Nội dung

LỜI CAM ĐOAN.........................................................................................II DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT.........................................................III DANH MỤC CÁC HÌNH...........................................................................IV MỞ ĐẦU.......................................................................................................V CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ...............................................................................................1 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ (“HTKSNB”).......................1 1.1.1. Khái niệm và mục tiêu HTKSNB.....................................................1 1.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới việc thiết kế và vận hành HTKSNB.........2 1.1.2.1. Nhận thức của nhà quản trị của đơn vị về HTKSNB.................2 1.1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.................3 1.1.2.3. Đặc điểm hoạt động quản lý.......................................................5 1.1.2.4. Môi trường bên ngoài.................................................................5 1.2. Các mục tiêu của việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ .........................................................................................................................7 1.3. Cơ cấu của HTKSNB...........................................................................10 1.3.1. Môi trường kiểm soát......................................................................11 1.3.2. Hệ thống kế toán.............................................................................15 1.3.3. Các nguyên tắc và thủ tục KSNB....................................................20 1.3.3.1. Các nguyên tắc kiểm soát.........................................................21 1.3.3.2. Các thủ tục kiểm soát...............................................................22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HTKSNB TRONG CÁC ĐƠN VỊ VẬN TẢI THUỘC TAXI GROUP......................................................................25 2.1. Khái quát về đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý ảnh hưởng tới quy trình KSNB chu kỳ bán hàng thu tiền trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group...................................................................................................25 2.1.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group......................................................................................25 2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group.........................................................................................................30 2.1.2.1. Khái niệm.................................................................................30 2.1.2.2. Đặc điểm dịch vụ......................................................................30 2.2. Thực trạng HTKSNB chu kỳ bán hàng thu tiền của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group...................................................................................33 2.2.1. Thực trạng về môi trường kiểm soát ảnh hưởng tới chu kỳ bán hàng thu tiền trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group...................................33 2.2.1.1. Về cơ cấu tổ chức.....................................................................33 2.2.1.2. Về chính sách nhân sự..............................................................41 2.2.1.3. Về Ban KSNB (Bộ phận kiểm toán nội bộ).............................43 2.2.2. Thực trạng hệ thống kế toán trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group ảnh hưởng tới chu kỳ bán hàng thu tiền của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group................................................................................................44 2.2.2.1. Về bộ máy kế toán (Mô hình, chức năng, nhiệm vụ của nhân sự P.KT).....................................................................................................44 2.2.2.2. Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ kế toán (QĐ 15 & phần mềm kế toán)..................................................................................................45 2.2.3. Thực trạng thủ tục kiểm soát chu kỳ bán hàng thu tiền trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group.......................................................................48 2.2.3.1. Mô tả quy trình doanh thu........................................................48 2.3.3.2. Các thủ tục kiểm soát hiện hành trong quy trình bán hàng thu tiền tại các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group.........................................53 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HTKSNB CHU KỲ BÁN HÀNG THU TIỀN CỦA CÁC ĐƠN VỊ VẬN TẢI THUỘC TAXI GROUP...............55 3.1. Đánh giá thực trạng HTKSNB trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group............................................................................................................55 3.1.1. Những ưu điểm................................................................................55 3.1.1.1. Về môi trường kiểm soát:.........................................................55 3.1.1.2. Về hệ thống kế toán:.................................................................56 3.1.1.3. Về thủ tục kiểm soát:................................................................57 3.1.2. Những nhược điểm..........................................................................58 3.1.2.1. Về môi trường kiểm soát..........................................................58 3.1.2.2. Về hệ thống kế toán..................................................................60 3.1.2.3. Về thủ tục kiểm soát.................................................................61 3.1.3. Nguyên nhân của những nhược điểm..............................................63 3.2. Hoàn thiện HTKSNB chu kỳ bán hàng thu tiền................................64 3.2.1. Những yêu cầu cơ bản, nguyên tắc và mục tiêu hoàn thiện HTKSNB trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group................................................64 3.2.1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện HTKSNB chu kỳ bán hàng thu tiền của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group........................................64 3.2.1.2. Những yêu cầu cơ bản khi hoàn thiện HTKSNB trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group.......................................................................65 3.2.1.3. Những nguyên tắc khi hoàn thiện HTKSNB trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group.............................................................................66 3.2.1.4. Mục tiêu hoàn thiện HTKSNB trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group............................................................................................68 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện HTKSNB......................................................69 3.2.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát:............................69 3.2.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán:....................................69 3.2.2.3. Giải pháp hoàn thiện các thủ tục trong chu trình bán hàng thu tiền:........................................................................................................70 3.2.3. Điều kiện thực hiện hoàn thiện HTKSNB.......................................72 BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH -------------------- ĐẶNG MINH THU LỚP: CQ48/22.02 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU KỲ BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG CÁC ĐƠN VỊ VẬN TẢI THUỘC TAXI GROUP Chuyên ngành : KIỂM TOÁN Mã số : 22 Người hướng dẫn : TS. PHẠM TIẾN HƯNG HÀ NỘI – 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Tác giả luận văn tốt nghiệp Đặng Minh Thu DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT BCĐKT BCKQHĐKD BCTC BDSC ĐHTT HĐQT KSNB KTV KTVNB PX Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo tài chính Bảo dưỡng sửa chữa Đồng hồ tính tiền Hội đồng quản trị Kiểm soát nội bộ Kiểm toán viên Kiểm toán viên nội bộ Phiếu xăng DANH MỤC CÁC HÌNH SỐ HIỆU TÊN HÌNH 2.1 Cơ cấu tổ chức nhân sự tại Taxi Group 2.2 Bộ máy kế toán tại các đơn vị thuộc Taxi Group 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký TRANG 38 49 52 2.4 chung Quy trình kiểm soát doanh thu tiền mặt và thẻ 54 2.5 3.1 ngân hàng Quy trình kiểm soát doanh thu thẻ Taxi Group Hoàn thiện quy trình kiểm soát doanh thu tiền mặt 56 75 và thẻ ngân hàng MỞ ĐẦU 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Thứ nhất, hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình đổi mới, hướng tới nền thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, hướng tới hội nhập khu vực và quốc tế theo các cam kết của WTO và các Hiệp định khác có liên quan. Do đó, càng ngày, các quy luật thị trường khắc nghiệt và bình đẳng về môi trường pháp luật, đòi hỏi các doanh nghiệp vận tải taxi cũng phải có một nội lực cạnh tranh thực sự để đảm bảo phát triển bền vững cho đơn vị. Thực trạng cho thấy, việc xây dựng và duy trì liên tục một hệ thống kiểm soát nội bộ (“HTKSNB”) có hiệu lực, hiệu quả chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức, bởi vậy, trong hoạt động của doanh nghiệp còn tồn tại nhiều thiếu sót, sai phạm nhưng không thể xác định được nguyên nhân và quy trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận cụ thể, chi tiết. Do đó, việc tái cơ cấu và cách thức quản lý, củng cố HTKSNB để HTKSNB phát huy được tác dụng và đem lại hiệu quả cao là vấn đề cấp thiết hiện nay. Thực tế qua các cuộc kiểm toán hiện nay cho thấy: đa phần các tổ chức kiểm toán độc lập chỉ tập trung vào việc xác nhận tính trung thực hợp lý của Báo cáo Tài chính (BCTC); tính tuân thủ pháp luật và tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, nên tất cả các thủ tục kiểm toán đều hướng đến để đạt mục tiêu này. Do đó kiểm toán viên thường không chú trọng thực hiện đầy đủ các thủ tục để đánh giá tính hiệu lực của HTKSNB, khả năng tồn tại và phát triển của đơn vị được kiểm toán. Cũng vì lẽ đó Kiểm toán viên (KTV) không đạt được mức độ hiểu biết nhất định về đơn vị được kiểm toán dẫn đến: Việc đánh giá chưa đầy đủ về tính hiệu quả của HTKSNB ở đơn vị; không phát hiện ra những hiện tượng tiêu cực, những sai phạm; xác định phạm vi và thủ tục kiểm toán chưa thích hợp nên việc đưa ra ý kiến xác 1 nhận không phù hợp; không thể tư vấn cho đơn vị những giải pháp hữu hiệu để hoàn thiện HTKSNB và hệ thống quản lý; không đánh giá được khả năng hoạt động liên tục của đơn vị... Hoạt động KSNB của đơn vị ngày càng lạc hậu và không theo kịp sự pháp triển đa dạng các mối quan hệ kinh tế… Thứ hai, sự phát triển của xã hội dẫn tới sự tăng trưởng một cách nhanh chóng các ngành dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ vận tải taxi nhằm đáp ứng nhu cầu đi lại ngày càng cao của người dân. Vận tải taxi đã xuất hiện từ những năm 90 và đang ngày càng phát triển với tốc độ chóng mặt. Từ năm 1995 đến nay, lượng xe taxi mỗi năm tăng thêm 660 chiếc. Chỉ riêng trên địa bàn Hà Nội, theo số liệu thống kê hiện nay, ước tính có khoảng trên 17.000 xe taxi, thuộc 114 công ty vận tải taxi. Do đó, việc quản lý chặt chẽ doanh thu của taxi là một trong những vấn đề mà các đơn vị taxi quan tâm Thứ ba, xuất phát từ đặc điểm doanh thu của ngành taxi như: tính thời vụ trong kinh doanh taxi, nhu cầu sử dụng taxi phụ thuộc vào mức sống (thu nhập bình quân), thời gian hoạt động của taxi là 24/7, giá cước được tính dựa vào đồng hồ tính tiền (“ĐHTT”) và phương thức thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt (do thói quen ưa dùng tiền mặt của người Việt Nam), bởi vậy, việc quản lý doanh thu trong đơn vị vận tải taxi phải được đặc biệt quan tâm bằng các quy định, thủ tục để tránh sự thất thoát doanh thu. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Dựa trên những vấn đề mang tính chất lý luận về HTKSNB, quy trình và thủ tục đánh giá và thực trạng hoạt động đánh giá HTKSNB trong quá trình kiểm toán tại các các đơn vị vận tải taxi thực hiện để đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình và thủ tục đánh giá HTKSNB. Mục tiêu cụ thể: 2 Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về đặc điểm các đơn vị vận tải taxi và HTKSNB của các đơn vị vận tải taxi đối với công tác nghiên cứu và đánh giá HTKSNB do Kiểm toán nội bộ thực hiện; Hệ thống hóa những vấn đề lý luận mang tính nguyên tắc và những nội dung cơ bản trong công tác nghiên cứu và đánh giá HTKSNB của các đơn vị vận tải taxi; chỉ rõ sự ảnh hưởng của kết quả đánh giá HTKSNB đến mục đích cuối cùng của kiểm toán và đến những công việc cụ thể trong hoạt động kiểm toán; Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về đặc điểm các đơn vị vận tải taxi và HTKSNB của các đơn vị vận tải taxi đối với công tác nghiên cứu và đánh giá HTKSNB do Kiểm toán nội bộ thực hiện; Hệ thống hóa những vấn đề lý luận mang tính nguyên tắc và những nội dung cơ bản trong công tác nghiên cứu và đánh giá HTKSNB của các đơn vị vận tải taxi; chỉ rõ sự ảnh hưởng của kết quả đánh giá HTKSNB đến mục đích cuối cùng của kiểm toán và đến những công việc cụ thể trong hoạt động kiểm toán; Tổng kết và đánh giá trung thực, khách quan ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân công tác nghiên cứu và đánh giá HTKSNB của các đơn vị vận tải taxi do kiểm toán nội bộ thực hiện trong những năm qua thông qua kết quả khảo sát các đơn vị taxi; Lấy lý luận soi xét thực trạng để hình thành những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu và đánh giá đánh giá HTKSNB các đơn vị vận tải taxi thuộc Taxi Group gồm: - Đề xuất trong việc xây dựng và ban hành các văn bản pháp quy có liên quan; 3 - Xây dựng quy trình mẫu nhằm trợ giúp cho KTV trong hoạt động nghiên cứu và đánh giá HTKSNB các các đơn vị vận tải taxi; - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động kiểm soát chất lượng công tác nghiên cứu và đánh giá HTKSNB các các đơn vị vận tải taxi khi thực hiện hoạt động kiểm toán; - Nâng cao tính ứng dụng kết quả nghiên cứu và đánh giá HTKSNB trong việc phê duyệt kế hoạch kiểm toán và tổ chức thực hiện kiểm toán. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là hệ thống kiểm soát nội bộ chu kỳ bán hàng thu tiền trong các đơn vị vận tải của thuộc Taxi Group. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Với mục tiêu và đối tượng như trên, phạm vi nghiên cứu của Luận văn: - Các các đơn vị vận tải taxi trong cả nước; - Đối tượng, mục tiêu, nội dung, quy trình và thủ tục đánh giá HTKSNB các đơn vị vận tải taxi được thực hiện bởi kiểm toán nội bộ; - Mẫu Báo cáo của kiểm toán viên nội bộ đối với HTKSNB các các đơn vị vận tải taxi với các nội dung liên quan đến HTKSNB của doanh nghiệp. Mặc dù chỉ nghiên cứu các đơn vị vận tải taxi thuộc Taxi Group, nhưng kết quả nghiên cứu có thể áp dụng cho việc kiểm toán các các đơn vị 4 vận tải taxi khác và do các tổ chức kiểm toán độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp thực hiện. 5 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp chung: Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, nghiên cứu các sự vật và hiện tượng trong mối quan hệ biện chứng với nhau. Từ thực tiễn khái quát thành lý luận; từ lý luận soi xét, chỉ đạo thực tiễn và lấy thực tiễn để kiểm tra lý luận. Phương pháp cụ thể: Luận văn sử dụng hệ thống các phương pháp trình bầy, quy nạp, diễn giải, phân tích, so sánh, tổng hợp để làm sáng tỏ các vấn đề nghiên cứu. 5. KẾT CẤU LUẬN VĂN Ngoài Phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Luận văn gồm 03 chương: Chương 1: Những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu kỳ bán hàng thu tiền của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group 6 CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ (“HTKSNB”) 1.1.1. Khái niệm và mục tiêu HTKSNB Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (COSO) xây dựng mô hình đánh giá HTKSNB được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng kiểm soát nội bộ (“KSNB”). Theo mô hình này, KSNB được định nghĩa là “Quy trình do hội đồng quản trị, ban điều hành và các cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của những nội dung: (i) Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy của các Báo cáo tài chính; và (iii) Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.” Theo giáo trình “Lý thuyết kiểm toán” của Học viện Tài chính, HTKSNB được định nghĩa như sau: “HTKSNB bao gồm toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và các thủ tục kiểm toán được thiết lập nhằm mục đích quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị.” [Chương 6 - tr203] Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 – Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị, thì “Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm 7 soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ” Qua đó, có thể khái quát khái niệm và mục tiêu của HTKSNB như sau: HTKSNB là toàn bộ các quy định, chính sách, các bước kiểm soát và các thủ tục kiểm soát được thiết kế và vận hành trong đơn vị nhằm: 1. Đảm bảo tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính. 2. Đảm bảo tính tuân thủ các quy định và pháp luật của đơn vị. 3. Đảm bảo tính hiện hữu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị. 4. Bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị. 1.1.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới việc thiết kế và vận hành HTKSNB 1.1.2.1. Nhận thức của nhà quản trị của đơn vị về HTKSNB Mọi hành động đều xuất phát từ nhận thức và ý chí của con người. Bởi vậy, thái độ của nhà quản trị đối với việc thiết kế và vận hành HTKSNB là vô cùng quan trọng. Nếu nhà quản trị cho rằng, HTKSNB là quan trọng và là một phần không thể thiếu trong mọi hoạt động đơn vị, thì họ sẽ luôn quan tâm tới việc thiết kế và vận hành các quy định, chính sách, các bước kiểm soát và các thủ tục kiểm soát ở mọi khâu, mọi nơi, mọi lúc trong hoạt động của đơn vị. Không những vậy, nhà quản trị cũng sẽ chú trọng tới việc đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo, tổ chức cho cấp dưới, nêu gương trong việc tuân thủ các quy định, chính sách, thủ tục kiểm soát. Từ đó, đơn vị sẽ hình thành văn hóa đơn vị, các thành viên trong đơn vị nhận thức đầy đủ và đúng đắn về các quy định, chính sách, cũng như các bước kiểm soát của HTKSNB. 8 Ngược lại, nếu nhà quản trị xem nhẹ HTKSNB thì việc thiết kế và vận hành hệ thống sẽ không được quan tâm đúng mức. Do đó, HTKSNB tất yếu sẽ lỏng lẻo, không đầy đủ, phù hợp, không ngăn chặn và phát hiện được các rủi ro trong hoạt động của đơn vị, đồng thời, các chính sách, quy định và các bước kiểm soát ban hành cũng sẽ không được tuân thủ và vận hành một các có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị. 1.1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Để đảm bảo các quy định, chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể ngăn chặn được mọi rủi ro trong hoạt động của đơn vị thì HTKSNB phải được xây dựng trên cơ sở các chức năng hoạt động và theo từng chu kỳ nghiệp vụ trong đơn vị (chu kỳ bán hàng thu tiền, chu kỳ bán hàng thanh toán, chu kỳ tài sản cố định, chu kỳ tiền lương nhân sự…) Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị bao gồm: ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm sản phẩm, dịch vụ... có ảnh hưởng trực tiếp và quan trọng tới việc thiết kế và vận hành HTKSNB. Cụ thể như sau: - Các đơn vị có ngành nghề sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có những đặc điểm khác nhau trong quá trình hoạt động cũng như các chu kỳ trong đơn vị. Từ đó dẫn tới những điểm khác biệt đáng kể ảnh hưởng tới việc thiết kế và vận hành các quy chế, chính sách, thủ tục KSNB. Ví dụ, trong đơn vị vận tải, chức năng sản xuất và bán hàng được gắn liền với nhau và được gọi là chức năng cung cấp dịch vụ và chu kỳ cung cấp dịch vụ và thu tiền. - Sự khác biệt về loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị cũng tạo ra những ảnh hưởng đáng kể về cơ chế và thủ tục KSNB. Ví dụ, tổ chức sản xuất kinh doanh theo đơn đặt hàng sẽ có thủ tục KSNB khác 9 với tổ chức sản xuất kinh doanh hàng loạt. Cụ thể, đối với loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh hàng loạt thường áp dụng đối với mặt hàng ít biến động về giá cả, nhu cầu, kỹ thuật công nghệ... sản phẩm được đặt mua sau khi đơn vị đã sản xuất. Do đó, định phí cho một đơn vị sản phẩm của đơn vị có tính ổn định tương đối lớn. Từ đó dẫn tới HTKSNB của đơn vị được thiết lập đối với khâu xây dựng định mức tiêu hao, định mức chi phí đặt trọng tâm cho việc xác định những thay đổi về định mức tiêu hao và định mức chi phí. Mặt khác, do các định mức ít thay đổi, bởi vậy, các quy định, chính sách và các thủ tục KSNB trong chu kỳ mua hàng thanh toán (đặt hàng, tổn khi, sản xuất...) mang tính chi tiết, ổn định. Ngược lại, trong đơn vị sản xuất kinh doanh hàng loạt, định phí thường xuyên biến động. Do đó, yêu cầu tất yếu của HTKSNB là không chỉ thiết kế và vận hành là các chính sách, thủ tục chung áp dụng cho mọi đơn hàng mà còn phải được thiết kế và vận hành riêng HTKSNB biệt theo từng đơn đặt hàng. Từ đó, dẫn tới việc thực thi các quy định, chính sách gặp nhiều khó khăn hơn. - Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ không chỉ bao gồm tính chất vật lý, hóa học mà còn bao gồm đặc điểm sử dụng sản phẩm, đặc biệt là đối với dịch vụ. Đặc điểm sản phẩm, dịch vụ ảnh hưởng lớn tới việc thiết kế và vận hành HTKSNB chu kỳ bán hàng thu tiền (chu kỳ cung cấp dịch vụ), chu kỳ hàng tồn kho... Ví dụ, những sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn, đòi hỏi được bảo quản kỹ lưỡng như thực phẩm, hóa chất, mỹ phẩm... thì HTKSNB cần được xây dựng nhằm tiêu thụ sản phẩm trong thời gian ngắn. Điều này đồng nghĩa với việc các chính sách được thiết lập phải đảm bảo rằng các đơn đặt hàng (nguyên vật liệu, sản phẩm) phải dự tính được thời gian tiêu thụ để tránh tình trạng tồn 10 kho lâu ngày dẫn tới hư hỏng. Ngược lại, đối với những sản phẩm không có yêu cầu đặc biệt trong việc bảo quản như gạch ngói, sành sứ... thì chính sách KSNB phải định hướng việc tiêu thụ sản phẩm trong thời gian dài để thiết lập kế hoạch, chính sách sản xuất tiêu thụ phù hợp. Tuy nhiên, đối với dịch vụ, do đặc điểm không có hàng tồn kho, bởi vậy, HTKSNB cần thiết kế các chính sách nhằm quản lý tốc độ cung cấp dịch vụ và những phản hồi từ khách hàng để cải thiện chu kỳ cung cấp dịch vụ của đơn vị. 1.1.2.3. Đặc điểm hoạt động quản lý Đặc điểm quản lý bao gồm: phương châm quản lý, phong cách điều hành và đặc điểm tổ chức quản lý. Những đặc điểm này chi phối mạnh tới việc vận hành và thiết kế HTKSNB của đơn vị, cụ thể như sau: phương châm quản lý: được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý đơn vị; phong cách điều hành thể hiện qua thái độ, tư cách và cá tính của họ khi điều hành đơn vị. Với những nhà lãnh đạo, nhà quản lý khác nhau, có cá tính và phong cách khác nhau thì các quy định và thủ tục kiểm soát sẽ được thiết kế và vận hành theo những định hướng khác biệt Ví dụ, đối với nhà quản lý chuyên quyền và bảo thủ, các quyết định được đưa ra bởi một người hoặc một nhóm người mà nhà quản lý tin tưởng giao quyền. Do đó, hiệu quả của HTKSNB phụ thuộc rất lớn vào trách nhiệm và năng lực của những người này. Nếu nhóm người được giao quyền này tắc trách, không có năng lực thực sự hoặc lạm dụng quyền hạn thì sẽ gây ra những thiệt hại lớn cho đơn vị. Mặt khác, những đơn vị có nhà quản lý dân chủ, các quyết định đưa ra sau khi có được sự góp ý và thống nhất từ các bên liên quan. Vì vậy, tuy thời gian ra quyết định kéo dài hơn nhưng khi 11 được ban hành, các quyết định sẽ có sự phù hợp cao cũng như dễ dàng thực thi, áp dụng hơn trong đơn vị. 1.1.2.4. Môi trường bên ngoài Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố tồn tại bên ngoài đơn vị, có ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị, đòi hỏi đơn vị phải thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát nhằm cung cấp những hiểu biết và cảnh báo được những thay đổi của môi trường kinh doanh. Từ đó, đơn vị xây dựng được chiến lực kinh doanh phù hợp để thích ứng với môi trường bên ngoài. Các yếu tố này gồm có: các điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, chính trị, pháp luật, kỹ thuật công nghệ, điều kiện tự nhiên, thị trường lao động, thị hiếu khách hàng, đối thủ cạnh tranh…Những yếu tố này ảnh hưởng tới việc thiết kế và vận hành HTKSNB cụ thể như sau: - Yếu tố văn hóa xã hội như đặc điểm về lịch sử, tôn giáo, quan niệm sống, nghệ thuật… chi phối tới xu hướng, thị hiếu tiêu dung, cách nhìn nhận vấn đề, cách giải quyết vấn đề, khuôn khổ đánh giá hành vi đạo đức,… Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải nhận thức và đánh giá đầy đủ, đúng đắn để thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát phù hợp với văn hóa và lối ứng xử giữa các cá nhận với nhau. Từ đó, đơn vị xây dựng cho minh văn hóa và hình ảnh của đơn vị. - Yếu tố chính trị, pháp luật là một thành phần quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới các chính sách quy định của đơn vị. Cụ thể, các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban hành là hành lang pháp lý, là cơ sở để các đơn vị, đơn vị áp dụng và tuân thủ. Từ những định hướng căn bản của các văn bản quy phạm pháp luật trên, các đơn vị cụ thể hóa thành những quy định riêng nhằm phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị. Nhà nước luôn có những cơ 12 quan giám sát việc thực thi các quy định của các đơn vị để đảm bảo dung hòa các mối quan hệ trong xã hội. Do đó, nhà quản trị phải luôn nhận thức được sự thay đổi của các yếu tố chính trị, pháp luật để từ đó, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát đảm bảo tính tuân thủ trong mọi hoạt động của đơn vị. 1.2. Các mục tiêu của việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ “HTKSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” (Theo hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, quyển III, chuẩn mực số 400, đoạn 10,2002) Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại nhiều lợi ích cho đơn vị. Thông thường, hệ thống này sẽ phát triển và hoàn thiện cùng với sự lớn mạnh của đơn vị nhằm mục đích trợ giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị đạt mục tiêu cũng như ngăn ngừa, phát hiện và xử lý gian lận, sai sót, nâng cao độ tin cậy của thông tin đối với người sử dụng thông tin. Xét về điểm này, HTKSNB vững mạnh là nhân tố chủ chốt của một hệ thống quản trị đơn vị hiệu quả, hiệu lực và điều này rất quan trọng đối với những đơn vị mà chủ sở hữu và người điều hành có sự tách biệt. Khi thiết lập và duy trì HTKSNB, các nhà quản lý đơn vị luôn hướng tới những mục đích cơ bản như: - Điều khiển và quản lý sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả. 13 Mục đích hàng đầu của các nhà quản lý khi điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Do vậy, việc tránh lãng phí nhân lực, vật lực, tránh để các hoạt động diễn ra chồng chéo, lặp đi lặp lại phải được các nhà quản lý quan tâm ngay từ đầu. Từ đó, quá trình kiểm soát được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng mọi nguồn lực không chỉ giới hạn trong chức năng về tài chính kế toán mà còn mở rộng phạm vi toàn đơn vị như các chức năng hành chính, kinh doanh, bán hàng... Mặt khác, HTKSNB cũng là công cụ để các nhà quản lý đánh giá thường xuyên hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý đơn vị. - Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các biện pháp đó. Đơn vị hoạt động trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt thì khó có thể tránh được các rắc rối trong kinh doanh. Một HTKSNB phải thông qua các mắt xíchkiểm soát của mình để vô hiệu hóa được các rắc rối đó bằng cách kịp thời phát hiện và tiến hành các biện pháp đối phó hữu hiệu. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các công đoạn của quá trình kinh doanh đều do con người thực hiện, họ có thể phạm phải những sai sót do thiếu cẩn trọng hoặc thậm chí cố ý gian lận vì lợi ích cá nhân. Chính vì vậy, việc tuyển dụng nhân sự phải chặt chẽ, phân công nhiệm vụ phải hợp lý rõ ràng, đặc biệt trong việc tuyển dụng những vị trí quan trọng như thủ quỹ, thủ kho... - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Để đạt được mục đích này đơn vị phải có một cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự phù hợp. Đối với các nghiệp vụ kinh tế phức tạp, bất thường 14 phải giao cho các nhân viên đủ năng lực xử lý. Ngoài ra, đơn vị cũng phải quy định việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh kịp thời, đầy đủ, tránh việc ghi nhầm, ghi trùng, ghi sót... - Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. Mục đích này yêu cầu đơn vị cần có những quy định chặt chẽ cụ thể liên quan đến trách nhiệm, yêu cầu, nội dung đối với việc lập BCTC đến từng vị trí công việc, đảm bảo việc lập BCTC không chỉ trung thực hợp lý mà còn hợp lệ, hợp pháp và kịp thời. - Bảo vệ tài sản và thông tin không lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Việc xây dựng các thủ tục, quy định cụ thể trong việc bảo quản tài sản là rất cần thiết và phải được thực hiện trong thời gian sớm nhất. Mặt khác, những tài sản đặc thù phi vật chất như hệ thống sổ sách, phần mềm máy tính... cũng có xu hướng bị thất lạc hoặc bị lạm dụng. Việc đảm bảo an toàn cho hệ thống này cũng là một yêu cầu thiết yếu trong xây dựng HTKSNB. Như vậy những mục tiêu chủ yếu mà các nhà quản lý đơn vị cần quan tâm khi thiết lập và vận hành HTKSNB là: - Đảm bảo an toàn tài sản, sổ sách và thông tin; - Đảm bảo và thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật của mọi hoạt động trong đơn vị; - Đảm bảo và tăng cường tính kinh tế, hiệu lực và hiệu quả về trong mọi hoạt động của đơn vị; - Đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy và lập BCTC trung thực và hợp lý; 15 - Đảm bảo sự tuân thủ các quy tắc đạo đức nghề nghiệp trong thực thi công việc. Cũng cần lưu ý rằng sự “Đảm bảo” cho những mục đích trên đây của HTKSNB chỉ là sự bảo đảm hợp lý chứ không thể là đảm bảo tuyệt đối. 1.3. Cơ cấu của HTKSNB Bàn về các bộ phận cấu thành của HTKSNB, hiện nay có hai quan điểm tương đối khác biệt từ IFAC và COSO. Theo IFAC, cơ cấu của HTKSNB bao gồm ba bộ phận là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các nguyên tắc, thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, theo COSO, cơ cấu này bao gồm năm bộ phận: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, hệ thống giám sát và thẩm định. Như vậy, về các bộ phận cấu thành HTKSNB, có nét tương đồng giữa quan điểm của IFAC và COSO là hai yếu tố môi trường kiểm soát và hệ thống thông tin kế toán. Cả hai tổ chức trên đều nhận thấy môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của HTKSNB và hệ thống thông tin kế toán kèm theo cũng là một nhân tố không thể thiếu cấu thành nên HTKSNB. Bên cạnh đó, cũng tồn tại sự khác biệt giữa quan điểm của IFAC và COSO về các bộ phận cấu thành HTKSNB, bao gồm: Thứ nhất, theo quan điểm của COSO, có thể nhận thấy đánh giá rủi ro là một yếu tố quan trọng trong HTKSNB. Một HTKSNB được coi là có hiệu lực khi yếu tố đánh giá và quản lý rủi ro được thiết lập và hoạt động có hiệu quả. Còn quan điểm của IFAC không đề cập đến yếu tố này, đây là một khác biệt nổi bật nhất trong quan điểm của IFAC và COSO. 16 Thứ hai, theo quan điểm của COSO, trong cấu thành của HTKSNB cần phải có yếu tố giám sát và thẩm định để theo dõi, đánh giá chất lượng thực hiện việc KSNB để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Yếu tố này sẽ giúp Ban lãnh đạo đánh giá về chất lượng thực hiện của HTKSNB mà trong quan điểm của IFAC không đề cập đến. Thứ ba, theo quan điểm của IFAC, hệ thống thông tin kế toán là một trong ba yếu tố chính của HTKSNB. Còn theo quan điểm của COSO thì đó là hệ thống thông tin và truyền thông. Theo đó COSO nêu cụ thể hơn là cần thiết phải có việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh chuyển giao kết quả trong đơn vị, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Tức là ngoài trao đổi những thông tin mà hệ thống thông tin kế toán mang lại, các bộ phận trong đơn vị hoặc các cá nhân trong cùng bộ phận còn trao đổi những thông tin phi tài chính như: Thông tin về nội quy, thư góp ý, thông tin trên website của đơn vị về tình hình hoạt động trong quý, tháng... Theo quan điểm của tôi khi thực hiện đề tài, tôi đồng tình với quan điểm về các yếu tố cấu thành của HTKSNB của IFAC cụ thể về KSNB hơn so với quan điểm của COSO. Chính vì vậy, mọi vấn đề nghiên cứu và đánh giá về HTKSNB trong đề tài nghiên cứu này cũng được xem xét trên quan điểm: Một HTKSNB thông thường được cấu tạo bởi ba bộ phận chính là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. 1.3.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng có tính bao trùm đến việc thiết kế và vận hành của các quá trình KSNB gồm cả hệ thống 17 kế toán và các nguyên tắc, quy chế và các thủ tục kiểm soát cụ thể. Một môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực, hiệu quả của HTKSNB. Thông thường, những yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm: 18 a) Đặc thù quản lý Đặc thù quản lý là những quan điểm, triết lý, phong cách điều hành khác nhau của các nhà quản lý cấp cao ở đơn vị. Mặc dù những nhà quản lý cấp cao có thể không trực tiếp chỉ đạo các quá trình KSNB, nhưng triết lý và quản điểm chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì vô hình chung nó sẽ làm mờ nhạt đi tính đầy đủ trong viêc thiết kế và vận hành HTKSNB và suy giảm đi tính hiệu lực, hiệu quả trong quá trình kiểm soát ấy. b) Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo điều hành của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau được duy trì thường xuyên, liên tục và chặt chẽ hơn. Những nguyên tắc thông thường trong việc bố trị cơ cấu tổ chứ gồm: - Rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót bất cứ bộ phận nào không chịu sự kiểm soát, nhưng cũng không được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồng chéo. - Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ kinh tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng. c) Chính sách nhân sự 19 Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, là yếu tố quan trọng nhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát. Nếu đội ngũ nhân viên, lực lượng lao động trong đơn vị có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát khác có thể không cần thiết những vẫn đảm bảo các hoạt động trong đơn vị được diễn ra là tốt và Báo cáo tài chính có cơ sở để tin cậy. Nhưng nếu con người kém năng lực và không trung thực thì dù có sự tồn tại nhiều quá trình kiểm soát thì cũng không thể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát ấy hoạt động có hiệu quả. Một khía cạnh khác của chính sách nhân sự đó là khuyết điểm bẩm sinh của con người – tính chán nản. Ngay cả khi nhân sự có năng lực và trung thực nhưng khi các vấn đề cá nhân không được thỏa mãn thì họ có thể sinh ra chán nản và có thể làm rối loạn trong việc thực thi công việc của họ cũng như việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Vì sự quan trọng của con người trong mọi hoạt động của tổ chức nên một sính sách nhân sự hợp lý là khi chính sách ấy nhằm tuyền dụng, đào tạo, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân sự rõ ràng và khuyến khích được các phẩm chất về năng lực và trung thực của đội ngũ nhân viên và người lao động. d) Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch thống nhất trong các đơn vị gồm các kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính. Trong đó kế hoạch tài chính với các dự toán ngân sách tổng thể và dự toán chi tiết cho các bộ phận các khoản mục nếu được xây dựng chắc chắn, có nền nếp và ổn định sẽ là điều kiện quan trọng cho việc KSNB tốt, là mục tiêu cho hoạt động và là căn cứ cho việc đánh giá kết quả. e) Bộ phận kiểm toán nội bộ 20 Chuẩn mực kiểm toán số 610: Sử dụng công việc của kiểm toán viên nội bộ định nghĩa rằng: “Kiểm toán nội bộ: Là hoạt động do đơn vị được kiểm toán thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài cung cấp, với chức năng chủ yếu là kiểm tra, đánh giá, giám sát tính đầy đủ, thích hợp và tính hữu hiệu của KSNB” Chức năng của kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là giám sát một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả HTKSNB. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung và chất lượng công tác kiểm soát nói riêng. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất cả các bộ phận khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thực hiện báo cáo trực tiếp cho cấp có thẩm quyền cao nhất trong đơn vị (lãnh đạo cấp cao hay nhà quản lý cấp cao) f) Các nhân tố bên ngoài Các nhân tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hưởng đến các quá trình kiểm soát bên trong đơn vị. Những nhân tố bên ngoài bao gồm ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của nhà nước thông qua các đạo luật, quy định, quy chế đã ban hành, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý. Chẳng hạn, yêu cầu cung cấp Báo cáo tài chính hàng quý của Ủy ban giao dịch chứng khoán sẽ giúp các đơn vị nhận thức được tầm quan trọng trong công tác ghi sổ kế toán chính xác và lập báo cáo kịp thời, trung thực. 1.3.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán ở đơn vị là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị. Là mắt xích quan trọng trong HTKSNB, hệ thống kế toán có 21 hiệu quả góp phần đảm bảo thỏa mãn tất cả các mục tiêu KSNB chi tiết đã được đề cập ở mục 1.2 Các hệ thống này phải được thiết kế sao cho thể hiện rõ các mục tiêu chi tiết kiểm soát đã được tính đến trong đó. Ví dụ, đối với giao dịch bán hàng, hệ thống kế toán phải được thiết kế sao cho chỉ cho phép ghi nhận doanh thu khi có bằng chứng đầy đủ về việc giao dịch đó đã thực tế xảy ra và số liệu ghi nhận phải đúng đắn về mặt giá trị và chính xác về mặt kỹ thuật số hàng đã được giao. Ngoài ra, hệ thống kế toán cũng phải đảm bảo được không có khoản doanh thu nào đã thực hiện mà nằm ngoài hệ thống sổ kế toán cũng như không cho phép ghi chép trùng lặp, hạch toán sai tài khoản hoặc hạch toán sai kỳ kế toán của các nghiệp vụ phát sinh… a) Chứng từ và sổ sách đầy đủ Để thực hiện được các mục tiêu chi tiết của kiểm soát, nguyên tắc cơ bản đối với hệ thống kế toán là hệ thống kế toán phải đảm bảo sao cho mọi chứng từ kế toán và sổ sách đầy đủ. Với mỗi nghiệp vụ kinh tế, sự thiếu vắng và không đầy đủ của chứng từ và sổ sách thường gây ra những vấn đền lớn về kiểm soát. Trong đó, chứng từ kế toán thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn bộ tổ chức của đơn vị khách hàng và giữa các tỏ chức, các đơn vị với nhau. Chứng từ phải đầy đủ để cung cập sự đảm bảo hợp lý, hợp lệ là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ một cách đúng đắn và chính xác. Theo yêu cầu của Luật kế toán (2003), mục 1 – Chứng từ kế toán, điều 17 – Nội dung chứng từ quy định: “Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; 22 - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.” Từ đó, ta nhận thấy những nguyên tắc thích hợp nhất đối với chứng từ là: - Chứng từ phải được đánh số liên tiếp: việc đánh số liên tục trên chứng từ (số hiệu chứng từ) giúp quản lý các nghiệp vụ kế toán xảy ra, đảm bảo việc ghi sổ không bị trùng lặp hoặc bỏ sót. Kết quả của việc đánh số liên tục trên các chứng từ sẽ giúp việc hạch toán kế toán kiểm soát được việc ghi sổ đầy đủ, hơn nữa, việc đánh số còn giúp kế toán dễ dàng định vị được chứng từ kế toán khi cần dùng đến chúng. - Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc lập chứng từ kịp thời sẽ đảm bảo phản ánh trung thực nhất về bản chất, nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giúp cho viêc ghi sổ kế toán được kịp thời, đúng kỳ phát sinh của nghiệp vụ kế toán. - Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo sự rõ ràng, dễ hiều. Chứng từ là vật mang tin, mà một trong những yêu cầu cơ bản của thông tin là phải rõ ràng và dễ hiểu, do đó, nếu chứng từ kế toán quá phức tạp, có thể dẫn đến sự nhầm lẫn về các nghiệp vụ kinh tế, từ đó ảnh hưởng tới việc ghi sổ kế toán (hạch toán không đúng bản chất…) 23 b) Hệ thống tài khoản kế toán Mục 2 –Tài khoản kế toán và sổ kế toán (Luật kế toán 2003) quy định như sau: - Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. - Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán. - Bộ Tài chính quy định cụ thể về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán. Trong hệ thống kế toán, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồn đi của các thông tin theo nội dung đã được phân loại. Đối với kế toán tài chính và Báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản giúp phân loại và kiểm soát thông tin từ khi chúng phát sinh đến khi chúng được tập hợp và đi tới nội dung của các chỉ tiêu, các khoản mục trên Báo cáo tài chính. Một hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát “Sự phân loại” của HTKSNB, giúp cho số liệu các chỉ tiêu trên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng. Ngoài ra, đối với kế toán quản trị, một hệ thống tài khoản kế toán thích hợp còn giúp cho đơn vị thấy rõ luồng đi của thông tin tới từng đối tượng cụ thể của quản lý trên cơ sở đó có những chính sách đúng đắn trong quản lý và kinh doanh. Điều đặc biệt trong mô tả hệ thống tài khoản là phải làm rõ nội dung phản ảnh của các tài khoản. Đối với từng đơn vị, khi quy định nội dung của từng tài khoản phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán chung. 24 c) Sổ kế toán Điều 25 Luật kế toán 2003 quy định: - Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. - Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai. - Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:  Ngày, tháng ghi sổ;  Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;  Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;  Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;  Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.  Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.  Bộ Tài chính quy định cụ thể về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán. Bộ Tài chính quy định nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán cụ thể với trình từ ghi sổ nhất định. Đơn vị phải cân nhắn lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, phù hợp theo yêu cầu kế toán của minh. Chẳng hạn với hình thức “Chứng từ ghi sổ”, ngoài việc phải lập các “chứng từ” làm căn cứ 25 ghi sổ và các sổ cái, sổ chi tiết thích hợp, đơn vị còn phải mở sổ “Đăng ký chứng từ” để đăng ký và quản lú các chứng từ. Sự thiếu vắng của số này sễ gây ra vấn đề nghiêm trọng trong việc quản lý và kiểm soát chứng từ, do vậy, sẽ ảnh hưởng tới tính trung thực, đúng đắn của các thông tin trên BCTC. Ngoài việc có đầy đủ các sổ kế toán thích hợp, một nguyên tắc bắt buộc phải thực hiện khi ghi sổ là phải đảm bảo việc ghi sổ diễn ra khi có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Điều này đòi hỏi những quá trình KSNB cần phải có để kiểm tra nghiêm ngặt chứng từ trước khi chúng được ghi sổ. Nếu trước khi ghi sổ, các căn cứ chứng từ được kiểm tra nghiêm ngặt, HTKSNB sẽ đạt được nhiều mục tiêu cụ thể như: loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế thực sự không phát sinh hoặc giá trị của nghiệp vụ không phản ánh đúng số liệu thực tế. d) Báo cáo kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau một thời gian ghi nhận, phân loại… cuối cùng phải được tổng hợp theo các chỉ tiêu tài chính vào báo cáo kế toán phù hợp theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. Hệ thống báo cáo kế toán gồm các BCTC (mục đích chủ yếu là cung cấp thông tin ra bên ngoài) và các báo cáo kế toán quản trị (chủ yếu phục vụ cung cấp thông tin cho nhà quản trị với mục đích ra quyết định nội bộ) 1.3.3. Các nguyên tắc và thủ tục KSNB Bên cạnh các yếu tố về môi trường kiểm soát và sự tham gia của kế toán trong quá trình ls thì các nghuyên tắc và thủ tục kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu KSNB của đơn vị. Để kiểm soát có hiệu quả có thể phải cần đến rất nhiều các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cụ thể 26 khác nhau. Tuy nhiên, chúng thường được dựa trên các lại nguyên tắc và thủ tục sau đây: 1.3.3.1. Các nguyên tắc kiểm soát a) Nguyên tắc “Phân công ủy nhiệm” Trong một tổ chức có nhiều người thì công việc phải được phân công cho mọi người, không để một số người phải làm quá nhiều việc, trong khi một số người khác lại không có việc làm. Mỗi người đều có mục tiêu riêng của mình, nhưng để mọi người cùng thực hiện mục tiêu chung thì buộc phải có sự phân chia công việc, hay nói cách khác, công việc của tổ chức phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng – gọi là “Phân công ủy nhiệm”. Khi công việc được phân công rõ ràng, mỗi cá nhân hiểu được quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm trong công việc thì hiệu quả hoạt động của đơn vị mới được nâng cao. Quan trọng hơn nữa là trên cơ sở phân công ủy nhiệm, mỗi nhân viên trong đơn vị sẽ phối hợp và kiểm soát lần nhau, ngăn ngừa gian lận xảy ra, tạo sự chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy phát triển lẫn nhau trong công việc. Ở một đơn vị không có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng thì không thể kỳ vọng rằng, HTKSNB ở đơn vị đó được thiết kế và hoạt động có hiệu quả b) Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hơp về trách nhiệm. Cách ly thích hợp về trách nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm cố ý, đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng: - Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán 27 - Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy - Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ - Trong các trường hợp trên, nếu nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” bị vi phạm, đơn vị sẽ phải chịu những hậu quả hết sức nghiêm trọng. c) Nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng có thể mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạp nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sự phê chuẩn có thể chung chung hoặc cụ thể. Phê chuẩn chung chung được thực hiện cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc Ban giám đốc, Hội đồng quản trị xây dựng chính sách để cấp dưới và nhân viên của tổ chức thực thi trong phạm vi giới hạn của chính sách đó. 1.3.3.2. Các thủ tục kiểm soát Có rất nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện ở đơn vị. Tuy nhiên, chúng thường được chia thành hai loại: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát gián tiếp a) Kiểm soát trực tiếp 28 Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu chi tiết của kiểm soát đã được nêu ở mục 1.2. Bao gồm: - Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn về tài sản và thông tin trong đơn vị. Các điểm trọng yếu nhằm vào mục đích này bao gồm:  Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin  Thiết lập các quy chế, biện pháp nhằm ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản, thông tin của người không có trách nhiệm  Đảm bảo các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ và kiểm soát tài sản, sổ sách, thông tin.  Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ 3… - Kiểm soát xử lý: là loại kiểm soát được đặt ra để trong quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó đã xảy ra và việc ghi chúng vào sổ kế toán là đúng đắn. - Kiểm soát quả lý (kiểm soát độc lập với việc thực hiện): là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành. Nhu cầu đối với kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng thay đổi theo thời gian; nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên bất cẩm trừ phi có ai đó thực hiện việc quan sát và đánh giá công việc thực hiện của họ. Ngoài ra, những sai phạm vô tình hay cố ý đều có thể xảy ra, bất luận chất lượng của quá trình kiểm soát là như thế 29 nào. Kiểm soát quản lý là biện pháp hiệu quả, giảm thiểu tối đa những gian lận và sai sót đó. b) Kiểm soát tổng thể Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường công nghệ thông tin hiện nay, kiểm soát tổng quát trước hết thuộc về chức năng kiểm soát của phòng công nghê. Đối với những đơn vị sử dụng hệ thống vi tính, công nghệ thông tin trong công tác kế toán thì công việc kiểm soát cần phải sử dụng đến những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực máy tính và tin học. 30 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HTKSNB TRONG CÁC ĐƠN VỊ VẬN TẢI THUỘC TAXI GROUP 2.1. Khái quát về đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý ảnh hưởng tới quy trình KSNB chu kỳ bán hàng thu tiền trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group 2.1.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group Thương hiệu TAXI GROUP chính thức ra mắt thị trường năm 2010, có trụ sở chính đặt tại số 15 Phạm Hùng, Từ Liêm, Hà Nội với sự kết hợp của 05 thương hiệu taxi lớn tại Thủ đô: Taxi Hanoi 38.53.53.53 Taxi CP 38.26.26.26 Taxi HanoiTourist 38.56.56.56 Taxi 3A 38.57.57.57 Taxi JAC 38.62.62.62 Trước khi kết hợp với bốn hãng taxi còn lại để ra mắt thương hiệu Taxi Group vào năm 2010, Hanoi Taxi là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực vận tải taxi tại Miền Bắc. Hanoi taxi được thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh từ năm 1993. Đến nay, đơn vị Taxi Group không ngừng nâng cao chất lượng phương tiện cùng với chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng những nhu cầu cao hơn của khách hàng. Hanoi Taxi có giàn xe hàng nghìn chiếc với hai chủng loại: - Loại xe năm chỗ: Xe Toyota Vios - Loại xe tám chỗ: Xe Toyota Innova 31 Đội ngũ nhân viên điều hành và lái xe được đào tạo chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn của Bộ giao thông vận tải, đội ngũ nhân viên này luôn được nâng cao trình độ chuyên môn cũng như quan hệ giao tiếp trong phục vụ khách hàng. Hanoi Taxi là thương hiệu có uy tín tại các khách sạn lớn (Sofitel Plaza Hanoi, Sofitel Metropoll Hanoi, Fortuna Hotel, Hilton Hanoi Opera Hotel, Lake Side Hotel, Hanoi Hotel, Bảo Sơn Hotel…), các khu đô thị, căn hộ cao cấp (Khu căn hộ Sedona Suites Hanoi, Bệnh viện Quốc tế Việt Pháp, Làng văn hoá hữu nghị Việt Nhật – 14 Thuỵ Khuê), cùng hàng trăm các đơn vị, văn phòng, nhà hàng, khu vui chơi giải trí. Trong 7 năm liên tiếp, từ 2003 đến 2009, thông qua thời báo kinh tế Việt Nam, Hanoi Taxi đã được khách hàng bình chọn là: “Dịch vụ taxi tốt nhất”. Đồng thời cũng đã được tạp chí Vietnam Forum chọn là: "Thương hiệu nổi tiếng năm 2006". Taxi CP đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng dựa trên các tiêu chí: - An toàn: Giàn xe nhãn hiệu Toyota liên tục được thay mới và áp dụng chế độ bảo dưỡng sửa chữa theo đúng tiêu chuẩn của chính hãng Toyota, đảm bảo tất cả các xe taxi mang thương hiệu CP luôn trong tình trạng kỹ thuật tốt, tiện nghi. - Nhanh chóng: Giàn xe gần 700 chiếc với 2 chủng loại sẵn sàng đáp ứng nhanh nhất các yêu cầu đi lại của khách hàng:  Loại xe 5 chỗ: Xe Toyota Vios & Corolla J  Loại xe 8 chỗ: Xe Toyota Innova 32 - Chu đáo: Áp dụng những công nghệ phục vụ công tác điều hành và quản lý cuốc khách1 đảm bảo đáp ứng và chăm sóc kịp thời khách hàng. Hỗ trợ, phối hợp cùng khách hàng trong việc tìm kiếm và thu hồi lại tài sản quên trên xe khi sử dụng dịch vụ của Công ty Với sự nỗ lực và cố gắng không ngừng hoàn thiện, Taxi CP đã nhận được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng: Khách sạn Grand Plaza, Sheraton, Daewoo, Melia, Nikko, Tháp Hà nội, Tháp Hoà Bình, Fraser Suites Hà nội, Sunway Hà nội, Các toà nhà Sun Red River, Vietcombank; các câu lạc bộ lớn Press Club... và nhiều văn phòng, nhà hàng, khách sạn nhỏ thường xuyên sử dụng dịch vụ của TAXI CP. Đồng thời là sự bình chọn của các tạp chí và tổ chức: - Năm 2005, được bình chọn là “Dịch vụ uy tín chất lượng” bởi mạng Thương hiệu Việt - Câu lạc bộ Trade Leader của Tây Ban Nha trao các danh hiệu: - Năm 2004, giải thưởng “Vận tải Quốc tế” - Năm 2006, giải thưởng “Quốc tế ngành du lịch và giải trí” - Hiệp hội tư vấn và quản lý Other Way của Pháp trao các danh hiệu: - Năm 2005, giải thưởng “Công nghệ Bạch kim cho chất lượng và Thương hiệu” - Năm 2006, hai giải thưởng “Mặt kim cương cho sự hài lòng và cam kết về chất lượng chuẩn chương trình TQCS” và “Toàn Cầu việc thực hiện chất lượng hoàn hảo và đạt tiêu chuẩn chương trình TQCS” 1 Là lượt khách sử dụng dịch vụ trong ca kinh doanh. Số cuốc khách được đồng hồ tính tiền tự động ghi nhận khi có khách hàng sử dụng dịch vụ và lái xe sập cò trên đồng hồ tính tiền hoặc khi mắt thần trong xe phát hiện trên taxi có khách. 33 - Năm 2007 là giải thưởng “Công nghệ Bạch Kim cho chất lượng thương hiệu tốt nhất và tiêu chuẩn hài lòng khách hàng” - Từ năm 2006 đến 2010: liên tiếp được tạp chí “The Guide” bình chọn là dịch vụ taxi tốt nhất trong năm. Tourist Với dàn xe sang trọng, hiện đại cùng đội ngũ nhân viên lái xe giàu kinh nghiệm, phong cách phục vụ lịch sự, chuyên nghiệp, HanoiTourist Taxi đã nhận được sự tín nhiệm của rất nhiều các khách sạn lớn trong thành phố Hà Nội như: Khách sạn Intercontinental, Khách sạn Hà nội Horison Hotel, Khách sạn Hilton Hà Nội, Khách sạn Hà Nội Metropole, Khách sạn Dân chủ, Khách sạn Hoàn Kiếm, Khách sạn Hòa Bình... ; Các tòa nhà HITC, Sun Red River, Vietcom Bank; Các câu lạc bộ lớn như Press Club, HaNoi Club... và hàng ngàn các văn phòng, nhà hàng, khách sạn thường xuyên sử dụng dịch vụ hàng ngày của HanoiTourist Taxi. Taxi 3A Taxi 3A là công ty vận tải Taxi Group trực thuộc Công ty Cổphần Quản lý đầu tư và Phát triển – IDMC - hoạt động trong lĩnh vực đại lý bán xe ô tô, bảo dưỡng sửa chữa xe ô tô, kinh doanh cho thuê văn phòng và kinh doanh vận tải. Tháng 6/2008, IDMC chính thức thức ra mắt sản phẩm dịch vụ taxi mang thương hiệu 3A - 38.57.57.57. Với kỳ vọng “Hoàn thiện dịch vụ - Hướng tới thành công”, Taxi 3A đã nhanh chóng xây dựng được uy tín và niềm tin cho khách hàng trên địa bàn Thủ đô Hà Nội. Địa bàn hoạt động chính của Taxi 3A là toàn bộ khu vực phía Tây Hà Nội với nhiều cơ quan lớn và các khu hành chính, văn hoá và thể thao Quốc 34 gia cũng như các khu đô thị mới phát triển theo quy hoạch của Thủ Đô: Như trung tâm Hội nghị Quốc gia, bảo tàng Hà Nội, khu Liên hợp thể thao quốc gia Mỹ Đình, các khu đô thị Mỹ Đình, Trung Yên, Trung Hoà, Dịch Vọng ... Hiện công ty có đoàn xe đời mới, hiện đại : - Trên 200 xeTOYOTA VIOS LIMO 5 chỗ đời 2010. - Trên 100 xe TOYOTA INNOVA 8 chỗ đời 2009 – 2010. Với phong cách phục vụ hiện đại, phương thức dịch vụ mới và năng động, Taxi 3A đã, đang dần lấy được sự tin tưởng của khách hàng, mang tới cho khách hàng những giá trị mới trong dịch vụ vận chuyển hành khách bằng taxi tại Thủ đô. Taxi JAC Taxi JAC luôn đề cao sự năng động, tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Toàn bộ nhân viên và công nhân lái xe của Taxi Group là những cộng sự, đồng nghiệp tốt, luôn phấn đấu“Hướng tới cuộc sống vững bền”. Hiện nay, Taxi JAC đang hoạt động chính tại khu vực Phía Đông và Tây thành phố Hà Nội như: Quận Long Biên, Huyện Đông Anh, Quận Hà Đông, Huyện Đan phượng, Quốc Oai, Chương Mỹ .... Taxi JAC bước đầu đã chiếm được lòng tin của khách hàng và góp phần vào sự lớn mạnh của thương hiệu Taxi Group.Taxi JAC luôn là đối tác tin cậy của khách hàng để cùng chung bước thành công, đi tới tương lai. Taxi Hanoi Từ những thành công tại thị trường Hà Nội, tháng 07 năm 2010 Taxi Group đã phát triển thị trường tại tỉnh Bắc Ninh, mang thương hiệu “Taxi Hanoi – 0241.38.69.69.69”. Ở đây Taxi Group tập trung phục vụ chính tại 35 các khu vực: Thành phố Bắc Ninh, Khu Công nghiệp Quế Võ (Huyện Quế Võ), KCN Tiên Sơn, KCN Yên Phong và thị trấn Từ Sơn. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group Xuất phát từ đặc điểm của loại hình dịch vụ nên việc tổ chức hoạt động cung ứng dịch vụ của các đơn vị vận tải trong Taxi Group có nét tương đồng và ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết kế và vận hành HTKSNB trong chu kỳ bán hàng thanh toán. 2.1.2.1. Khái niệm Taxi là hình thức sử dụng ô tô (không quá 8 ghế, kể cả ghế người lái) để di chuyển tới địa điểm cụ thể nhằm thoả mãn nhu cầu đi lại của khách hàng. Kinh doanh dịch vụ vận tải taxi là là hình thức kinh doanh vận tải hành khách, bằng ôtô có lịch trình và hành trình theo yêu cầu của khách, cước tính theo ĐHTT (đối với hành khách). 2.1.2.2. Đặc điểm dịch vụ Dịch vụ của các đơn vị vận tải taxi gồm dịch vụ vận tải taxi và cho thuê xe, trong đó, doanh thu từ vận tải taxi là chiếm tỷ trọng trên 95% tổng doanh thu của các đơn vị. Do đó, đề tài KSNB tập trung vào việc hoàn thiện HTKSNB quy trình bán hàng thu tiền của mảng kinh doanh dịch vụ vận tải taxi. Xuất phát từ đặc điểm sử dụng và phương thức thanh toán của loại hình kinh doanh dịch vụ vận tải taxi, dịch vụ này có những đặc điểm chính như sau: 36 Tính thời vụ trong kinh doanh taxi Taxi là một trong những phương tiện vận tải công cộng phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, thời vụ trong kinh doanh taxi là quy luật có tính phổ biến ở tất cả các khu vực taxi hoạt động. Các tác nhân tác động đến sự hình thành tính thời vụ của kinh doanh taxi cụ thể như sau: Theo phong tục tập quán của người Việt Nam, ba tháng đầu năm là mùa lễ tết, du lịch, đặc biệt, khí hậu miền Bắc trong thời gian này là dạng thời tiết mưa phùn lạnh; do đó, nhu cầu di chuyển bằng taxi tăng mạnh và trở thành mùa trọng điểm trong năm của đơn vị vận tải taxi. Số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ taxi cũng biến động theo chu kỳ ngày đêm. Nhu cầu di chuyển của khách hàng vào giờ hành chính (ban ngày) luôn cao hơn khung giờ ban đêm. Ngoài ra, doanh thu taxi cũng bị ảnh hưởng bởi thời tiết. Doanh số taxi có xu hướng tăng cao trong những ngày thời tiết khắc nghiệt (nắng gắt hoặc mưa bão…) và ngược lại, khách hàng sẽ ít sử dụng dịch vụ taxi khi thời tiết dễ chịu. Nhu cầu sử dụng taxi phụ thuộc vào mức sống (thu nhập bình quân) Mức sống của người dân ảnh hưởng lớn đến nhu cầu sử dụng dịch vụ taxi. Tuy taxi là phương tiện vận tải công cộng nhưng giá cước của dịch vụ taxi cao hơn nhiều lần so với các hình thức vận tải công cộng khác. Do vậy, đối với khu vực có thu nhập bình quân cao như khu đô thị cao cấp, khách sạn, sân bay… khách hàng sẽ lựa chọn taxi là phương tiện di chuyển thường xuyên hơn, kéo theo doanh thu taxi ở những khu vực đó luôn cao hơn những vùng khác. 37 Thời gian hoạt động của taxi là 24/7 Xuất phát từ hình thức kinh doanh taxi dựa trên yêu cầu di chuyển của khách hàng, do đó, taxi luôn phải hoạt động 24 tiếng một ngày và hoạt động đủ 7 ngày trên tuần. Giá cước được tính dựa vào đồng hồ tính tiền (“ĐHTT”) Dịch vụ vận tải taxi phục vụ yêu cầu di chuyển cụ thể về thời gian, địa điểm của từng khách hàng, do đó, phí dịch vụ được tự động tính dựa vào quãng đường và đơn giá nhất định được cài đặt trong ĐHTT. Phương thức thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt (do thói quen ưa dùng tiền mặt của người Việt Nam) Xuất phát từ hệ thống ngân hàng Việt Nam chưa phát triển dẫn tới việc người dân ít có cơ hội sử dụng các loại thẻ ngân hàng để thực hiện việc thanh toán dịch vụ. Bên cạnh đó, một trong những đặc điểm của dịch vụ taxi là sự phát sinh các cuốc khách bất thường cùng với thói quen ưa dùng tiền mặt của người dân Việt Nam trong các giao dịch thanh toán khiến cho doanh thu bằng tiền mặt trong kinh doanh taxi chiếm tỷ trọng rất lớn (tỷ lệ này luôn duy trì ở mức trên 90% tổng doanh thu kinh doanh) 38 2.2. Thực trạng HTKSNB chu kỳ bán hàng thu tiền của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group 2.2.1. Thực trạng về môi trường kiểm soát ảnh hưởng tới chu kỳ bán hàng thu tiền trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group 2.2.1.1. Về cơ cấu tổ chức HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT NỘI BỘ PHÒNG KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TUYỂN DỤNG VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ XỬ LÝ TAI NẠN TRUNG TÂM ĐIỀU HÀNH PHÒNG KINH DOANH GARA ĐỘI XE BỘ PHẬN KỸ THUẬT Nguồn: Tổ chức bộ máy Taxi Group HÌNH 2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA TAXI GROUP 39 1. Hội đồng quản trị - Bổ nhiệm và bãi miễm giám đốc và kế toán trưởng - Chọn lựa và quyết định đưa ra sản phẩm mới vào thị trường - Quyết định các chủ trương,chính sách kinh doanh dịch vụ mang tính chiến lược, ngành kinh doanh của các đơn vị, sửa đổi điều kiện khi cần thiết. - Quyết định mở rộng hoạt động của các đơn vị - Thông qua các quyết định các chương trình xây dựng cơ bản mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn - Đưa ra các ý kiến, các khuyến cáo, điều chỉnh hoặc bổ sung các chiến lược, sách lược kinh doanh của các đơn vị 2. Trung tâm điều hành (Bộ phận trực tổng đài) - Nhận báo cáo qua điện thoại của tổng đài về số liệu các cuốc xe đi sân bay, cuốc xe đi đường dài, doanh thu, Km vận doanh của mỗi cuốc; tiếp nhận xử lý khiếu nại khách hàng (khách hàng quên đồ, khiếu nại chất lượng dịch vụ con người, giá cước, va quệt tai nạn...) - Xác thực các cuốc xe đường dài sân bay cho các lái xe, lập các báo cao xử lý khiếu nại, các hình thức kỷ luật… 3. Ban giám đốc : Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của giám đốc: - Tổ chức bộ máy và trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đật hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu bảo toàn cà phát triển các đơn vị theo phương hướng và kế hoạch đã được đặt ra của hội đồng quản trị thông qua 40 - Xem xét, bổ nhiệm và bãi miễn từ cấp trưởng phòng và các tổ trưởng trở xuống của các đơn vị - Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành hoạt động các đơn vị, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có phẩm chất tốt, năng lực cao để đảm bảo hoạt động các đơn vị một cách hiệu quả và phát triển lâu dài, ban hành quy chế lao động, tiền lương,.. đã được HDQT thông qua, xét tuyển dụng, quy luật xa thải theo đúng quy định hiện hành của bộ luật lao động - Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư chi tiêu hàng tháng, quý, nămtrình HĐQT và triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh sản xuất của các đơn vị - Nghiên cứu và đề nghị trực tiếp đến HĐQT các phương án, biện pháp, giải quyết các trường hợp phát sinh trong quản lý và điều hành các đơn vị vượt quá chức năng quyền hạn của giám đốc. - Ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản giao dịch với các cơ quan chức năng phù hợp với pháp luật hiện hành, thực hiện chế độ chính sách và pháp luật nhà nước trong hoạt động của các đơn vị. - Ban hành các hệ thống biểu mẫu báo cáo của các đơn vị, các định mức, định biên về lao động , kỹ thuật , chi phídoanh thu… - Báo cáo bằng văn bản cho HĐQT mọi hoạt động của các đơn vị định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của HĐQT. 4. Hành chính nhân sự Phòng hành chính nhân sự gồm hai bộ phận: Bộ phận tuyển dụng và quản lý nhân sự và bộ phận xử lý tai nạn. Vai trò và chức năng của hai bộ phận này cụ thể như sau: 41 Bộ phận tuyển dụng và quản lý nhân sự - Tổ chức bộ máy nhân sự của các đơn vị, soạn thảo và trình giám đốc ký kết các HĐLĐ, tham gia đề xuất ý kiến bổ nhiệm, bãi miễn cán bộnhân viên các đơn vị theo thẩm quyền. - Lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm thiết bị phục vụ công tác kinh doanh, định mức chi phí văn phòng phẩm, định mức xăng xe… trình giám đốc. - Tổ chức biên lao động, xây dựng thang bảng lương cho toàn các đơn vị. Bộ phận xử lý tai nạn - Chịu trách nhiệm về việc quy kết trách nhiệm về mặt vật chất đối với lái xe khi xảy ra va quệt, sử dụng sai quy trình gây hư hỏng phương tiện, sử dụng vật tư phụ tùng không đảm bảo định ngạch, trách nhiệm của công nhân BDSC đối với chất lượng công tác BDSC. - Giải quyết kịp thời các trường hợp va chạm, tai nạn giao thông trên tuyến. - Hoàn tất thủ tục với bảo hiểm, công an, các cơ quan liên quan đảm bảo quyền lợi cho đơn vị, người lao động khi xảy ra tai nạn giao thông gây thiệt hại về tài sản và con người - Xử lý tai nạn: Khi xảy ra tai nạn, ban điều hành thay mặt các đơn vị ra hiện trường giải quyết mọi vấn đề liên quan đến người và pháp luật. Nếu xảy ra tai nạn không liên quan đến tai nạn dân sinh thì phải báo cho cơ quan bảo hiểm đến giám định hoặc có xác nhận của công an khu vực. Nếu xảy ra tai nạn có liên quan đến bên thứ ba, thì phải có trách nhiệm kết hợp với gia đình khắc phục hậu quả. 42 - Mua bảo hiểm cho phương tiện 43 5. Phòng kinh doanh tiếp thị - Nghiên cứu thị trường taxi, vé máy bay và các lĩnh vực kinh doanh hoạt động kinh doanh khác của các đơn vị trên địa bàn thành phố Hà Nội và các vùng lân cận. - Xây dựng hệ thống bán vé thẻ (trả trước, trả sau) mang thương hiệu Taxi Group. - Tổng hợp báo cáo lên ban lãnh đạo cấp cao các thông tin thu thập được về thị trường và các đối thủ cạnh tranh. Truyền tải thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan theo quy định. Cộng tác và phối hợp với các bộ phận kịnh doanh trực tiếp đẻ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. - Hoạch định chương trình kế hoạch và thực hiện các chương trình kinh doanh tiếp thị, đã được ban lãnh đạo cấp cao phê duyệt, như chương trình quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị và quan hệ cộng đồng với đối tượng khách hàng. - Thực hiện chăm sóc khách hàng, xử lý, giải quyết các sự cố khách hàng và cung cấp các dịch vụ khách hàng. - Phối hợp các bộ phận kinh doanh tiếp thị và bộ phận nghiên cứu và phát triển để đưa ra các giải pháp về sản phẩm, dịch vụ, phân phối và chính sách giá cả nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh đã đặt ra, nâng cao năng lực cạnh tranh của các đơn vị trên thị trường. - Thực hiện báo cáo và tổng hợp báo cáo theo quy định của ban giám đốc các đơn vị 44 6. Phòng kế toán - Tổ chức triển khai các công việc quản lý tài chính theo phân cấp để phục vụ sản xuất kinh doanh của các đơn vị - Chỉ đạo thực hiện các công việc về lĩnh vực kế toán, thống kê theo quy chế tài chính đảm bảo chính xác, kịp thời, trung thực. - Thực hiện kiểm tra các hợp đồng kinh tế - Thực hiện quản lý chế độ chính sách tài chính và chế độ chính sách với người lao động trong các đơn vị theo quy định hiện hành - Tổng hợp số liệu Báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm theo quy định và chế độ Báo cáo tài chính theo quy dịnh của bộ tài chính. - Tổ chức thực hiện các thủ tục thanh toán nội bộ, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế thuộc phạm vi các đơn vị được phân cấp quản lý… - Chịu trách nhiệm HĐQT và giám đốc về công tác quản lý tài chính, báo cáo HĐQT và giám đốc mọi phát sinh thường kỳ hoặc bất thường trong mọi hoạt động để có biện pháp quản lý và điều chỉnh kịp thời, hợp lý, nhằm giảm thiểu thất thoát và thiệt hại cho các đơn vị. Tuân thủ đúng quy định của nhà nước về thể lệ kế toán và sổ sách chứng từ, thực hiện đúng và đủ những khoản thuế theo luật định, báo cáo kịp thời đến HĐQT và giám đốc những thay đổi của nhà nước về quản lý tài chính kế toán có chủ trưong phù hợp. 7. Gara – đứng đầu là trưởng Gara, phụ trách hai bộ phận chính là đội xe và bộ phận kỹ thuật, trong đó: a) Đội xe: là bộ phận trực tiếp tổ chức quản lý việc hoạt động của các lái xe và phương tiện trong ca kinh doanh. 45 Đội trưởng - Chịu trách nhiệm đề xuất đặt in phiếu xăng và số lượng giấy in chốt cơ - Trực tiếp tổ chức quản lý việc hoạt động của đội xe trong ca kinh doanh - Quản lý và giám sát hoạt động chung của các bộ phận, nhân viên trực thuộc đội xe. - Chịu trách nhiệm bàn giao phiếu xăng và giấy in chốt cơ cho lái xe - Nghiệm thu xe sau ca kinh doanh. Lái xe nhận phiếu xăng đi kinh doanh. Thu ngân chịu trách nhiệm phản ánh chốt cơ lên nhận doanh thu tiền mặt từ lái xe. b) Bộ phận kỹ thuật Chức năng: - Quản lý kỹ thuật phương tiện, tư vấn tham mưu về dịch vụ kỹ thuật và các vấn đề có liên quan. - Bảo dưỡng và sửa chữa phương tiện, đảm bảo chất lượng và tuổi thọ phương tiện đáp ứng nhu cầu sản xuất Nhiệm vụ: - Quản lý chất lượng phương tiện - Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa (“BDSC”) phương tiện tháng, quý, năm. 46 - Xây dựng các định mức: tiêu hao nhiên liệu, định ngạch vật tư phương tiện,... đảm bảo quản lý và khai thác phương tiện có hiệu quả. - Xây dựng quy trình đưa xe vào BDSC và quy trình, tiêu chuẩn nghiệm thu xe sau khi BDSC. - Đề xuất các kế hoạch mua sắm các trang thiết bị máy móc, dụng cụ kỹ thuật phục vụ BDSC. - Căn cứ kế hoạch BDSC đã được Giám đốc phê duyệt, thực hiện công tác BDSC phương tiện theo đúng kỳ cấp, công tác sửa chữa đột xuất, khám xe đảm bảo chất lượng phương tiện khi ra hoạt động trên tuyến. Đồng thời đảm bảo đủ các hồ sơ, giấy tờ xe khi đưa xe ra hoạt động. - Quản lý, đôn đốc, giám sát việc thực hiện BDSC của công nhân BDSC theo đúng quy trình công nghệ. Nghiệm thu chất lượng BDSC của các phương tiện vào cấp, sửa chữa lớn hay sửa chữa đột xuất. - Chịu trách nhiệm về chất lượng BDSC phương tiện và sử dụng vật tư phụ tùng, nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ công tác BDSC của giám đốc đúng mục đích, tiết kiệm và có hiệu quả. - Bàn giao phương tiện cho lái xe đảm bảo chất lượng phương tiện trước khi đưa xe ra hoạt động. - Nhận bàn giao phương tiện từ lái xe sau ca hoạt động. Kiểm tra quy kết trách nhiệm, lập biên bản khi xe về có sự cố hỏng hóc và tổ chức sửa chữa kịp thời, đảm bảo phục vụ sản xuất. Tổ chức vệ sinh phương tiện đảm bảo xe sạch đẹp khi xe ra hoạt động ca sau. - Quản lý vật tư, phụ tùng: 47 - Xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, phụ tùng phục vụ công tác BDSC, kế hoạch phụ tùng thay thế thường xuyên theo định ngạch trình Giám đốc phê duyệt. - Mua sắm vật tư, trang thiết bị theo kế hoạch, chịu trách nhiệm về nguồn gốc, chất lượng và giá cả vật tư mua đã được phê duyệt. - Cung ứng và theo dõi thống kê việc cấp phát, sử dụng vật tư nguyên vật liệu cho từng đầu phương tiện theo quy định. 2.2.1.2. Về chính sách nhân sự Chính sách nhân sự trong các đơn vị sản xuất bao gồm các quy định, quy chế liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên như Tiêu chuẩn cán bộ các cấp; Quy chế tuyển dụng, đào tạo, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ; Quy chế thi đua khen thưởng; Quy chế hiếu hỉ; Quy chế phúc lợi; Quy chế học tập nâng cao trình độ, Quy chế trả lương… Hầu hết các quy chế này đều được nhà quản trị cấp cao chỉ đạo và nhà quản trị cấp trung bộ phận nhân sự xây dựng trên cơ sở các quy định của Bộ luật Lao động, quy định của Nhà nước về việc tuyển dụng, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật…, chúng cụ thể hóa các quy định của Nhà nước nhiều hơn là các chính sách nhân sự riêng của đơn vị. Các quy định liên quan đến việc ưu tiên tuyển dụng những nhân viên có trình độ và đạo đức tốt; tạo môi trường để phát huy hết năng lực của nhân viên; giữ chân những nhân viên giỏi chưa được cụ thể hóa trong các quy chế của từng đơn vị sản xuất. Các phương pháp và tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên mang tính cụ thể, được xây dựng phù hợp với từng vị trí công việc. Kết quả đánh giá thành tích được phản hồi, trao đổi lại với cán bộ nhân viên, gắn chặt với chết độ tiền lương, chế độ đề bạt làm giảm đi tác dụng 48 của công tác đánh giá. Kết quả khảo sát cho thấy trong số các đơn vị được khảo sát xây dựng được tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá đối với cán bộ công nhân viên của từng bộ phân, các đơn vị còn lại tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá được áp dụng chung cho toàn đơn vị và chưa có đơn vị bào thực hiện việc phản hồi, trao đổi kết quả đánh giá thành tích đối với từng cán bộ, nhân viên. 49 2.2.1.3. Về Ban KSNB (Bộ phận kiểm toán nội bộ) Ban kiểm soát có nhiệm vụ: - Kiểm tra, giám sát và báo cáo về tính hợp pháp, hợp lý của hoạt động kinh doanh trong quản lý, điểu hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán, Báo cáo tài chính và việc chấp hành điều lệ Công ty, quyết nghị của Hội đồng quản trị. - Thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo Hội đồng quản trị định kỳ hàng tháng, quý năm và theo vụ việc kết quả kiểm tra, giám sát của mình; kịp thời phát hiện và báo các Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình thường, trái với quy định về quản lý đơn vị hoặc có những dấu hiệu vi phạm pháp luật. - Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về các hành vi bỏ qua hoặc cố ý bao che cho các vi phạm. Thực tế hoạt động của Ban kiểm soát cho thấy: - Về thành viên của Ban kiểm soát tại các đơn vị này không có hiện tượng thành viên của Ban kiểm soát kiêm nhiệm chức vụ của Ban giám đốc hoặc Trưởng các phòng (ban) quản lý các lĩnh vực chuyên môn tương ứng. - Về hoạt động của Ban kiểm soát, trong quá trình thực hiện việc kiểm tra, giám sát Ban kiểm soát đã phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong quá trình quản lý và điều hành của các bộ phận trong đơn vị; tham mưu đề xuất với Hội động quản trị, Ban giám đốc trong việc ban hành các quy chế, quyết nghị về hoạt động của đơn vị. 50 Như vậy, nếu xét về cơ cấu tổ chưc, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Ban kiểm soát tại các đơn vị trong thời gian này thì Ban kiểm soát đã thực hiện một vài chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của kiểm toán nội bộ Về phần kiểm toán nội bộ tại các đơn vị taxi thuộc Taxi Group. Tại các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group, bộ phận kiểm toán nội bộ đều chưa được thành lập. Nguyên nhân của vấn đề này là nhà quản trị cấp cao tại các đơn vị đều chưa tìm ra giải pháp để giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận kiểm toán nội bộ với các bộ phận khác trong cùng doanh nghiệp. Theo quan điểm của các nhà quản lý thì nếu bộ phận này được thành lập cũng rất khó phối hợp làm việc với các bộ phận khác. 2.2.2. Thực trạng hệ thống kế toán trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group ảnh hưởng tới chu kỳ bán hàng thu tiền của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group 2.2.2.1. Về bộ máy kế toán (Mô hình, chức năng, nhiệm vụ của nhân sự phòng kế toán) Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viênKế toán viên HÌNH 2.2. BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRONG TAXI GROUP 51 Kế toán trưởng: là người quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động, kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, tham mưu giúp giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán, đánh giá các phương án kinh doanh. Kế toán trưởng thực hiện lập các báo cáo để cung cấp thông tin cho những người cần thông tin. Thủ quỹ: là người trực tiếp quản lý tiền mặt, chịu trách nhiệm về số dư tiền tại quỹ cũng như xem xét sự đúng đắn của các phiếu thu, phiếu chi trong đơn vị. Kế toán viên: mỗi đơn vị vận tải có bốn (4) kế toán viên, trong đó, bao gồm: kế toán doanh thu, kế toán chi phí, kế toán công nợ và kế toán tài sản cố định. 2.2.2.2. Hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ kế toán (QĐ 15 & phần mềm kế toán) Hệ thống chứng từ và tài liệu kế toán tại đơn vị đóng vai trò là nguồn thông tin đầu vào của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm máy tính. Trong đó, chúng từ kế toán không chỉ là cơ sở pháp lý cả các số liệu kế toán mà còn đóng vai trò quan trọng trong HTKSNB, nó cho phép nhà quản trị kiểm tra, giám sát tỉ mỉ từng ngiệp vụ phát sinh, ngăn chặn kịp thời hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị Nhận thức được điều này, tùy thuộc vào quy mô sản xuất cũng như cơ cấu sản xuất kinh doanh của đơn vị mà số lượng chứng từ sử dụng tại đơn vị là kasc nhau., nhưng nhìn chung, đơn vị đang sử dụng hệ thống danh mục chứng từ hướng dẫn và chứng từ bắt buộc ban hành theo QĐ 15/2006/QĐBTC ngày 20/3/2006 và các chứng từ ban hành theo các văn bản khác. Để thuận tiện cho công tác tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu số lieu, đặc biệt là phục vụ cho công tác kiểm soát đối với các chứng từ bị thất lac, ngăn 52 chặn các can thiệp trái phép vào cơ sở dữ liệu, nhà quản trị, phòng kế toán của đơn vị luôn ban hành và yêu cầu nhân viên của mình thực hiện theo nguyên tắc “đánh số liên tục”. Song do việc sử dụng phần mềm kế toán vào việc lập chứng từ nên có những chứng từ đã được lập trên máy nhưng lại không được phê chuẩn, nghiệp vụ không phát sinh, không được chuyển vào cơ sở dữ liệu và ghi sổ kế toán dẫn đến trường hợp nguyên tắc này vẫn bị vi phạm. Với mỗi loại chứng từ bị sử dụng tại đơn vị, phòng kế toán đã xây dựng riêng quy trình lập, phê chuẩn, ủy quyền, nhập dữ liệu từ các chứng từ vào phần mềm, chuyển ghi sổ kế toán, bảo quản chứng từ tương đối hợp lý, đảm bảo các chứng từ được lập kịp thời, được phê chuẩn đầy đủ, mới được chuyển dữ liệu vào sổ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán: hiện nay, đơn vị đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Tận dụng những ưu điểm của phần mềm kế toán, nhà quản trị đã tổ chức cho nhân viên của mình xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp hai, ba, bốn để phân loại, tổng hợp số liệu chi tiết, phục vụ cho yêu cầu quản lý tiền mặt, vật tư, tiền gửi; theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu và công nợ phải trả theo từng đối tượng; theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, tập hợp chi phí theo từng phòng ban vào khoản mục chi phí, quản lý doanh thu và xác định kết quả kinh doanh. Hệ thống sổ kế toán: đơn vị áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết, theo hình thức nhật ký chung; bao gồm: sổ tổng hợp và sổ chi tiết. trong đó, sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, sổ Nhật ký mua hàng, sổ Nhật ký 53 bán hàng, sổ cái tài khoản. Sổ kế toán chi tiết bao gồm: sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý tài sản, công nợ, doanh thu, chi phí. HÌNH 2.3. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Nhìn chung, hệ thống Báo cáo tài chính thường được đơn vị cung 54 cấp phần mềm cập nhật theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, hệ thống dữ liệu đầu vào của chương trình chủ yếu là để phục vụ việc lập BCĐKT, BCKQHĐKD. Các dữ liệu về báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin bổ sung cho các chỉ tiêu của báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa được khai báo ngay từ khi nhận liệu. Do vậy, để lập báo cáo này, đơn vị phải thực hiện thủ công hoặc qua sự tư vấn của công ty kiểm toán tư vấn độc lập. Còn hệ thống báo cáo kế toán quản trị được thiết kế theo yêu cầu quản lý của đơn vị, bao gồm những báo cáo sau: Báo cáo chi tiết về tài sản, công nợ, tình hình mua hàng, tình hình bán hàng, chi phí. 2.2.3. Thực trạng thủ tục kiểm soát chu kỳ bán hàng thu tiền trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group 2.2.3.1. Mô tả quy trình doanh thu Doanh thu kinh doanh taxi gồm hai loại: doanh thu bằng tiền mặt và doanh thu vé thẻ. Trong đó, doanh thu vé thẻ là doanh thu taxi được thanh toán bằng thẻ ngân hàng (thẻ ATM, thẻ Visa, thẻ Master) và các thẻ trả trước, trả sau do Taxi Group phát hành (sau đây gọi là thẻ Taxi Group). Đối với doanh thu bằng tiền mặt, các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group quản lý doanh thu thông qua chốt cơ và phiếu xăng từ ĐHTT. Từ tháng 1 năm 2013, Taxi Group đã áp dụng thống nhất mẫu phiếu xăng sử dụng trong các đơn vị, bao gồm các thông tin về số thẻ lái xe, hô hiệu xe, seri phiếu xăng, số tiền xăng, chữ ký lái xe và chữ ký nhân viên bán xăng. Cùng với đó, đơn vị thực hiện rà soát các ĐHTT và mẫu chốt cơ in đầy đủ bắt buộc bao gồm: số km đồng hồ, số km có khách, các cuốc khách trong ca, chữ ký lái xe và chữ ký đội trưởng Đối với doanh thu vé, ngoài chốt cơ và phiếu xăng, các đơn vị vận tải trong Taxi Group còn sử dụng biên lai của các cuốc khách thanh toán bằng 55 vé thẻ như một công cụ để kiểm soát doanh thu. Biên lai phải được in đầy đủ bao gồm thông tin về số thẻ của khách hàng, số km xe chạy, số tiền cước sau mỗi cuốc khách và có đầy đủ chữ ký xác nhận của khách hàng. Giá cước vận tải và chính sách bán thẻ Taxi Group được hội đồng quản trị phê duyệt thông qua văn bản cụ thể và áp dụng chung cho sáu (6) đơn vị trong Taxi Group. Bên cạnh các công cụ quản lý truyền thống, đầu năm 2013, Taxi Group đã áp dụng thí điểm hệ thống GPS để theo dõi hành trình xe cũng như các vi phạm do dừng đỗ và chạy quá tốc độ. Các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group hoạt động đều áp dụng chung quy trình doanh thu với các bước như sau: 1. Đặt in giấy chốt cơ và PX 2. Cấp phát giấy in chốt cơ và PX 3. Lái xe đi kinh doanh 4a. Nhân viên kỹ thuật kiểm tra xe 4b. Nghiệm thu chốt cơ và PX 5. Kế toán tổng hợp doanh thu HÌNH 2.4. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT DOANH THU TIỀN MẶT VÀ THẺ NGÂN HÀNG Diễn giải quy trình: Bước 1: Hàng quý, đội trưởng lập đề xuất in phiếu xăng và số lượng giấy in chốt cơ dựa vào số lượng xe hoạt động quý trước cũng như kế hoạch hoạt động trong quý tới và trình lên trưởng Gara. Trưởng Gara xem xét, phê chuẩn và thực hiện đặt hàng với nhà cung cấp. Trưởng Gara theo dõi đơn hàng và nhận hàng từ nhà cung cấp. Hóa đơn từ nhà cung cấp được chuyển 56 về cho kế toán để ghi nhận ngay là khoản chi phí trong kỳ. Phiếu xăng và giấy in chốt cơ sau khi bàn giao sẽ được bảo quản tại kho của Gara. Trưởng Gara theo dõi tình hình sử dụng, tồn kho của các vật tư này thông qua sổ tay của Gara. Cuối tháng, trưởng Gara kiểm kê số phiếu xăng và giấy in chốt cơ tồn kho. Bước 2: Hàng tuần, đội trưởng giao phiếu xăng cho nhân viên cấp phát để giao cho các lái xe. Lái xe nhận phiếu xăng và giấy in chốt cơ của một tuần để thực hiện kinh doanh. Bước 3: Năm giờ sáng (5 giờ) hàng ngày, lái xe nhận phương tiện từ đội và bắt đầu ca kinh doanh2. Trước thời điểm giao ca (bàn giao xe và chốt doanh thu ca kinh doanh), lái xe phải đổ xăng đầy bình tại các cây xăng được công ty chỉ định và ghi số tiền mua xăng trên các phiếu xăng được phát đầu tuần. Bước 4a: Sau khi bàn giao xe, nhân viên kỹ thuật của Gara chịu trách nhiệm kiểm tra hoạt động của xe (giấy tờ đăng ký xe, chìa khóa, vết xước, phụ tùng, phụ kiện kèm theo xe…) để đảm bảo tài sản của đơn vị còn nguyên vẹn. Nhân viên kỹ thuật chỉ lập Biên bản khi xe xảy ra va chạm hoặc mất mát phụ tùng kèm theo xe. Biên bản này được coi là hợp lệ khi có đủ chữ ký nhân viên kỹ thuật, đội trưởng và trưởng Gara. Bước 4b: Sau mỗi ca kinh doanh, lái xe in và ký chốt cơ để xác nhận doanh thu ca hoạt động của mình. Đội trưởng có nhiệm vụ xác nhận lại sự đúng đắn các thông tin trên bằng cách lưu lại chữ ký trên chốt cơ. Chốt cơ đầy đủ chữ ký của lái xe và đội trưởngsẽ được lái xe bàn giao cho thu ngân cùng với doanh thu tiền mặt ca kinh doanh. Thu ngân dựa vào doanh thu trên chốt cơ, doanh thu tiền mặt để lên bảng kê doanh thu của các lái xe, bao gồm các mục: Tên lái xe, hô hiệu xe, ca kinh doanh, km có khách, doanh thu kinh 2 Là thời gian hoạt động của lái xe taxi. Ca kinh doanh được tính theo ngày. Nếu lái xe chạy thông ca (không bàn giao xe tại thời điểm giao ca), ca kinh doanh sẽ lớn hơn một (1) 57 doanh, doanh thu tiền mặt, doanh thu thẻ ngân hàng và tiền xăng. Thu ngân trình bảng kê doanh thu lên đội trưởng và trưởng Gara ký xác nhận. Bước 5: Bảng kê doanh thu đầy đủ chữ ký của thu ngân, đội trưởng và trưởng Gara sẽ được chuyển tiếp lên phòng kế toán kèm theo các chứng từ (chốt cơ, phiếu xăng, biên lai vé thẻ) và doanh thu tiền mặt. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán lập phiếu thu cho khoản doanh thu tiền mặt và ghi I. Bán II. Lập III. Theo nhận doanh thu kinh doanh trong kỳ. IV. Thu hồi thẻ danh sách dõi tình công nợ từ PHÒNG Taxi khách hàng hình sử khách hàng Group sử dụng thẻ dụng thẻ KINH DOANH GARA 1. Đặt in phiếu xăng và giấy chốt cơ 2. Cấp phát phiếu xăng 3. Lái xe đi kinh doanh 4a. Nhân viên kỹ thuật kiểm tra xe 4b. Nghiệm thu chốt cơ và phiếu 5. Kế toán tổng hợp doanh thu kinh doanh HÌNH 2.5. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT DOANH THU THẺ TAXI GROUP Diễn giải quy trình: Tại phòng kinh doanh: Bước I, hàng ngày, nhân viên phòng kinh doanh tiếp cận khách hàng và giới thiệu về sản phẩm thẻ trả trước, trả sau của Taxi Group. Khách hàng ký hợp đồng sử dụng thẻ với phòng kinh doanh của Taxi Group. 58 Bước II, hàng tuần, phòng kinh doanh lập danh sách khách hàng sử dụng thẻ (khách hàng mới và khách hàng truyền thống) và khách hàng tiềm năng. Bước III, cuối tháng, phòng kinh doanh nhận bảng tổng hợp doanh thu từ thẻ Taxi Group từ kế toán doanh thu để lập báo cáo về Tình hình sử dụng thẻ Taxi Group. Bước IV, nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm theo dõi và thu hồi công nợ từ các khách hàng sử dụng thẻ Taxi Group. Tại Gara: Bước 1, 2: tương tự như quy trình doanh thu tiền mặt và thẻ ngân hàng. Bước 3: Ba giờ sáng (3 giờ) hàng ngày, lái xe nhận phương tiện từ đội và bắt đầu ca kinh doanh. Trước thời điểm giao ca (bàn giao xe và chốt doanh thu ca kinh doanh), lái xe phải đổ xăng đầy bình tại các cây xăng được công ty chỉ định và ghi số tiền mua xăng trên các phiếu xăng được phát đầu tuần. Bước 4a: tương tự quy trình doanh thu tiền mặt và thẻ ngân hàng. Bước 4b: Sau mỗi ca kinh doanh, ngoài chốt cơ đầy đủ chữ ký của lái xe và đội trưởngcùng với doanh thu tiền mặt ca kinh doanh, lái xe phải bàn giao các biên lai thẻ Taxi Group trong ca hoạt động. Thu ngân dựa vào bộ chứng từ trên để lên bảng kê doanh thu của các lái xe, bao gồm các mục: Tên lái xe, hô hiệu xe, ca kinh doanh, km có khách, doanh thu kinh doanh, doanh thu tiền mặt, doanh thu thẻ ngân hàng, doanh thu vé thẻ (số thẻ của khách hàng, tiền vé thẻ) và tiền xăng. Thu ngân trình bảng kê doanh thu lên đội trưởng và trưởng Gara ký xác nhận. Bước 5: Kế toán doanh thu thực hiện công việc lập phiếu thu và ghi nhận doanh thu như trên. Sau đó, dựa vào bảng kê doanh thu của thu ngân, phần doanh thu vé thẻ Taxi Group được kế toán lập bảng kê chi tiết về số thẻ của 59 khách hàng cũng như số tiền cước tương ứng và chuyển tới phòng kinh doanh hàng ngày và hàng tháng. Hàng tháng, nhân viên kinh doanh có trách nhiệm thu hồi các khoản doanh thu này. 2.3.3.2. Các thủ tục kiểm soát hiện hành trong quy trình bán hàng thu tiền tại các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group Các thủ tục kiểm soát xuyên suốt năm (5) bước trong chu trình bán hàng và thu tiền của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group bao gồm: Thủ tục phê chuẩn cho phép các nghiệp vụ phát sinh, thủ tục kiểm soát bảo vệ tài sản và thông tin, thủ tục kiểm soát đối với hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán, thủ tục đối chiếu số liệu, thủ tục kiểm soát chéo, thủ tục kiểm soát qua các phần mềm). Cụ thể như sau: Thủ tục phê chuẩn cho phép các nghiệp vụ phát sinh trong chu trình bán hàng thu tiền bao gồm: - Hội đồng quản trị phê duyệt chính sách giá cước và chính sách cung cấp thẻ Taxi Group. - Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt các hợp đồng thẻ Taxi Group của khách hàng. - Trưởng gara phê chuẩn đề xuất đặt in phiếu xăng và giấy in chốt cơ chuyên dụng. Thủ tục kiểm soát bảo vệ tài sản và thông tin bao gồm: - Quy định trách nhiệm bảo quản phương tiện, vật tư cho các bộ phận, cá nhân cụ thể: Gara chịu trách nhiệm bảo quản phương tiện, các vật từ phụ tùng kèm theo, phiếu xăng và giấy in chốt cơ. - Kiểm kê hiện vật và lập biên bản kiểm kê (tài sản, vật tư) hàng ngày và hàng tháng. 60 - Bảo quản phương tiện, vật tư bằng hệ thống sân bãi, tường rào và kho để ngăn ngừa sự tiếp cận và chiếm dụng tài sản. Thủ tục kiểm soát đối với hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: - Phiếu xăng được đặt in theo số seri liên tục - Chốt cơ được in theo đầy đủ thông tin về hô hiệu xe và số thẻ lái xe - Chứng từ được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiều - Chứng từ hợp lý hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. - Tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đúng quy định. Thủ tục đối chiếu số liệu và thông tin giữa các cá nhân: - Đối chiếu doanh thu kinh doanh thẻ Taxi Group với xác nhận công nợ từ khách hàng. - Đối chiếu xăng giữa cây xăng và đơn vị Kiểm soát chéo chưa được thực hiện tại đơn vị Thủ tục kiểm soát được cài đặt sẵn trong phần mềm kế toán và phần mềm GPS: - Kiểm tra mã vật tư, mã tài sản, mã đơn vị khách hàng - Kiểm tra tính phù hợp khi nhập dữ liệu theo các trường - Kiểm tra lộ trình, điểm dừng đỗ và tốc độ di chuyển của phương tiện. Thủ tục kiểm soát việc thực hiện thông qua công tác lập và phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh được thực hiện theo quý. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi cấp độ, mọi nơi trong đơn vị nhằm điều hành hoạt động của toàn đơn vị trôi chảy. 61 CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN HTKSNB CHU KỲ BÁN HÀNG THU TIỀN CỦA CÁC ĐƠN VỊ VẬN TẢI THUỘC TAXI GROUP 3.1. Đánh giá thực trạng HTKSNB trong các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group 3.1.1. Những ưu điểm Thứ nhất, hệ thống quy định, quy chế luôn hướng vào mục tiêu đảm bảo tính hiệu quả hoạt động của đơn vị, tính trung thực, hợp lý của BCTC, an toàn cho tài sản, thông tin và thực chất chúng là những yếu tố cơ bản của HTKSNB trong đơn vị. Việc ban hành và tổ chưc thực hiện hệ thống các quy định cũng chính là việc thiết kế và vận hành HTKSNB trong các đơn vị vận tải hiện nay Thứ hai, mặc dù các nhà quản trị cấp cao chưa nhận thức đầy đủ về khái niệm, mục tiêu và các nhân tố cấu thành kế toán KSNB cũng như chưa xây dựng được một HTKSNB hoàn thiện, nhưng những nhân tố cơ bản của HTKSNB tại các đơn vị đã được hình thành, cụ thể là: 3.1.1.1. Về môi trường kiểm soát: Nhà quản trị cấp cao của Taxi Group nói chung và của các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group nói riêng, đã có những thay đổi đáng kể về phương châm quản lý và phong cách điều hành trong đó đặc biệt chú trọng đến việc sử dụng các công cụ quản lý và tiến bộ trong công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Các chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, đánh giá cũng như khen thưởng, đề bạt được cụ thể hóa thành các quy định của đơn vị 62 và được thực hiện một cách tối đa nhằm đảm bảo quyền lợi cao nhất cho người lao động. 3.1.1.2. Về hệ thống kế toán: Việc phân công quyền hạn, trách nhiệm cũng như mối quan hệ phối hợp công việc giữa các kế toán riêng lẻ (kế toán các phần hành riêng biệt) tương đối rõ ràng thông qua việc quản trị người dùng và chính sách bảo mật thông tin. Đồng thời, việc phân công quyền hạn trách nhiệm cũng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa trách nhiệm bảo vệ tài sản với trách nhiệm ghi sổ, trách nhiệm ghi sổ kế toán và trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ, đảm bảo khả năng kiểm soát chéo, ngăn chặn các gian lận, sai sót. Các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group lựa chọn Danh mục các chứng từ sử dụng phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó, đơn vị còn thiết kế them các chứng từ làm công cụ để quản lý các nghiệp vụ phát sinh như phiếu xăng, chốt cơ… Các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu chi được thiết kế theo mẫu chứng từ đã được ban hành trong QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 về chế độ kế toán Việt Nam, một mặt đảm bảo các chứng từ được thiết kế đơn gian, dễ hiểu, thuận tiện cho việc sử dụng, mặt khác đảm bảo có đủ các thủ tục kiểm soát doanh thu. Với mỗi loại chứng từ, các đơn vị đã có những quy định về việc lập, in, phê duyệt, kiểm tra, đối chiếu trên các chứng từ, chính thức hóa dữ kệu đã nhập để in ra chứng từ vào cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán Nhà quản trị lựa chọn hình thức Nhật ký chung để phù hợp với điều kiện sử dụng phần mềm kế toán Misa và Effect. Hệ thống sổ kế toán kết xuất từ hai phần mềm trên đều thỏa mãn được các quy định về hệ thống sổ kế toán theo chế độ hiện hành, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý chi tiết, kiểm tra, giám sát và bảo vệ tài sản của đơn vị. 63 Hệ thống báo cáo được kết xuất theo thiết kế của hai phần mềm đều gồm hệ thống các báo cáo thường xuyên cập nhật theo chế độ kế toán hiện hành. 3.1.1.3. Về thủ tục kiểm soát: Nhà quản trị cấp cao đã xây dựng được quy trình doanh thu đã được thiết kế và vận hành theo mẫu chung áp dụng cho các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group nhằm đảm bảo tính hiện hữu và hiệu quả của hoạt động này. Đơn vị đã xây dựng được hệ thống bán thẻ Taxi Group mang thương hiệu Taxi Group làm căn cứ để xây dựng kế hoạch hoạt động như kế hoạch mua sắm vật tư, tài sản cố định, sửa chữa, bảo dưỡng… Các thủ tục kiểm soát gồm thủ tục phê chuẩn cho phép các nghiệp vụ phát sinh, thủ tục kiểm soát bảo vệ tài sản và thông tin, thủ tục kiểm soát đối với hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán, thủ tục đối chiếu số liệu, thủ tục kiểm soát chéo, thủ tục kiểm soát qua các phần mềm được quy định cụ thể rõ ràng. Một số thủ tục như đối chiếu số liệu và kiểm soát chứng từ sổ sách được cài đặt trên phần mềm kế toán. Qua quá trình quan sát, nghiên cứu cụ thể, ta có thể rút ra nhận xét về chu kỳ bán hàng thu tiền tạo các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group như sau: Xây dựng được quy chế giá cước vận tải và quy trình doanh thu thống nhất, áp dụng chung cho tất cả các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group. Từ đó, làm căn cứ xác đáng để xây dựng các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch mua sắm đầu tư phương tiện… Tổ chức ký hợp đồng nguyên tắc với các nhà cung cấp xăng trên địa bàn Hà Nội để quản lý chi phí xăng trong kinh doanh. Phiếu xăng được thiết kế để ghi thông tin cây xăng diễn ra giao dịch. 64 Đơn vị áp dụng chính sách bán thẻ Taxi Group thống nhất, giúp khách hàng dễ dàng sử dụng thẻ đối với bất kỳ đơn vị nào thuộc Taxi Group. Tổ chức kiểm tra chất lượng dịch vụ taxi thông qua việc sử dụng GPS mang lại hiệu quả khá tốt. Đơn vị kiểm tra được tính chính xác của quãng đường có khách và không có khách, thời điểm dừng đỗ và tốc độ xe chạy để xác nhận lại doanh thu kinh doanh. Mọi cuốc khách thông thường đều được tự động tính bởi ĐHTT bởi mắt thần trong taxi và được phản ánh đầy đủ trong chốt cơ. Việc nhập liệu của thu ngân đều căn cứ vào chốt cơ, biên lai, doanh thu tiền mặt và phiếu xăng được cung cấp bởi lái xe. Doanh thu thẻ Taxi Group có sự kiểm soát chặt chẽ hơn do có hoạt động kiểm tra chéo với Báo cáo tình hình sử dụng thẻ do phòng kinh doanh lập và đối chiếu với khách hàng. Các dữ liệu về doanh thu sau khi đã được cấp nhật đầy đủ, chính xác, đúng kỳ vào phần mềm kế toán, chương trình tự động kết xuất ta các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, báo cáo kế toán một cách chính xác, đầy đủ, đúng kỳ và đảm bảo được cộng dồn đúng đắn. 3.1.2. Những nhược điểm 3.1.2.1. Về môi trường kiểm soát Các đơn vị chưa có chiến lược xây dựng và duy trì tính chính trực và giá trị đạo đức như một nét văn hóa riêng cho đơn vị đơn vị vận tải, các quy định riêng của từng doanh nghiệp về tiêu chuẩn đạo đức, chuẩn mực đạo đức, cách cư xử trong công việc chưa được nghiên cứu và tổ chức thực hiện. Trong cơ cấu tổ chức, hầu hết nhà quản trị cấp cao của các đơn vị vận tải Taxi Group chưa tổ chức riêng bộ phận thực hiện chức năng phân tích 65 đánh giá rủi ro làm cơ sở thiết lập các thủ tục KSNB; chức năng kiểm toán nội bộ để kiểm tra, giám sát thường xuyên thực hiện các thủ tục kiểm soát và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát; chức năng phân tích, phát triển hệ thống thông tin trong điều kiện ứng dụng các phần mềm máy tính vào công tác quản lý; chức năng phê duyệt bán chịu. Mặt khác, mặc dù nhà quản trị cấp cao và nhà quản lý cấp trung tại các bộ có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận và các nhân cũng như quan hệ phối hợp công việc nhưng sự phân công, phân nhiệm… điều đó chỉ được cụ thể hóa bằng văn bản ở cấp các phòng ban, phân xưởng (quy chế kiểm soát bộ phân) còn những phân công cụ thể cho từng các nhân ở từng bộ phận (qui chế kiểm soát cá nhân) chưa được nhà quản trị cấp trung ở các bộ phận này cụ thể hóa bằng văn bản. Do sự kém rõ ràng đó, nó gây khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt là trong mối quan hệ phối hợp làm việc với các bộ phận bên ngoài, không có căn cứ sắc đáng trong việc đánh giá và qui trách nhiệm cho từng cá nhân, khi phát sinh những nhiệm vụ bất thường dễ dẫn đến việc tranh chấp hoặc đùn đẩy trách nhiệm. Tại các đơn vị vận tải thuộc Taxi Group đều chưa tổ chức các bộ phận kiểm toán nội bộ vì chính nhà quản lý cấp cao tại các đơn vị đều chưa giải quyết được một cách triệt để mối quan hệ làm việc giữa bộ phận kiểm toán nội bộ với các bộ phận khác trong đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ chưa trong các đơn vị chưa được tổ chức nên vẫn không loại trừ rủi ro có những sai phạm trong bảo vệ tài sản cũng như cung cấp thông tin đáng tin cậy cho ban lãnh đạo, đồng thời những khiếm khuyết của HTKSNB không được phát hiện, báo cáo và điều chỉnh một cách kịp thời. Trình độ năng lực chuyên môn, trình độ sử dụng máy vi tính, trình độ Tiếng Anh cũng như tình hình trang bị thiết bị phục vụ công tác quản lý còn 66 chưa đồng đều giữa các bộ phận trong doanh nghiệp dẫn đến khó khăn trong việc nâng cao hiêu quả của hệ thông KSNB. 3.1.2.2. Về hệ thống kế toán Nhà quản trị cấp trung và cấp tác nghiệp bộ phận kế toán tại các đơn vị vận tải chưa tính đến việc xậy dựng hệ thống danh mục phục vụ cho việc thu thập thông tin, tổng hợp số liệu để lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo ba loại hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính; lập Báo cáo tài chính hợp nhất của Taxi Group; lập các Báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn; lập các chỉ tiêu phân tích để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tại một số đơn vị hệ thống danh mục này còn chưa được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận có liên quan (hai phần mềm song song hoạt động: Misa và Effect). Đại bộ phận chứng từ sử dụng tại các đơn vị này được thiết kế theo mẫu chứng từ đã được ban hành (hướng dẫn) trong chế độ kế toán theo quyết định 15/206/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 là mẫu chứng từ chung áp dụng cho mọi đơn vị nên chưa có các chỉ tiêu nhằm phân biệt số liệu giữa các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Hệ thống sổ kế toán được kết xuất theo thiết kế của chương trình phần mềm chưa bao gồm hệ thống sổ kế toán chi tiết nhằm tổng hợp số liệu theo từng loại hoạt động kinh doanh, đầu tư, tài chính phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; tổng hợp số liệu kế toán quản trị phục vụ cho các quyết định sản xuất kinh doanh; tổng hợp số liệu phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất đối với các đơn vị là Công ty con. Hơn nữa các đơn vụ này chưa xây dựng và thực hiện thủ tục lưu trữ chứng từ, sổ và dữ liệu kế toán tại một nơi an toàn cách xa phòng làm việc. 67 Hệ thống Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và các thông tin bổ sung cho các chỉ tiêu của Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trên Thuyết minh Báo cáo tài chính; các thông tin liên quan đến các giao dịch nội bộ tại các đơn vị là Công ty con để phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất chưa được quan tâm thích đáng. Mặt khác, hệ thống Báo cáo kế toán quản trị được thiết kế và sử dụng trong các doanh nghiệp mới chỉ chủ yếu phục vụ cho việc quản lý chi tiết theo từng đối tượng mà chưa chú trọng đến hệ thống báo cáo phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm; hệ thống báo cáo phát hiện ngay các sai lệch so với định mức, kế hoạch sản xuất kinh doanh; hệ thống báo cáo phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn như báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí, báo cáo sản xuất, bảng tính giá thành sản xuất theo biến phí, bảng tính giá thành toàn bộ theo biến phí, bảng tính giá thành toàn bộ sản phẩm...