Nội dung

- - -   - - - Luận văn Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng Lời nói đầu Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở mỗi doanh nghiệp là một đòi hỏi khách quan, nhất là khi chúng ta chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đây là một vấn đề khó khăn, phức tạp nhưng có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ đối tượng của nó là những lao động quản lý có trình độ cao, làm việc trong lĩnh vực quản lý. Mỗi hoạt động của họ gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tương lai của các doanh nghiệp chủ yếu nằm trong tay các cán bộ quản lý và lãnh đạo trong doanh nghiệp. Nói như vậy không có nghĩa là phủ nhận vai trò của công nhân viên của doanh nghiệp. Công nhân viên cũng đóng một vai trò quan trọng nhưng quyết định vẫn ở đội ngũ lao động quản lý. Như vậy, phát triển và hoàn thiện cấp quản lý là một nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp. Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng là doanh nghiệp mới được thành lập lại năm 1995. Vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý là thực sự cần thiết, cần phải làm ngay. Tuy nhiên đây không phải là vấn đề đơn giản bởi lẽ công ty có số lượng công nhân viên khá lớn, sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chưa được nhịp nhàng, hiệu quả hoạt động chưa cao. Vì vậy trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp và bằng những kiến thức đã học ở trường, em mạnh dạn đi sâu vào đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng”. Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của công ty trong vài năm qua và bằng các phương pháp như: Khảo sát, phân tích, thống kê, phỏng vấn... Trong chuyên đề em đã đi vào nghiên cứu về tổ chức bộ máy quản lý của công ty để từ đó đưa ra một số khả năng và biện pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của công ty. 1 Phần thứ nhất lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. I. Quản lý và tổ chức bộ máy quản lý A. Các khái niệm cơ bản 1. Quản lý tổ chức. - Quản lý là gì ? Quản lý là sự tác động có định hướng của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm duy trì hoạt động của các hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng có sẵn, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của thị trường. Quản lý là quả trình vận dụng các quy luật kinh tế, tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức kỹ thuật. Từ đó họ tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Quản lý doanh nghiệp là một hoạt động tác động đến hành vi có ý thức của người lao động và tập thể người lao động, qua đó tác động đến yếu tố vật chất, kỹ thuật của sản xuất kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, bởi vì con người là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất, con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì, con người chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: Sinh lý, tâm lý, xã hội... Các yếu tố này luôn có sự hỗ trợ qua lại, tác động nhau hình thành nhân cách mỗi con người. - Tổ chức là gì ? Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc và nguyên tắc của quản trị quy định. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp - Khái niệm cơ cấu tổ chức: 2 Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. - Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Đây là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3. Những yêu cầu đồi với việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý. Trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể, tổ chức bộ máy quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp. Cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. - Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế : Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét mới quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. Bộ máy quản lý được coi là vững mạnh khi những quyết định của nó được chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tế sản xuất. Có như vậy 3 thì những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần trách nhiệm, kỷ luật nghiêm khắc, ý thức tự giác đầy đủ. 4. Những nhân tố ảnh hưởng Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, tình huống cụ thể. Nói cách khác là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. Ta có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp như sau: a. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý. - Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Tất cả những yếu tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý mà thông qua chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý. b. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý. - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị. - Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức, tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. - Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo và khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với những hoạt động của những người cấp dưới. - Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý. 4 B. Các kiểu mô hình cơ cấu tổ chức. 1. Cơ cấu trực tuyến. Kiểu mô hình cơ cấu trực tuyến được thể hiện qua sơ đồ sau: Biểu 1: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến. Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến I A1 A2 … Lãnh đạo tuyến II An Bn … B2 B1 Trong đó: A1, A2, .., An; B1, B2, ..., Bn là những người thực hiện trong các bộ phận. 5 Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dưới. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh theo mối liên hệ đường thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là: Cấp trên trực tiếp lãnh đạo cấp dưới. Cấp dưới tiếp thu, chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh cấp trên. * Ưu điểm: Quyền lựu tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì được tính kỷ luật và kiểm tra, liên hệ dễ dàng đơn giản, mau lẹ, quyết định nhanh chóng, mệnh lệnh thống nhất tiện cho Giám đốc. Chính vì vậy mà tạo điều kiện duy trì một thủ trưởng. * Nhược điểm: Không có sự phân công hợp lý, không có quan hệ điều hoà theo chiều ngang. Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền, độc đoán. Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, toàn diện, tổng hợp. Đồng thời không tận dụng được sự tư vấn, giúp đỡ của các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị và khi cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin đi theo đường vòng. 2. Cơ cấu tổ chức chức năng. Cơ cấu tổ chức chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau: Biểu 2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng I Lãnh đạo chức năng II 6 A1 A2 A3 … An Trong đó: A1, A2, ..., An là những người thực hiện trong các bộ phận. Theo cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo từng chức năng riêng. Do đó, hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định. Cấp dưới không những chịu sự lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp mà còn chịu sự lãnh đạo của bộ phận chức năng khác. * Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác quản lý, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt được gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo. * Nhược điểm: Không duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra phối hợp. Người lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với người lãnh đạo chức năng, nhưng do có quá nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp được hết, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí trái ngược nhau. 3. Cơ cấu trực tuyến chức năng. Biểu 3: Mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Lãnh đạo tổ chức Tham mưu 7 Lãnh đạo tuyến I A1 Lãnh đạo chức năng A A2 … An Lãnh đạo chức năng B B1 Lãnh đạo tuyến II B2 … Bn Trong đó: A1, A2, ..., An; B1, B2, ..., Bn là những người thực hiện trong các bộ phận. Đây là mô hình quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp. Loại cơ cấu này đồng thời giữ được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, lại tránh được các khuyết điểm của mỗi kiểu cơ cấu đó. * Ưu điểm: Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. * Nhược điểm: Do có quá nhiều bộ phận chức năng, nên lãnh đạo tổ chức thường phải họp hành nhiều, gây căng thẳng và mất nhiều thời gian. Người ra còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất được quyền hạn và quan điểm. Trong ba mô hình trên thì mô hình trực tuyến chức năng được áp dụng rộng rãi hơn cả trong giai đoạn hiện nay. Ngưới ba cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản trên còn có kiểu cơ cấu trực tuyến tham mưu, cơ cấu chính thức, cơ cấu không chính thức, cơ cấu theo khách hàng... II. Lao động quản lý. 1. Khái niệm về lao động quản lý, sự phân loại lao động quản lý. 8 1.1. Lao động quản lý. Lao động quản lý được hiểu là tất cả những người lao động đặc biệt hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Theo Các Mác thì: “ Lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của con người lao động sản xuất, để hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau cần thiết phải có quá trình đó.” Trong doanh nghiệp, lao động quản lý bao gồm những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và những người thực hiện các chức năng quản lý, đó là: Giám đốc, các Phó giám đốc, Trưởng- Phó các phòng ban, các nhân viên làm việc trong các phòng ban chức năng và một sồ người phục vụ khác. Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng, bởi lẽ chỉ cần một sai sót nhỏ của họ có thể gây ảnh hưởng lớn đến cả quá trình hoạt động. 1.2. Phân loại lao động quản lý a. Theo chức năng, vai trò của họ đối với việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất Theo cách phân loại này thì lao động quản lý được phân chia ra thành: Nhân viên quản lý kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. - Nhân viên quản lý kỹ thuật: là những người được đào tạo tại các trường kỹ thuật hoặc đã qua thực tế có trình độ kỹ thuật tương đương, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công tác kỹ thuật. Đó là Giám đốc hoặc Phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trưởng- Phó phòng ban kỹ thuật, các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban. - Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: Giám đốc hay Phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, các cán bộ nhân viên công tác tại các phòng kế hoạch, tài chính kế toán, cung tiêu... 9