Nội dung

9/4/2011 Chuyên Đề NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Khái Niệm về Văn Phòng Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xữ lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 1 9/4/2011 Chức Năng của Văn Phòng 1. Giúp việc điều hành: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc/ Theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch/ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan. 2. Tham mưu, tổng hợp: tổng hợp xữ lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xữ lý. 3. Hậu cần, quản trị: đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan. Nhiệm Vụ của Văn Phòng 1. Xây dựng chương trình công tác 2. Thu thập, xữ lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin 3. Tư vấn văn bản cho các cấp lãnh đạo 4. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 5. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại 6. Mua sắm, quản lý, sửa chữa trang thiết bị của cơ quan 7. Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe 8. Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan 9. Tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết 10. Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách. 2 9/4/2011 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng  Quản trị Hành chánh Văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xữ lý thông tin.  Chức năng cơ bản: (1) Hoạch định công việc hành chính (2) Tổ chức công việc hành chính (3) Lãnh đạo công việc hành chính (4) Kiểm soát công việc hành chính (5) Thực hiện dịch vụ hành chính Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng Văn phòng mở: tiết kiệm chi phí diện tích; dễ giám sát quản lý; thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên; dễ tập trung trong hoạt động của văn phòng; dễ thay đổi khi cần thiết 3 9/4/2011 Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng Văn phòng đóng: hệ thống văn phòng được ngăn cách bởi các phòng riêng.  Ưu điểm: đảm bảo tính an toàn, bí mật, riêng tư và phù hợp với công việc đòi hỏi sự riêng tư cao  Nhược điểm: chiếm diện tính, tăng chi phí vận hành văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc trong tổ chức. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng NS Làm Việc 1. Ánh sáng 2. Màu sắc 3. Tiếng ồn 4 9/4/2011 Các Cấp Bậc trong Hành Chính Văn Phòng 1. Trợ lý hành chính 2. Chánh văn phòng 3. Trưởng phòng hành chính 4. Giám đốc hành chính 5. Phó Tổng giám đốc hành chính. Hoạch Định Công việc Hành Chính Văn Phòng Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công việc hành chính văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó được hiệu quả. Hoạch định được tập trung vào các công việc sau:  Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng  Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm  Lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỹ niệm,… trong doanh nghiệp  Lập kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành viên trong doanh nghiệp  Lập kế hoạch mu sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp. 5 9/4/2011 Quy Trình Lập Kế Hoạch  Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết  Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên quan. Đánh giá điều kiện thực thi  Bước 3: Dự thảo bản hoạch định, xây dựng các phương án lựa chọn  Bước 4: Lấy ý kiến hoạch trình phê duyệt  Bước 5: Hoàn chỉnh bản kế hoạch chính thức và trình ký phê duyệt chính thức  Bước 6: Tổ chức thực hiện và theo dõi tổ chức thực hiện  Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện. Các Nghiệp Vụ Hành chính Văn Phòng  Thu thập, xữ lý và cung cấp thông tin  Hoạch định, tồ chức các cuộc họp, hội nghị  Tiếp khách và thực hiện các lễ nghi  Soạn thảo văn bản hành chính  Nghiệp vụ lưu trữ 6 9/4/2011 Thông Tin Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian, thời gian với các khách thể quản lý. Phân Loại Thông Tin  Kênh tiếp nhận: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ thống  Tính chất, đặc điểm của loại thông tin: thông tin tra cứu và thông tin báo cáo  Phạm vi của lĩnh vực hoạt động: thông tin kinh tế và thông tin chính trị, xã hội  Tính chất thời điểm: thông tin quá khứ; thông tin hiện hành và thông tin dự báo 7 9/4/2011 Yêu Cầu về Thông Tin  Phù hợp  Chính xác  Đầy đủ  Kịp thời  Có tính hệ thống và tổ hợp  Đơn giản, dễ hiểu  Đảm bảo yêu cầu bí mật Nghiệp Vụ Cung cấp Thông tin 1. Xây dựng và tổ chức nguồn tin 2. Thu thập thông tin 3. Nghiên cứu, phân tích và xữ lý thông tin 4. Cung cấp và phổ biến thông tin 5. Bảo quản, lưu trữ thông tin. 8 9/4/2011 Xây Dựng và Tổ Chức Nguồn Tin  Yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề gì  Phạm vi thông tin cần phải cung cấp  Thời gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin  Hình thức cung cấp thông tin (bằng văn bản hoặc sao chụp các tài liệu hoặc báo cáo trực tiếp). Thu Thập Thông Tin  Nguồn thu thập thông tin bao gồm: từ văn bản (công văn đến/ công văn đi); từ sách báo, tạp chí, phát thanh, truyền hình, internet; trao đổi trực tiếp; qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp số liệu  Phương pháp thu thập: đọc và ghi chép; sao chụp một phần hoặc toàn bộ tài liệu; thống kê số liệu, tính toán tỷ lệ, tính xác suất; đo đạc, quan sát, tính toán, thống kê. 9 9/4/2011 Nghiên Cứu, Phân Tích, Xữ Lý Thông Tin  Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực  Tóm tắt và phân loại thông tin theo nhóm như thông tin kinh tế, thông tin chính trị xã hội, thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán,…  Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có những điểm khác biệt với thông tin trước.  Phân tích và kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý của thông tin: xác định độ tin cậy của nguồn tin, lý giải sự khác biệt giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu. Cung Cấp và Bảo Quản Thông Tin  Thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị, văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng  Thông tin phải được bảo quản và lưu trữ để không bị hư hỏng và phục vụ cho công việc hàng ngày cũng như sau này. 10