Nội dung

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------ Đỗ Viết Phúc GIẢI PHÁP TỔ CHỨC LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH LAI CHÂU LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------ Đỗ Viết Phúc GIẢI PHÁP TỔ CHỨC LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH LAI CHÂU Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Liên Hương XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học Giáo viên hướng dẫn PGS.TS. Đào Đức Thuận TS. Nguyễn Liên Hương HÀ NỘI - 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, kết quả nghiên cứu trong luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các bạn học viên, luận văn của các khóa trước và có trích dẫn rõ nguồn tham khảo. Kết quả nghiên cứu này chưa được tác giả nào công bố trước đây. Hà Nội, ngày tháng Ngƣời cam đoan Đỗ Viết Phúc 0 năm 2019 LỜI CẢM ƠN Sau hai năm học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Đại học Quốc gia Hà Nội, bằng sự biết ơn và kính trọng, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, cảm ơn các Giáo sư, P. Giáo sư, Tiến sĩ đã nhiệt tình giảng dạy và tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và viết Luận văn. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn và lời cảm ơn sâu sắc tới Cô giáo Tiến sỹ Nguyễn Liên Hương, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Xin chân thành cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp đã tạo điều kiện giúp tôi, nghiên cứu, thu thập số liệu để hoàn thành Luận văn. Do điều kiện về năng lực bản thân còn hạn chế, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong hội đồng khoa học, bạn bè và đồng nghiệp để Luận văn của tôi được hoàn thiện hơn. Tác giả Đỗ Viết Phúc 1 MỤC LỤC MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 3 1. Lý do lựa chọn đề tài .......................................................................................... 3 2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 6 3. Nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................................... 6 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 7 5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 7 6. Lịch sử nghiên cứu ............................................................................................. 8 7. Bố cục của đề tài ............................................................................................... 10 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở ĐỊA PHƢƠNG .............................................................. 11 1.1. Cơ sở lý luận ...................................................................................................... 11 1.1.1. Các khái niệm cơ bản ................................................................................. 11 1.1.2. Các n u n t c v c tr n v n d n t ch c quản lý t i liệu l u trữ ịa ph ơn .................................................................................................... 18 1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức lưu trữ ở địa phương (cấp tỉnh) ................................. 22 Tiểu kết Chương 1 ................................................................................................... 27 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỈNH LAI CHÂU ........................................................................ 28 2.1. Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ ...................................................... 28 2.1.1. T ch c bộ má ........................................................................................... 28 2.1.2. Tình hình nhân sự ....................................................................................... 30 2.1.3. Xâ dựn ban h nh kế hoạch v các văn bản chỉ ạo, h ớn dẫn thực hiện n hiệp v côn tác l u trữ của ịa ph ơn ...................................................... 33 2.1.4. Ki m tra, ánh iá việc thực hiện các qu ịnh về công tác l u trữ……...36 2.1.5. N hi n c u và n d n th nh tựu khoa học v côn n hệ tron hoạt ộn l u trữ ...................................................................................................... 38 2.1.6. T ch c l u trữ cơ quan ............................................................................. 39 2.2. Thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Lai Châu .................... 43 2.2.1. Kho l u trữ chu n d n ............................................................................ 43 2.2.2. Ch c năn , nhiệm v của Kho l u trữ chu n d n .................................. 44 2.2.3. Cơ sở v t chất ............................................................................................. 45 2.2.4. Tình hình thực hiện các hoạt ộn 1 n hiệp v l u trữ ............................... 46 2.3. Mô hình t ch c l u trữ lịch s một s ịa ph ơn v nhữn vấn ề c n tham khảo .................................................................................................................. 54 2.3.1. Trun tâm L u trữ lịch s tỉnh H Tĩnh ..................................................... 54 2.3.2. Trun tâm L u trữ lịch s Th nh ph H Nội ........................................... 57 2.3.3. Nhữn vấn ề c n tham khảo cho l u trữ lịch s tỉnh Lai Châu ............... 59 2.4. Nhận xét chung .................................................................................................. 60 2.4.1. Ưu i m ...................................................................................................... 60 2.4.2. Hạn chế ....................................................................................................... 61 2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế........................................................................... 64 Tiểu kết Chương 2 ................................................................................................... 66 Chƣơng 3. CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH LAI CHÂU ....................................................................................................................... 67 3.1. Sự cần thiết phải thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lai Châu ............... 67 3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy ................................................................ 69 3.2.1. Ph ơn án 1 ............................................................................................... 69 3.2.2. Ph ơn án 2 ............................................................................................... 72 3.3. Giải pháp về tổ chức nhân sự ............................................................................. 75 3.3.1. Tu n d n và b trí cán bộ làm công tác l u trữ ..................................... 75 3.3.2. Tăn c ờn o tạo v nân cao chất l ợn ội n ũ côn ch c, vi n ch c l m côn tác văn th , l u trữ ................................................................... 76 3.4. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cấp, các ngành về công tác lưu trữ ........ 77 3.5. Rà soát, xây dựng và ban hành các văn bản qui định, hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử ................................................................................................ 78 3.6. Xây dựng và áp dụng các quy trình nghiệp vụ lưu trữ ...................................... 78 3.7. Xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu lưu trữ ........................................ 79 3.8. Điều kiện và lộ trình để thực hiện các giải pháp về tổ chức lưu trữ lịch sử tỉnh Lai Châu ................................................................................................... 79 3.8.1. Ho n thiện t ch c bộ má , nhân sự ................................................. 79 3.8.2. Thực hiện các hoạt ộn n hiệp v l u trữ....................................... 81 Tiểu kết Chương 3 ................................................................................................... 83 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 87 PHỤ LỤC ................................................................................................................. 92 2 MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Trong những năm qua cùng với sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được Đảng và Nhà nước quan tâm, đầu tư phát triển. Vì vậy tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ cũng được củng cố, kiện toàn. Đối với bất kỳ một ngành, lĩnh vực hoạt động nào, tổ chức bộ máy được xây dựng hợp lý, ổn định sẽ tạo điều kiện cho ngành, lĩnh vực phát triển, ngược lại, nếu tổ chức bộ máy không ổn định, thường xuyên có sự thay đổi ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của ngành, lĩnh vực đó. Ngày 04 tháng 9 năm 1962, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 102-CP về việc thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng. Việc thành lập Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng - cơ quan quản lý toàn quốc về công tác lưu trữ đã khẳng định một bước tiến quan trọng về xây dựng tổ chức của ngành Lưu trữ Việt Nam. Từ đây, nước ta có một cơ quan quản lý cao nhất về công tác lưu trữ, tạo điều kiện xây dựng ngành Lưu trữ nước ta với hệ thống tổ chức và đội ngũ cán bộ, hệ thống các văn bản pháp lý và cơ sở lý luận khoa học nghịêp vụ ngày càng hoàn chỉnh hơn. Từ khi Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập đến nay công tác lưu trữ của nước ta đã đạt được nhiều kết quả, trong đó nổi bật là việc hoàn thiện hệ thống tổ chức ngành Lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Đối với địa phương, tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ngày càng được củng cố nhằm đáp ứng những yêu cầu của thực tiễn đặt ra. Ngày 24 tháng 01 năm 1998, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp đã đánh dấu một bước ngoặt về sự phát triển tổ chức lưu trữ địa phương. Từ đây, hệ thống tổ chức bộ máy quản lý tài liệu lưu trữ đã được hình thành tạo tiền đề cho công tác lưu trữ có bước phát triển mới. 3 Tuy nhiên, từ đó đến đến nay tổ chức bộ máy quản lý tài liệu lưu trữ của các địa phương nói chung, của tỉnh Lai Châu nói riêng thường xuyên có sự thay đổi đã ít nhiều ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của công tác này. Từ khi tỉnh Lai Châu được chia tách thành lập cho tới nay, công tác lưu trữ luôn được coi là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời là một trong những mặt hoạt động của công tác quản lý nhà nước nói chung. Tài liệu lưu trữ là tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ, có tính lịch sử, phản ánh trực tiếp quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, là thông tin cấp một, do nhà nước thống nhất quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng theo quy định của pháp luật. Với ý nghĩa và vai trò to lớn của tài liệu lưu trữ và đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của chúng mà việc tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, cung cấp kịp thời thông tin cho hoạt động quản lý xẽ góp phần bảo đảm cho hoạt động của nền hành chính của nhà nước được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống. Từ đó, kiểm tra, đúc kết kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: Nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của công tác cải cách nền hành chính của nhà nước ta trong giai đoạn hiện nay. Thực tế công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lai Châu nhiều năm qua, tuy đã có chuyển biến tích cực nhưng công tác lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức, nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mất giá trị ngày càng cao. Tài liệu lưu trữ của tỉnh Lai Châu chủ yếu được hình thành từ những năm 60 của thế kỷ XX. Khối tài liệu của UBND các huyện Mường Tè, Sìn Hồ, Tam Đường, Than Uyên từ năm 1960 đến năm 1990 tài liệu thời kỳ này được làm từ các loại giấy có chất lượng thấp, tình trạng vật lý kém, chữ mờ 4 cùng với thời gian và sự tác động của môi trường, trang thiết bị bảo quản thô sơ chưa đảm bảo được cho tài liệu vì thế tài liệu ngày càng có nguy cơ hỏng đi theo thời gian. Tại các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh, công tác bảo quản tài liệu cũng còn nhiều hạn chế và được bảo quản trong các kho tạm, không được bảo quản với chế độ phù hợp. Tài liệu lưu trữ nói trên chủ yếu là tài liệu trên nền giấy, các loại tài liệu khác như phim, ảnh, băng đĩa và các chất liệu khác được bảo quản tại các các cơ quan đơn vị có đặc thù riêng như: Đài phát thanh- Truyền hình, bảo hiểm xã hội tỉnh... Trong nhiều năm qua, tài liệu phải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không được trang bị đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu. Cùng với những nguyên nhân khác như khí hậu, môi trường... nên phần lớn tài liệu hiện nay đang bị xuống cấp nghiêm trọng, một số không nhỏ đã bị hư hỏng ở các mức độ khác nhau. Ngoài những nguyên nhân khách quan, còn do khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực nên các công việc xử lý nghiệp vụ lưu trữ mới chỉ thực hiện ở mức độ rất hạn chế. Nhìn chung tình trạng vật lý cũng như tình trạng xử lý nghiệp vụ của phần lớn tài liệu hiện bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp chưa đạt yêu cầu. Thực trạng đó đã không những gây khó khăn lớn đối với công tác quản lý và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội mà còn dẫn tới nguy cơ tiềm tàng là nhiều tài liệu lưu trữ xẽ bị hư hỏng theo thời gian. Trước thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời, đúng mức, thì chỉ trong một thời gian không xa nữa, tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh sẽ bị hư hỏng, không thể khôi phục được. Tỉnh Lai Châu được chia tách và thành lập năm 2004, từ đó đến nay công tác văn thư, lưu trữ cũng được chuyển đổi qua các cơ quan quản lý từ Văn phòng UBND tỉnh chuyển sang Sở Nội vụ quản lý từ đơn vị cấp 1 trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuyển sang đơn vị cấp 1 trực thuộc Sở Nội vụ. 5 Năm 2011, Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thành lập, Trung tâm lưu trữ bị giải thể và thành lập Kho lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục. Kho lưu trữ không còn các phòng chuyên môn, không phải là Trung tâm Lưu trữ lịch sử nên việc thực hiện các nhiệm vụ như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức, sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn. Từ thực trạng nêu trên với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ thì việc thành lập tổ chức lưu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là quan trọng và cần thiết. Trước thực trạng đó, việc nghiên cứu và đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ ở Lai Châu là vấn đề mang tính cần thiết và cấp bách trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy tôi chọn đề tài: “ Giải pháp tổ chức Lưu trữ lịch sử tỉnh Lai châu” để thực hiện. 2. Mục tiêu nghiên cứu Với đề tài giải pháp tổ chức lưu trữ lịch sử tỉnh Lai Châu, tác giả mong muốn giải quyết được ba mục tiêu cơ bản sau: - Thứ nhất, hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương. - Thứ hai, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tỉnh Lai Châu. - Thứ ba, đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ở tỉnh Lai Châu phù hợp với quy định của Luật Lưu trữ. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực hiện một số nhiệm vụ: - Nghiên cứu các văn bản của Nhà nước đã ban hành về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. - Nghiên cứu, tìm hiểu các quy định của Nhà nước về tổ chức bộ máy lưu trữ địa phương. 6