Nội dung

Chương 3 TỔ CHỨC DỰ ÁN 01/31/22 Chương 3 1 Nội dung chương Các hình thức tổ chức DA Lựa chọn hình thức tổ chức DA 01/31/22 Chương 3 2 Các hình thức tổ chức DA Tổ chức DA theo chức năng Hình thức tổ chức DA thuần tuý Hình thức tổ chức DA theo ma trận 01/31/22 Chương 3 3 Các hình thức tổ chức DA Tổ chức DA theo chức năng Giám đốc Phó Giám đốc Marketing Phó Giám đốc Sản xuất Phó Giám đốc Tài chính Phó Giám đốc Nhân sự PM dự án A PM dự án B PM dự án C PM dự án D - Sản xuất - Tài chính - Nhân sự -... - Sản xuất - Tài chính - Nhân sự -... - Sản xuất - Tài chính - Nhân sự -... - Sản xuất - Tài chính - Nhân sự -... 01/31/22 Chương 3 4 Tổ chức DA theo chức năng Ưu điểm Nhược điểm Năng lực kỹ thuật Phát triển và duy trì năng lực kỹ thuật trong lĩnh vực chuyên môn Tác động tương hỗ giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh vực Nhận thức chọn lọc, thiếu cái nhìn tổng thể Khó khăn trong việc tích hợp nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau: có thể gây mâu thuẫn Mục tiêu Tập trung vào mục tiêu của chức năng Theo đuổi mục tiêu dài hạn Dễ dàng đi đến thống nhất giữa các mục tiêu nội bộ Mâu thuẫn về mức độ uư tiên với các hoạt động chức năng khác Khó cân nhắc giữa các ràng buộc chất lượng-thời gian-chi phí Không có người chịu trách nhiệm toàn bộ về mục tiêu của dự án Quản lý đóng vai trò phụ so với kỹ thuật. Tính ổn định Quan hệ theo chiều dọc rõ ràng Xác định rõ các vai trò và trách nhiệm Gia tăng hiệu quả do chuyên môn hóa và tiêu chuẩn hóa Các mối quan hệ giữa các cá nhân ổn định Con đường nghề nghiệp được xác lập rõ Khuyến khích tinh thần học tập của tổ chức Khó khăn trong thích ứng với các thay đổi Luân chuyển thông tin nội bộ gặp nhiều khó khăn Ra quyết định chậm chạp Kiểm soát Kiểm soát chất lượng và hiệu quả dễ dàng Linh hoạt và tận dụng lợi thế quy mô trong sử dụng lao động 01/31/22 Khó kiểm soát biến số thời gian Giới hạn trong mối liên hệ với bên ngoài Thiếu sự quan tâm đến khách hàng Năng lực quản lý của nhân viên bị hạn chế Chương 3 5 Các hình thức tổ chức DA  Hình thức tổ chức Giám đốc DA thuần tuý Phó Giám đốc chương trình Phó Giám đốc Sản xuất Phó Giám đốc Tài chính Phó Giám đốc Nhân sự - Sản xuất - Tài chính - Nhân sự -... PM, dự án A Ưu điểm Nhược điểm Xác định rõ ràng trách nhiệm của toàn bộ dự án Ra quyết định nhanh chóng Các cấp truyền thông giảm bớt, truyền thông nhanh và chính xác hơn Hệ thống tích hợp tốt Mối liên hệ trực tiếp giữa các chuyên môn khác nhau Ưu tiên rõ ràng Cân nhắc hiệu quả giữa chất lượng, thời gian và chi phí Định hướng khách hàng Định hướng kết qủa Trùng lắp các nỗ lực và nguồn lực Hạn chế trong phát triển và tích lũy các kiến thức và kinh nghiệm (know-how) Không ổn định về công việc (employment) Có xu hướng hy sinh chất lượng kỹ thuật cho những biến số hiện hữu hơn như tiến độ và chi phí Dễ phát sinh không nhất quán với hệ thống quản lý, các chính sách và thủ tục với tổ chức mẹ 01/31/22 Chương 3 6 Các hình thức tổ chức DA Hình thức tổ chức DA theo ma trận Giám đốc Phó Giám đốc chương trình PM 1 01/31/22 Phó Giám đốc Sản xuất Phó Giám đốc Tài chính Phó Giám đốc Nhân sự 3 1/2 1 PM 2 2 1 1/2 PM 3 1½ 2 Chương 3 1 7 Các hình thức tổ chức DA Hình thức tổ chức DA theo ma trận Ưu điểm – DA trở thành tâm điểm – Năng lực chuyên môn – Linh hoạt – Nhân viên DA ít lo lắng khi DA kết thúc – Nhất quán với tổ chức mẹ – Cân đối nguồn lực giữa các DA 01/31/22 Nhược điểm – Mâu thuẫn giữa PM và FM – Khó kiểm soát nguồn lực – Vi phạm qui tắc thống nhất chỉ huy Chương 3 8 Lựa chọn hình thức tổ chức DA Các yếu tố DA Các yếu tố tổ chức Lựa chọn hình thức tổ chức DA Các buớc lựa chọn hình thức tổ chức DA 01/31/22 Chương 3 9 Lựa chọn hình thức tổ chức DA Các yếu tố tổ chức – Mức sẵn sàng của các nguồn lực – Hệ thống quản lý của tổ chức mẹ – Văn hoá của tổ chức mẹ Các mẫu mô hình và hành vi hỗ trợ quản lý dự án Các mẫu mô hình và hành vi cản trở thành công của dự án Truyền thông mở và dịch chuyển thông tin tự do Truyền thông hai chiều thường xuyên Có khả năng và sẵn sàng chịu trách nhiệm khi ra quyết định Linh hoạt Hợp tác Đón đầu, sẵn sàng khởi xướng hoặc chấp nhận rủi ro Sẵn sàng trao đổi hoặc đương đầu giữa các ý tưởng Chịu trách nhiệm về kết quả Trung thành với dự án Hành vi chịu chi phối bởi nhu cầu dự án (làm việc thêm giờ, vào buổi tối, cuối tuần) 01/31/22 Truyền thông kín và dòng dịch chuyển thông tin giới hạn Truyền thông đi theo tuyến mệnh lệnh Tuân theo tiến trình gồm nhiều bước, nhiều người Cứng nhắc Mâu thuẫn, xung đột quyền lực Phản ứng, chờ đợi nhiệm vụ (hoặc sự thông qua) Né tránh, chấp nhận mệnh lệnh “cấp trên luôn đúng” Tránh trách nhiệm Trung thành với đơn vị chức năng Hành vi chịu chi phối bởi luật lệ (giờ hành chính) Chương 3 10 Lựa chọn hình thức tổ chức DA Các yếu tố DA – Tầm quan trọng của chiến lược DA – Qui mô DA – Tính mới mẻ của DA và nhu cầu đổi mới – Nhu cầu tích hợp – Mức độ phức tạp của môi trường – Mức độ khắc khe về ngân sách và thời gian – Ổn định trong sử dụng các nguồn lực 01/31/22 Chương 3 11 Lựa chọn hình thức tổ chức DA  Các bước lựa chọn hình thức tổ chức DA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Xác định mục tiêu lựa chọn Xác định những nhiệm vụ then chốt và định vị trong tổ chức mẹ Sắp xếp các nhiệm vụ then chốt theo trình tự và phân chia chúng thành các gói công việc Xác định những đơn vị tổ chức có thể thực hiện các gói công việc và những đơn vị liên quan Đánh giá các yếu tố môi trường tổ chức và yếu tố dự án Xem xét tất cả các yếu tố này và đánh giá về mức độ tự chủ mong muốn của dự án. Từ đó đưa ra quyết định nên thiết lập dự án thành một đơn vị độc lập hay không. Quyết định lựa chọn phải dựa trên cơ sở đánh giá hệ thống hiện tại 01/31/22 Chương 3 12 Lựa chọn hình thức tổ chức DA Vai trò và vị trí của PM Kiểm soát nguồn lực của PM Kiểm soát của PM đối với nội dung của DA Mức độ tự chủ trong hoạt động 01/31/22 Chương 3 13