Nội dung

CHƯƠNG 7 TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, CUỘC HỌP, CHUYẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TỔ CHỨC CUỘC HỌP TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  I.1 khái niệm  Hội nghị, hội thảo ở các doanh nghiệp là những cuộc tiếp xúc trên diện rộng với nhiều thành phần tham dự trong khoảng thời gian tương đối dài nhằm tổng kết đánh giá kết quả hoạt động hay trình bày và thảo luận những vấn đề sản xuất kinh doanh. I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  Hội nghị công nhân viên chức  Hội nghị cổ đông  Hội nghị khách hàng  Hội thảo về sản phẩm  Hội thảo khoa học kỹ thuật công nghệ I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2. Các bước tổ chức và điều hành hội nghị hội thảo  2.1 Lập kế hoạch hội nghị hội thảo  Tên và mục đích của hội nghị, hội thảo.  Thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội thảo.  Thành phần tham dự hội nghị, hội thảo.  Địa điểm tổ chức chính và các địa điểm sinh hoạt của hội nghị, hội thảo.  Nội dung cơ bản của hội nghị, hội thảo.  Dự trù kinh phí tổ chức và các nguồn kinh phí chính I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ      2.2 Chuẩn bị hội nghị Thành lập ban tổ chức hội nghị, hội thảo Xác định mục đích, nội dung hội nghị hội thảo Qui định thành phần tham gia hội nghị Xác định thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội thảo  Lựa chọn địa điểm và trang trí phòng hội nghị  Làm giấy mời và in ấn những tài liệu phục vụ hội nghị  Chuẩn bị lực lượng thư ký và phục vụ hội nghị I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.3 Tiến hành hội nghị  Đón khách  Giới thiệu đại biểu và thành phần tham dự  Điều hành hoạt động của hội nghị  Chỉ đạo việc thực hiện ghi chép biên bản  Thực hiện những thủ tục kết thúc hội nghị I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ  2.4 Công việc sau hội nghị  Hoàn thành những văn bản cần thiết của hội nghị  Triển khai các quyết định, nghị quyết đã thông quan trong đại hội  Thực hiện những công văn hành chính gửi cho các cấp lãnh đạo đã chỉ đạo hội nghị  Lập bảng thanh toán chi tiết những chi phí của hội nghị II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP  1. Khái niệm  Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người có trách nhiệm nhằm thực hiện việc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của doanh nghiệp  Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản trị của mình II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP             2. Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp 2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp Mục đích và yêu cầu cuộc họp là gì ? Thành phần tham dự cuộc họp là ai ? Thời gian và địa điểm thích hợp cho cuộc họp ? Cần gửi thông tin và chương trình cho các thành viên không? Các phương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì ? Các nội dung bố trí ra sao ? Có cần thảo luận nội dung trước hay không ? Cần thư ký cuộc họp hay không ? Cần các thức uống hay đồ ăn gì ? Các phương tiện phục vụ cuộc họp ? II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP           2.2 Điều hành cuộc họp Hãy chăm chú lắng nghe. Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng. Nêu những vấn đề quan trọng cần giải quyết. Tóm tắt những việc đã thảo luận và đạt sự nhất trí. Luôn có những số liệu chính xác và rõ ràng. Giữ cho cuộc họp liên tục không bị ngắt quãng. Bình tĩnh và chủ động, biết kiềm chế cảm xúc. Giảm tối đa việc trao đổi riêng trong cuộc họp. Tôn trọng và hợp tác với các thành viên.