Nội dung

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------- Dƣ Thị Vụ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, 2020 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------- Dƣ Thị Vụ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60320301 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS. Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn PGS.TS. Vũ Thị Phụng PGS.TS. Đào Đức Thuận Hà Nội, 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS. Đào Đức Thuận Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn. Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào. Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày tháng HỌC VIÊN Dư Thị Vụ năm 2020 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC.........................................................................................................1 MỞ ĐẦU ...........................................................................................................4 1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................4 2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài..................................................................7 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...........................................................8 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................9 5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng ................................................ 10 6. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 11 7. Đóng góp của Đề tài ............................................................................. 12 8. Bố cục của đề tài ................................................................................... 12 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............................................................... 13 1.1 Cơ sở lý luận ............................................................................................ 13 1.1.1. Các khái niệm liên quan ....................................................................... 13 1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ....................... 18 1.1.3. Nguyên tắc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ........................ 19 1.1.4. Nội dung tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ............................ 19 1.1.5. Quy trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ......................................... 20 1.2. Cơ sở pháp lý .......................................................................................... 20 1.2.1. Văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động dịch vụ lưu trữ ................ 20 1.2.2. Các loại hình dịch vụ lưu trữ hiện nay ................................................. 23 Nhận xét chung.............................................................................................. 23 - Về ưu điểm .................................................................................................... 24 - Về hạn chế .................................................................................................... 25 - Nguyên nhân ................................................................................................. 30 1 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............. 32 2.1. Cơ quan, tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ trên địa bàn ... 32 2.1.1. Vài nét về chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ .................................... 32 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động dịch vụ dịch vụ ............................. 32 2.2. Tình hình tổ chức của các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lƣu trữ .....34 2.2.1. Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ....................................................... 34 2.2.2. Về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc ................................ 36 2.2.3. Về lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................. 37 2.2.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động dịch vụ hành nghề..... 38 2.2.5. Về chế độ và chính sách đãi ngộ đối với người lao động .................... 39 2.3. Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội ............................................................................ 40 2.3.1. Cơ quan, đơn vị quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn ......... 40 2.3.2. Ban hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 44 2.3.3. Tổ chức và cấp các loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề lưu trữ............................................................................................ 44 2.3.4. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ..................................... 47 2.3.5. Báo cáo tổng kết trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ................. 49 2.4. Kết quả hoạt động dịch vụ lƣu trữ của các doanh nghiệp ................. 50 2.4.1. Về dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................................... 50 2.4.2. Về dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ ..................................................... 50 2.4.3. Về dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ ......................................................... 51 2.4.4. Về dịch vụ tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ........................................... 52 2.4.5. Về dịch vụ nghiên cứu khoa học, tư vấn và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ ....................................................................... 52 2 Nhận xét chung.............................................................................................. 52 - Về ưu điểm .................................................................................................... 52 - Về hạn chế .................................................................................................... 53 - Nguyên nhân ................................................................................................. 54 Chƣơng 3: CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................................................................................... 58 3.1. Nhóm giải pháp về pháp lý và tổ chức ......................................................... 58 3.1.1. Hoàn thiện hành lang pháp lý về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ... 58 3.1.2. Xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở Trung ương và địa phương .......................................................................... 64 3.2. Nhóm giải pháp về chuyên môn trong tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................................................................. 68 3.2.1. Tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 68 3.2.2. Kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 71 3.2.3. Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan có liên quan trong việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................................. 73 3.2.4. Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ ........................................................... 75 3.2.5. Xử phạt nghiêm minh các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 76 3.2.6. Nâng cao chất lượng báo cáo, tổng kết hoạt động dịch vụ lưu trữ ...... 77 KẾT LUẬN .................................................................................................... 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 81 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 86 3 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hoạt động dịch vụ lưu trữ đã xuất hiện cách đây cũng khá lâu, hoạt động này gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Tuy nhiên, cụm từ “Hoạt động dịch vụ lưu trữ” chính thức được nhắc đến và được dùng nhiều nhất kể từ khi Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua vào ngày 11/11/2011. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm: hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; cấp, cấp lại và thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và sử dụng dịch vụ lưu trữ. Theo quy định tại Điều 11, Thông tư số 09/2014/TTBNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Sở Nội vụ có trách nhiệm sau: - Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý; - Xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân hành nghề lưu trữ theo thẩm quyền; - Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc thẩm quyền và tình hình hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý. Tại Khoản 3, Điều 36, Luật Lưu trữ quy định các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ. Tuy nhiên, thực tế hiện nay chỉ có nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ đang được quan tâm và phát triển mạnh mẽ. Việc ký kết các hợp đồng 4 chỉnh lý tài liệu cũng như số hóa tài liệu cần có sự quản lý, phối hợp chặt chẽ của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đặc biệt là Sở Nội vụ các tỉnh để nhằm nâng cao chất lượng của hồ sơ, tài liệu và thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. Hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ ngày càng có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (viết tắt là các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ, bao gồm: các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh; các tổ chức trực thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, các Trung tâm thuộc Liên hiệp các Hội khoa học kỹ thuật Việt Nam như Trung tâm Chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ…). Theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 36, Luật Lưu trữ: - Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây: có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh; có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có chứng chỉ hành nghề lưu trữ; - Cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau: có chứng chỉ hành nghề lưu trữ; có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ thành phố Hà Nội). Tuy nhiên, trên địa bàn thành phố Hà Nội còn nhiều tổ chức, cá nhân chưa thực hiện đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định. Trong quá trình thực hiện các dịch vụ lưu trữ, đã xuất hiện những mặt hạn chế, bất cập như: chất lượng dịch vụ lưu trữ chưa cao, chưa đảm bảo các yêu cầu theo quy định của Luật Lưu trữ về nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu. Nguyên nhân là do quản lý còn buông lỏng, chưa chặt chẽ của các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ. 5 Đến nay, Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành Nghị định, Thông tư hướng dẫn về việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, đây là hành lang pháp lý để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tham gia vào các hoạt động dịch vụ lưu trữ dùng làm căn cứ để thực hiện một cách có hiệu quả và đảm bảo chất lượng các sản phẩm về lưu trữ phục vụ tốt nhất nhu cầu của cơ quan nhà nước và xã hội, cụ thể như: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Thông tư Liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV ngày 28/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế phối hợp mẫu giữa các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp sau đăng ký thành lập. Tuy nhiên, hệ thống văn bản này vẫn còn thiếu và còn nhiều vướng mắc, bất cập dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện. Vì vậy, để quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ một cách chặt chẽ, thống nhất và có hiệu quả, nhằm nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; đồng thời vừa khuyến khích, vừa tạo điều kiện cho các tổ chức, cá nhân cung cấp các dịch vụ hoạt động đúng hướng và ngày càng có hiệu quả, trở thành những nhân tố góp phần thúc đẩy quá trình xã hội hóa, hiện đại hóa đất nước nói chung, tôi đã chọn đề tài “Tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội” làm luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ học. Luận văn đi sâu vào hai lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ. Vì đây là hai lĩnh vực phổ biến nhất dành được sự quan tâm của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp; đồng thời được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức thi và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 6 2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Để thực hiện Đề tài này, chúng tôi đặt ra 03 mục tiêu cơ bản cần đạt được như sau: Một là, làm rõ hơn cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội; đánh giá những ưu điểm, hạn chế của hoạt động dịch vụ lưu trữ và nguyên nhân của những hạn chế đó; Hai là, đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện nay; Ba là, đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý nhà nước đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà Đề tài đặt ra, chúng tôi phải thực hiện một số nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận và các quy định của Nhà nước hiện nay về quản lý dịch vụ lưu trữ và vai trò, trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ trong việc hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ; - Tìm hiểu về thực trạng tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội; - Đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quản lý quản lý nhà nước và tìm hiểu kinh nghiệm thực tiễn quản lý hoạt động kinh doanh của một số ngành, lĩnh vực nhằm quản lý hoạt động dịch vụ về lưu trữ trê địa bàn thành phố Hà Nội được thống nhất, chặt chẽ và hiệu quả. 7