Nội dung

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- PHẠM THỊ HẠNH CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số:60 32 24 Hà Nội - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- Phạm Thị Hạnh CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60.32.24 Người hướng dẫn khoa học: PGS. Nguyễn Văn Hàm Hà Nội – 2013 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 4 PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................................................... 14 Chƣơng 1 ......................................................................................................................................... 14 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CỦA UBND CẤP QUẬN- THÀNH PHỐ HÀ NỘI .................................................... 14 1.1 Tổng quan về các quận của thành phố Hà Nội .......................................................................... 14 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận của thành phố Hà Nội ................................................................................................................................................... 15 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc UBND cấp quận: ............................................... 22 1.2.Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận ......... 25 1.3.Vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ đối với hoạt động của UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội. ................................................................................................................ 28 1.3.1 Vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ............................................................ 28 1.3.2 Ý nghĩa của việc lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ................................................................. 29 Chƣơng 2 ......................................................................................................................................... 34 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆUVÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI ........................................................................ 34 2.1Quy định của Nhà nƣớc và của UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan ................................................................................................................................................. 34 2.1.1 Các văn bản của Nhà nƣớc và UBND thành phố Hà Nội về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan................................................................................................................................. 34 2.1.2 Các văn bản của UBND các quận quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan .......................................................................................................................... 35 2.2.1 Việc áp dụng các văn bản của Nhà nƣớc và của UBND quận đối với công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan............................................................................................................. 37 2.2.2 Kết quả khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ở UBND một số quận của thành phố Hà Nội ............................................................................................................................. 41 Khảo sát tại UBND các quận Long Biên; Hoàng Mai, Ba Đình, Cầu Giấy, Hoàn Kiếm, Tây Hồ chúng tôi nhận thấy rằng: ................................................................................................................ 42 2.2.3 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội ...................................................................................................................... 62 Chƣơng 3 ......................................................................................................................................... 68 2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU VÀO LƢU TRỮ UBND CẤP QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI ....................................................................... 68 3.1 Nhóm giải pháp chung............................................................................................................... 68 3.1.1 Ban hành quy chế Văn thƣ Lƣu trữ ở UBND cấp quận- Thành phố Hà Nội ....................................... 68 3.1.2 Ban hành các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ ...................... 70 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể ............................................................................................................... 72 3.2.1 Tổ chức tuyên truyền, phổ biến luật pháp Nhà nƣớc về quản lý hồ sơ, tài liệu ..................... 72 3.2.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ, tổ chức hƣớng dẫn lập hồ sơ ở UBND cấp quận ... 73 3.2.3 Nâng cao trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức về việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ .............................................................................................................................................. 75 3.2.4 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan ......................................................................................................................................................... 77 3.2.5 Bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ .................. 78 3.2.6 Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan .................................. 80 PHẦN KẾT LUẬN ......................................................................................................................... 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 88 Danh mục các bảng Bảng 2.1: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn công tác ở các đơn vị thuộc UBND cấp quận của thành phố Hà Nội( trang 43) Bảng 2.2: Nguồn nhân lực văn thƣ, lƣu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội( trang 44) Bảng 2.3: Bảng thống số lƣợng văn bản đi do UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 49) Bảng 2.4: Bảng thống số lƣợng văn bản đến do UBND cấp quận ban hành năm 2012( trang 50) Bảng 2.5: Bảng thống kê công tác lập hồ sơ hiện hành và các đơn vị đã lập hồ sơ ở UBND các quận(trang 54) 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Hiện nay, lập hồ sơ là một trong những công việc thƣờng xuyên và có vị trí rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, đơn vị và cán bộ chuyên môn giải quyết công việc ; nâng cao chất lƣợng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ trong việc bảo quản, tổ chức và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu khi cần. UBND các quận của Hà Nội là cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân quận và UBND thành phố Hà Nội về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa –xã hội…. Cùng với các mặt hoạt động của cơ quan, công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội nói riêng chiếm vai trò rất lớn trong hoạt động của Văn phòng. Văn phòng UBND quận là bộ phận tham mƣu, giúp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị trong UBND quận chủ động lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ. Hàng năm, ở UBND cấp quận hình thành rất nhiều văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Trong đó có nhiều văn bản chứa đựng các nội dung thông tin quan trọng phản ánh quá trình hoạt động về mọi ngành, mọi lĩnh vực khác nhau. Văn bản, tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc cần đƣợc tập hợp thành hồ sơ theo vấn đề hoặc sự việc cụ thể để quản lý và phân loại hợp lý, khoa học phục vụ cho mục đích khai thác sử dụng không phải chỉ đối với cán bộ công chức đang công tác ở UBND cấp quận mà còn phục vụ cho nhân dân có nhu cầu sử dụng thông tin. Thực tế, công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ đã đƣợc UBND cấp quận của thành phố Hà Nội thực hiện trong nhiều năm qua và đã thu 4 đƣợc những kết quả đáng kể : một số đơn vị trong cơ quan đã lập đƣợc hồ sơ hiện hành, hồ sơ nguyên tắc... Tuy nhiên, qua khảo sát chúng tôi nhận thấy hiện nay công tác này, mặc dù đã thực hiện, nhƣng còn gặp phải rất nhiều hạn chế và bất cập: việc lập hồ sơ thiếu tính chủ động, chƣa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện nhiệm vụ đối với cán bộ, công chức trong cơ quan ; một số phòng, ban và đơn vị không coi công tác lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ công chức nói chung và của các đơn vị trong cơ quan nói riêng. Ở UBND quận chƣa có sự thống nhất trong các khâu nghiệp vụ về lập hồ sơ; không hiểu phƣơng pháp lập và chƣa đƣợc chuyên môn hoá ; hồ sơ lập ra không đầy đủ ; chất lƣợng hồ sơ lập chƣa cao; nhiều tài liệu bị tích đống, rời lẻ từ năm này qua năm khác ở các đơn vị của UBND cấp quận gây nên rất nhiều khó khăn cho việc quản lý, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan. Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy, việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội còn có những hạn chế nhƣ: Chƣa xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu và danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ; chƣa có văn bản hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ . Ngoài ra, việc kiểm tra chất lƣợng hồ sơ đã lập không đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, định kỳ ; kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lập hồ sơ vẫn còn hạn hẹp... Những hạn chế này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý, điều hành cũng nhƣ việc bảo quản, tra tìm hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc UBND cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trƣớc những bất cập về công tác lập hồ sơ ở UBND cấp quận –thành phố Hà Nội nhƣ đã nêu ở trên, việc nghiên cứu, khảo sát tình hình thực tế công tác lập hồ sơ, làm rõ những ƣu điểm và tồn tại của công tác này, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hồ sơ lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ, qua đó giúp cán bộ công chức thấy đƣợc lợi ích của công việc này ở UBND cấp quận thành phố Hà Nội. 5 Với tất cả những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội ” làm luận văn thạc sỹ của mình. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài : *Mục tiêu của đề tài: - Tìm hiểu việc thực hiện văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nƣớc và địa phƣơng về công tác văn thƣ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. - Làm rõ thực trạng ; phân tích những ƣu điểm, hạn chế ; đánh giá và nhận xét trên cơ sở điều tra, khảo sát công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. * Nhiệm vụ của đề tài : - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của UBND cấp quận trong hệ thống hành chính Nhà nƣớc nói chung, thành phố Hà Nội nói riêng. - Tìm hiểu các loại văn bản, tài liệu hình thành và giá trị của chúng trong hoạt động của UBND cấp quận thành phố Hà Nội - Điều tra, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ của UBND cấp quận thành phố Hà Nội. - Đề xuất kiến nghị và đƣa ra giải pháp để thực hiện các mục tiêu đặt ra 3. Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề sau : - Hệ thống các văn bản quy định của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc và UBND cấp quận về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan. 6 -Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND cấp quận và các đơn vị cấu thành. - Các loại văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp quận. - Khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan; tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này và đội ngũ cán bộ công chức đang làm việc và trực tiếp lập hồ sơ tại các đơn vị và phòng ban thuộc UBND cấp quận. - Ứng dụng ISO 9001 vào công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ tại UBND cấp quận. 4. Phạm vi nghiên cứu: Do hạn chế về thời gian nghiên cứu, nên luận văn chỉ tập trung tìm hiểu, khảo sát tài liệu hình thành ở UBND cấp quận ; thực trạng công tác lập hồ sơ và thời hạn giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ UBND cấp quận mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên cứu đến UBND các huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan đã đƣợc đề cập đến khá nhiều trong các giáo trình : Nghiệp vụ công tác văn thƣ- Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ; Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ- PGS.Vƣơng Đình Quyền (Trƣờng Đại học Khoa học xã hội nhân văn). Một số luận văn thạc sĩ ; khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng ; các hội thảo khoa học của một số trƣờng Đại học : Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội và Đại học Nội vụ Hà Nội cũng lấy vấn đề này làm chủ đề nghiên cứu. Mỗi một đề tài đều nghiên cứu ở các góc độ và phạm vi khác nhau, ví dụ nhƣ : 7 - Đề tài « Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành TW Đảng- thực trạng và giải pháp » - Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà – 2006 ; - Đề tài « Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng TW Đảng- thực trạng và giải pháp‟- Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Tâm – 2008 ; - Đề tài « Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội‟- Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Kim Oanh – 2008 ; - Đề tài « Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND quận Ngô Quyền – Hải Phòng» - Khóa luận tốt nghiệp của Đỗ Thị Huyền - 2006 - Đề tài « Tình hình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ tại Tổng công ty điện lực Việt Nam - Khóa luận tốt nghiệp của Lã Thị Mai – 2005... Ngoài ra, cũng có nhiều bài viết trên tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam liên quan đến công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan : - Lã Thị Hồng « Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các hồ sơ công việc » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 1/2006 ; - Trần Trung Kiên « Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở địa phương » Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 3/2008 ; - PGS Nguyễn Văn Hàm „Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 01/2011. -GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm „„Trách nhiệm công vụ và thể chế hóa công tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền‟‟, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 01/2011 Mới đây, Trƣờng Đại học Nội vụ tổ chức hội thảo khoa học : « Lập hồ sơ hiện hành, lý luận thực tiễn và những vấn đề đặt ra‟‟. Hà Nội tháng 10/2010. 8 Qua quá trình tìm hiểu của bản thân, nhìn chung các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, các bài viết mới chỉ dừng lại ở phạm vi nghiên cứu về công tác lập hồ sơ của một số cơ quan Bộ, cơ quan Đảng, một số địa phƣơng (Hải Phòng ), hoặc một quận của UBND thành phố Hà Nội(quận Thanh Xuân)...mà chƣa có công trình nghiên cứu các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. Vì vậy, việc nghiên cứu các giải pháp nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu vào lƣu trữ UBND cấp quận của thành phố Hà Nội –cơ quan Hành chính Nhà nƣớc cấp quận ở địa phƣơng là một trong những yêu cầu cấp thiết và cũng là một hƣớng đi mới của đề tài. Chúng tôi thực hiện đề tài này với mong muốn từ khảo sát, điều tra thực tế công tác lập hồ sơ, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lƣợng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời cũng mong muốn qua đề tài này, UBND cấp quận của thành phố Hà Nội, cán bộ công chức của cơ quan nhận thấy đƣợc vai trò, trách nhiệm trong công tác lập hồ sơ và nộp lƣu vào lƣu trữ, đồng thời phải đƣa công tác lập hồ sơ trở thành trách nhiệm công vụ phải thực hiện cùng với những nhiệm vụ khác của cơ quan. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu : Để thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi áp dụng phƣơng pháp nghiên cứu chính nhƣ : Khảo sát thực tế, điều tra xã hội học, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh…dựa trên các quan điểm mang tính phƣơng pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lênin. Các phƣơng pháp nêu trên đều đƣợc thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài. - Phƣơng pháp khảo sát thực tế đƣợc tiến hành bằng cách trực tiếp xem tài liệu và tình hình lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ ở các quận: Hoàn Kiếm; Long Biên; Hoàng Mai; Ba Đình; Tây Hồ; Cầu Giấy. Bởi vì đây là những quận có sự đầu tƣ, quan tâm và làm tƣơng đối tốt công tác này. 9