghiệm Phần II: Nội dung Chương 1: Cơ sở khoa học của sáng kiến 1.1 Cơ sở lý luận: 1.2 Cơ sở thực tiễn Chương 2: Thực trạng mà vấn đề sáng kiến đề cập đến 2.1. Thuận lợi 2.2. Khó khăn Chương 3: Những giải pháp (biện pháp) mang tính khả thi Chương 4: Kiểm chứng các giải pháp đã triển khai của sáng kiến 4.1 Hướng dẫn cài đặt và sử dụng file Emis.xla vào thống kê số liệu Trang 3 3 6 8 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 13 13 4.1.1 Cài đặt 13 4.1.2 Thực hiện tính tổng 15 4.2 Hiệu quả của sáng kiến 16 Phần III. Kết luận 17 Tài liệu tham khảo 18 2 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" PHẦN I: MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn sáng kiến kinh nghiệm Việc thống kê và tổng hợp số liệu trên bảng tính Excell đối với cơ quan Phòng Giáo dục & Đào tạo, các đơn vị trường học và một số cơ quan thường xuyên phải tổng hợp số liệu từ các cấp, các ban ngành, đoàn thể và của các đơn vị trực thuộc là một công việc rất phức tạp và đòi hỏi người làm thống kê phải có kỹ thuật sử dụng máy tính nhất là năng lực sử dụng Excell. Đối với Phòng GD&ĐT Lương Tài, thường xuyên phải tổng hợp số liệu, thông tin từ 51 đơn vị trường học không phải là đơn giản, nhất là nhiều thời điểm số liệu phải tổng hợp trong thời gian ngắn, báo cáo khẩn, cần độ chính xác cao. Đối với thống kê trên một số biểu mẫu đơn giản (Biểu mẫu ít dòng, ít cột, ít ô...) thì tương đối đơn giản. Đối với các loại biểu mẫu này ta có thể sử dụng liên kết thông thường trên một bảng tính hoặc lập công thức giữa các Sheet, các file hoặc cộng thông thường trên Excell. Đối với một số biểu mẫu phức tạp việc sử dụng liên kết thông thường trên một bảng tính Excell hoặc lập công thức giữa các Sheet, các File hoặc cộng thông thường trên Excell là không khả thi vì một bảng tính Excell chỉ có 256 cột, 65536 dòng. Khi đó, việc thực hiện tổng hợp sẽ gặp các khó khăn chính như sau: + Nếu số cột trong một biểu mẫu nhiều: Số cột trong bảng tính Excell sẽ không đủ; trong trường hợp nếu đủ việc thiết lập công thức tính tổng sẽ rất khó khăn, dễ nhầm lẫn... + Nếu số dòng trong một biểu mẫu quá lớn: Việc liên kết bằng công thức để tính tổng sẽ rất khó để kiểm soát độ chính xác, mất nhiều thời gian; Khi nhập số liệu cũng sẽ gặp không ít khó khăn khi tìm đúng đơn vị mình đã đặt tên để 3 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" nhập (Huyện Lương Tài có 51 đơn vị trường học từ cấp học mầm non đến THCS). Qua thời gian được lãnh đạo Phòng GD&ĐT phân công phụ trách công tác thống kê, tổng hợp của cơ quan cũng không ít lần tôi gặp phải khó khăn khi tổng hợp số liệu từ các đơn vị trường học. Tôi luôn trăn trở để tìm ra phương pháp thuận tiện trong công việc của mình, kịp với yêu cầu các cấp giao cho về công tác thống kê, tổng hợp xây dựng báo cáo đảm bảo tiến độ thời gian. Để thuận tiện hơn trong công việc của mình và hỗ trợ một số bộ phận khác trong quá trình tổng hợp số liệu trên Excell tôi đã đi sâu vào nghiên cứu, phát triển và viết nên sáng kiến kinh nghiệm "Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file Emis.xla". 4 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" (Một ví dụ biểu mẫu thống kê giữa năm học bậc mầm non) 5 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" (Một ví dụ biểu mẫu thống kê giữa năm học bậc tiểu học) 2. Mục đích nghiên cứu sáng kiến kinh nghiệm Phát triển công cụ EMIS.XLA (Đây là công cụ để tổng hợp số liệu từ Hồ sơ trường của huyện báo cáo Sở GD&ĐT, của Sở GD&ĐT báo cáo Bộ GD&ĐT của Dự án Srem do Ủy ban Châu Âu tài trợ) để áp dụng vào những biểu mẫu thống kê phức tạp khác. 6 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" 7 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" (Một vài ví dụ biểu trong hồ sơ trường) Vận dụng công cụ EMIS.XLA đã phát triển được, cài đặt trên máy tính và ứng dụng vào các biểu mẫu thống kê để tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng hơn. 3. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận và thực trạng về công tác thống kê, tổng hợp; tài liệu liên quan đến Excell. Nghiên cứu thực tiễn trực tiếp trên "Hồ sơ trường" của Dự án Srem do Ủy ban Châu Âu tài trợ (Các kỳ đầu năm, giữa năm và cuối năm học); trực tiếp trên Excell; trực tiếp trên một số biểu mẫu thống kê quy định của ngành. Nghiên cứu cách cải tiến một công cụ phù hợp với yêu cầu công việc. 8 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" 4. Phạm vi nghiên cứu "Hồ sơ trường" của Dự án Srem do Ủy ban Châu Âu tài trợ (Các kỳ đầu năm, giữa năm và cuối năm học). Một số nghiệp vụ liên quan đến Excell; các biểu mẫu thống kê theo yêu cầu của ngành. Nghiên cứu xoay quanh công cụ Emis.xla, cài đặt và thực hành trên nhiều biểu mẫu khác nhau. 5. Điểm mới trong sáng kiến kinh nghiệm Cải tiến một công cụ sẵn có thành công cụ hữu ích trong công việc của mình, đáp ứng được yêu cầu và hiệu quả công việc. 9 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" PHẦN II: NỘI DUNG Chương 1: Cơ sở khoa học của sáng kiến 1.1. Cơ sở lý luận: Ngay từ khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển, việc thống kê số liệu của các cấp các ngành hầu hết được sử dụng bằng văn bản viết tay. Trong những năm gần đây khi công nghệ thông tin chưa phát triển mạnh, việc sử dụng máy tính của các cơ quan còn ít, trình độ tin học của cán bộ còn hạn chế, chưa có những phần mềm, công cụ hỗ trợ nên còn gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thống kê. Đến nay, khi công nghệ thông tin đã là một công cụ giúp cho con người rất nhiều trong công việc nói chung và công tác thống kê số liệu nói riêng; hơn nữa, con người đã tạo ra được rất nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích để hỗ trợ trong từng công việc cụ thể. Đặc biệt là bảng tính Excell là giải pháp tối ưu cho từng con số, cho việc tính tổng như đúng tên gọi "bảng tính". Tuy nhiên, chí có máy tính, chỉ có "bảng tính Excell" để thống kê thôi là chưa đủ. Như đã nêu ở phần "Lí do chọn sáng kiến kinh nghiệm", bảng tính Excell "đơn thuần" chỉ sử dụng trên các biểu mẫu đơn giản, hoặc khi chỉ có ít file cần tổng hợp. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả của công tác thống kê chúng ta cần đổi mới cách thực hiện dựa trên những tiện ích của công nghệ thông tin. Vậy vấn đề cần đặt ra ở đây là: + Làm thế nào để tổng hợp số liệu thống kê một cách dễ ràng, thuận lợi, nhanh chóng? + Đây có phải vấn đề "chăm hay không bằng tay quen", "cần cù bù thông minh" hay nên làm mọi việc sớm để kịp tiến độ thời gian báo cáo hay không? (*) Thống kê số liệu có rất nhiều loại biểu mẫu khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp; từ ít đến nhiều đơn vị đơn vị thành phần không thể áp dụng triệt để giả thuyết (*) được. 10 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" Do đó, việc phải sử dụng một công cụ hỗ trợ nào đó trong công tác thống kê số liệu trên bảng tính Excell là rất cần thiết đối với cá nhân tôi và những người làm công tác thống kê khác. 1.2. Cơ sở thực tiễn: Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực trạng về công tác thống kê, tổng hợp đối với các bộ phận chuyên môn Phòng GD&ĐT, đặc biệt là bộ phận thống kê (bộ phận được phân công phụ trách). Nghiên cứu thực tiễn trên "Hồ sơ trường" và cách ứng dụng file "Emis.xla" để tổng hợp các file hồ sơ của từng trường. Nghiên cứu các tiện ích trên Excell. Phát triển công cụ EMIS.XLA để áp dụng vào những biểu mẫu thống kê Excell phức tạp khác. Chương 2: Thực trạng vấn đề mà sáng kiến đề cập đến 2.1. Thuận lợi Bản thân là một kế toán của trường được đào tạo là kế toán đã từng qua công tác thống kê ở nhà trường nên cũng đã hiểu tương đối rõ các hoạt động của nhà trường. Được Phòng GD&ĐT trưng tập mỗi khi có công việc liên quan nhiều đến các số liệu, tổng hợp dữ liệu...; Tham gia một số Dự án của Bộ GD&ĐT (BCEP, SREM, Dự án THCS vùng khó...) đây là những Dự án sử dụng rất nhiều các biểu mẫu thống kê, xây dựng kế hoạch bằng Excell, cũng như các phần mềm, công cụ, tiện ích hỗ trợ. Tất cả các yếu tố trên đã giúp tôi có được một số kiến thức nhất định về công nghệ thông tin, internet ...nói chung và sử dụng "bảng tính Excell" nói riêng. Được tiếp cận với nhiều phần mềm, công cụ, tiện ích và được học một số mẹo nhỏ trên nền công nghệ thông tin. 11 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" 2.2. Khó khăn Không được đào tạo trình độ tin học cơ bản nên nhiều thuật ngữ cũng như thao tác các lệnh trên máy tính gặp rất nhiều khó khăn. Do đó, trong mỗi thao tác, mỗi phần công việc tôi lại phải tự học hỏi, tự nghiên cứu để biết cách làm việc, thao tác trên máy tính. Việc phải tiếp cận hệ thống các biểu mẫu trong mỗi kỳ thống kê, các tiện ích một cách bất ngờ cũng làm bản thân lúng túng do chưa có nhiều kinh nghiệm. Cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên của nhiều trường còn hạn chế trong việc sử dụng máy tính, nhất là sử dụng hệ thống các mẫu biểu Excell; đưa các ký tự không phù hợp vào biểu mẫu hoặc chỉnh sửa mẫu biểu không đúng quy định làm mất ô, mất cột; thống kê không đủ số liệu, thừa thông tin, hiểu sai ý nghĩa câu hỏi....nên việc tổng hợp rất khó khăn ("bảng tính Excell" là tính những con số đơn thuần, yêu cầu phải chính xác). Chương 3: Những giải pháp (biện pháp) mang tính khả thi - Nghiên cứu những nguyên tắc cơ bản của hoạt động thống kê hiện nay (gồm có 7 nguyên tắc cơ bản): + Thứ nhất: Bảo đảm tính trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời trong việc điều tra, báo cáo, tổng hợp, công bố thông tin thông kê. + Thứ hai: Bảo đảm tính độc lập về chuyên môn nghiệp vụ thống kê. + Thứ ba: Thống nhất về chỉ tiêu, biểu mẫu, phương pháp tính, bảng phân loại, đơn vị đo lường, niên độ thống kê và bảo đảm so sánh quốc tế. + Thứ tư: Không trùng lắp, chồng chéo giữa các cuộc điều tra, báo cáo. + Thứ năm: Công khai về phương pháp thu thập, tổng hợp, công bố thông tin thống kê. + Thứ sáu: Bảo đảm quyền bình đẳng trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin thống kê nhà nước đã được công bố công khai. 12 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" + Thứ bảy: Những thông tin thống kê về từng tổ chức, cá nhân chỉ được sử dụng cho mục đích tổng hợp thống kê. - Nghiên cứu một số nguyên tắc hoạt động của bảng tình Excell, thực hành nhiều trên Excell nhất là các biểu mẫu tôi thường phải thực hiện trong mỗi năm học. Thực hành công cụ Emis.xla vào một số biểu mẫu đơn giản, kiểm tra mức độ chính xác khi tổng hợp số liệu; sau đó dần đưa vào các biểu mẫu phức tạp hơn. Qua các bước kiểm tra, cuối cùng tôi đã vận dụng vào hầu hết công việc khi phải thực hiện tổng hợp số liệu từ các đơn vị trường học đối với các biểu mẫu phức tạp. Chương 4: Kiểm chứng các giải pháp đã triển khai của sáng kiến 4.1 Hướng dẫn cài đặt và sử dụng file Emis.xla vào thống kê số liệu 4.1.1 Cài đặt - Copy file Emis.xla vào thư mục cần thiết trên máy - Mở Excel - Cài đặt công cụ tính tổng: Tools -> Add-Ins -> Browse -> chọn file emis.xla vừa copy vào máy như sau: B1 B2 13 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" B3 B4 B5 B6 B7 B8 - Thiết lập Excel để chạy được macro: Tools -> Macro -> Security – Low, như sau: 14 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" B1 B2 Oke và thoát khỏi Excel B3 B4 4.1.2. Thực hiện tính tổng - Chuẩn bị các file dữ liệu Excell của các trường cùng cấp trong 1 thư mục - Mở một file biểu mẫu trống (file tổng hợp) để thực hiện tính tổng - Bấm Cltl – J để chọn file excel của các đơn vị cần tính - Mở thư mục và chọn các file để tính (bấm Ctlr – A để chọn tất cả các file) - Bôi đen khu vực cần tính tổng (chú ý chỉ bôi đen những ô (vùng) được phép nhập dữ liệu) 15 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" - Bấm Ctrl – M chương trình sẽ tự động tính tổng của tất cả các file đã chọn tại mục 4 các ô đã được bôi đen - Tiếp tục lại bước 5 cho đến hết Sau đó ta sẽ được các 1 bảng tính là bảng cộng dồn dữ liệu của các đơn vị từ các biểu mẫu Excell. * Chú ý: - Biểu mẫu thống kê của các đơn vị phải giống nhau 100% (cùng mẫu). - Chỉ nhập liệu vào phần cần tính tổng là số; không sử dụng chữ, dấu câu hoắc các ký hiệu khác. - Trong trường hợp bị báo lỗi khi tính tổng, kiểm tra: + Các file không cùng mẫu. + Bôi đen phần cần tính tổng nhiều quá. + Trong biểu mẫu (những phần cho phép nhập số liệu) có các ký tự khác ngoài chữ số. 4.2. Hiệu quả của sáng kiến Sáng kiến kinh nghiệm đã hỗ trợ tôi rất nhiều trong việc thổng kê, tổng hợp số liệu trên biểu mẫu Excell, thời gian hoàn thành một công việc nhanh gấp từ 5 – 7 lần so với cách thông thường. Đặc biệt là số liệu chính xác đến 100%, không mất thời gian, tránh mệt mỏi trong công việc. Hiệu quả của nó còn lớn hơn khi tôi cần thiết phải có những số liệu để báo cáo gấp mà chưa kịp tổng hợp các biểu mẫu từ các trường học gửi về; chỉ cần sử dụng file Emis.xla ta sẽ có kết quả trong thời gian rất ngắn. Sáng kiến có thể áp dụng đối với tất cả các ngành, công việc cần tổng hợp từ các biểu mẫu Excell. 16 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" PHẦN III: KẾT LUẬN Qua qua trình công tác tôi thấy rằng việc thống kê, tổng hợp số liệu trên biểu mẫu Excell (trên các biểu mẫu phức tạp) đối với nhiều cán bộ, giáo viên, nhân viên còn gặp rất nhiều khó khăn. Qua được thực hành nhiều trên Excell và trên thực tế học hỏi qua đồng nghiệp, tôi đã rút ra kinh nghiệm rằng trong thời đại công nghệ thông tin việc sử dụng các tiện ích của nó để vận dụng vào công việc của mình là rất cần thiết, nó giúp ta hoàn thành công việc một cách dễ ràng hơn, nhanh chóng và chính xác hơn. Với việc hoàn thành sáng kiến kinh nghiệm này tôi đã có một công cụ hữu ích để vận dụng chính vào công việc của mình (Thống kê, tổng hợp, kế hoạch); công cụ đó đã giúp tôi tiết kiệm được nhiều thời gian, đo đó công việc cũng thuận lợi hơn, mức độ chính xác cao hơn. Tuy nhiên, do trình độ về công nghệ thông tin có hạn nên việc sử dụng các câu từ trong sáng kiến có thể còn chưa thực sự đúng với ngôn ngữ chuyên ngành; việc cài đặt trên máy tính còn phức tạp, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các đồng chí để SKKN này được hoàn thiện hơn./. 17 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" PHẦN 4: PHỤ LỤC - Tài liệu tham khảo 1. Tài liệu tập huấn phần mềm VEMIS do Dự án Srem của Liên minh Châu Âu cung cấp. 2. Luật Thống kê đã được Quốc hội khoá XI thông qua tại kỳ họp thứ 3 ngày 17/6/2003 và được Chủ tịch nước ký lệnh công bố số 13/L/CTN ngày 266-2003, luật có hiệu lực thi hành từ 01/01/2004. 3. Tiện ích Excell. 18 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. XÁC NHẬN CỦA CHỦ TỊCH CÔNG ĐOÀN ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. 19 SKKN: Thống kê, tổng hợp dữ liệu Excell sử dụng file "Emis.xla" 20