Nội dung

Outline & data consolidate Outline để hiển thị bảng tính hay báo cáo theo các mức chi tiết khác nhau. Ví dụ với một báo cáo bán hàng bạn muốn in mức chi tiết khác biệt tuỳ vào việc báo cáo để gửi cho ai. Với tính năng outline ta có thể tạo đến tám cấp chi tiết theo hàng hay cột Consolidate để tổng hợp dữ liệu từ nhiều vùng giống nhau. Ví dụ tổng hợp các báo cáo bán hàng hàng tháng thành quý, và hàng quý thành năm. Outline Tạo outlines bằng tay Có thể tạo outline tự động hoặc bằng tay. Bạn cần tạo ouline bằng tay nếu dữ liệu đợc tổ chức theo cách mà Excel không thể hiểu đợc. Nhìn chung bạn nên tổ chức bảng tính sao cho các hàng tổng hợp nằm dới các hàng chi tiết và cột tổng hợp nằm bên phải của cột chi tiết. Bạn có thể áp dụng định dạng đậm hay nghiêng cho các hàng tổng hợp để nhấn mạnh, dù điều này không bắt buộc cho tính năng outline. 1. Chọn các ô trong các hàng, hay cột mà bạn định outline. Chọn đến nhng không bao gồm ô chứa công thức tổng hợp. Nếu các hàng hay cột chỉ chứa dữ liệu cần outline, bạn có thể chọn cả các hàng hay cột cần nhóm. 2. Để nhóm các mục theo một cấp, gọi Data, Group và Outline, Group. Cửa sổ Group xuất hiện. 3. Trong cửa sổ Group, chọn Rows hay Columns, tuỳ theo mục đích của bạn; sau đó nhấn OK. 4. Lặp lại các bớc 1 đến 3 cho mỗi phần bạn định outline. Chú ý: Nếu bạn chọn cả hàng hay cột trong bớc 1, bạn sẽ không thấy cửa sổ Group. Excel nhóm dữ liệu theo hàng nếu bạn chọn các hàng hay theo cột nếu bạn chọn các cột. TIP: Nếu bạn mắc lỗi hoặc bạn muốn huỷ thao tác nhóm, bạn có thể dùng lệnh Ungroup. Chọn nhóm bạn muốn huỷ nhóm. Sau đó gọi Data, Group and Outline, Ungroup. Chọn Rows hay Columns; sau đó nhấn OK. ẩn/ hiện các cấp Bạn sử dụng các ký hiệu ouline để chọn cấp hiển thị. Sau khi bạn tạo outline, các ký tiệu outline tự động xuất hiện trên vùng xám bên trái tiêu đề hàng. 1. Nếu không thấy ký hiệu outline, nhấn Ctrl+8. Tổ hợp phím này bật qua lại giữa ẩn và hiện các ký hiệu outline. 2. Hiện hay ẩn các cấp chi tiết cho hàng hay cột nh sau: o Mở một hàng hay cột cụ thể bằng cách nhấn lên ký hiệu hiện (+). o Mở toàn bộ một cấp bằng cách nhấn vào nút số của cấp đó. Các nút chỉ số cấp xuất hiện trên đỉnh vùng xám. Để hiện tất cả các cấp, nhấn lên nút số của cấp cao nhất. o Gập một hàng hay cột cụ thể bằng cách nhấn lên ký hiệu ẩn (-). o Gập lại một cấp bằng cách nhấn lên nút số tơng ứng của cấp đó. Để gập tất cả các cấp, nhấn lên nút số của cấp thấp nhất. Outline tự động Bạn có thể để Excel tự động tạo outline thay vì tự tạo. Tạo outline tự động hữu ích khi trớc đó bạn cha tạo outline và bảng của bạn có cấu trúc nhất quán. 1. Nếu bạn muốn tạo outline cho một phần của bảng tính, chọn vùng cần outline. Nếu bạn muốn outline cả bảng, chọn một ô duy nhất. 2. Chọn Data, Group and Outline, Auto Outline. Nếu Excel xác định đợc hàng, cột tổng hợp nó sẽ tạo ra outline. Nếu không tạo đợc nó hiển thị cảnh báo. Định dạng cho Outlines 1. Nếu muốn định dạng cho một outline hiện có, hãy chọn các ô cần áp dụng outline. Nếu không hãy bắt đầu với bớc 2. 2. Chọn Data, Group and Outline, Settings. Xuất hiện cửa sổ Settings. 3. Để định dạng một outline đã có, chọn Apply Styles. Nếu không, chọn Automatic Styles và nhấn OK. Làm ẩn các ký hiệu Outlines Các bớc 1. Để ẩn các ký hiệu outline trong một bảng tính, chọn Tools, Options; chọn phiếu View. 2. Xoá chọn hộp Outline Symbols; nhấn OK. TIP: Để chuyển qua lại giữa ẩn và hiện các ký tự outline, hãy thêm nút Show Outline Symbols lên một thanh công cụ. Chọn Tools, Customize; nhấn phiếu Commands. Trong mục Categories, chọn Data. Duyệt tìm biểu tợng Show Outline Symbols. Kéo biểu tợng ra vị trí mong muốn trên thanh công cụ; sau đó nhấn nút Close. Bỏ chế độ Outlines Các bớc 1. Để bỏ một phần của outline, chọn các ô trong hàng hay cột tại mức mà bạn muốn bỏ ký hiệu; còn nếu muốn bỏ toàn bộ thì đứng ở một ô bất kỳ. 2. Gọi Data, Group and Outline, Clear Outline. Consolidate 1. Chọn ô của vùng đa kết quả, trên Data menu, gọi Consolidate. 2. Trong hộp Function, chọn một hàm tổng hợp, 3. Trong hộp Reference, nhập hay chọn vùng dữ liệu nguồn (cả tiêu đề) sau đo nhấn Add. 4. Lặp lại các bớc 3 cho các vùng dữ liệu khác. 5. Chọn mục tiêu đề dới Use labels in (top row, left column). Để tạo liên kết với nguồn chọn Create links to source data.