Nội dung

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------- Lê Thị Hằng Nhung TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN Ở ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------- Lê Thị Hằng Nhung TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN Ở ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Chuyên ngành: Mã số: Lưu trữ học 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn TS. Nguyễn Liên Hương PGS.TS. Đào Đức Thuận Hà Nội, 2019 DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT C c Công tác lưu trữ CTLT Cơ sở Dữ liệu CSDL nt ưv ưu trữ nư c C c Tv Đại học Quốc gia Hà Nội ĐHQGH Đại học Tổng hợp Hà Nội ĐHTHH T Giáo d c v Đ o tạo GD&ĐT Khoa học và công nghệ KHCN Nghiên cứu khoa học NCKH Trung tâm TT Trung t m ưu trữ Quốc g III TTLTQG III Thông tin – T ư v ện TT-TV 1 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 5 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 5 2. M c tiêu và nhiệm v nghiên cứu ..................................................................... 6 3. Phạm v v đố tượng nghiên cứu ..................................................................... 7 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 8 5. P ương p áp ng ên cứu ................................................................................. 10 6. Đ ng g p c 7. Bố c c c đề t ......................................................................................... 10 đề tài ............................................................................................ 11 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 12 PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................ 17 Chương 1. Khái quát về ĐHQGHN và tài liệu chuyên môn ở ĐHQGHN ..... 17 1.1. Khái quát về Đại học Quốc gia Hà Nội ....................................................... 17 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ĐHQGH ............................................. 17 1.1.2. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................... 21 1.1.3. Chức n ng, n ệm v và quyền hạn .......................................................... 24 1.2. Tài liệu về hoạt động đ o tạo và nghiên cứu khoa học ở ĐHQGH .......... 25 1.2.1. Hoạt động đ o tạo và nghiên cứu khoa học .............................................. 25 1.2.2. Tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động ĐHQGH ................... 27 1.2.2.1. Khái niệm v đặc đ ểm c a tài liệu chuyên môn ở ĐHQGH .............. 27 1.2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu chuyên môn ở ĐHQGH ...................... 28 1.2.2.3. Ý ng ĩ c a tài liệu chuyên môn hình thành tạ ĐHQGH .................. 31 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................... 34 2 Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ở ĐHQGHN ........................................................................................................... 35 2.1. Khái niệm về tổ chức quản lý ...................................................................... 35 2.1.1. Khái niệm về tổ chức ................................................................................ 35 2.1.2. Khái niệm về quản lý ................................................................................ 35 2.2. Các v n bản chỉ đạo việc tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ở ĐHQGH ............................................................................................................ 36 2.2.1. Các quy định c nư c ...................................................................... 36 2.2.2. Các quy định c ĐHQGH ..................................................................... 39 2.3. Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ở ĐHQGH ...... 41 2.3.1 Tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ ................................................................ 41 2.3.2. Tuyển d ng, bố trí người l m lưu trữ........................................................ 43 2.3.3. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị lưu trữ .................................................... 45 2.3.4. Tổ chức thực hiện nghiệp v lưu trữ ......................................................... 48 2.3.4.1. Công tác thu thập và bổ sung hồ sơ t l ệu ........................................... 48 2.3.4.2. Phân loại tài liệu lưu trữ ......................................................................... 50 2.3.4.3. Xác định giá trị tài liệu ........................................................................... 51 2.3.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................................... 52 2.3.4.5. Tổ chức khai thác, sử d ng tài liệu ........................................................ 57 2.3.5. Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lưu trữ................................... 59 2.4. Đán g á ....................................................................................................... 60 2.4.1. Kết quả đạt được ....................................................................................... 60 2.4.2. Tồn tại và hạn chế ..................................................................................... 61 2.4.3. Nguyên nhân ............................................................................................. 63 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................... 65 3 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên môn ở ĐHQGHN.................................................................................. 67 3.1. Các giải pháp tổng thể .................................................................................. 67 3.1.1. Nâng cao nhận thức lãn đạo các cơ qu n, đơn vị và cá nhân ................. 67 3.1.2. C thể hóa, xây dựng và hoàn thiện hệ thống v n bản pháp lý ................ 68 3.1.3. Nâng cao chất lượng độ ngũ cán bộ, công chức ...................................... 69 3.1.4. Xây dựng p ương án tổ chức lưu trữ cơ qu n v t ng cường cơ sở vật chất ph c v công tác lữu trữ hồ sơ, t l ệu ................................................. 71 3.2. Các giải pháp nghiệp v ............................................................................... 74 3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện danh m c thành phần hồ sơ t l ệu lưu trữ chuyên môn ......................................................................................................... 74 3.2.2. Xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ chuyên môn ở ĐHQGH ..................... 77 3.2.3. Lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu v o ưu trữ Cơ qu n v ưu trữ Lịch sử ................................................................................................................. 84 3.2.4. Tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu chuyên môn ....................................... 87 Tiểu kết c ương 3................................................................................................ 88 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 89 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 90 4 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Nghị quyết số 29-NQ/TW c a Ban chấp m n Trung ương Đảng về đổi c n bản, toàn diện giáo d c v đ o tạo đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại trong đ ều kiện kinh tế thị trường xã hội ch ng ĩ v quốc tế đã nêu rõ “G áo d c v Đ o tạo là quốc sác Đảng, nư c và c ội nhập ng đầu, là sự nghiệp c a to n d n”. G áo d c v đ o tạo l quá trìn tr o đổi, truyền đạt và bồ dưỡng tri thức cho cá nhân và cộng đồng c a thế hệ trư c cho các thế hệ s u, để thế hệ sau có thể tiếp nhận, rèn luyện, hòa nhập và phát triển trong động đồng xã hội. M c tiêu c a nền giáo d c v đ o tạo c a bất cứ quốc g n o cũng đều ư ng t i phát triển con người cả về thể lực, trí lực, tri thức và tình cảm, xây dựng các thế hệ công d n đáp ứng yêu cầu phát triển c đất nư c. Do đ , phát triển giáo d c v đ o tạo là xây dựng nền m ng v n d n tộc v l cơ sở để phát triển nền v n ệt Nam tiên tiến đậm đ bản sắc v n hóa dân tộc. Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong cơ sở giáo d c đại học công lập l n nhất cả nư c, bao gồm tổ hợp các trường đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên thuộc các lĩn vực chuyên môn khác nhau, tổ chức theo hai cấp để đ o tạo các trìn độ c a giáo d c đại học; l trung t m đ o tạo, nghiên cứu khoa học, công nghệ đ ng n , đ lĩn vực chất lượng c o được nư c ưu t ên đầu tư p át tr ển. Tài liệu c uyên môn được sản sinh và hình thành trong quá trình hoạt động c a ĐHQGH không chỉ là minh chứng cho hoạt động đ o tạo, nghiên cứu khoa học c ĐHQGH m còn l nguồn t ông t n đáng t n cậy để tham khảo trong quá trình hoạc định chính sách, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, kinh tế- xã hộ . triển c a xã hộ n đ ng v trò v ý ng ĩ qu n trọng đối v i sự phát c ung v đối v i quản lý hoạt động chuyên môn nói riêng. Nhận thức được vai trò c a Tài liệu chuyên môn nghiệp v ngành Giáo d c, n m 2016, Bộ Giáo d c v Đ o tạo đã b n n T ông tư số 27/2016/TT5 BGDĐT ng y 30/12/2016 quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp v c a ngành giáo d c. Đ y l cơ sở pháp lý quan trọng cho việc tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn c a ngành Giáo d c v đ o tạo nói chung và c Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng. Tuy nhiên, hiện nay việc tổ chức quản lý khối tài liệu chuyên môn ở ĐHQGH c ư được sự quan tâm thỏ đáng, công tác lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hoạt động đ o tạo, hoạt động nghiên cứu khoa học... c ư đ v o nề nếp và theo quy chuẩn nhất định. Qua thời gian, các tài liệu n y k ông được sắp xếp, tổ chức đư v o bảo quản cẩn thận sẽ dẫn t i tình trạng hỏng, mất mát tài liệu. Từ đ ản ưởng l n đến công tác nghiên cứu, hoạc định các chính sách, ch trương p ương ư ng trong giáo d c v đ o tạo bởi không khai thác được giá trị thông tin chứa trong tài liệu. Nhận thức được tầm quan trọng c a vấn đề này, là một cán bộ thuộc P òng H n c ín , n p òng ĐHQGH , tôi mong muốn nghiên cứu công tác tổ chức quản lý tài liệu c uyên môn để t m mưu c o ãn đạo n p òng v Lãn đạo ĐHQGHN trong việc quản lý đồng bộ thống nhất tài liệu lưu trữ c a ĐHQGH đồng thời góp phần thực hiện tốt các quy định c a nư c. Vì vậy, tôi lựa chọn đề t “Tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ở Đại học Quốc gia Hà Nội” l m đề tài luận v n cao học c uyên ng n ưu trữ học. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu nghiên cứu V đề tài, tác giả mong muốn đạt được những m c tiêu c thể sau: - Khảo sát v đán g á t ực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ở Đại học Quốc gia Hà Nội. - Đề xuất các giải pháp phù hợp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn nhằm bảo quản và góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng, đổi m i phát triển nền giáo d c đại học Việt Nam hiện nay. 6 * Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện m c tiêu nghiên cứu trên, luận v n đặt ra và giải quyết các nhiệm v sau: - Tìm hiểu các vấn đề lý luận v p áp lý l ên qu n đến tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn. - Khảo sát công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên môn ở ĐHQGH v các đơn vị đ o tạo thuộc ĐHQGH . - Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ chuyên môn ở ĐHQGH v các đơn vị đ o tạo thuộc ĐHQGH . 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu: Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu chuyên môn hình thành trong hoạt động c ĐHQGH v cách thức tổ chức, quản lý khối tài liệu chuyên môn ở ĐHQGH . 3.2. Phạm vi nghiên cứu Về thời gian, chúng tôi tập trung nghiên cứu công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn c ĐHQGH kể từ khi thành lập n m 1993 đến 2017 Về không gian nghiên cứu, ĐHQGHN là một cơ sở giáo d c đại học đ ng n đ lĩn vực v ơn 30 đơn vị thành viên và trực thuộc. Tuy nhiên, do thờ g n v trìn độ còn hạn chế, tác giả c ư c đ ều kiện khảo sát công tác lưu trữ tài liệu chuyên môn ở tất cả các đơn vị thuộc ĐHQGH vì vậy đề tài ch yếu tập trung nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý tài liệu chuyên môn do B n Đ o tạo và Ban Khoa học Công nghệ, ĐHQGH quản lý. Hoạt động c ĐHQGH cũng n ư oạt động c các cơ sở giáo d c khác trong cả nư c ch yếu là hoạt động đ o tạo và nghiên cứu khoa học. Do vậy nội dung nghiên cứu c đề tài gi i hạn tập trung nghiên cứu tổ chức quản 7 lý bao gồm các vấn đề: Tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ; Tuyển d ng, bố trí ngườ l m lưu trữ; Tổ chức kho tàng, trang thiết bị lưu trữ; Tổ chức thực hiện nghiệp v lưu trữ; Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm trong lưu trữ tài liệu chuyên môn ở ĐHQGH gồm các nhóm tài liệu ch yếu: tài liệu về hoạt động đ o tạo và tài liệu về nghiên cứu khoa học hiện đ ng c ếm số lượng khá l n ở Cơ qu n ĐHQGH . Đề tài không nghiên cứu các khối tài liệu hành chính và các tài liệu ng e n ìn n ư p m ản , b ng g m, g ìn . 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Qua quá trình tìm hiểu và khảo sát thực tiễn, tác giả nhận thấy, ư ng nghiên cứu về công tác lưu trữ trong các cơ sở giáo d c không phải là một ư ng nghiên cứu m i c ng n ưu trữ. Nhiều công trình nghiên cứu được thực hiện một cách quy mô, hiệu quả, c đ ng g p qu n trọng về cả khoa học và thực tiễn ví d : - Đề tài luận v n t ạc sĩ “Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ” c tác g ả guyễn Trọng B ên n m 2003. Trong công trìn ng ên cứu n y, tác g ả đã đề cập một các k á quát về t n p ần, nộ dung v ý ng ĩ c t l ệu lưu trữ c uyên môn về g áo d c v đ o tạo trong các cơ sở g áo d c đ o tạo. Kết quả ng ên cứu c đề t l cơ sở k o ọc c o Bộ GD&ĐT cũng n ư các cơ sở g áo d c b n n v n bản quy địn về công tác lưu trữ. Từ n ững t quá trìn l ệu sản s n trong oạt động, các đơn vị c t ể c ọn lọc đư v o lưu trữ được p cv t ết t ực trong công tác quản lý cũng n ư công tác c uyên môn về đ o tạo, ng ên cứu k o ọc. - Đề tài luận v n t ạc sĩ “Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng: Thực trạng và giải pháp” c a tác giả Ho ng n T n n m 2010. uận v n đã đư r được thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ, thực hiện các nghiệp v lưu trữ tại một số trường c o đẳng đồng thờ đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong các trường c o đẳng. Tuy n ên, đề t luận v n n y c ỉ ng ên cứu ở p ạm v trường C o đẳng nên g á trị t m k ảo k ông đáng kể. 8