Nội dung

MOS EXCEL 1. Một số khái niệm ● Workbooks: ○ ● Mỗi file Excel là 1 Workbook, chứa Worksheet Worksheets ○ còn gọi là Sheet ○ bảng tính gồm nhiều cột, dòng ● Dòng (Row) ● Cột (Column) ● Ô (Cells) ○ ● giao giữa hàng và cột, mỗi ô phải có địa chỉ Địa chỉ ô ○ có 2 cách ghi ■ ■ ○ A1: là ô ở cột A, dòng 1 ● C5: là ô ở cột C, dòng 5 Cách 2 (ít sử dụng) ● R1C1: là ô ở cột 1, dòng 1, chính là ô A1 theo cách 1 ● R5C3: là ô ở cột 3, dòng 5, chính là ô C5 theo cách 1 File / Option / Formulas / Working with Formulas / R1C1 reference style Địa chỉ vùng ○ ○ ● ● thay đổi cách sử dụng ■ ● Cách 1 (thường sử dụng) cùng sheet ■ B3:C8 ■ C1:C12 sheet khác ■ Sheet2!A1 ■ Sheet3!C1:C12 Cell pointer 2. Các kiểu dữ liệu ● Numberic ○ tự động canh phải ô ○ Nếu chiều dài dữ liệu lớn hơn độ rộng cột ■ chuẩn ● ■ ○ Nhập 12345678912345 ○ sẽ hiển thị 1.234567E+13 đã điều chỉnh ● ○ Excel sẽ hiển thị dạng Scientific Excel sẽ hiển thị các dấu #### Nếu có quá nhiều chữ số phần thập phân ■ ● Excel sẽ hiển thị dạng làm tròn số ● Nhập 123456.789 ● sẽ hiển thị 123456.8 Date/Time ○ Cách nhập ngày/giờ phụ thuộc vào định dạng của Windows ○ tự động canh phải ô ○ Nếu chiều dài dữ liệu lớn hơn độ rộng cột ■ đã điều chỉnh ● ○ ● Nếu dữ liệu không phù hợp sẽ được chuyển sang kiểu chuỗi Formular ○ ● Excel sẽ hiển thị các dấu #### bắt đầu bằng dấu = Text ○ tự động canh trái ○ dữ liệu là số/ngày/giờ, muốn Excel hiểu là chữ thì ■ nhập nháy đơn ( ' ) ờ phía trước 3. Di chuyển trong Worksheet ● Sử dụng chuột ● Sử dụng bàn phím ○ Move by one cell ■ ■ ■ ■ ○ qua trái 1 ô ●  ● SHIFT + TAB qua phải 1 ô ●  ● TAB lên trên 1 ô ●  ● SHIFT + ENTER Xuống dưới 1 ô ●  ● ENTER Move by one screen ■ Lên 1 trang màn hình ● ■ Xuống 1 trang màn hình ● ■ ALT + PAGE UP Qua phải 1 màn hình ● ○ PAGE DOWN Qua trái 1 màn hình ● ■ PAGE UP ALT + PAGE DOWN Move to edge of the current data region (đến cạnh vùng dữ liệu hiện tại) ■ ○ CTRL + Các phím mũi tên Move to the next nonblank cell (đến ô chứa dữ liệu kế tiếp) ■ ○ Về đầu dòng ■ ○ HOME Về đầu bảng tính (trở về ô A1) ■ ○ bấm End, rồi bấm các phím mũi tên CTRL + HOME Đến cuối bảng tính ■ CTRL + END ● Sử dụng Name box ● Sử dụng "Go to" ○ Cách 1 ■ ○ Cách 2 ■ ○ CTRL + G Cách 3 ■ ● Home / Editing / Find & Select / Go to F5 Sử dụng "Go to Special" ○ Home / Editing / Find & Select / Go to Special 4. Quản lí Worksheet ● Thêm 1 Worksheet ○ cách 1 ■ ○ ● ● cách 2 ■ Bước 1: Right-Click vào sheet nằm bên phải sheet sẽ thêm ■ Bước 2: Insert / General / Worksheets / OK Xóa Worksheet ○ Bước 1: Chuột phải vào sheet cần xóa ○ Bước 2: Delete Đổi tên Worksheet ○ ○ ● Click nút "Insert Worksheet" nằm bên phải worksheet tab cách 1 ■ Bước 1: Chuột phải vào sheet cần đổi tên ■ Bước 2: Nhập vào tên mới ■ Bước 3: OK cách 2 ■ Bước 1: Double click vào sheet cần đổi tên ■ Bước 2: Nhập vào tên mới ■ Bước 3: OK Copy Worksheets ○ Bước 1: Chọn Sheets cần copy ○ Bước 2: Right-click vào sheet cần copy ○ Bước 3: Move or Copy ○ Bước 4: ■ To book ● ■ Before sheet ● ● chọn Workbook chọn vị trí ○ Bước 5: Click chọn "Create a copy" ○ Bước 6: OK Di chuyển Worksheets ○ cách 1 ■ ○ Drag sheets cần di chuyển đến vị trí mới cách 2 ■ Bước 1: Chọn Sheets cần copy ■ Bước 2: Right-click vào sheet cần copy ■ Bước 3: Move or Copy ■ Bước 4: ● To book ○ ● Before sheet ○ ■ ● chọn vị trí Bước 5: OK Format Worksheets ○ ○ ○ ● chọn Workbook Ẩn Worksheet ■ Bước 1: Righ-click vào sheet cần ẩn ■ Bước 2: Hide Hiển thị sheet ẩn ■ Bước 1: Right-click vào sheet bất kỳ ■ Bước 2: Unhide ■ Bước 3: Chọn Sheet ■ Bước 4: OK Đổi màu Workhseet Tab ■ Bước 1: Chuột phải vào Sheet cần đổi màu Tab ■ Bước 2: Tab Color ■ Bước 3: Chọn màu ■ Bước 4: OK Window Views ○ Đóng băng (Freenze) ■ dòng đầu tiên ● View / Window / Freeze Panes / Freeze Top Row ■ dòng cột đầu tiên ● ■ ■ ■ ■ nhiều dòng ● Bước 1: Chọn dòng nằm dưới các dòng cần đóng băng ● Bước 2: View / Window / Freeze Panes / Freeze Panes nhiều cột ● Bước 1: Chọn cột nằm bên phải các cột cần đóng băng ● Bước 2: View / Window / Freeze Panes / Freeze Panes Dòng và Cột ● Bước 1: chọn ô nằm dưới dòng và bên phải cột cần đóng băng ● Bước 2: View / Window / Freeze Panes / Freeze Panes Hủy đóng băng ● ○ ○ View / Window / Freeze Panes / Unfreeze Panes Split ■ View / Window / Split ■ Hủy Split ● cách 1: Double click vào Split bar ● cách 2: Drag Split bar lên trên hoặc bên phải bảng tính Hiểu thị nhiều cửa sổ ■ Sắp xếp các cửa sổ ● Bước 1: View / Window / Arrange All ● Bước 2: Chọn kiểu sắp xếp ● ■ ○ Tiled ○ Horizontal ○ Vertical ○ Cascade Bước 3: OK Tạo cửa sổ hiển thị mới ● ● View / Window / Freeze Panes / Freeze First Column View / Window / New Window Workbook Views ○ ○ ○ Các chế độ hiển thị ■ Normal ■ Page Layout ■ Page Break Preview Chuyển đổi chế độ hiển thị ■ Bước 1: View / Workbook Views ■ Bước 2: Chọn chế độ hiển thị Full Screen ■ View / Workbook Views / Full Screen ■ Tắt Full Screen ● Cách 1: bấm phím ESC ● ● Worksheet Appearance ○ Tắt/Hiện thanh công thức ■ ○ ○ View / Show / Formula Bar Tắt/Hiện Gridlines (đường lưới) ■ View / Show / Gridlines Tắt/Hiện tên cột, dòng ■ ● Cách 2: Chuột phải vào bảng tính, rồi chọn Close Full Screen View / Show / Headings Zoom ○ ○ Zoom vùng chọn ■ Bước 1: Chọn vùng ■ Bước 2: View / Zoom / Zoom to Selection Zoom với tỉ lệ ■ Bước 1: View / Zoom / Zoom ■ Bước 2: Chọn tỉ lệ cần Zoom 5. Chọn vùng (khối) ● Chọn Sheet ○ cách 1 ■ ○ sử dụng chuột cách 2 ■ CTRL + Page Up ■ hoặc CTRL + Page Down ● Chọn 1 ô ● Chọn 1 dòng ○ cách 1 ■ ○ cách 2 ■ ● SHIFT + SPACEBAR Chọn 1 cột ○ cách 1 ■ ○ sử dụng chuột cách 2 ■ ● sử dụng chuột CTRL + SPACEBAR Chọn toàn bộ bảng tính ○ cách 1 ■ ○ cách 2 ■ ○ sử dụng chuột CTRL + A cách 3 ■ SHIFT + SPACEBAR ■ rồi CTRL + SPACEBAR ● Chọn 1 vùng (các ô đứng liền nhau) ○ cách 1 ■ ○ ○ ○ cách 2 ■ giữ SHIFT ■ rồi bấm các phím mũi tên cách 3 ■ bấm F8 rồi dùng các phím mũi tên ■ chọn xong bấm F8 thêm lần nữa để kết thúc chọn cách 4 ■ ● sử dụng chuột sử dụng chức năng Go to Chọn các khối không liền nhau ○ bước 1 ■ ○ chọn khối đầu tiên bước 2 ■ cách 1 ● ■ giữ CTRL rồi dùng chuột chọn tiếp khối khác cách 2 ● SHIFT + F8 ● chọn tiếp khối khác 6. Nhập Dữ liệu ● Nhập dữ liệu ○ ○ ● ■ Bước 1: chọn ô ■ Bước 2: gõ dữ liệu ■ Bước 3: Enter (hoặc di chuyển con trỏ sang ô khác) Nhập dữ liệu vào 1 nhóm ô ■ Bước 1: Chọn nhóm ô ■ Bước 2: gõ dữ liệu ■ Bước 3: CTRL + Enter Sửa đổi dữ liệu trong ô ○ ○ ● Nhập dữ liệu vào 1 ô Thay mới ■ Bước 1: gõ dữ liệu mới ■ Bước 2: Enter Sửa đổi ■ Bước 1: bấm F2 hoặc Double click vào ô ■ Bước 2: Sửa dữ liệu ■ Bước 3: Enter Xóa dữ liệu ○ Cách 1 ■ Bước 1: chọn vùng ■ ○ Bước 2: bấm phím Delete Cách 2 ■ Bước 1: chọn vùng ■ Bước 2: Home / Editing / Clear ● Clear All ○ ● Clear Formats ○ ● bỏ liên kết Undo ○ ● Chỉ xóa liên kết Remove Hyberlink ○ ● Chỉ xóa chú thích Clear Hyberlink ○ ● Chỉ xóa nội dung Clear Comments ○ ● Chỉ xóa định dạng Clear Contents ○ ● Xóa toàn bộ: định dạng, nội dung, chú thích, liên kiết CTRL + Z Redo ○ CTRL + Y (hoặc F4) 7. Đánh số thứ tự tự động ● ● cách 1 ○ sử dụng "Fill handle" để kéo dữ liệu ○ Chú ý: Auto Fill Option cách 2 ○ Home / Editing / Fill / Series... ■ Linear: cộng với Step value ■ Grownth: nhấn với Step value 8. Sao chép/ Di chuyển dữ liệu ● Sao chép ○ ○ Cách 1: Sử dụng chuột ■ Bước 1: Chọn vùng ■ Bước 2: Đặt con trỏ ở cạnh vùng chọn ■ Bước 3: Giữ CTRL ■ Bước 4: Drag chuyển chuột Cách 2 ■ Bước 1: Chọn vùng ■ Bước 2: Copy ● cách 1 ○ ● CTRL + C cách 2 ○ ■ Bước 3: Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán ■ Bước 4: Paste ● cách 1 ○ ● CTRL + V cách 2 ○ ○ chuột phải vào vùng chọn / Copy chuột phải vào nơi cần dán / Paste với thông số ấn định ■ Bước 1: Chọn vùng ■ Bước 2: Copy ■ Bước 3: Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán ■ Bước 4: Paste Special ● cách 1 ○ ● cách 2 ○ ■ chuột phải vào nơi cần dán / Paste Special Home / Clipboard / Paste Special Các thông số ● Nhóm Paste ○ All ■ ○ Formulas ■ ○ Add ■ ○ ○ thực hiện phép trừ Multiply ■ ○ thực hiện phép cộng Subtract ■ thực hiện phép nhân Divide ■ thực hiện phép chia Skip blanks ○ ● chỉ dán chú thích Nhóm Operation ○ ● chỉ dán định dạng Comments ■ ● chỉ dán dữ liệu Formats ■ ○ chỉ dán công thức Values ■ ○ Tất cả bỏ qua ô trống Transpose ○ chuyển dữ liệu Ngang ----- Dọc ● Di chuyển ○ ○ Cách 1: Sử dụng chuột ■ Bước 1: chọn vùng ■ Bước 2: đặt con trỏ ở cạnh vùng chọn ■ Bước 3: Drag chuột Cách 2 ■ Bước 1: Chọn vùng ■ Bước 2: Cut ● cách 1 ○ ● ● CTRL + X cách 2 ○ chuột phải vào vùng chọn ○ Cut cách 3 ○ Home / Clipboard / Cut ■ Bước 3: Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán ■ Bước 4: dán (Paste) 9. Các thao tác với dòng ● Thay đổi bề cao hàng ○ Bước 1: Chọn hàng ○ Bước 2 ■ Home / Cells / Format / Row Height ■ Tự động thay đổi ● ● Chèn thêm dòng ○ Bước 1 ■ ○ Home / Cells / Insert / Insert Sheet Rows Xóa dòng ○ Bước 1 ■ ○ Chọn dòng Bước 2 ■ ● Chọn dòng nằm bên dưới dòng cần chèn Bước 2 ■ ● Home / Cells / Format / AutoFit Row Height Home / Cells / Delete / Delete Sheet Rows Di chuyển Dòng ○ Bước 1 ■ ○ Bước 2 ■ ○ Chọn dòng CTRL + X Bước 3 ■ Chuột phải vào tên dòng muốn chuyển đến ○ Bước 4 ■ ● Sao chép Dòng ○ Bước 1 ■ ○ ○ Chuột phải vào tên dòng muốn sao chép đến Bước 4 ■ ● CTRL + C Bước 3 ■ ○ Chọn dòng Bước 2 ■ ● Insert Cut Cells Insert Copied Cells Ẩn Dòng ○ Bước 1: chọn dòng ○ Bước 2: Home / Cells / Hide & Unhide / Hide Rows Hiện lại Dòng ○ Bước 1: Chọn dòng phía trên và dưới dòng ẩn ○ Bước 2: Home / Cells / Hide & Unhide / Unhide Rows 10. Các thao tác với cột ● Thay đổi bề rộng cột ○ Bước 1 Chọn cột ○ Bước 2 ■ Home / Cells / Format / Column Width ■ Tự động thay đổi ● ● Chèn thêm ○ Chèn thêm cột ■ Bước 1 ● ■ ○ Chọn cột nằm bên phải cột cần chèn Bước 2 ● Home / Cells / Insert / Insert Sheet Columns Chèn thêm ô ■ Bước 1 ● ■ ■ Chọn ô (ở vị trí cần chèn) Bước 2 ● ● Home / Cells / Format / AutoFit Column Width Home / Cells / Insert / Insert Cells Chú ý: ● Shift cells Down ● Shift cells Right Xóa ○ Xóa cột ■ Bước 1 ● ■ Bước 2 ● ○ Bước 1 ● ■ ■ Home / Cells / Delete / Delete Cells Chú ý: ● Shift cells up ● Shift cells left Di chuyển ○ Cột ■ Bước 1 ● ■ ■ Chuột phải vào tên cột muốn chuyển đến Bước 4 ● ○ CTRL + X Bước 3 ● ■ Chọn cột Bước 2 ● Insert Cut Cells ô ■ Bước 1 ● ■ ■ CTRL + X Bước 3 ● ■ Chọn ô Bước 2 ● Chuột phải vào ô muốn chuyển đến Bước 4 ● Insert Cut Cells Sao chép Cột ○ Bước 1 ■ ○ ○ CTRL + C Bước 3 ■ ○ Chọn cột Bước 2 ■ Chuột phải vào tên cột muốn sao chép đến Bước 4 ■ ● Chọn ô Bước 2 ● ● Home / Cells / Delete / Delete Sheet Columns Xóa ô ■ ● Chọn cột Insert Copied Cells Ẩn Cột ○ Bước 1: chọn cột ○ ● Bước 2: Home / Cells / Hide & Unhide / Hide Columns Hiện lại Cột ẩn ○ Bước 1: Chọn cột bên trái và bên phải cột ẩn ○ Bước 2: Home / Cells / Hide & Unhide / Unhide Columns 11. Định dạng ● Định dạng kí tự ○ Bước 1: Chọn vùng ○ Bước 2: Home / Cells / Format / Format Cells ○ Bước 3: Chọn Font Tab ○ Bước 4: Các mục ○ ● ■ Font: Font chữ ■ Font style: Chữ bình thường, in nghiêng, in đậm, v.v... ■ Size: Kích cỡ chữ ■ Color: Màu chữ ■ Underline: Gạch dưới chữ ■ Preview: Cho phép chúng ta xem thử trước các định dạng ■ Effects ● Strikethrough: gạch ngang chữ ● Superscript: chỉ số trên ● Subscript: chỉ số dưới Bước 5: OK Định dạng vị trí dữ liệu trong ô ○ Bước 1: Chọn vùng ○ Bước 2: Home / Cells / Format / Format Cells ○ Bước 3: Chọn Alignment Tab ○ Bước 4: Các mục ■ ■ ■ Horizontal: hiển thị hàng ngang ● General: Tổng quát ● Left (Indent): Canh sát mép trái của ô ● Right: Canh sát mép phải của ô ● Center: Canh chính giữa ô ● Justify: Đều hai bên mép của ô ● Fill: Vừa bằng ô, vùng ● Center Across Selection: Canh giữa vùng chọn Vertical: hiển thị hàng dọc ● Top: Canh sát mép trên của ô ● Center: Canh chính giữa mép trên và mép dưới của ô ● Bottom: Canh sát mép dưới của ô ● Justify ● Distributed Orientation: Định dạng kiểu chữ đứng hoặc nghiêng ■ Text control ● ○ ● ● ● ● ○ chỉ dành cho dữ liệu loại chuỗi ký tự (Character string) ○ dữ liệu không chứa đủ trong ô được đẩy xuống dòng kế tiếp trong ô ● Shrink to fit ● Merge cells Bước 5: OK Định dạng Số/ Tiền tệ/ Ngày/ Giờ ... ○ Bước 1: Chọn vùng ○ Bước 2: Home / Cells / Format / Format Cells ○ Bước 3: Chọn Number Tab ○ Bước 4: Các mục trong Category ■ ● Wrap text: General/ Number / Currency/ Date/ Time/ Percentage/ Text/ Custom ... ○ Bước 5: Chọn chi tiết ○ Bước 6: OK Kẻ khung ○ Bước 1: Chọn vùng ○ Bước 2: Home / Cells / Format / Format Cells ○ Bước 3: Chọn Border Tab ○ Bước 4: Kẻ khung ○ Bước 5: OK Tô màu nền ○ Bước 1: Chọn vùng ○ Bước 2: Home / Cells / Format / Format Cells ○ Bước 3: Chọn Fill Tab ○ Bước 4: Chọn màu ○ Bước 5: OK Định dạng "Table" ○ Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng "Table" ○ Bước 2: Home / Styles / Format as Table ○ Bước 3: Chọn kiểu Định dạng "Cell Style" ○ ○ Áp dụng ■ Bước 1: Chọn vùng ■ Bước 2: Home / Styles / Cell Styles ■ Bước 3: Chọn kiểu Tạo định dạng Cell Style ■ Tạo mới ● Bước 1: Home / Styles / Cell Styles / New Cell Style ● Bước 2: Nhập vào tên Style ● Bước 3: Click vào Format ■ ● Bước 4: Thực hiện các định dạng ● Bước 5: OK Dựa vào định dạng đang có sẵn ● Bước 1: Chọn vùng định dạng mẫu ● Bước 2: Home / Styles / Cell Styles / New Cell Style ● Bước 3: Nhập vào tên style ● Bước 4: Bỏ chọn những mục không cần ● Bước 5: OK