Nội dung

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ EXCEL I. Giới thiệu Microsoft Exel là ứng dụng xử lý bảng tính, chạy trên môi trường Windows. Microsoft Exel nằm trong bộ Microsoft Office của công ty Microsoft, ñược sử dụng phổ biến ñể xử lý tính toán trong công tác văn phòng. II. Khởi ñộng o Cách 1: Start
Programs
Microsoft Excel. o Cách 2: Double-click vào biểu tượng trên Desktop (nếu có). o Cách 3: Start
Run
nhập Excel trong ô Open và click OK. III. Cửa sổ Microsoft Excel Title Bar Menu Bar Formular Bar Toolbars Sheet Tab Status bar Worksheet Scroll Bar o Title Bar (thanh tiêu ñề): chứa tên chương trình Microsoft Excel, tên của workbook ñang mở, các biểu tượng ñiều khiển cửa sổ. o Menu Bar (thanh thực ñơn): chứa các nhóm lệnh File, Edit, View, … o Toolbars (thanh công cụ): chứa các lệnh thường dùng của Excel dưới dạng biểu tượng. Hai thanh công cụ ñược sử dụng chủ yếu là Standard và Formatting. Ẩn/hiện các thanh công cụ: View
Toolbars
Customize o Formular Bar (thanh công thức): chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện hành. o Scroll Bar (các thanh cuộn): dùng ñể cuộn bảng tính trên màn hình bằng chuột. Horizontal scroll bar (thanh cuộn ngang). Vertical scroll bar (thanh cuộn dọc). o Status bar (thanh tình trạng): Cho biết chế ñộ làm việc hiện hành: + Ready : Sẵn sàng chờ nhập liệu. + Enter : ðang nhập liệu vào ô. + Point : ðang tham chiếu ñến một ñịa chỉ. + Edit : ðang hiệu chỉnh dữ liệu hay công thức. Tình trạng hiện hành của hệ thống: - + CAPS : Chế ñộ nhập chữ hoa. + NUM : Cho phép gõ phím số bên phải bàn phím. IV. Cấu trúc Worksheet Mỗi tập tin Excel (.XLS) còn gọi là Workbook chứa một hoặc nhiều bảng tính (Worksheet), ñược ñặt tên mặc ñịnh là Sheet1, Sheet2... 1. Giới thiệu Worksheet Một Worksheet là bảng gồm nhiều dòng (Row) và nhiều cột (Column). o Dòng: Có 65536 dòng ñược ñặt tên lần lượt là: 1, 2, ..., 65536. o Cột: Có 256 cột ñược ñặt tên lần lượt là: A, B, ... , Z, AA, AB, ..., IV. o Ô (Cell): Là phần giao của một dòng và một cột. o Vùng (Range): Là một tập hợp các ô liên tiếp theo dạng hình chữ nhật. 2. Các thao tác trên Worksheet a. ðổi tên Worksheet hiện hành Click menu Format
Sheet
Rename (hoặc right click vào tên Sheet và chọn Rename) rồi nhập tên mới. b. Chèn thêm một WorkSheet Click menu Insert
Worksheet (hoặc right click vào tên Sheet và chọn Insert). c. Xóa WorkSheet hiện hành Click menu Edit
Delete Sheet (hoặc right click vào tên Sheet và chọn Delete). V. Tùy chọn môi trường làm việc Thực hiện Tools
Options 1. Trong thẻ General o o o o Standard font: Chọn Font mặc ñịnh. Size: Chọn kích thước ký tự mặc ñịnh. Default file location: Chọn thư mục mặc ñịnh ñể lưu tập tin Excel. …. 2. Trong thẻ Edit o Enable AutoComplete for cell values: Bật/tắt chức năng ñiền giá trị ñã nhập trước ñó vào ô hiện hành. o … CHƯƠNG II: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN I. Các kiểu dữ liệu 1. Kiểu chuỗi (Text) Dữ liệu bao gồm các ký tự tuỳ ý chữ (a, b, ..., z), các ký số (0, 1, 2, ..., 9) và các ký tự khác. o Nếu là chuỗi dạng số trong ô thì bắt ñầu dấu nháy ñơn (‘) theo sau là các ký số. o Mặc ñịnh dữ liệu kiểu chuỗi ñược canh trái trong ô. o Dữ liệu kiểu chuỗi trong công thức ñược ñặt trong cặp nháy kép (””). Ví dụ: Tin học; ‘123 2. Kiểu số (Number) Dữ liệu bao gồm các ký số (0, 1, 2, ...,9), dấu âm (-), dấu dương (+), chữ E dạng số khoa học, ký hiệu tiền tệ, phân cách thập phân, phân cách nghìn phụ thuộc tùy chọn dạng trong Windows. o Nó tự ñộng canh phải trong ô. o Dữ liệu kiểu số trong công thức là số bình thường. Ví dụ: 290; 2E5 (hoặc 2.00E+05) là 2*105 Lưu ý: Kiểu dữ liệu dạng ngày là một ñịnh dạng của kiểu số. ðể vào tùy chọn dạng nhập ngày trong Windows: o Start
Settings
Control Panel
Regional and Language Options o Mục Short date format: Chọn ñịnh dạng ngày có sẵn (nếu có), hoặc nhập ñịnh dạng ngày riêng theo ý của mình. II. Các phép toán Loại Phép toán phép toán + Số học - Kết quả Số Ý nghĩa Cộng Trừ Ví dụ 3+5 7-3 So sánh Chuỗi * / ^ < <= > >= <> Nhân Chia Nâng luỹ thừa Nhỏ hơn Nhỏ hơn hoặc bằng Luận lý Lớn hơn (True/False) Lớn hơn hoặc bằng Khác & Chuỗi Nối chuỗi 3*7 10/3 3^2 xy x >= y x <> y “Nguyễn“ & “ “ &”Tâm” III. ðịa chỉ ô, ñịa chỉ vùng 1. ðịa chỉ ô (Cell) Ô là phần giao của một cột và một dòng, lấy giá trị trong ô của bảng tính còn gọi là tham chiếu ñến ñịa chỉ ô. Có 3 dạng ñịa chỉ ô: a. ðịa chỉ tương ñối o Có dạng . o Ví dụ: E5. b. ðịa chỉ tuyệt ñối o Có dạng <$cột$dòng>. o Ví dụ: $E$5. c. ðịa chỉ hỗn hợp o Có dạng <$cộtdòng> hoặc (tuyệt ñối cột và tương ñối dòng hoặc ngược lại). o Ví dụ: E$5 hoặc E$5. 2. ðịa chỉ vùng (Range) Tập hợp các ô liên tiếp dạng hình chữ nhật ñược gọi là một vùng, ñịa chỉ của vùng ñược xác ñịnh từ ô góc trên trái ñến ô dưới góc phải của hình chữ nhật, lấy giá trị trong vùng của bảng tính còn gọi là tham chiếu ñến ñịa chỉ vùng. Có 3 dạng ñịa chỉ vùng. a. ðịa chỉ tương ñối o Có dạng . o Ví dụ: C2:E5. b. ðịa chỉ tuyệt ñối o Có dạng <$cột$dòng:$cột$dòng >. o Ví dụ: $C$2:$E$5. c. ðịa chỉ hổn hợp o Có dạng <$cộtdòng:$cộtdòng>, … o Ví dụ: $C2:$E5; C$2:E$5 3. ðặt tên cho một vùng Microsoft Excel cho phép ñặt tên cho một vùng, sau ñó có thể dùng tên vùng ñể thay thế cho ñịa chỉ của vùng (thông thường dùng tên vùng ñể thay thế ñịa chỉ tuyệt ñối của vùng). a. Qui ước ñặt tên vùng o Tên vùng gồm chữ, số, dấu gạch dưới ( _ ). o Bắt ñầu là ký tự chữ. o Không chứa ký tự trống và ký tự ñặc biệt. o Không phân biệt chữ hoa và chữ thường. o Không trùng tên với ñịa chỉ ô, không trùng tên với tên vùng ñã ñặt. o Không nên bỏ dấu tiếng Việt. b. Thao tác ñặt tên cho vùng o Cách 1: thực hiện qua các bước. B1: ðánh dấu khối chọn vùng. B2: Nhập tên vùng vào hộp Name Box. o Cách 2: thực hiện qua các bước B1: ðánh dấu khối chọn vùng. B2: Chọn Insert
Name
Define + Names in workboOK: Nhập tên vùng. + Refers to: ðịa chỉ vùng. B3: Click vào nút OK ñể hoàn tất thao tác ñặt tên cho vùng. c. Xóa tên vùng B1: Click menu Insert
Name
Define B2: Chọn tên vùng B3: Click Delete
Close IV. Công thức 1. Biểu thức Biểu thức là sự kết hợp có nghĩa giữa các toán tử và toán hạng. Toán hạng có thể là hằng (số, chuỗi), ñịa chỉ ô, ñịa chỉ vùng, hàm… Ví dụ: 3+7; 3*B5 (giả sử ô B5 chứa giá trị số) là các biểu thức. 123+ “abc”, ñây không là biểu thức. 2. Công thức Bắt ñầu là dấu bằng “=” theo sau là biểu thức. Kết quả trả về giá trị của biểu thức. Ví dụ: Công thức Kết quả =3+7 10 =3*B5 15 (với giả sử ô B5 chứa giá trị 5) CHƯƠNG III: THAO TÁC TẬP TIN VÀ BẢNG TÍNH I. Thao tác cơ bản trên tập tin 1. Lưu tập tin Khi lưu tập tin cần thiết phải chọn vị trí lưu (ổ ñĩa và thư mục) và ñặt tên tập tin (mặc ñịnh tên tập tin Excel có phần mở rộng là .XLS). Thực hiện lưu tập tin có nhiều cách: trên thanh Standard o Cách 1: Click biểu tượng o Cách 2: Click menu File
Save o Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S Có hai tình huống xảy ra: Nếu lưu lần ñầu tiên xuất hiện hộp thoại: - + Save In: Chọn ổ ñĩa và thư mục ñể lưu tập tin. + File Name: Nhập tên tập tin. + Click vào nút Save ñể hoàn tất việc lưu tập tin. Nếu tiếp tục lưu từ lần thứ 2 trở ñi nó sẽ lưu chồng lên tập tin trước ñó (ñiều ñó có nghĩa là lưu với tên tập tin cũ và tại vị trí cũ). Lưu ý: Nếu có nhu cầu lưu tập tin với tên khác hoặc vị trí khác ñã lưu trước ñó thì thực hiện lệnh File
Save As (hộp thoại Save As như trên). 2. Mở tập tin Thực hiện mở tập tin có nhiều cách: o Cách 1: click biểu tượng trên thanh Standard. o Cách 2: click menu File
Open o Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. Xuất hiện hộp thoại Open. - Look In: Chọn thư mục chứa tập tin cần mở. Click tên tập tin cần mở. Click Open ñể hoàn tất thao tác mở tập tin. 3. ðóng tập tin Thực hiện lệnh File
Close. trên thanh thực ñơn) (hoặc biểu tượng Close window Khi ñóng tập tin, nếu chưa lưu lại các thay ñổi lần sau cùng thì Microsoft Excel sẽ xuất hiện hộp thoại nhắc nhở: o Click Yes ñể lưu. o Click No: không lưu. o Cick Cancel: không ñóng tập tin. 4. Tạo mới tập tin Thực hiện mở tập tin có nhiều cách: trên thanh Standard o Cách 1: Dùng biểu tượng o Cách 2: B1: Click menu File
New. B2: Click Blank WorkBook trên Task Pane. o Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N II. Thao tác cơ bản trên bảng tính 1. ðánh dấu khối chọn a. Chọn ô Có nhiều cách o Cách 1: Click vào ô cần chọn. o Cách 2: Dùng phím Ấn Phím ðến ô hiện hành  Qua trái một cột
Qua phải một cột  Lên một dòng  Xuống một dòng Page Up Lên 1 trang màn hình Page Down Xuống 1 trang màn hình Ctrl + Home Về ô ñầu tiên (A1) Ctrl + End ðến ô cuối cùng có chứa dữ liệu Ctrl + phím mũi tên Di chuyển ñến ô biên của khối dữ liệu hiện hành theo hướng mũi tên. (,
,,) Alt + Page Up Qua trái 1 trang màn hình Alt + Page Down Qua phải 1 trang màn hình o Cách 3: Nhập ñịa chỉ ô cần di chuyển ñến vào hộp Name Box. o Cách 4: Nhấn phím F5. Nhập vào ñịa chỉ ô cần chuyển ñến b. Chọn vùng Kéo rê chuột từ ô ñầu ñến ô cuối của vùng cần chọn. c. Chọn dòng/cột Chọn một dòng/cột: click vào tên dòng/cột cần chọn. Chọn nhiều dòng/cột: