Nội dung

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN SAYMAY INTHAVONG CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Hà Nội, 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN SAYMAY INTHAVONG CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG Hà Nội, 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Một số kết quả và số liệu trong luận văn là xác thực. Trong luận văn có tham khảo kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng thông tin từ các văn bản của Đảng và nhà nước Lào, và Việt Nam song đã trích dẫn rõ ràng và đầy đủ. TÁC GIẢ SAYMAY INTHAVONG LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin trân trọng cảm ơn các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), vì sự giúp đỡ, giảng dạy trong suốt thời gian học tập tại đại học từ năm 2004 đến năm 2008, và đến khi tiếp tục nghiên cứu sau đại học từ năm 2013-2016. Tôi xin chân thành cảm ơn Thủ trưởng và nhân viên các cơ quan, đơn vị nơi chúng tôi đã đến khảo sát, nghiên cứu tài liệu: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Việt Nam), Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, Bộ Giáo dục và Thể thao Lào, Bộ Công nghiệp và Thương mại Lào, nhiều chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài./. TÁC GIẢ SAYMAY INTHAVONG MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 5. Nguồn tài liệu tham khảo 7 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 8 7. Đóng góp của đề tài 9 8. Bố cục của đề tài 10 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1. Cơ ở uận về thu thập tài iệu ƣu trữ 11 11 1.1.1. hái niệm thu thập tài liệu lưu trữ 11 1.1.2. Nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 12 1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ 12 1.1.4. êu cầu của thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 14 1.1.5. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15 1.2. Quy chế Lào và Việt Nam về thu thập, bổ sung tài liệu 18 1.2.1. Quy định của nước CHDCND Lào về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18 1.2.2. Quy định của Việt Nam 20 Tiểu kết chƣơng 1 27 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 28 2.1. Khái uát về Cục Lƣu trữ Quốc gia Là 28 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển 28 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 30 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và biên chế 30 2.2. Thực trạng thu thập tài iệu và Kh Lƣu trữ thuộc của Cục Lƣu trữ Quốc gia Là 33 2.2.1. Quá trình thu thập tài liệu 33 2.2.2. Kết quả thu thập vào Kho 36 2.2.3. Chất lượng thành phần hồ sơ đã thu 39 2.2.4. Thuận lợi và khó khăn trong quá trình thu thập tài liệu 40 Tiểu kết chƣơng 2 48 CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 49 3.1. ác định nguồn nộp ƣu 49 3.2. ác định thành phần tài iệu nộp ƣu 54 3.3. y ựng uy tr nh thu thập 56 3.4. y ựng văn ản uản 60 3.5. Hƣớng ẫn ch nh Cục về c ng tác thu thập tài iệu tài iệu trƣớc hi thu và Kh ƣu trữ thuộc 61 3.6. Đầu tƣ cơ ở vật chất thiết ị và inh ph ch c ng tác ƣu trữ 65 3.7. Đà tạo, bồi ƣỡng đội ngũ cán ộ văn thƣ - ƣu trữ 67 Tiểu kết chƣơng 3 68 KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC 77 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt STT o 1 2 ục VT& T Nội dung đầy đủ n o nc ủ ục Văn t ư v nd n ưu trữ nước 3 TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quốc ia 4 TW Trun ươn 5 UBND Ủy ban nhân dân 6 PLTQG 7 ĐXĐGTT 8 VNDCCH 9 CHXHCNVN 10 Kho LTTW n i ưu trữ Quốc ia n x c Vi t am n o òa Xã n nc ủ i i tr t i li u n òa ủ n ĩa Vi t am K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài T i li u lưu trữ l di sản văn o quý i của d n t c, l t i sản v k n có ì t ay t ế ược. i o nên, t i li u lưu trữ cần p ải ược bảo quản an toàn, kéo d i tuổi t ọ l u d i n ất ể k ai t c sử dụn p ục vụ n u cầu xã i, óp p ần x y dựn v bảo v tổ quốc. Về n uyên tắc, t i li u lưu trữ ược ìn t n tron cơ quan n nước t trun ươn ến o t a p ươn ở nước ược quản lý t p trun t ốn n ất. Tuy n iên, i n nay ở văn bản quy c ưa x c n của c c o cần o vẫn t iếu c c n về c n t c lưu trữ nói c un v c n t c t u t p nói riên ; n n u n t u ay l dan mục n u n n p lưu v o lưu trữ; c ưa có văn bản ướn dẫn t n p ần t i li u iao n p; c ưa có quy trìn t u t p; t i li u k i n p c ưa ược tổ c v y, t ó ã dẫn ến c ưa p n cấp b c c c k oa ọc v c n lý o n c n . u quả m t số t i li u b t ất l c, mất m t, ư n vì n v ược n u cầu k ai t c sử dụn . Đ y l vấn ề quan trọn v ối với c n t c lưu trữ nước o i n nay. Với mục óp p ần n n cao i u quả c n t c lưu trữ của nước o nói c un v c n t c t u t p t i li u nói riên t i c ọn vấn ề “ ” làm ề t i lu n văn t c sĩ của mìn . 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu c n của ề t i l n iên c u c c iải p p ể tổ c t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia ọi l K o ưu trữ TW) cụ t ể l : -X c n n u n t u t p t i li u v o lưu trữ; -X c n t n p ần m t số sơ cơ bản cần t u t p; 1 o (sau ct u y xin - X y dựn quy trìn t u t p t i li u lưu trữ t c c n u n v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW). 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để có t ể t ực i n mục tiêu, c ún t i ã x c c u của ề t i bao m: iên c u, tổn kin n n n i m vụ n iên ợp cơ sở lý lu n c un , c c quy c ế p p lý v i m về c n t c lưu trữ nói c un v c n t c t u t p t i li u lưu trữ của nước n o i c bi t l của Vi t n ữn b i ọc kin n am nói riên . Trên cơ sở ó rút ra i m có t ể p dụn v o c n t c t u t p t i li u lưu trữ, lựa c ọn ợp lý v v n dụn s n t o v o o n cản t ực tế của n n ưu trữ - Tiến o. n k ảo s t t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ t i ưu trữ Quốc ia o v t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ t i m t số cơ quan lưu trữ của Vi t dụn v o ục am l m ối tượn so s n , rút kin n i m ể p o. - Trên cơ sở ó tìm ra n ữn ưu iểm, n ược iểm của c n t c t u t p t i li u lưu trữ của n m x y dựn , n o, t ó ề xuất c c iải p p man t n k ả t i ướn v tổ c t i ục ưu trữ Quốc ia c triển k ai vi c t u t p t i li u lưu trữ o. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tƣợng nghiên cứu + Đối tượn n iên c u của lu n văn l : - c vấn ề lý lu n, c c quy c ế p p lý v tìn ìn t ực tế của c ng t c t u t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW). - Các iải p p ể t u t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW). 2 3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Đề t i ược t ực i n tron p m vi n iên c u n ư sau: - Về m t k n ian: ục ưu trữ Quốc ia M t số cơ quan o; ở o (do iều ki n t ời ian nên c ún t i lựa c ọn v k ảo s t trực tiếp t i Gi o dục v T ể t ao v n n i pv T ươn m i). - Về m t t ời ian của t i li u : + c quy c ế p p lý i n an còn i u lực. + o k ối t i li u an trữ Quốc ia ược bảo quản t i K o ưu trữ t u c ục ưu o (Kho LTTW) có t i li u t năm 945 c o ến nay. Vì v y, về m t t ời ian, p m vi n iên c u của ề t i l t năm 945 c o ến nay. m vi về lo i ìn t i li u: - u n văn c t p trun n với t i li u k oa ọc k t u t, p m vi n iên c u về t u t p t i li u i m, n c n . Đối i ìn , t i li u i u tử k n t u c iên c u của ề t i. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4.1. Tình hình nghiên cứu ở trong nƣớc (CHDCND Lào) K oản ọc t p v ơn 5 năm trở l i nay có n iều sinh viên v ọc viên ào ã o t o về lưu trữ t i Vi t am. Qua c c b o c o tốt n i p v c c lu n văn t c sĩ ã có n ữn n iên c u về c n t c văn t ư v c n t c lưu trữ . ữn n iên c u n y ược t ể i n n ư sau: 4.1.1.N - ên ứ ề ôn iên c u về tổ c ở c v quản lý c n t c lưu trữ: ” k óa lu n tốt n i p của Van Sy SO G K AM, i, năm 2002; ” k óa lu n tốt n i p của của Su - 3