Nội dung

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------- Lê Thị Thúy Quỳnh XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------- Lê Thị Thúy Quỳnh XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Mã số: Lưu trữ học 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn PGS. Nguyễn Văn Hàm PGS.TS. Đào Đức Thuận Hà Nội, 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các học viên, các khoá luận tốt nghiệp, luận văn của các khoá trước. Công trình này chưa được tác giả nào công bố. Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Người cam đoan Lê Thị Thúy Quỳnh LỜI CẢM N Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, tôi đ nhận được nhi u sự gi p đ , góp , hướng dẫn của các giảng viên học và uản trị Văn ph ng, Trường à ội, đ c biệt là .T ào i học hoa ưu trữ hoa học X hội và h n văn ức Thuận, người đ tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Tôi c ng xin gửi lời cảm n tới l nh đ o và đồng nghiệp t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và các sở, ngành thuộc thành phố à ội đ t o đi u kiện, nhiệt tình gi p đ ch ng tôi. Do nội dung nghiên cứu c n mới và kinh nghiệm, sự hi u biết của bản th n v vấn đ này c n h n chế. Vì vậy, luận văn không tránh kh i những thiếu sót nhất định. Ch ng tôi rất mong nhận được sự góp , trao đ i của các thầy cô giáo và các b n đồng nghiệp đ luận văn được hoàn thiện h n. Xin ch n thành cảm n Hà Nội, ngày N tháng ỜI T ỰC năm 2019 IỆN Lê Thị Thúy Quỳnh MỤC LỤC ỜI CAM OA ỜI CẢM Ơ MỤC ỤC .................................................................................................................. 1 MỞ ẦU .................................................................................................................... 4 1. do chọn đ tài .............................................................................................. 4 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................ 6 3. ối tượng, ph m vi nghiên cứu........................................................................ 7 4. hư ng pháp nghiên cứu .................................................................................. 8 5. ịch sử nghiên cứu vấn đ ............................................................................. 10 6. guồn tài liệu tham khảo ............................................................................... 12 7. óng góp của đ tài ........................................................................................ 13 8. Bố cục của đ tài ............................................................................................ 13 II. NỘI DU .......................................................................................................... 15 Chương 1. CƠ Ở Ý UẬ VÀ CƠ Ở T À TRỮ ỊC Ầ Á Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ ỬT À Ý XÂY DỰ Ở Ộ DA MỤC ƯU VÀO ƯU Ố À ỘI .................................................................. 15 1.1. C sở l luận x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 15 1.1.1. Một số khái niệm có liên quan đến đề tài ................................................ 15 1.1.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu .................................................. 17 1.1.3. Yêu cầu, nguyên tắc xây dựng danh mục thành phần hồ sơ .................... 27 1.1.4. Quy trình xây dựng danh mục thành phần hồ sơ ..................................... 27 1.2. C sở pháp l x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 29 1.2.1. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ...................................................................................................... 29 1.2.2. Khái quát chung về cơ quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội .......... 30 1.3. Thẩm quy n quản l tài liệu của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội .. 34 Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 38 1 Chương 2. CƠ Ở T ỰC TIỄ VÀ VIỆC VẬ DỤ TÁC XÁC Ị Ộ T À Ầ ƯU VÀO ƯU TRỮ ỊC Ý UẬ VÀO CÔ Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ ỬT À Ở Ố À ỘI ............................. 39 2.1. Thực tr ng công tác thu thập tài liệu vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................................................... 39 2.1.1. Thực trạng thành phần và nội dung tài liệu của các cơ quan cấp Sở đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ............................ 39 2.1.2. Kết quả thu thập tài liệu của các cơ quan cấp Sở thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .................................................... 47 2.2. hu cầu khai thác tài liệu của các c quan cấp ở ............................................ 57 2.3. Thực tr ng công tác xác định Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ............................................. 59 2.4. ánh giá, nhận xét ............................................................................................. 60 2.4.1. Ưu điểm .................................................................................................... 60 2.4.2. Tồn tại, hạn chế ........................................................................................ 60 2.4.3. Nguyên nhân cơ bản ................................................................................. 62 Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 64 Chương 3. ƯỚ Ộ DẪ XÂY DỰ ƯU VÀ VẬ DỤ DA MỤC T À Ầ Ồ Ơ VÀO T ỰC TIỄ .................................................... 65 3.1. Ý nghĩa x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 65 3.2. Các căn cứ x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ................................................................ 65 3.3. hư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 67 3.3.1. ựa chọn phư ng án ph n lo i cho Danh mục thành phần hồ s ................... 71 3.3.2. Cấu tr c Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................... 72 3.4. Cách sử dụng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................... 83 Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 85 2 ẾT UẬ ............................................................................................................... 86 TÀI IỆU T AM ẢO ........................................................................................ 90 Ụ ỤC.......................................................................................................... 96 3 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài ưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng (từ đ y gọi tắt là ưu trữ lịch sử cấp tỉnh) có nhiệm vụ thu thập, tiếp nhận, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức cấp tỉnh, cấp huyện và đ n vị hành chính - kinh tế đ c biệt không thuộc các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử ở Trung ư ng. c biệt tài liệu hình thành trong ho t động của các c quan cấp Sở thuộc UB D cấp tỉnh có nội dung phong ph , chứa đựng các thông tin v chủ trư ng, đường lối, chính sách của ảng và pháp luật của nhà nước, tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, x hội của địa phư ng; V lo i hình tài liệu tư ng đối đa d ng, gồm đầy đủ các lo i tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi m, ghi hình và tài liệu điện tử; trong đó tài liệu hành chính mang tính ph biến. hối tài liệu này ngoài đảm bảo thông tin cho ho t động quản l , đi u hành, sản xuất, nghiên cứu khoa học cho các c quan, t chức mà c n là nguồn sử liệu quan trọng, là một bộ phận hợp thành hông lưu trữ quốc gia Việt am. Trong thời gian qua uốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành... đ ban hành tư ng đối đầy đủ hệ thống văn bản quy định v công tác lưu trữ t i các c quan nói chung và ưu trữ lịch sử nói riêng nhằm tăng cường việc thu thập, sưu tầm và quản l khoa học tài liệu lưu trữ. hưng các quy định đó mới chỉ đ cập ở những nguyên tắc mang tính chung nhất trong việc quản l tài liệu lưu trữ như quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ c bản của công tác lưu trữ; c n những quy định v thành phần hồ s nộp lưu của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử các cấp chưa được quy định cụ th bằng những văn bản quy ph m pháp luật bắt buộc thi hành, chỉ mới dừng l i ở một số văn bản hướng dẫn mà có nhi u nội dung chưa cụ th , chưa sát với 4 thực tế hiện nay. Vì vậy, trong một thời gian tư ng đối dài t i Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội (được thành lập năm 1996), công tác nộp lưu tài liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu c n rất nhi u h n chế, đó là tài liệu đến h n nộp lưu nhưng chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử tồn đọng với số lượng tư ng đối lớn; tài liệu bị ph n tán nhi u n i, chưa được tập trung quản l thống nhất. Có nhi u nguyên nh n dẫn đến tình tr ng trên, nhưng nguyên chính và chủ yếu nhất là t chức bộ máy quản l nhà nước v công tác lưu trữ không n định; các văn bản quy định v công tác lưu trữ thường xuyên thay đ i; một số Bộ, ngành chưa ban hành Bảng thời h n bảo quản tài liệu chuyên ngành nên các c quan, t chức ở địa phư ng chưa xác định thời h n bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của c quan mình chính xác; một số c quan, t chức chưa chấp hành nghiêm các quy định của hà nước v công tác văn thư, lưu trữ; công chức, viên chức làm công tác lưu trữ c n h n chế v chuyên môn, nghiệp vụ; Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội không nắm được thành phần, tài liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu phải nộp lưu vào ưu trữ lịch sử... hững nguyên nh n trên đ ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nguyên tắc quản l tập trung, thống nhất và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Việc nghiên cứu x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ c quan c ng như lưu trữ lịch sử là một trong những nhiệm vụ c bản của công tác lưu trữ; gi p cho công tác thu thập, b sung tài liệu được thực hiện một cách chủ động, khoa học; đồng thời gi p cho các c quan lưu trữ quản l ch t chẽ, khoa học và đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức đ từ đó lựa chọn được những tài liệu có giá trị, thành phần hồ s , tài liệu hoàn chỉnh ho c tư ng đối hoàn chỉnh đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ c quan và lưu trữ lịch sử. 5 Vì vậy, x y dựng Danh mục thành phần hồ s chủ yếu của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố một vấn đ cấp bách và có à ội hiện nay là nghĩa v m t l luận c ng như thực tiễn, nó là c sở đ tham mưu gi p UB D Thành phố ban hành uy định v Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội; là c sở đ định hướng các c quan cấp ở căn cứ vào đó đ chỉnh l khoa học và thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Xuất phát từ l do trên, tôi chọn đ tài: “Xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội” làm đ tài luận văn cao học chuyên ngành ưu trữ học, với mong muốn nhằm tăng cường h n nữa hiệu quả công tác thu thập, b sung và quản lý khoa học tài liệu lưu trữ trong ưu trữ lịch sử thành phố; không ngừng hoàn thiện thành phần, tài liệu nộp lưu có giá trị, đáp ứng ngày càng tốt h n yêu cầu bảo quản, khai thác và t chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2.1. Mục tiêu nghiên cứu tài của ch ng tôi nhằm giải quyết 2 mục tiêu c bản sau đ y: Một là: h n tích c sở khoa học v việc x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Hai là: xuất uy trình và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - ghiên cứu l luận và thực tiễn công tác thu thập, b sung tài liệu; - ghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phư ng pháp tiêu chuẩn xác định nội dung, thành phần hồ s lưu trữ của các c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội từ đó r t ra những ưu đi m có th kế thừa. - ghiên cứu những quy định của nhà nước v công tác lưu trữ đ c biệt là những quy định v trách nhiệm của các lưu trữ c quan, lưu trữ lịch sử; 6