Nội dung

LUẬN VĂN: Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ LỜI NÓI ĐẦU Công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ 238 là đơn vị có nhiệm vụ quản lý và trung đại tu các công trình quốc lộ do địa phận mình quản lý gồm các quốc lộ 2, 3, 70 với tổng chiều dài 254 km, cùng trạm thu phí cầu Việt Trì, trạm thu phí Sóc Sơn. Với đặc thù các tuyến quốc lộ trải rộng qua các tỉnh, thành phố, từ đồng bằng trung du đến miền núi, tình trạng mặt đường trên các tuyến đường là không đồng đều, dẫn đến công tác quản lý và sửa chữa của Công ty luôn phải diễn ra thường xuyên và liên tục. Chính vì vậy nó đòi hỏi phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Như ta đã biết, trong cấu thành giá trị sản phẩm, các công trình sửa chữa trung đại tu đường bộ thì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng khá lớn, thường là trên 70%. Do vậy, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đóng vai trò rất quan trọng trong toàn bộ chi phí sản xuất và tính gía thành sản phẩm. Tăng cường công tác quản lý, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo có hiệu quả, tiết kiệm là vô cùng cần thiết . Trong thời gian thực tập ở Công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ 238 với nhận thức như trên tôi đã chọn đề tài: "Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ" nội dung chuyên đề thực tập Phần I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Quản lý và sửa chữa đường bộ 238 Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ 238 PHẦN THỨ NHẤT Lí LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU VÀ CễNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT Vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trỡnh sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực tế sản xuất. Trong quá trỡnh tham tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại đối tượng lao động thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, do vậy tăng cường công tác quản lý, cụng tỏc quản lý vật liệu nhằm hạ thấp chi phớ sản xuất và giỏ thành cú ý nghĩa quan trọng. Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau nhưng vẫn giữ nguyên hỡnh thỏi vật chất ban đầu và giá trị thỡ bị hao mũn dần, chuyển dịch từng phần vào cho sản xuất trong kỳ, song do cụng cụ cú giỏ trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nờn được mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với vật liệu- công cụ dụng cụ nó không chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm như vật liệu... Nhưng nó lại là yếu tố không thể thiếu trong cấu thành sản phẩm, hơn nữa nó lại là sản phẩm của ngành xây dựng và bảo dưỡng đường bộ. Do vậy, sử dụng hợp lý tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự đoán chỉ có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phớ sản xuất, giỏ thành sản phẩm tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Vỡ vậy trong khõu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh xuất dựng và sử dụng vật liệu mất mỏt hao hụt, an toàn là một trong cỏc yờu cầu quản lý đối với vật liệu, công cụ dụng cụ. II. ĐẶC ĐIỂM VÀ YÊU CẦU QUẢN Lí VẬT LIỆU – CễNG CỤ DỤNG CỤ 1. Đặc điểm - Vật liệu: Vật liệu tham gia toàn bộ trong quỏ trỡnh sản xuất. Hỡnh thỏi vật chất biến đổi hoàn toàn giá trị được chuyển dịch một lần vào chi phí hoặc giá thành sản phẩm. Vậy đặc điểm của vật liệu là tham gia toàn bộ quá trỡnh sản xuất, biến đổi hỡnh thỏi vật chất và giỏ trị chuyển dịch một lần vào giỏ thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp xây dựng điều này nổi bật hơn. - Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động. - Công cụ dụng cụ lao động là những tư liệu lao động và tài sản khác có giá trị thấp và thời gian sử dụng ngắn so với tài sản cố định. - Công cụ dụng cụ cũng là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động. - Cụng cụ dụng cụ tham gia toàn bộ vào quy trỡnh sản xuất (cú cụng cụ dụng cụ giỏ trị được chuyển dịch một lần vào giá thành sản phẩm như vật liệu. Nhưng cũng có những công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giữ nguyờn hỡnh thỏi ban đầu và giá trị được chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm tuỳ theo mức độ tham gia trong quá trỡnh sản xuất giống như TSCĐ. 2. Yờu cầu quản lý Vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất được mua sắm thường xuyên để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Do vậy trong khâu thu mua phải quản lý về số lượng, quy cách chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác để đảm bảo cho vật liệu công cụ dụng cụ tránh được hư hỏng, mát mát hao hụt đũi hỏi phải tổ chức bảo quản, sử dụng tốt từng loại vật liệu, cụng cụ dụng cụ là một trong những yờu cầu quan trọng. Trong công cuộc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật của xó hội, với sự phỏt triển của nền sản xuất xó hội là sự phỏt triển nhanh chúng của tiến bộ khoa học kỹ thuật. Vật liệu, cụng cụ dụng cụ trong cỏc ngành sản xuất cũng như quản lý tăng không ngừng, đũi hỏi chất lượng ngày càng cao, do đó công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả vật liệu, công cụ dụng cụ luôn phải được cải tiến, củng cố và hoàn thiện, kế toán là công cụ phục vụ quản lý kinh tế - cho nờn kế toỏn vật liệu, cụng cụ dụng cụ phải đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời mọi tài liệu cần thiết, phục vụ cho việc quản lý, giám đốc chặt chẽ, nhằm sử dụng có hiệu quả vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất. 3. Vai trũ của kế toỏn VLCCDC trong cụng tỏc quản lý - Tổ chức ghi chộp phản ỏnh, tổng hợp số liệu về tỡnh hỡnh thu mua, vận chuyển bảo quản, tỡnh hỡnh nhập xuất, tồn kho, kiểm tra tỡnh hỡnh kế toỏn thu mua về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trỡnh sản xuất. - Áp dụng đúng đắn các phương tiện kỹ thuật hạch toán vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị trong doanh nghiệp. Thực hiện hạch toán ban đầu về vật liệu, mở thẻ, sổ kế toán để hạch toán vật liệu phù hợp với các đặc trưng và yêu cầu quản lý của đơn vị. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ, thẻ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại, tổng hợp số liệu, về tính hiện có và sự biến đổi tăng giảm của vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trỡnh sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ, tỡnh hỡnh nhập, xuất, ngăn ngừa, đồng thời đề xuất những biện pháp tránh lảng phí, ứ đọng, thừa thiếu kém phẩm chất, tính toán xác định phân bổ chính xác giá thực tế của từng loại vật liệu tiêu hao cho các đối tượng có liên quan. - Tham gia kiểm kê đánh giá vật liệu, lập các báo cáo về vật liệu và phân tích tỡnh hỡnh cung cấp sử dụng vật liệu. 4. Nội dung công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ 4.1. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ Trong các doanh nghiệp sản xuất hay các doanh nghiệp công ích, vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau để thực hiện việc quản lý có hiệu quả và tổ chức hạch toán phù hợp, kế toán cần phân loại các vật liệu, công cụ dụng cụ đó, việc phân loại này tuỳ thuộc đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng ngành, mà cú những tiờu thức phõn loại phõn kho khỏc nhau. Thụng thường căn cứ vào công cụ dụng cụ của vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất, chia ra cỏc loại sau: - Nguyên vật liệu Chính - Nguyên vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Thiết bị xây dựng cơ bản - Công cụ dụng cụ - Phế liệu -... Công cụ dụng cụ thường chia ra các loại theo tác dụng chuyên dùng của chúng trong sản xuất, dụng cụ về nghề, vật gá lắp, thay thế, dụng cụ bảo hộ lao động, bảo trỡ. Để thực hiện công tác kế toán toàn bộ công cụ dụng cụ của doanh nghiệp được chia thành: - Công cụ dụng cụ - Bao bỡ - Đồ dùng cho thuê 4.2. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phản ánh theo giá thực tế, song trong trường hợp đơn vị có nhiều loại nhiều thứ vật liệu nhập xuất thường xuyên và do yêu cầu của hạch toán hàng này có thể sử dụng thêm giá hạch toán. a. Trị giá vốn thực tế nhập kho (giá gốc) - Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thỡ giỏ thực tế là giỏ mua ghi trên hoá đơn cộng các chi phí mua thực tế trừ các khoản chiết khấu giảm dần (nếu có). - Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ tự gia công, giá thực tế bao gồm giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế là giá thực tế vật liệu xuất kho thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển, bốc dỡ (2 chiều) và số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến sản phẩm vật liệu đó. - Giá thực tế vật liệu nhập kho từ đơn vị góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh xác định. - Phế liệu được đánh giá theo ước tính của kế toán. b. Trị giá thực tế xuất kho Tuỳ theo yờu cầu quản lý và trỡnh độ tổ chức kế toán trong đơn vị có thể vận dụng một trong các phương pháp xác định giá thực tế của vật liệu xuất như sau: - Tính theo đơn giá bỡnh quõn tồn đầu kỳ: Giá thực tế xuất kho = SL xuất kho x Đơn giá bỡnh quõn đầu kỳ Đơn giá bỡnh quõn đầu kỳ = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ/ Số lượng tồn đầu kỳ - Tính theo đơn giá bỡnh quõn tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Đơn giá bỡnh quõn = (Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ) - Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá mua thực tế nhập kho của từng người nhập và giả thiết vật liệu, công cụ dụng cụ nào nhập kho trước thỡ xuất trước. - Tính theo phương pháp hệ số giá: Hệ số giá (H - vật liệu, công cụ dụng cụ) = (Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ) Giá thành thực tế xuất kho = Trị giá hạch toán xuất kho x H. 4.3. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ a. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trưởng bộ Tài chính bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) - Phiếu nhập kho (Mẫu 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 08 – VT) - Hoá đơn kiêm phiếu kho (Mẫu 02 – VT) - Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03 – VT) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu xuất vật tư hạn mức (Mẫu 04 – VT) biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05 – VT)... Tuỳ thuộc vào đặc điểm, tỡnh hỡnh cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc cỏc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế hỡnh thức sở hữu khỏc nhau. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải được tổ chức luân chuyển theo trỡnh tự và thời gian ghi chép, tổng hợp kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. b. Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. Thẻ kho dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán theo phương pháp nào, cũn cỏc sổ kế toỏn cũn lại được sử dụng hạch toán phụ thuộc vào phương pháp chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp sản xuất, các bản luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng kịp thời. c. Các phưong pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Phương pháp ghi thẻ song song - Ở kho: Việc ghi chộp tỡnh hỡnh xuất - nhập - tồn hàng ngày do thủ kho tiến hành trờn thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp phỏp của chứng từ rồi tiến hành ghi chộp số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tớnh ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đó được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phũng kế toỏn. - Ở phũng kế toỏn: Kế toỏn sử dụng sổ (thẻ) kế toỏn vật liệu, cụng cụ dụng cụ chi tiết để ghi chép tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho vật liệu, cụng cụ dụng cụ theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp với số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất - tồn kho vật liệu, cụng cụ dụng cụ theo từng nhúm, loại vật liệu, cụng cụ dụng cụ. Cú thể khỏi quỏt nội dung, trỡnh tự kế toỏn chi tiết vật liệu, cụng cụ dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song trên sơ đồ sau. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp ghi thẻ song song (sơ đồ 1). Sơ đồ 1. KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ THEO PHƯƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp N–X-T Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra