Nội dung

Luận văn Đề tài: "Công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153 – Tổng cục Kĩ thuật ” - - 1 Mục lục PHẦN I...........................................................................................................................................7 MỞ ĐẦU.........................................................................................................................................7 1.1.............................................................................................................Tính cấp thiết của đề tài .........................................................................................................................................................7 1.2...................................................................................................................Mục tiêu nghiên cứu .........................................................................................................................................................8 1.2.1 Mục tiêu chung......................................................................................................................8 1.2.2 Mục tiêu cụ thể......................................................................................................................8 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................................8 PHẦN II........................................................................................................................................10 TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU...........................................10 2.1 Tổng quan tài liệu..................................................................................................................10 2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò và phân loại của nguyên vật liệu.........................................10 2.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu.................................................................................................10 2.1.1.2.................................................................................................Đặc điểm của nguyên vật liệu .......................................................................................................................................................10 2.1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu................................................................................................11 2.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu................................................................................12 2.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu...................................................................................................12 2.1.2.2 Đánh giá NVL...................................................................................................................13 2.2.2 Những vấn đề chung về quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.............................18 2.2.2.1 Khái niệm về quản trị........................................................................................................18 2.2.2.3 Chức năng quản trị NVL.......................................................................................20 2.2.3 Nội dung công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp......................................21 Sơ đồ 2.1. Quy trình quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp.......................................21 2.2.3.1 Tổ chức xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu....................................................21 2.2.3.2 Tổ chức xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu.....................................................23 2.2.3.3 Xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu........................................................................24 2.2.3.4........................................................................Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu .......................................................................................................................................................25 2.2.3.5..........................................................................................Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu .......................................................................................................................................................26 2.2.3.6...............................................................................Tổ chức quản lý nguyên vật liệu lưu kho .......................................................................................................................................................27 2.2.3.7 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu......................................................................................28 2.2.3.8 Tổ chức thu hồi phế liệu...................................................................................................30 2.2.3.9 Công tác hạch toán kế toán trong quản trị nguyên vật liệu...............................................30 2.2.4............................................................................Phân tích công tác quản trị nguyên vật liệu .......................................................................................................................................................34 2.2.4.1 Sự cần thiết của công tác quản trị nguyên vật liệu............................................................34 2.2.4.2 Nhiệm vụ của phân tích tình hình cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu..............34 2.2.4.3 Nội dung phân tích tình hình cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu....................35 - - 2 2.2..............................................................Phương pháp được sử dụng trong nghiên cứu đề tài .......................................................................................................................................................38 2.2.1.......................................................................................................................Khung phân tích .......................................................................................................................................................38 .....................................................................................................................................................- 1 2.2.2..................................................................................................Phương pháp thu thập số liệu .........................................................................................................................................................1 2.2.3..................................................................................Phương pháp tổng hợp và xử lý số liệu: .........................................................................................................................................................1 2.2.4................................................................................................Phương pháp phân tích số liệu .........................................................................................................................................................1 2.2.4.1...............................................................................Phương pháp phân tích thống kê kinh tế: .........................................................................................................................................................1 2.2.4.2..............................................................................................................Phương pháp so sánh .........................................................................................................................................................2 - - 3 2.2.5........................................................................................................Phương pháp chuyên gia: .........................................................................................................................................................2 2.2.6................................................................................................................Phương pháp kế toán .........................................................................................................................................................2 -....Phương pháp chứng từ: Dùng để kiểm tra tính xác thực, hợp lý về thông tin của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành liên quan đến NVL được phản ánh trên chứng từ kế toán.......2 - Phương pháp sổ chi tiết, sổ tổng hợp: Dùng để kiểm tra tính tuân thủ trong quá trình ghi chép sổ sách về NVL và tính thống nhất giữa các sổ với nhau....................................................................2 PHẦN III........................................................................................................................................3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN............................................................................3 3.1 Giới thiệu về nhà máy Z153....................................................................................................3 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.......................................................................................3 3.1.2 Quy trình công nghệ sản xuất của Nhà máy........................................................................5 .......................................................Giới thiệu quy trình công nghệ sửa chữa xe Tăng-Thiết giáp .........................................................................................................................................................5 Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quy trình sửa chữa................................................................................................6 Sơ đồ 3.2. Quy trình công nghệ sản xuất.........................................................................................6 3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.............................................................................................7 Sơ đồ 3.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức Nhà máy...................................................................................7 3.1.4 Tình hình lao động của Nhà máy Z153..............................................................................10 Bảng 3.1. Tình hình lao động của Nhà máy qua 2 năm 2008-2009..........................................11 3.1.5 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Nhà máy:..................................................................13 Bảng 3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Nhà máy trong 2 năm 2008-2009..................14 Biểu đồ 3.1. Mối quan hệ giữa nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu.....................................15 của Nhà máy.................................................................................................................................15 3.1.6 Kết quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy.......................................................................16 Bảng 3.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy qua 2 năm 2008-2009.........................16 3.2 Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153.....................................18 3.2.1 Nguồn cung cấp nguyên vật liệu tại Nhà máy...................................................................18 3.2.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Nhà máy...............................................................................18 3.2.3 Công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153........................................................19 3.2.3.1 Tổ chức công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu......................................19 3.2.3.2 Công tác lập kế hoạch mua sắm, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu.................................20 Bảng 3.4. Bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu.......................................................................21 Bảng 3.5. Kế hoạch cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu..........................................23 Quý IV năm 2009.........................................................................................................................23 3.2.3.3 Tổ chức công tác tiếp nhận nguyên vật liệu......................................................................23 Sơ đồ 3.4: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong công tác tiếp nhận NVL......................25 Biểu số 3.1.....................................................................................................................................26 Biểu số 3.2.....................................................................................................................................27 Sổ chi tiết nhập nguyên vật liệu..................................................................................................27 3.2.3.4.......................................................Công tác quản lý nguyên vật liệu lưu kho của Nhà máy .......................................................................................................................................................28 3.2.3.5 Công tác cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất tại Nhà máy...........................................29 - - 4 Sơ đồ 3.5. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong công tác..........................................31 cấp phát nguyên vật liệu..............................................................................................................31 Biếu số 3.3.....................................................................................................................................32 LỆNH SẢN XUẤT.......................................................................................................................32 Biểu số 3.4.....................................................................................................................................33 PHIẾU XUẤT KHO....................................................................................................................33 Biểu số 3.5.....................................................................................................................................34 Sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu...................................................................................................34 3.2.3.6...........................................................................Công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu .......................................................................................................................................................35 3.2.3.7......................................................................................Công tác thu hồi phế phẩm, phế liệu .......................................................................................................................................................36 3.2.3.8 Tổ chức hạch toán kế toán trong quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy..........................37 Sơ đồ 3.6. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song............................38 Biểu số 3.6.....................................................................................................................................40 Nhà máy Z153 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA..............................................................................................................................................40 Biểu số 3.7.....................................................................................................................................41 Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu........................................................................41 Biểu số 3.8.....................................................................................................................................42 Sổ tổng hợp tài khoản..................................................................................................................42 Biểu số 3.9.....................................................................................................................................43 Sổ cái tài khoản 152.....................................................................................................................43 3.3 Phân tích tình hình quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy................................................44 3.3.1 Phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu giữa thực hiện với kế hoạch...................44 3.3.1.1 Tình hình cung ứng NVL về mặt số lượng, chủng loại và đồng bộ..................................44 Bảng 3.6. Tình hình cung ứng nguyên vật liệu về mặt số lượng, chủng loại và đồng bộ.......46 Quý IV năm 2009.........................................................................................................................46 3.3.1.2 Tình hình cung ứng NVL về chất lượng............................................................................47 Bảng 3.7. Tình hình cung ứng nguyên vật liệu về chất lượng..................................................47 Quý IV năm 2009.........................................................................................................................47 3.3.2 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu........................................................................48 Bảng 3.8. Tình hình dự trữ nguyên vật liệu..............................................................................48 Đầu quý IV năm 2009..................................................................................................................48 3.3.3 Phân tích tình hình sử dụng khối lượng nguyên vật liệu..................................................49 Bảng 3.9. Tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sản phẩm..................................49 Quý IV năm 2009.........................................................................................................................49 3.3.4 Hiệu suất sử dụng nguyên vật liệu.....................................................................................50 Bảng 3.10. Tình hình Biến động tổng mức chi phí nguyên vật liệu vào sản xuất và hiệu suất sử dụng nguyên vật liệu...............................................................................................................50 3.4...Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153 .......................................................................................................................................................52 3.4.1 Đánh giá chung về công tác quản trị nguyên vật liệu.......................................................52 3.4.1.1 Thành công........................................................................................................................52 - - 5 3.4.1.2...................................................................................................................................Hạn chế .......................................................................................................................................................54 3.4.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy.......56 3.4.2.4 Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác đảm bảo NVL....................................59 3.4.2.5 Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn NVL cho sản xuất..........................................60 PHẦN IV.......................................................................................................................................61 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.....................................................................................................61 4.1 Kết luận...................................................................................................................................61 4.2 Kiến nghị.................................................................................................................................63 4.2.1 Kiến nghị với Nhà nước.....................................................................................................63 4.2.2 Kiến nghị với Bộ quốc phòng..............................................................................................63 4.2.3 Kiến nghị với Nhà máy........................................................................................................64 - - 6 PHẦN I MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài Sau hơn hai mươi năm đổi mới nền kinh tế Việt Nam đang dần chuyển sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh, cùng với xu thế hội nhập và hợp tác quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng. Nhất là từ khi Nhà nước có chính sách khuyến khích phát triển thành phần kinh tế tư nhân, đã có rất nhiều doanh nghiệp mới được thành lập, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, do đó mà mức độ cạnh tranh để tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp ngày càng lớn. Vì vậy, các doanh nghiệp dù bất cứ loại hình nào cũng phải đối mặt với những khó khăn thử thách và phải chấp nhận quy luật đào thải từ thị trường. Muốn tồn tại và phát triển bắt buộc mỗi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình những hướng đi tốt nhất, phù hợp với mình để đủ khả năng đứng vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Chính trong bối cảnh này, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng - - 7 cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. Nhà máy Z153 là một đơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng, chính vì vậy việc quản trị tốt NVL mang tính cấp thiết và vô cùng quan trọng đối với hiệu quả hoạt động sản xuất của Nhà máy, đảm bảo cho Nhà máy thực hiện được những kế hoạch đã đề ra với chi phí thấp nhất. Qua thời gian thực tập tại Nhà máy Z153, nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị NVL , tôi đã chọn luận văn tốt nghiệp với đề tài sau: “Công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153 – Tổng cục Kĩ thuật ”. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Trên cơ sở phân tích hệ thống lý luận cơ bản, làm rõ thực trạng về công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153 đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường hiệu lực công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về nguyên vật liệu và quản trị nguyên vật liệu. - Phân tích thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153. - Đề xuất một số biện pháp nhằm tăng cường công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153. 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng của đề tài là quản trị nguyên vật liệu. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi về nội dung: Quản trị nguyên vật liệu. + Phạm vi về không gian: Tại Nhà máy Z153. - - 8 + Phạm vi về thời gian: Khoảng thời gian 2 năm từ năm 2008-2009. 1.4 Kết quả nghiên cứu dự kiến Đã nhận định được quá trình quản trị NVL của Nhà máy là có hiệu quả hay không? Ưu và nhược điểm. Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản trị NVL trong toàn Nhà máy và những giải pháp khác. Đưa ra một số kiến nghị đựa trên tình hình thực tế của Nhà máy đối với Bộ chủ quản và Nhà nước. - - 9 PHẦN II TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan tài liệu 2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò và phân loại của nguyên vật liệu 2.1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. Nó là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, là đầu vào của quá trình sản xuất và thường gắn liền với các doanh nghiệp sản xuất. 2.1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu - NVL cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là là các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất. - NVL là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất da dạng và phong phú về chủng loại. - NVL là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt giá trị và chất lượng. - Giá trị NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. - Chất lượng NVL ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. - - 10 - Việc cung ứng NVL đúng số lượng, chủng loại chất lượng và đúng lúc sẽ đáp ứng được chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị trường đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra ưu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Về mặt kỹ thuật, NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh. - Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, NVL chiếm tỷ trọng cao trong tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất, bên cạnh đó NVL còn chiếm một tỷ lệ đánh kể trong giá thành sản phẩm. Tóm lại, NVL có đảm bảo chất lượng, đúng quy cách, đúng chủng loại thì sản phẩm mới được đảm bảo, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của xã hội cũng như đảm bảo hơn điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp trong cơ chế thị trường. Do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về công tác quản trị NVL nhằm sử dụng vốn hiệu quả nhất 2.1.1.3 Vai trò của nguyên vật liệu - NVL thuộc đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất.Việc cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời đồng bộ và có chất lượng là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất. Đảm bảo NVL như thế nào thì việc tạo ra sản phẩm cũng như thế ấy. Số lượng, chất lượng, tính đồng bộ của sản phẩm phụ thuộc trước tiên vào số lượng, chất lượng và tính đồng bộ trong việc đảm bảo NVL cho sản xuất. Tiến độ sản xuất, nhịp điệu sản xuất phụ thuộc vào tính kịp thời và nhịp điệu trong việc đảm bảo NVL. - NVL là đối tượng lao động được tác động vào để chuyển thành sản phẩm, dịch vụ. Trong nhiều trường hợp giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Bên cạnh đó để tiến hành sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp có thể phải - - 11 sử dụng cùng lúc nhiều loại NVL. Chính vì vậy việc dự trữ NVL, phối hợp các NVL với nhau theo mức độ hợp lý là hết sức quan trọng. Do vậy, yêu cầu NVL phải được sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nhằm tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu số lượng và chất lượng, giá thành hạ từ đó đạt đến mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận, vị thế cạnh tranh cao. 2.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 2.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu NVL được sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại khác nhau nên để thuận tiện cho quản lý và hạch toán cần phải phân loại NVL  Phân loại NVL theo vai trò, tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đây là cách phân loại chủ yếu, theo cách phân loại này NVL được phân làm các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. NVL chính là vật chất chủ yếu tạo nên thực thể của sản phẩm. NVL chính phụ thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể, sản phẩm cụ thể như sắt thép trong Nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong Nhà máy dệt… - Nguyên vật liệu phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm. Vật liệu phụ được sử dụng kết hợp với nguyên liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm như là thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản. Vật liệu phụ cũng được sử dụng để giúp cho máy móc thiết bị và các công cụ lao động hoạt động bình thường. Ngoài ra NVL phụ còn được sử dụng cho nhu cầu kỹ thuật. - Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất kinh doanh như: than, củi, xăng dầu, ga… - - 12 - Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng, máy móc,thiết bị dùng cho việc sửa chữa hoặc thay thế cho những bộ phận chi tiết máy móc phương tiện vận tải như vòng bi, vòng đệm… - Vật liệu và các thiết bị xây dựng: Bao gồm các vật liệu, thiết bị công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu bao gói: Dùng để gói bọc, chứa đựng các loại sản phẩm làm cho chúng hoàn thiện hơn hoặc chứa đựng thành phẩm để tiêu thụ. - Phế liệu và vật liệu khác: Gồm những NVL bị loại ra trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản như: Phôi bào, vải vụn, giấy vụn…nhưng vẫn thu hồi và có giá trị sử dụng nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh.  Phân loại theo nguồn cung cấp NVL Theo cách phân loại này, NVL chia thành: - NVL mua ngoài. - NVL do đơn vị tự sản xuất. - NVL nhận vốn góp liên doanh. - NVL do cấp trên cấp.  Phân loại theo mục đích cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu quản lý phân xưởng, bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 2.1.2.2 Đánh giá NVL Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá thành của NVL theo những NVL nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác và thống nhất. Theo - - 13 quy định chung của chuẩn mực quốc tế, quản lý nhập – tồn NVL phải phản ánh “giá gốc” đó chính là chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật liệu.  Tính giá của NVL nhập kho: Giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được NVL ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Giá thực tế của NVL nhập kho phụ thuộc vào các yếu tố: nguồn cung ứng, cách tính thuế GTGT.  Đối với NVL mua ngoài: Giá thực Giá mua ghi = + Các khoản thuế Chi phí + - Các khoản tế NVL trên hóa đơn tính vào giá mua hàng giảm trừ Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi…)  Đối với NVL tự chế biến nhập kho: Giá thực tế = Giá thực tế NVL + Chi phí NVL nhập kho xuất chế biến chế biến Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm: Những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến NVL.  Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá thực tế = Giá thực tế NVL xuất kho NVL nhập kho thuê ngoài chế biến Giá thực tế của NVL nhận biếu tặng: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá NVL trên thị trường + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến Các chi phí khác có liên quan + trực tiếp đến việc tiếp nhận NVL  Giá thực tế NVL được cấp, nhận góp vốn liên doanh hay góp vốn cổ phần. - - 14 Giá thực tế = Giá do hội đồng + Chi phí liên quan NVL nhập kho định giá xác nhận trực tiếp khác Đối với các đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá thực tế của NVL nhập kho không bao gồm thuế GTGT. Đối với đơn vị thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá thực tế NVL bao gồm cả thuế GTGT.  Tính giá của NVL xuất kho: 1- Tính theo giá thực tế đích danh + Cách tính: Xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó (không phân biệt thời gian nhập, xuất NVL). + Ưu điểm: Việc tính giá NVL thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. + Nhược điểm: Chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có điều kiện bảo riêng từng lô NVL nhập kho. 2- Tính theo giá thành bình quân  Phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ + Cách tính: Các nghiệp vụ xuất kho phát sinh trong kỳ, kế toán tạm thời không tính đến giá, phiếu xuất kho chỉ ghi bằng hiện vật, cuối tháng khi kết thúc nghiệp vụ nhập, xuất kho, kế toán mới tính giá thành bình quân của cả kỳ. Giá thực tế NVL xuất kho Trong đó: Đơn giá xuất = = Số lượng NVL xuất kho × Đơn giá xuất kho bình quân Trị giá thực tế tồn ĐK+Trị giá thực tế nhập trong kỳ kho bình quân Số lượng tồn ĐK+ Số lượng nhập trong kỳ + Ưu điểm: tính đơn giản. - - 15 + Nhược điểm: không chính xác vì không theo sát sự biến động giá NVL, chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai kỳ hoặc doanh nghiệp sử dụng NVL giá cả ít biến động.  Phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Đơn giá xuất kho = Trị giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập + Ưu điểm: Phản ánh tương đối chính xác giá NVL do đáp ứng được yêu cầu kịp thời của cung cấp thông tin kế toán. + Nhược điểm: Tính toán nhiều lần, mất nhiều công sức.  Phương pháp tính giá bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quân Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trước = Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước cuối kỳ trước + Ưu điểm: Tính toán đơn giản, không phải tính nhiều lần. + Nhược điểm: Thiếu chính xác nhất là khi giá NVL biến động liên tục. 3- Tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước( FIFO) + Cách tính: Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nhập vào kho trước sẽ được xuất trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập hàng nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. + Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, chính xác, công việc không phải dồn vào cuối tháng. + Nhược điểm: Đòi hỏi tổ chức kế toán phải chặt chẽ, chi tiết, theo dõi đầy đủ số lượng, đơn giá của từng lần nhập. 4- Tính giá theo phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) + Cách tính: Phương pháp này dựa trên giả thiết NVL nhập kho sau cùng được xuất trước tiên, giá thực tế NVL xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng, sau mới tính theo giá nhập lần trước đó. - - 16 + Ưu điểm: Giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá thị trường của NVL. Khi giá cả vật tư có xu hướng tăng thì phương pháp này làm cho giá trị vật tư xuất tăng và giá trị vật tư hàng tồn kho giảm. + Nhược điểm: Cũng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ, chi tiết từng lần nhập. 5- Tính giá theo phương pháp hạch toán (hệ số giá) - Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho NVL trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Để xác định giá thực tế của NVL cuối kỳ, kế toán của NVL cuối kỳ, kế toán phải điều chỉnh từ giá vật liệu theo giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá. + Cách tính: Giá hạch toán = NVL xuất kho Số lượng NVL Xuất kho Đơn giá × hạch toán Cuối kỳ xác định hệ số giá: Hệ số giá trong kỳ = Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn ĐK + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm NVL. Điều chỉnh giá hạch toán của NVL nhập kho, xuất kho về giá thực tế thông qua hệ số giá. Giá thực tế = NVL xuất kho Giá hạch toán NVL xuất kho trong kỳ × Hệ số giá trong kỳ Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm NVL. Điều chỉnh giá hạch toán của NVL nhập kho, xuất kho về giá thực tế thông qua hệ số giá Giá thực tế = NVL xuất kho Giá thực tế cần điều chỉnh = Giá hạch toán NVL xuất kho trong kỳ × Hệ số giá trong kỳ Giá thực tế xuất kho – Giá hạch toán xuất kho Giá hạch toán xuất kho × (Hệ số giá – 1) - - 17 + Ưu điểm: Cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không phụ thuộc vào số lượng NVL, số lần xuất nhập của mỗi lại nhiều hay ít. + Nhược điểm: Phải trải qua nhiều bước. 2.2.2 Những vấn đề chung về quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 2.2.2.1 Khái niệm về quản trị Quản trị là sự tác động có mục đích của chủ thể lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra của tổ chức. Từ khái niệm trên cho thấy quản trị bao gồm hai bộ phận: + Chủ thể quản trị: Là tác nhân tạo ra tác động của quản trị hay ta có thể hiểu đây chính là người ra các quyết định cho tổ chức. + Đối tượng và khách thể quản trị: Đây là đối tượng tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị bao gồm: các nhà, tập thể người lao động hay tư liệu sản xuất… 2.2.2.2 Yêu cầu quản trị nguyên vật liệu Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có hiệu quả ngày càng được coi trọng làm sao để cùng một khối lượng NVL, có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, có giá thành hạ nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng. Do vậy công tác quản trị NVL là vấn đề tất yếu, khách quan, nó cần thiết cho mọi phương thức sản xuất kinh doanh. Việc quản trị có tốt hay không phụ thuộc vào khả năng và trình độ của cán bộ quản lý. Đối với doanh nghiệp kinh doanh việc quản lý NVL có thể xem xét trên các khía cạnh sau: - - 18 - Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp phải tiến hành cung ứng thường xuyên nguồn NVL đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Muốn vậy trong khâu thu mua cần quản lý tốt về mặt khối lượng, quy cách, chủng loại vật liệu sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất cần phải tìm được nguồn thu NVL với giá hợp lý với giá trên thị trường, chi phí mua thấp. Điều này góp phần giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành. - Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết với mức tối đa và tối thiểu cho sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL trong sử dụng cũng như định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần cung cấp NVL đúng lúc, đúng số lượng, chất lượng cũng như đúng thời gian cho quá trình sản xuất. Không những vậy, doanh nghiệp còn phải tính toán đấy đủ, chính xác, kịp thời giá NVL có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. - Trong khâu thu hồi phế liệu: Bất cứ một doanh nghiệp nào số phế liệu và phế phẩm rất nhiều, có thể sử dụng lại hay đưa vào tái sản xuất, thanh lý hay bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành các sản phẩm khác. Do vậy, việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải được tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm tiết kiệm được chi phí NVL đồng thời có thể giảm giá thành. 2.2.2.3 Chức năng quản trị NVL - Xác định nhu cầu NVL - - 19 + Kế hoạch mua + Kế hoạch dự trữ + Kế hoạch xuất dùng. Kế hoạch lập cả về lượng và tiền. Cụ thể hơn cho từng sản phẩm, từng công trình thì có định mức dự toán NVL. Trong xây dựng thì dự toán theo công trình. - Tổ chức mua sắm và sử dụng NVL: + Mua – nhập kho. + Xuất – sử dụng. + Bảo quản, dự trữ trong kho. - Tổ chức ghi chép theo dõi NVL: + Kế toán tài chính dùng để báo cáo NVL ở bảng cân đối kế toán và báo cáo chi phí NVL ở báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. + Kế toán quản trị dùng để quản lý NVL theo từng công đoạn quản lý. - Phân tích đánh giá NVL: + So kế hoạch với dự toán + So định mức + Sử dụng NVL + Hiệu quả sử dụng NVL Xây dựng định mức tiêu dùng + Cơ cấu NVL Lậphiên kế hoạch Trong nền kinh tế thị trường nay mua mỗi doanh nghiệp đều phải cố gắng sắm, sử dụng, dự trữ NVL hết mình để thi đua sản xuất tốt, đạt chất lượng và đạt lợi nhuận cao. Do vậy, các doanh nghiệp Phân tích tìnhphải hình thực hiện tốt công tác quản trị từ khâu lập kế hoạch đến khâu Tổ chức tiếp nhận NVL thực cunghiện ứng,vàsửkiểm dụng,soát. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp không bị thất thoát và giảm dự trong trữ NVL chi phí sản xuất. Tổ chức công tác hạchvật toán 2.2.3 Nội dung công tác quản trị nguyên liệu trong doanh nghiệp kế toán Tổ chức thu hồi phế liệu - -chức cấp Tổ phát NVL Tổ chức quản lý NVL dự trữ trong kho 20 Sơ đồ 2.1. Quy trình quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp 2.2.3.1 Tổ chức xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu a) Khái niệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu Mức tiêu dùng NVL là lượng NVL tiêu dùng tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phảm hoặc một chi tiết sản phẩm, hoặc hoàn thành một khối lượng công việc trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định. b) Sự cần thiết của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng NVL là một yêu cầu khách quan để quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: - Là căn cứ quan trọng để đảm bảo lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp. - Việc xây dựng định mức và thực hiện mức tiêu dùng NVL góp phần quan trọng để sử dụng NVL hợp lý và tiết kiệm. - Định mức tiêu dùng NVL là một trong những nhân tố cấu thành của tổ chức lao động khoa học ở doanh nghiệp, để tiết kiệm lao động xã hội. - Mức tiêu dùng NVL còn là thước đo phản ánh chi phí về vật chất, vậy có thể dùng định mức để hướng dẫn sử dụng, kiểm tra quá trình sử dụng và đánh giá tính hợp lý và tiết kiệm trong việc sử dụng NVL trong doanh nghiệp. - Dựa vào định mức tiêu dùng NVL có thể làm căn cứ để tính giá thành kế hoạch cho sản phẩm, từ đó có phương hướng nhằm hạ giá thành sản phẩm. c) Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Phương pháp định mức tiêu dùng NVL có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của các mức đã được xác định. Tùy theo từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp định mức thích hợp. Trong thực tế các phương pháp xây dựng định mức được sử dụng là: - - 21  Phương pháp định mức theo thống kê báo cáo Là phương pháp định mức dựa vào những số liệu thực chi NVL để sản xuất sản phẩm trong kỳ báo cáo rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định mức. - Ưu điểm: Đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất, do đó phương pháp này được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp. - Nhược điểm: Độ chính xác không cao. - Điều kiện áp dụng: Khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ báo cáo không có những thay đổi lớn.  Phương pháp thí nghiệm, kinh nghiệm Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có thể kết hợp với kinh nghiệm sản xuất để định mức từng NVL. Tuỳ điều kiện, tính chất NVL và sản phẩm sản xuất để xác định nội dung và phạm vi, thí nghiệm có thể được thực hiện trong sản xuất (thực nghiệm) hoặc trong phòng thí nghiệm. - Ưu điểm: Dễ tiến hành, kết quả rõ ràng, chính xác hơn phương pháp thống kê báo cáo. - Nhược điểm: Phương pháp này mang tính chất cá biệt, các số liệu rút ra qua thí nghiệm chưa cho phép phân tích thật khách quan và cụ thể từng nhân tố ảnh hưởng đến mức, còn mang tính tổng hợp. - Điều kiện áp dụng: Định mức cho sản phẩm mới, vật liệu hoá chất, các sản phẩm dùng vật liêụ có phẩm chất không ổn định.  Phương pháp phân tích tính toán Là phương pháp kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật trên cơ sở nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến tiêu hao NVL. - - 22 - Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, kết quả chính xác và khoa học. Mức được phân tích chi tiết và tính toán cụ thể hơn, có căn cứ khoa học hơn và có tính đến việc áp dụng các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến. Khi sử dụng phương pháp này, mức tiêu dùng NVL luôn nằm trong trạng thái được cải tiến. - Nhược điểm: Đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, điều đó có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tương đối tốt. 2.2.3.2 Tổ chức xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Sau khi xây dựng được hệ thống định mức tiêu dùng NVL hợp lý, doanh nghiệp căn cứ vào mức đó và số lương NVL cần sản xuất trong kỳ kế hoạch để lập kế hoạch mua sắm, sử dụng và dự trữ NVL. Lượng NVL sử dụng trong kỳ kế hoạch phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị. Lượng NVL được tính toán cụ thể cho từng loại NVL rồi tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp. Khi tính toán phải dựa trên định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch. Tuỳ thuộc từng loại NVL, từng loại sản phẩm, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp thích hợp. Nhìn chung, lượng NVL cần sử dụng trong kỳ kế hoạch được tính như sau: Lượng NVL sử dụng kỳ kế hoạch = Định mức tiêu hao NVL/1đơn vị sản phẩm × Số lượng SP sản xuất kỳ kế hoạch 2.2.3.3 Xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu Lượng NVL dự trữ kế hoạch là lượng NVL tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục. Căn cứ vào tính chất, công dụng, NVL dự trữ được chia làm 3 loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa. - - 23 a) Dự trữ thường xuyên: Dùng để đảm bảo NVL cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phận cung ứng. b) Dự trữ bảo hiểm: Là dự trữ nhằm bảo đảm quá trình sản xuất được tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng vật tư không ổn định. c) Dự trữ theo mùa: Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tuc, đặc biệt với các thời gian: “giáp hạt” về mặt NVL. Dự trữ theo mùa thường được các doanh nghiệp sử dụng các loại NVL thu hoạch theo mùa. Muốn xác định lượng NVL cần dự trữ, doanh nghịêp phải căn cứ vào các yếu tố sau: - Quy mô sản xuất của doanh nghiệp. - Mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm. - Tình hình tài chính của doanh nghịêp. - Tính chất sản xuất của doanh nghiệp. - Thuộc tính tự nhiên của NVL 2.2.3.4 Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Kế hoạch mua sắm NVL chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau: - Kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở cầu thị trường và các nhân tố khác. - Tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường NVL. - Định mức tiêu dùng NVL. - Tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. - Năng lực kho tàng của doanh nghiệp… Nội dung: - - 24  Xác định số lượng NVL cần cung ứng: Mỗi loại NVL cần sắm kỳ kế hoạch thường bao gồm 3 bộ phận: Nhu cầu NVL cho sản xuất, NVL bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho, nhu cầu NVL cần dự trữ đề phòng sự biến động của thị trường. Khi lập kế hoạch mua sắm NVL, doanh nghiệp phải xác định chính xác mẫu mã và chất lượng từng loại NVL phù hợp với yêu cầu của sản xuất. Lượng NVL cần mua trong kỳ kế hoạch thường được xác định như sau: Lượng NVL cần = mua trong kỳ Lượng NVL cần dùng trong kỳ + Lượng NVL Lượng NVL dự trữ đầu kỳ - dự trữ cuối kỳ  Xác định chất lượng và dự kiến người cung ứng: Các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ hoặc doanh nghiệp dịch vụ thường có nhu cầu về NVL rất ít sẽ xác định người cung ứng dựa vào kinh nghiệm đã tích luỹ trong quá trình tổ chức mua sắm. Các doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu NVL lớn, do đó sẽ phải dựa trên cơ sở phân tích và dự báo các thông tin về quãng đường, phương tiện và chi phí vận chuyển tương ứng, tính tin cậy của việc cung ứng, giá cả từng loại NVL, hệ thống kho tàng trung gian.. để xác định người cung ứng. Lượng NVL cần mua trong kỳ = Lượng NVL cần dùng trong kỳ Lượng NVL + dự trữ trong kỳ Lượng NVL - dự trữ cuối kỳ 2.2.3.5 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Tiếp nhận NVL là khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý trực tiếp NVL. Đây là ranh giới giữa hai bên mua bán, là cơ sở hạch toán chính xác các chi phí lưu thông và giá cả NVL mỗi bên. Thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại, theo dõi kịp thời - - 25 tình trạng NVL trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể do mất mát, hư hỏng NVL. Chính vì tầm quan trọng đó mà việc tổ chức nhận NVL phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: Một là: Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại NVL theo đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hành, hóa đơn, phiếu vận chuyển… Hai là: Chuyển nhanh NVL từ điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp, tránh mất mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này, công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: - NVL khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận. - NVL khi tiếp nhận phải thông qua đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm. - Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại, phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai quy cách. - NVL sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.  Tổ chức thanh toán cho đơn vị cung ứng Công tác thanh toán cho đơn vị cung ứng có ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình tài chính của doanh nghiệp, cụ thể đó là mối quan hệ tỷ lệ giữa nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp phải tổ chức thanh toán hợp lý. - - 26 Công tác thanh toán phụ thuộc vào những nhân tố: Tình hình tài chính của doanh nghiệp kỳ kế hoạch và báo cáo, chính sách kinh tế của doanh nghiệp, căn cứ vào mức độ tin cậy, mối quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp và người sử dụng, sự thỏa thuận ghi nhận trong hợp đồng kinh tế… Căn cứ vào những điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán bằng tiền tạm ứng, chưa thanh toán ngay… 2.2.3.6 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu lưu kho Với mọi loại NVL mang đặc trưng tách rời giữa quá trình mua sắm và sử dụng, doanh nghiệp phải tổ chức dự trữ chúng. Muốn lưu kho, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp. Giữa mua sắm, vận chuyển và lưu kho tồn tại mối quan hệ: mọi hàng hóa sau khi được mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển về doanh nghiệp và tạm thời dự trữ trong kho (nếu không chuyển thẳng cho bộ phận sản xuất). Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nằm trong mục tiêu đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất với tổng chi phí mua sắm, vận chuyển, lưu kho tối thiểu. Dù xây dựng kho tàng theo hình thức nào thì khi lựa chọn và quyết định xây dựng kho tàng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Diện tích kho tàng phải đủ lớn, đáp ứng được các nhu cầu lưu trữ, nhập kho, xuất kho… Nếu diện tích không đảm bảo sẽ gây khó khăn cho việc vận chuyển NVL vào kho, kiểm tra, xuất kho, làm tăng chi phí và xuất kho NVL. - Kho tàng phải sáng sủa dễ quan sát. - Yêu cầu đảm bảo an toàn: Đây là yêu cầu cao nhất khi lưu kho NVL, phải đảm bảo các điều kiện cần thiết để chống cháy, nổ, thiết kế đường thoát hiểm… - - 27 - Trang bị kho tàng phải đáp ứng yêu cầu trang bị tối thiểu do đặc điểm của NVL yêu cầu, trang bị nâng cao phụ thuộc tình hình tính chất của doanh nghiệp. - Việc sắp xếp NVL trong kho phải đảm bảo yêu cầu “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” cũng như tuân thủ nguyên tắc” hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau”. Phân loại và sắp xếp từng loại NVL phải phù hợp với trang bị lưu kho và bảo quản NVL. - Việc bảo quản NVL trong kho phải chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, phải có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán, phải làm tốt công tác kiểm kê (định kỳ và bất thường). Công tác kiểm kê rất quan trọng, vì chỉ có thông qua kiểm tra mới có thể xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và báo cáo có khớp nhau không? Liệu chất lượng NVL có được đảm bảo không? Các yêu cầu về công tác lưu kho được thực hiện ở mức độ nào?... Thông qua kiểm tra và phân tích mới có thể phát hiện nguyên nhân của thực trạng đã kêt luận, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp. 2.2.3.7 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động của công nhân, máy móc thiết bị, làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm, tạo điều kiện giảm giá thành sản phẩm. Việc cấp phát NVL có thể được tiến hành theo hai hình thức: Một là: Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất Căn cứ vào yêu cầu NVL của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất sẽ báo trước cho bộ phận cấp phát của kho. Số lượng NVL được yêu cầu được tính toán dựa trên mùa vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng NVL của doanh nghiệp. - - 28 - Ưu điểm: Đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết. - Nhược điểm: Bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận sản xuất trong thời gian nhắn, việc cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động. Hai là: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức) Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phạn cấp phát. Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát NVL cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với lượng NVL đã dùng. Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác. Hình thức này giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVL chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị NVL một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ thao tác tính toán. Do vậy hình thức này có hiệu quả cao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến, có kế hoạch sản xuất. 2.2.3.8 Tổ chức thu hồi phế liệu Việc thu hồi phế liệu tuy không phải là công tác quan trọng nhưng không thể bỏ qua. Sau khi NVL được sử dụng thì vẫn còn tồn tại một số NVL do bị đào thải hoặc đã qua sử dụng, song khi doanh nghiệp biết tận dụng việc thu hồi phế liệu thì có thể sử dụng cho bộ phận khác hoặc khâu sản xuất khác hoặc bán ra ngoài tạo nguồn thu cho doanh nghiệp. Trong nhiều doanh nghiệp nó có giá trị sử dụng không nhỏ. - - 29 2.2.3.9 Công tác hạch toán kế toán trong quản trị nguyên vật liệu a) Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản trị NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. b) Các chứng từ sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu  Các chứng từ bắt buộc: Là chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. Bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03 – VT) - Thẻ kho ( Mẫu số 06 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư ( Mẫu số 08 – VT) - - 30  Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định. Ngoài các nội dung quy định trên mẫu đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức biểu mẫu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Tuy nhiên các chứng từ hướng dẫn vẫn phải đảm bảo tính pháp lý. Bao gồm: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu số 04 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu số 05 – VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 07 – VT) c) Phương pháp hạch toán chi tiết NVL Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng một trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư.  Phương pháp ghi thẻ song song - Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong công việc ghi chép và quản lý. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép nhiều. Công việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu dồn vào cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp ít chủng loại vật tư khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít không thường xuyên và trình độ chuyên môn của các kế toán còn hạn chế.  Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ vào 1 lần ngày cuối tháng. - - 31 - Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thủ kho về mặt số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức năng kế toán. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho bố trí riêng nhân viên kế toán NVL, kho hàng ngày.  Phương pháp sổ số dư - Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật giám sát thường xuyên của kế toán. - Nhược điểm: Khó phát hiện được nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót, đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. - Điều kiện áp dụng: Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại NVL và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư. Yêu cầu trình độ chuyên môn của kế toán phải tương đối cao. d) Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL Để hạch toán NVL, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc định kỳ tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý, vào trình độ của kế toán.  Đối với phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán. Để hạch toán NVL, kế toán sử dụng tài khoản sau: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu - - 32 Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kế toán có thể sử dụng các tài khoản khác liên quan như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331… Muốn vận dụng phương pháp này, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê từng nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho NVL. Ưu điểm của phương pháp này là giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ về NVL một cách thường xuyên bởi giá trị NVL tại doanh nghiệp lớn, dễ kiểm kê, do đó thích hợp với các doanh nghiệp công nghiệp.  Đối với phương pháp kê khai định kỳ Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên liên tục tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng kho mà chỉ phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định lượng hàng tồn kho thực tế, lượng xuất dùng cho SXKD và các mục đích khác. Phương pháp này độ chính xác không cao, chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị thấp và thường xuyên. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 611: mua hàng TK 152: nguyên liệu, vật liệu Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán có thể sử dụng một số tài khoản khác liên quan: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331… 2.2.4 Phân tích công tác quản trị nguyên vật liệu 2.2.4.1 Sự cần thiết của công tác quản trị nguyên vật liệu Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được tiến hành đều đặn, liên tục, phải thường xuyên đảm bảo các loại NVL đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng quy cách nhất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì quá trình sản xuất sẽ không thể thực hiện được. - - 33 Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm và hợp lý các loại NVL có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:  Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác NVL là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh.  Đảm bảo cung ứng NVL có chất lượng tốt là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm NVL, tăng năng suất lao động.  Đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ NVL còn ảnh hưởng tích cực tới tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vì vậy việc phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ NVL để kịp thời nêu lên những ưu điểm, nhược điểm trong công tác quản trị NVL trong doanh nghiệp. 2.2.4.2 Nhiệm vụ của phân tích tình hình cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu - Kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp NVL, đối chiếu với tình hình sản xuất và tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có biện pháp khắc phục kịp thời. - Phân tích tình hình dự trữ những loại NVL chủ yếu trong doanh nghiệp. - Phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình sử dụng các loại NVL để có biện pháp sử dụng tiết kiệm. 2.2.4.3 Nội dung phân tích tình hình cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu a) Phân tích tình hình cung ứng nguyên vật liệu  Phân tích tình hình cung ứng NVL theo số lượng: Để phân tích tình hình cung ứng NVL về mặt số lượng, có thể sử dụng tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp loại NVL. Công thức xác định: - - 34 Tỷ lệ hoàn thành KH cung ứng về khối lượng Số lượng NVL loại i thực tế nhập trong kỳ = 10 × 0 NVL loại i (%) Số lượng NVL loại i cần mua trong kỳ  Phân tích tình hình cung cấp NVL theo chủng loại Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng NVL có tính năng, tác dụng khác nhau, ngay cả trong một loại vật liệu cũng có những mặt hàng khác nhau nên chúng không thể thay thế cho nhau trong quá trình sản xuất sản phẩm. Về nguyên tắc khi phân tích không lấy được NVL cung cấp vượt mức kế hoạch bù cho loại nào đó không hoàn thành kế hoạch. Như vậy, trong số các loại NVL chủ yếu, nếu có một loại NVL không hoàn thành kế hoạch cung cấp thì đã có thể kết luận doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch cung cấp về loại NVL chủ yếu. Công thức xác định: Tỷ lệ hoàn ∑( Số lượng cung cấp kế hoạch NVL thành loại I × Đơn giá kế hoạch NVL loại i) cung cấp NVL = × theo loại chủ ∑( Số lượng cung cấp thực tế trong giới hạn kế hoạch của yếu(%) NVL loại i × Đơn giá kế hoạch NVL loại i) 10 0  Phân tích tình hình cung cấp NVL về tính đồng bộ Để sản xuất một loại sản phẩm cần nhiều loại NVL khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Chính vì vậy, việc cung ứng NVL phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đã đặt ra.  Phân tích tình hình cung cấp NVL về tính kịp thời Cung cấp NVL kịp thời là cung cấp đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thường thì thời gian cung ứng NVL xuất phát từ mùa vụ sản xuất kinh doanh, tình - - 35 hình dự trữ trong kỳ. Có thể trong nhiều trường hợp, xét về mặt khối lượng cung ứng một loại vật tư nào đó trong một kỳ kinh doanh thì doanh nghiệp vẫn đảm bảo, nhưng do việc cung ứng không kịp thời dẫn đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp bị trì trệ và phải đợi NVL.  Phân tích tình hình cung cấp NVL về chất lượng NVL có chất lượng tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản xuất của doanh nghiệp. Để phân tích chất lượng của NVL, ta sử dụng “hệ số lọại NVL”. Hệ số loại NVL là tỷ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lượng với tổng giá trị NVL cung ứng theo giá loại cấp bậc chất lượng cao nhất. Công thức xác định: ∑( Số lượng cung cấp theo kế hoạch của NVL loại I × Đơn giá kế Hệ số loại = hoạch của loại NVL i) ∑( Số lượng cung cấp theo kế hoạch của NVL loại i × Đơn giá kế hoạch của NVL loại i(loại có phẩm cấp cao nhất)) So với kế hoạch, nếu hệ số loại càng tăng, chứng tỏ chất lượng NVL cung cấp càng tăng và ngược lại. b) Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu Phương pháp phân tích: So sánh số lượng NVL thực tế đang dự trữ từng loại với số lượng NVL cần dự trữ theo kế hoạch, quá cao hoặc quá thấp đều không tốt. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn. Thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất. Do vậy phải có biện pháp giảm mức dự trữ xuống mức cần thiết. Tuy nhiên, nếu dự trữ quá thấp sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Do vậy, mục tiêu của dự trữ là vừa đảm bảo sản xuất được tiến hành liên tục, vừa đảm bảo sử dụng tiết kiệm vốn. Tỷ lệ hoàn thành dự = Số lượng NVL loại i dự trữ thực tế trữ NVL loại i(%) × 10 0 Số lượng NVL loại i dự trữ kế - - 36 hoạch c) Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất Sử dụng hợp lý và tiết kiệmNVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do vậy phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sản phẩm.  Phân tích tình hình sử dụng lượng NVL vào sản xuất sản phẩm Để phân tích tình hình sử dụng số lượng NVL vào sản xuất sản phẩm, có thể dựa vào cách xác định mức biến động của số lượng NVL tiêu dùng thực tế so với kế hoạch. Công thức xác định: Tỷ lệ hoàn thành KH sử dụng khối lượng NVL loại Số lương NVL loại i thực tế sử dụng = Số lượng NVL loại i sử dụng theo kế × 10 0 i(%) hoạch  Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản xuất sản phẩm: Để phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sản phẩm ta có thể sử dụng hai cách tính. Một là: So sánh tình hình NVL tiêu dùng thực tế so với kế hoạch Công thức thức xác định: Tỷ lệ hoàn thành Tổng giá trị NVL thực tế sử dụng vào sản xuất kế hoạch sử dụng = × 10 0 NVL(%) Tổng giá trị NVL kế hoạch Hai là: Sử dụng phương pháp so sánh có liên hệ tình hình tiêu dùng NVL thực tế so với kế hoạch có liên hệ đến kết quả sản xuất (giá trị sản lượng). Công thức xác định: - - 37 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch Sử dụng NVL Tổng mức NVL sử dụng thực tế = Tổng mức NVL (%) sử dụng kế hoạch  Phân tích hiệu suất sử dụng NVL: × Tổng GTSL thực tế × 10 0 Tổng GTSL kế hoạch Sử dụng chỉ tiêu hiệu suất sử dụng NVL để đánh giá chung các tiềm năng sử dụng NVL. Công thức xác định: Hiệu suất sử dụng Giá trị sản lượng = Tổng mức NVL sử NVL dụng Hiệu suất sử dụng NVL cho biết một đồng NVL tham gia vào quá trình sản xuất đem lại bao nhiêu đồng giá trị sản lượng. Hiệu suất sử dụng NVL càng cao chứng tỏ chất lượng công tác quản lý và sử dụng NVL càng tốt. 2.2 Phương pháp được sử dụng trong nghiên cứu đề tài 2.2.1 Khung phân tích - - 38 KHUNG PHÂN TÍCH Công tác quản trị NVL tại Nhà máy Z153 - Cơ sở lý luận về NVL và quản trị NVL - Phương pháp nghiên cứu. - Đặc điểm địa bàn nghiên cứu - Thực trạng công tác quản lý NVL tại Nhà máy. - Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL - - - Thư viện khoa và thư viện trường: thu thập tài liệu từ các sách, giáo trình và các luận văn của khóa trước. - Các trang web điện tử. - Nhà máy Z153. - Phòng Vật tư: Tìm hiểu về công tác quản lý NVL của Nhà máy. - Các phòng ban khác: P. Kế hoạch, P.Tài chính… - Lập bảng câu hỏi, phỏng vấn trực tiếp. - Hệ thống lí luận cơ bản về NVL và công tác quản trị NVL. - Nội dung công tác quản trị NVL trong doanh nghiệp. - Quá trình hình thành, tình hình lao động, tình hình nguồn vôn tài sản và sản xuất kinh doanh của Nhà máy. - Số liệu liên quan - Công tác xây dựng kế hoạch sử dụng, dự trữ, cung ứng, tiếp nhận, sử dụng, bảo quản, kiểm kê, thu hồi phế liệu phế phẩm… - Phân tích tình hình công tác quản trị NVL tại Nhà máy. 1 2.2.2 Phương pháp thu thập số liệu Là phương pháp tiến hành thu thập các số liệu, tài liệu sơ cấp, thứ cấp thông qua các chứng từ, sổ sách đã được ghi chép ở các báo cáo sổ sách kế toán, thông qua sách báo, tạp chí. Đề tài sử dụng phương pháp này để thu thập các số liệu có liên quan đến quá trình hạch toán NVL ở Nhà máy.. - Số liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp được thu thập từ các số liệu của phòng kế toán, phân xưởng sản xuất, bộ phận kho, bộ phận mua hàng (Báo cáo tài chính của Nhà máy qua 2 năm 2008, 2009; Báo cáo sản xuất, các sổ sách khác của Nhà máy), thông qua sách báo, tạp chí… - Số liệu sơ cấp: Được thu thập thông qua phỏng vấn trực tiếp các phòng ban như trưởng phòng Tài chính, trưởng phòng Vật tư, trưởng phòng Kế hoạch, các nhân viên trong các phòng ban liên quan… 2.2.3 Phương pháp tổng hợp và xử lý số liệu: Số liệu thu thập được tổng hợp lại, kiểm tra, loại bỏ những số liệu không cần thiết, tính toán các chỉ tiêu cần thiết trên cơ sở tôn trọng tài liệu gốc, xây dựng thành các bảng thống kê, biểu đồ hoặc đồ thị chuẩn bị sẵn sàng cho việc phân tích. 2.2.4 Phương pháp phân tích số liệu 2.2.4.1 Phương pháp phân tích thống kê kinh tế: Là phương pháp hệ thống hóa và phân tích các dữ liệu thông tin kinh tế, từ đó giúp phân tích được tài liệu trên nhiều phương diện: Phân tích mức độ, biến động, mối quan hệ giữa các hiện tượng kinh tế thông qua các chỉ tiêu như số tuyệt đối, tương đối, số bình quân, chỉ số, hệ thống các chỉ số… - - 1 2.2.4.2 Phương pháp so sánh Là phương pháp phân chia các hiện tượng, các quá trình quản lý thành nhiều bộ phận cấu thành. Trên cơ sở đó bằng phương pháp liên hệ, so sánh, đối chiếu và tổng hợp lại nhằm rút ra quy luật phát triển của hiện tượng nghiên cứu. Trong đề tài so sánh tổng khối lượng NVL cung ứng theo các chỉ tiêu như chỉ tiêu chất lượng, đồng bộ, chỉ tiêu số lượng…, so sánh tổng khối lượng dự trữ, sử dụng giữa kì thực hiện với kì kế hoạch, qua đó đánh giá được công tác quản trị NVL của Nhà máy. 2.2.5 Phương pháp chuyên gia: Là phương pháp dựa trên cơ sở thu thập ý kiến của các nhà chuyên gia về lĩnh vực đó. Đề tài đã sử dụng phương pháp này thông qua việc lấy ý kiến của kế toán trưởng, kế toán viên…trong Nhà máy cùng thầy giáo hướng dẫn thực tập. 2.2.6 Phương pháp kế toán - Phương pháp chứng từ: Dùng để kiểm tra tính xác thực, hợp lý về thông tin của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành liên quan đến NVL được phản ánh trên chứng từ kế toán. - Phương pháp sổ chi tiết, sổ tổng hợp: Dùng để kiểm tra tính tuân thủ trong quá trình ghi chép sổ sách về NVL và tính thống nhất giữa các sổ với nhau. - - 2 PHẦN III KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 3.1 Giới thiệu về nhà máy Z153 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Tên gọi: Nhà máy Z153 – Tổng cục kĩ thuật. Địa điểm: Thị trấn Đông Anh, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội. Thời gian thành lập: Ngày 20 tháng 4 năm 1968 lấy tên là Nhà máy Z153 do Bộ Quốc Phòng quyết định theo đề nghị của Tổng tham mưu trưởng. Đến năm 1993, Thủ tướng Chính Phủ công nhận Nhà máy Z153 là Nhà máy công ích loại I và quyết định Nhà máy Z153 lấy tên giao dịch với các đơn vị kinh tế ngoài quân đội là Công ty Chiến Thắng – BQP. Theo quyết định của Bộ Quốc phòng – Tổng cục Kỹ thuật, Nhà máy Z153 là một đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập có đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng. Nhà máy Z153 – Tổng cục Kĩ thuật Điện thoại: 043.8832139 Fax: 043.8832254 Tài khoản: 931-02-002-1 Kho bạc Đông Anh-TP Hà Nội. Công ty Chiến Thắng – Bộ Quốc phòng. Điện thoại: 043.8832139 Fax: 043.8832254 Tài khoản: 431101-000009 Ngân hàng NN & PTNT Đông Anh. MST: 01007688601 Quá trình phát triển của Nhà máy Z153 Giai đoạn 1 (Từ 1968 đến 1980) - - 3 Năm 1968 Nhà máy được thành lập với đường dây công nghệ đồng bộ để sửa chữa xe, máy quốc phòng phục vụ chiến đấu và huấn luyện chiến đấu của bộ đội. Đây là giai đoạn mới thành lập xây dựng hình thành tổ chức bộ máy quản lý, đào tạo, nhận chuyển giao công nghệ đồng thời nhanh chóng thực hiện nhiệm vụ hoàn thành tốt kế hoạch sửa chữa xe, máy tại các xí nghiệp cũng như đi sửa chữa cơ động tại các chiến trường miền Bắc, miền Nam, Lào, Campuchia. Đây là thời kỳ hoàn toàn bao cấp, các sản phẩm là hàng Quốc phòng. Khó khăn của thời kỳ này là Nhà máy mới đi vào hoạt động, vừa đi sơ tán, vừa sản xuất vừa chiến đấu, thực hiện việc sửa chữa xe, máy ở tại chỗ cũng như đi cơ động ở các chiến trường. Đã sửa chữa được số lượng lớn xe máy phục vụ bộ đội chiến đấu. Được tặng thưởng huân chương chiến công của Nhà nước và các huân chương của bạn Lào. Giai đoạn 2 (Từ 1980 đến 1993) Năm 1980 Nhà máy được Nhà nước đầu tư mở rộng bổ sung dây chuyền công nghệ để chế tạo các chi tiết phụ tùng đơn lẻ của xe, máy nhằm đáp ứng nhu cầu sửa chữa tại xưởng. Đến năm1993, Nhà máy được Thủ tướng Chính Phủ quyết định lấy tên là Công ty Chiến Thắng trong giao dịch với các đơn vị kinh tế ngoài Quân đội. Đây là giai đoạn sản xuất trên nền cơ chế bao cấp từng bước chuyển sang hạch toán kinh tế, vừa đáp ứng nhu cầu Quốc phòng theo kế hoạch, từng bước tiếp cận chuyển sang nền kinh tế thị trường sản xuất hàng hóa cho các xí nghiệp bên ngoài, vừa thực hiện công nghệ chế tạo phụ tùng, phục vụ sửa chữa tại chỗ. Đây là giai đoạn rất khó khăn do thay đổi cơ chế quản lý, tìm hướng đi và các giải pháp chuyển đổi. Song, Nhà máy đã hoàn thành tốt nhiệm vụ Quốc phòng cũng như việc tiếp cận và hòa nhập với thị trường, có sự phát triển vững chắc về khâu quản lý và trình độ công nghệ, tạo đà cho thời kỳ phát triển tiếp theo. - - 4 Giai đoạn 3 (Từ 1993 đến nay) Nhà máy được Nhà nước đầu tư chiều sâu công nghệ để sửa chữa thêm các chủng loại xe, máy khác cũng như nâng cao năng lực công nghệ chế tạo các cụm và chi tiết phụ tùng xe, máy Quốc phòng phục vụ cho các đơn vị. Đây là giai đoạn Nhà máy trở thành đơn vị hạch toán sản xuất kinh doanh độc lập, được Nhà nước đầu tư chiều sâu công nghệ, đổi mới thiết bị, đổi mới công nghệ, bổ sung thêm các công nghệ nghành nghề và công nghệ sản phẩm với trình độ tiên tiến, hiện đại và hiện đại hóa từng phần. Do vậy, kết quả sản xuất kinh doanh cũng như chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao. Đây là thời kỳ khó khăn về việc tiếp nhận chuyển giao các công nghệ mới, hiện đại, cũng như khan hiếm về vật tư kỹ thuật chuyên ngành quân sự và sự cạnh tranh khốc liệt của các Nhà máy bạn trong việc chiếm lĩnh thị trường, chất lượng và giá thành sản phẩm. Nhà máy Z153 là Nhà máy Quốc phòng sửa chữa vũ khí, trang bị quân sự thuộc hệ thống đảm bảo kĩ thuật cho quân đội, nằm trong đội hình chiến đấu có tư cách pháp nhân và thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, hoạt động theo điều lệ quản lý xí nghiệp sửa chữa vũ khí trang bị kĩ thuật quân sự của Tổng cục Kĩ thuật (TCKT) với nhiệm vụ chính: Sửa chữa vũ khí trang bị kỹ thuật thuộc hệ thống đảm bảo kỹ thuật của Quân đội. Sửa chữa, cải tiến trang bị kỹ thuật quân sự của ngành kỹ thuật tăng thiết giáp, sửa chữa sản xuất vật tư kỹ thuật dụng cụ thiết bị chuyên dùng đáp ứng yêu cầu sửa chữa của Nhà máy và các đơn vị ngành TTG, tổ chức sản xuất kinh tế góp phần bảo đảm đời sống CBCNV trong Nhà máy. 3.1.2 Quy trình công nghệ sản xuất của Nhà máy  Giới thiệu quy trình công nghệ sửa chữa xe Tăng-Thiết giáp Nhà máy Z153 được giao nhiệm vụ chủ yếu sửa chữa, sản xuất hàng quân - - 5 sự. Hiện tại công ty đang sử dụng hai quy trình: quy trình sửa chữa và quy trình sản xuất. Quy trình sửa chữa của Nhà máy là quy trình sửa chữa xe tăng thiết giáp phục vụ cho nhu cầu quốc phòng do Liên xô cũ viện trợ và đã được hoàn thiện nâng cấp trong thời gian vừa qua. Ta có thể biểu diễn quy trình công nghệ sửa chữa của nhà máy qua các bước như sau: Giám định bước I Tháo rửa toàn bộ các cụm Giám định bước II Sửa chữa các cụm Hồi tu hoàn chỉnh Chạy thử đường dài Nổ thử tại Nhà máy Làm sạch và lắp rắp (Nguồn: Phòng Kỹ thuật) Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quy trình sửa chữa Quy trình sản xuất: Để sản xuất một sản phẩm có độ phức tạp cao, trước hết được tạo phôi, cưa, cắt, rèn, đúc, qua gia công cơ khí: tiện, nguội, phay, bào, nhiệt luyện, mài tinh đến kiểm tra chất lượng sản phẩm, nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng phòng KCS sẽ cấp phiếu chứng nhận sản phẩm hợp cách, sau đó làm thủ tục nhập kho thành phẩm và giao hàng. Tạo phôi Tiện Nguội Nhiệt luyện Nguội Phay Mài tinh KCS Nhập kho thành phẩm (Nguồn: Phòng Kỹ thuật) Sơ đồ 3.2. Quy trình công nghệ sản xuất - - 6 3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT- VẬT TƯ Phòng Kế hoạch PX Sửa chữa TTG Phòng TC – Lao động PX sửa chữa máy nổ Phòng Tài chính Phòng kiểm tra CLSP PX Cơ khí phục hồi (K1) PX Chuyên ngành PHÓ GIÁM ĐỐC KĨ THUẬT Phòng Kỹ thuật CN Phòng Vật tư PX Cơ khí chế tạo (K2) Phòng Cơ điện PX Cơ khí chính xác (K10) PHÓ GIÁM ĐỐC CHÍNH TRỊ - QS Phòng Chính trị PX Tạo phôi Phòng Hành chínhH/cần PX Cơ điệnDụng cụ Sơ đồ 3.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức Nhà máy - - 7 Ban giám đốc: Bao gồm giám đốc, phó giám đốc sản xuất – vật tư, phó giám đốc kỹ thuật, chính ủy. Là người chỉ huy cao nhất và chịu trách nhiệm trước TCKT về hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác kĩ thuật, công tác Đảng của Nhà máy. Khối cơ quan: Khối cơ quan gồm có: Phòng Kế hoạch, phòng Tổ chức lao động, phòng chính trị, phòng Kĩ thuật – Công nghệ, phòng Cơ điện, phòng KCS, phòng Vật tư, phòng Tài chính, phòng Hành chính – Hậu cần. Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng thống nhất hoạt động vì mục tiêu chung của Nhà máy. Phòng Vật tư: Là cơ quan giúp GĐ quản lý, cung ứng, bảo quản toàn bộ vật tư kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và sửa chữa của Nhà máy. Phòng kế hoạch: Là cơ quan giúp GĐ trên các mặt công tác kế hoạch: sản xuất, tạo nguồn tiêu thụ, giá thành, định hướng phát triển Nhà máy và công tác điều độ sản xuất. Phòng Tổ chức lao động Là cơ quan giúp GĐ trên các mặt công tác quân lực, lao động - tiền lương, huấn luyện đào tạo, bảo hộ lao động và công tác chính sách. Phòng Tài chính kế toán: Là cơ quan giúp GĐ quản lý và điều hành hoạt động tài chính kế toán của Nhà máy, làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ đồng thời dưới sự hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên. Phòng Kiểm tra chất lượng (KCS) Là cơ quan giúp GĐ giám sát, kiểm tra, nghiệm thu chất lượng và các điều kiện bảo đảm chất lượng sản phẩm… quản lý thống nhất các tiêu chuẩn đo lường chất lượng của Nhà máy. - - 8 Phòng Kĩ thuật công nghệ: Là cơ quan giúp GĐ tổ chức quản lý, triển khai, thực hiện quản lý và phát triển công tác kĩ thuật, khoa học công nghệ và môi trường, công nghệ thông tin của Nhà máy. Phòng Cơ điện: Là cơ qun giúp GĐ quản lý, khai thác, sử dụng, sửa chữa thiết bị năng lượng phục vụ Nhà máy. Phòng Hành chính- Hậu cần: Là cơ quan giúp GĐ quản lý và tổ chức toàn bộ công tác văn thư, thông tin liên lạc, sẵn sàng chiến đấu, tổ chức đời sống, sức khỏe doanh trại, nuôi dạy trẻ, khu sinh hoạt, phương tiện vận tải và đất quốc phòng của Nhà máy. Phòng Chính trị: Là cơ quan giúp Đảng ủy, GĐ tổ chức các hoạt động thuộc CTĐ – CTCT trong Nhà máy, làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ và cơ quan chính trị cấp trên. Khối phân xưởng: Khối phân xưởng có 8 phân xưởng (PX): PX sửa chữa Tăng-thiết giáp, PX sửa chữa Máy nổ, PX sửa chữa chuyên ngành PX Cơ khí phục hồi (K1), PX cơ khí chế tạo (K2), PX Cơ khí chính xác (K10), PX tạo phôi, PX Cơ điện- Dụng cụ. Các phân xưởng có chức năng riêng song lại có quan hệ hiệp đồng với nhau. Phân xưởng Sửa chữa Tăng-Thiết giáp Là phân xưởng trung tâm trong dây chuyền sửa chữa xe tăng của Nhà máy. Phân xưởng Sửa chữa máy nổ: Là phân xưởng sửa chữa các loại động cơ trong dây chuyền sửa chữa xe tăng của Nhà máy. Phân xưởng Sửa chữa Chuyên ngành: Là phân xưởng sửa chữa các cụm chuyên ngành trang bị trên xe tăng thiết giáp. - - 9 Phân xưởng Cơ khí phục hồi (K1) Phục hồi các phụ tùng, chi tiết trên xe TTG và sản xuất vật tư kỹ thuật phục vụ cho sửa chữa xe tăng. Phân xưởng Cơ khí chế tạo (K2): Gia công chính xác, mạ, nhuộm đen sản phẩm trong công nghệ dây chuyền của Nhà máy và sản xuất các kỹ thuật bằng cao su. Phân xưởng Tạo phôi: Chế tạo ban đầu cho Nhà máy, nhiệt luyện sản phẩm trong dây chuyền công nghệ. Phân xưởng Cơ điện dụng cụ: Bổ trợ trong dây truyền công nghệ của Nhà máy (đảm bảo sửa chữa máy móc thiết bị, chế tạo dao cụ, đồ gá và cung cấp năng lượng cho sản xuất sửa chữa). Nhìn chung, bộ máy quản lý của Nhà máy được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng, các phòng ban được phân định rõ ràng và đảm nhận chức năng nhiệm vụ riêng giúp cho Nhà máy hoạt động một cách thống nhất và hiệu quả. 3.1.4 Tình hình lao động của Nhà máy Z153 Lao động là một nguồn lực vô cùng quan trọng và cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Do vậy, việc sử dụng lao động như thế nào cho đầy đủ, hợp lý và hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu. Một số năm gần đây, Nhà máy đã cắt giảm về số lượng, hợp lý hóa cơ cấu lao động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển của Nhà máy và cạch tranh của thị trường. Điều này được thể hiện rõ nét thông qua bảng sau: - - 10 Bảng 3.1. Tình hình lao động của Nhà máy qua 2 năm 2008-2009 2008 2009 Số LĐ Cơ cấu So sánh Chỉ tiêu Số LĐ Cơ cấu (%) 100 (người) 370 (%) 100 ± % Tổng số lao động (người) 400 30 -7.5 287 113 71.75 28.25 267 103 72.16 27.84 -20 -10 -6.97 -8.85 295 105 73.75 26.25 280 90 75.68 24.32 -15 -15 -5.1 -14.3 42 65 120 173 10.5 16.25 30 43.25 43 68 125 134 11.6 18.4 33.8 36.2 +1 +3 +5 -39 +2.4 +4.6 +4.2 -22.5 350 87.5 310 83.78 -40 -11.43 50 12.5 60 16.22 +10 +20 1. Phân theo tính chất công việc - Lao động trực tiếp - Lao động gián tiếp 2. Phân theo giới tính - LĐ nam - LĐ nữ 3. Phân theo trình độ - Đại học - Cao đẳng - Trung cấp - Sơ cấp 4. Phân theo hình thức làm việc - Biên chế - Hợp đồng ( Nguồn: Phòng Tổ chức lao động - - 11 Từ bảng số liệu trên, ta thấy: Tổng số lao động của Nhà máy năm 2009 giảm so với năm 2008 là 30 người (7.5%). Trong đó, tỷ trọng lao động trực tiếp tăng còn tỷ trọng lao động gián tiếp lại giảm. Lao động giảm bớt không có nghĩa là giảm quy mô sản xuất, mà xuất phát từ hai nguyên nhân: - Một số cán bộ công nhân viên đến tuổi về hưu, còn phần lớn là theo yêu cầu nhiệm vụ nên Nhà máy thu hẹp về tổ chức biên chế. - Nhà máy đã và đang dần dần đầu tư máy móc hiện đại, vì vậy không cần nhiều công nhân (số lao động giảm chủ yếu là lao động trực tiếp). Trong Nhà máy, do đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên lao động nam chiếm đa số, nhất là ở bộ phận phân xưởng, còn lao động nữ lại chiếm tỷ lệ cao trong số lao động gián tiếp. Về trình độ, lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng còn chiếm tỷ lệ khiêm tốn, phần lớn là những người có chức vụ cao, tuy nhiên lượng lao động này đã có xu hướng tăng, điều này cho thấy Nhà máy đã chú trọng nâng cao chất lượng lao động thông qua tuyển dụng và đào tạo công nhân viên. Không chỉ vậy, ta cũng thấy số người trong biên chế giảm dần từ 87.5% năm 2008 xuống còn 83.78% năm 2009 và số lao động hợp đồng tăng từ 12.5% năm 2008 lên 16.22% năm 2009. Điều này càng cho ta thấy rõ Nhà máy đã và đang cắt giảm biên chế đối với lao động dư thừa và có tuổi, tinh giảm bộ máy qua đó giảm bớt chi phí và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có. Tóm lại, Nhà máy cần phải luôn xem xét tổ chức, bố trí lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất và quản lý. Đồng thời nghiên cứu tìm ra biện pháp để đẩy mạnh sản xuất hơn nữa nâng cao tăng thu nhập và cải thiện đời sống vật chất lẫn tinh thần cho người lao động. - - 12 3.1.5 Tình hình tài sản và nguồn vốn của Nhà máy: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Nhà máy luôn là một trong những vấn đề được quan tâm nhất khi muốn biết tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu phần tài sản thể hiện cơ cấu và hình thức tồn tại cụ thể của giá trị các loại tài sản hiện có của doanh nghiệp đến thời điểm lập báo cáo. Căn cứ vào nguồn số liệu này có thể đánh giá một cách tổng quát quy mô tài sản, năng lực và trình độ sử dụng vốn của doanh nghiệp. Số liệu phần nguồn vốn thể hiện quy mô, nội dung và tính chất kinh tế của các nguồn vốn mà doanh nghiệp đang sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua bảng 3.2, tổng tài sản qua 2 năm của Nhà máy tăng thêm 3.643.467.750 đồng (7,43%). Trong tổng tài sản thì tài sản dài hạn chiếm đa số, chiếm 86.61% vào năm 2008 và giảm bớt còn 85.02% vào năm 2009. Nguyên nhân là trong những năm gần đây, Nhà máy tiến hành đầu tư thêm về chiều sâu, mua sắm và nâng cấp máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động, tăng sản lượng sản phẩm đầu ra.. Nhìn vào số liệu trong phần tài sản ngắn hạn năm 2008 ta thấy tỷ lệ hàng tồn kho chiếm tỷ lệ cao chỉ sau tiền và các khoản tương đương tiền, điều này có là do Nhà máy dự trữ nhiều NVL, công cụ dụng cụ cho sản xuất kỳ sau, tuy nhiên sang năm 2009 tỷ lệ này giảm xuống. Trái ngược với hàng tồn kho, tiền và các khoản tương đương tiền lại có sự tăng vọt từ 63.28% (2008) lên tới 72.73% (2009). Đối với công tác mua sắm một số yếu tố dầu vào, nhất là NVL cho sản xuất, thì Nhà máy hầu hết thanh toán ngay bằng tiền, do vậy khoản tiền tăng với một số lượng lớn như vậy cũng là điều dễ hiểu. Trong phần nguồn vốn, ta thấy trong cả hai năm thì nguồn vốn chủ sở hữu luôn chiếm một tỷ trọng lớn và xu hướng tăng cao với tốc độ tăng cao với tốc độ tăng 9.46%. Điều này cho thấy tính tự chủ về tài chính của Nhà máy. Có thể thấy rõ hơn nữa mối quan hệ giữa nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu của Nhà máy qua biểu đồ 3.1 - - 13 Bảng 3.2. Tình hình tài sản và nguồn vốn của Nhà máy trong 2 năm 2008-2009 2008 2009 Cơ cấu Chỉ tiêu Giá trị Cơ cấu Giá trị Cơ cấu Giá trị Tỷ lệ (%) (đồng) (%) (đồng) (%) 1.Tài sản ngắn hạn - Vốn bằng tiền - Các khoản phải thu - Hàng tồn kho - Tài sản ngắn hạn khác 2. Tài sản dài hạn - Các khoản phải thu dài hạn - Tài sản cố định Tổng tài sản Tổng nguồn vốn 1. Nợ phải trả - Nợ ngắn hạn - Nợ dài hạn 2. Vốn Chủ sở hữu - Vốn chủ sở hữu - Nguồn KP và quỹ khác (đồng) 6.564.830.211 4.154.210.366 38.554.711 2.011.019.665 361.045469 42.467.666.012 10.846.348.674 31.621.317.338 49.032.496.223 49.032.496.223 7.597.730.290 901.573.896 6.696.156.394 41.434.765.931 41.434.765.931 - 13.39 63.28 0.59 30.63 5.5 86.61 25.54 74.46 100 100 15.5 11.87 88.13 84.5 100 7.890.351.648 5.738.806.041 15.000.521 1.589.698.265 546.846.821 44.785.612.330 11.136.568.447 33.649.043.883 52.675.963.978 52.675.963.978 7.320.150.689 1.207.501.131 6.112.649.558 45.355.813.289 45.355.813.289 - 14.98 72.73 0.19 20.15 6.93 85.02 24.87 75.13 100 100 13.9 16.5 83.5 86.1 100 1.325.521.437 1.584.595.675 -23.554.190 -421.321.400 185.801.352 2.317.946.320 290.219.770 2.027.726.550 3.643.467.750 3.643.467.750 -277.579.601 305.927.235 -583.506.836 3.921.047.350 3.921.047.350 - 20.19 38.14 -61.09 -20.95 51.46 5.46 2.68 6.41 7.43 7.43 -3.65 33.93 -8.71 9.46 9.46 - (Nguồn: phòng Tài chính) - - 14 100% 80 60 84.5 85 86.1 NVCSH NPT 40 20 15.5 15 13.9 0 2008 2009 *2010 Năm Biểu đồ 3.1. Mối quan hệ giữa nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu của Nhà máy Qua biểu đồ ta thấy rằng tỷ trọng nợ phải trả chiếm rất ít trong tổng nguồn vốn. Trên thị trường cạnh tranh thì nợ phải trả quá ít cũng không hẳn đã tốt hoàn toàn, thông thường thì tỷ lệ % nợ phải trả/vốn chủ sở hữu nhỏ hơn 50% là hợp lý. Ta thấy bước vào năm 2010, kế hoạch đặt ra cho Nhà máy là tăng tỷ trọng nợ phải trả, đây là một cách tận dụng nguồn vốn bên ngoài để phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh của Nhà máy, nhất là khâu thanh toán đối với đơn vị cung ứng vật tư, Nhà máy có thể sử dụng thêm nhiều phương thức trả chậm chứ không thanh toán ngay. Đây là một xu hướng tốt. Nhìn vào số liệu của các khoản phải thu, thì hầu hết là phải thu dài hạn, như vậy Nhà máy đã bị chiếm dụng vốn rất nhiều, trong năm 2010, Nhà máy phải có - - 15 kế hoạch để giảm bớt, thu hẹp lại sự chênh lệch tỷ trọng giữa các khoản phải thu và phải trả ở mức hợp lý. - - 16 3.1.6 Kết quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy Bảng 3.3. Kết quả sản xuất kinh doanh của Nhà máy qua 2 năm 2008-2009 2008 Giá trị Chỉ tiêu (đồng) 4.130.521.325 12.654.210 4.117.867.115 3.171.251.621 946.615.494 8.125.346 4.526.687 4.526.687 18.005.648 650.589.189 281.619.316 3.456.854 3.651.356 -194.502 281.424.814 70.356.204 211.068.610 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ 1. Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 2. Giá vốn hàng và CCDV 3. Lợi nhuận về bán hàng và CCDV 4. Doanh thu hoạt động tài chính 5. Chi phí tài chính - Trong đó: Chi phí lãi vay 6. Chi phí bán hàng 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9. Thu nhập khác 10. Chi phí khác 11. Lợi nhuận khác 12. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 13. TTN doanh nghiệp phải nộp 14. Lợi nhuận sau thuế Cơ cấu (%) 100 77.01 23 0.2 0.12 0.12 0.44 15.8 6.84 0.08 0.09 6.83 1.71 5.13 2009 Giá trị (đồng) 5.448.964.821 32.014.856 5.416.949.965 4.125.982.163 1.290.967.802 12.854.982 6.854.162 6.854.162 22.598.648 956.145.324 325.846.286 4.224.650 4.521.321 765.896 326.612.182 81.653.046 244.959136 Cơ cấu So sánh Giá trị Cơ cấu (%) 100 76.17 23.83 0.24 0.13 0.13 0.42 17.65 6.02 0.08 0.08 (đồng) 1.318.443.496 19.360.646 1.299.082.850 954.730.542 344.352308 4.729.636 2.327.475 2.327.475 4.593.000 305.556.135 44.226.970 767.796 869.965 (%) 31.92 153 31.55 30.11 36.38 58.21 51.42 51.42 25.51 46.97 15.7 22.21 23.83 6.03 1.51 4.52 45.187.368 11.296.842 33.890.526 16.06 16.06 16.06 (Nguồn: Phòng Tài chính). - - 17 Để phân tích, đánh giá khái quát tình hình thực hiện kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ, ta sử dụng phương pháp so sánh: so sánh ngang hay so sánh theo hàng để thấy được mức tăng cũng như tốc độ tăng của từng chỉ tiêu trên báo cáo, so sánh dọc hay so sánh theo cột để thấy được tỷ trọng của từng chỉ tiêu theo từng hoạt động so với doanh thu thuần. Nhìn vào cột so sánh trong bảng 3.3 ta thấy tổng lợi nhuận kế toán trước thuế của Nhà máy tăng 16.06%, việc tăng này chủ yếu do tăng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (tăng 15.7%). Để tăng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, trước hết doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đã tăng thêm hơn 1 tỷ đồng với tỷ lệ 31.92%. Tuy rằng các khoản giảm trừ tăng hơn 2,5 lần, nhưng giá trị nhỏ, nên doanh thu thuần vẫn tăng thêm 31.55%. Tốc độ tăng giá vốn hàng bán nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu thuần cho thấy Nhà máy đã quản lý khá tốt những chi phí trực tiếp như chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung. Tốc độ tăng của chi phí quản lý cao hơn tốc độ tăng của doanh thu thuần chứng tỏ hiệu suất quản lý chưa được nâng cao, Nhà máy chưa thể tiết kiệm được chi phí phụ vụ cho tiêu thụ, từ đây có thể coi là một nguyên nhân làm giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường. Để có thể đưa ra những kết luận chính xác và cụ thể về hiệu suất quản lý chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh thì cần đi sâu xem xét nguyên nhân cụ thể. Xét về tỷ trọng của các chỉ tiêu trong bảng kết quả sản xuất kinh doanh so với doanh thu thuần có thể thấy, năm 2009, cứ 100 đồng doanh thu thuần thu được, Nhà máy chi phí cho: - Giá vốn: 76.17 đồng giảm so với 2008 là 0.84 đồng làm lợi nhuận tăng 0.84 đồng - Chi phí quản lý: 17.65 đồng tăng so với 2008 là 1.85 đồng làm lợi nhuận giảm 1.85 đồng. - - 18 - Chi phí bán hàng: 0.42 đồng giảm so với 2008 là 0.02 đồng làm lợi nhuận tăng 0.02 đồng. Tuy lợi nhuận của Nhà máy tăng 16.06% qua hai năm, song 2009, 100 đồng doanh thu thuần tạo ra 6.03 đồng lợi nhuận, giảm so với 2008 là 0.8 đồng. Vì vậy, Nhà máy cần phải tăng cường những biện pháp để quản lý tốt hơn nữa chi phí, nhằm làm tăng lợi nhuận song song với việc tăng doanh thu. 3.2 Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153 3.2.1 Nguồn cung cấp nguyên vật liệu tại Nhà máy Nguồn NVL dùng để sản xuất một số mặt hàng dành cho Quốc phòng được Bộ cung cấp với số lượng lớn nên tình hình sản xuất sản phẩm luôn diễn ra liên tục và không gặp khó khăn trong việc tìm nguồn nguyên liệu mới. Còn đối với các sản phẩm kinh tế, nguồn nguyên liệu được bày bán rất nhiều trên thị trường. Nhà máy có thể dễ dàng thực hiện nguyên tắc “Nhiều nhà cung ứng” để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong việc lựa chọn chất lượng NVL. Nhà máy luôn duy trì nhiều nhà cung cấp phụ bên cạnh 2 nhà cung cấp lớn là Công ty cổ phần thép miền Bắc và công ty TNHH Minh Cường nên việc sản xuất sản phẩm diễn ra liên tục và ổn định. 3.2.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Nhà máy Để quản lý và hạch toán một cách khoa học, hợp lý NVL, Nhà máy đã tiến hành phân loại NVL theo vai trò và nội dung kinh tế của mỗi loại sao cho phù hợp với các hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Cụ thể NVL được phân loại như sau: - NVL chính: Là yếu tố để cấu thành nên thực thể của sản phẩm như: Tôn các loại (tôn 1 ly. tôn 2 ly, tôn 3 ly…), thép các loại (thép trắng, thép cácbon…)… - - 19 - NVL phụ: Là những NVL có tác dụng phụ trong quán trình tạo ra sản phẩm làm tăng chất lượng sản phẩm như: Đinh, que hàn, sơn các loại (Sơn mono, sơn chống gỉ)… - Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng cho phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động như: Xăng, dầu, mỡ máy… - Phụ tùng thay thế: Dùng để thay thế sửa chữa các loại xe như: Vòng bi, má phanh.. - Phế liệu thu hồi: Là những mảnh tôn, thép thừa, đầu mẩu sắt trong quá trình sản xuất có thể tái chế hoặc bán ra ngoài thu tiền. NVL ở Nhà máy bao gồm nhiều chủng loại với các kiểu dáng, kích cỡ khác nhau, để thuận tiện cho công tác quản lý và sử dụng NVL, Nhà máy đã lập sổ danh điểm vật tư được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng nhóm, từng loại, từng chủng loại vật liệu khác nhau. Sổ danh điểm được sử dụng thống nhất trong Nhà máy (Phụ lục 1). 3.2.3 Công tác quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy Z153 3.2.3.1 Tổ chức công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Đối với các mặt hàng quốc phòng, khi hàng hóa máy móc được chuyển giao cho Nhà máy sửa chữa thì đồng thời cũng có một bản định mức NVL kèm theo do cấp trên cấp. Đây được coi là cơ sở để Bộ cung cấp lượng NVL phù hợp với các đơn đặt hàng đã kí với nhà máy. Với các mặt hàng kinh tế, công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng được Nhà máy tự xây dựng và quản lý. Công việc này do phòng Kế hoạch đảm nhiệm. Các cán bộ trong tổ định mức là những người làm việc lâu năm, có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và có tinh thần làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm cao. - - 20 Nhiệm vụ của tổ định mức là: - Tiến hành xây dựng các định mức chi tiết, tổng hợp cho từng phân xưởng - Phổ biến kịp thời mức cho từng phòng ban, phân xưởng, tổ đội sản xuất. - Cùng với các phòng ban, phân xưởng có liên quan tiến hành nghiên cứu và có các biện pháp để thực hiện mức và phấn đấu giảm mức. - Quản lý việc thực hiện mức trong Nhà máy. Hợp đồng kinh tế giữa Nhà máy và bạn hàng luôn kèm theo các bản vẽ kĩ thuật, vì vây việc xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng NVL được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽ thiết kế sản phẩm.. Ngoài việc dựa vào các bản vẽ kĩ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng NVL còn được dựa vào các căn cứ liên quan như: máy móc thiết bị, trình độ và kinh nghiệm của người lao động. Từ bảng định mức do phòng Kế hoạch đưa xuống (Phụ lục2), phòng Vật tư dựa vào đó tính toán ra lượng NVL cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kỳ, tính ra chi phí NVL trong kì rồi thực hiện công tác thu mua NVL. 3.2.3.2 Công tác lập kế hoạch mua sắm, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu a) Công tác lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu Phòng Vật tư căn cứ vào số lượng đơn đặt hàng của khách hàng trong kỳ trước và báo cáo tình trạng phương án sửa chữa của phòng KCS để xem xét tính chất và mức độ sửa chữa cụ thể, và trên cơ sở hệ thống định mức tiêu dùng NVL có sẵn để xác định số lượng từng loại NVL cần dùng trong kỳ kế hoạch. Số lượng NVL cần dùng trong kỳ kế hoạch thường được xác định như sau: Lượng NVL cần = Mức tiêu hao NVL sử dụng loại i loại i/xe sửa chữa b) Lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu × Số lượng xe cần sửa chữa Dự trữ NVL nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời NVL cho nhu cầu sản xuất. - - 21 Số lượng NVL cần dự trữ được xác định dựa vào số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch và lần mua sắm NVL đầu tiên trong kỳ kế hoạch. Để đảm bảo sử dụng hiệu quả Nhà máy luôn cố gắng dự trữ NVL ở mức tối thiểu. Bảng 3.4. Bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu STT 1 2 3 4 5 … Tên vật tư Thép vằn LD D16-SD295 Thép ống 48*23 Thép tấm SNG 28*102*603 Vòng bi Bánh tỳ … Mã vật Đơn vị Số Đơn tư tính lượng giá NLT01 Kg 1.000 12.623 12.623.000 NLT05 Kg 8.000 14.000 112.000.000 NL07 Kg 2.500 10.562 26.405.000 VB BT … Cái Cái … 150 80 … Thành tiền 65.000 9.750.000 500.000 40.000.000 … … (Nguồn: Phòng Vật tư) Nhìn vào bảng bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu ta thấy nguồn vốn lưu động của Nhà máy tương đối lớn vì Nhà máy đã bỏ ra một lượng vốn tương đối lớn vào công tác dự trữ nguyên vật liệu. c) Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu Kế hoạch cung ứng NVL tại Nhà máy do phòng Vật tư đảm nhiệm. Phòng Vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng Tài chính gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kì (tháng, quý, năm). Kế hoạch mua sắm NVL của Nhà máy phụ thuộc vào nhiều nhân tố: - Thứ nhất: Kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở khách hàng đặt hàng trong kỳ báo cáo. - Thứ hai: Định mức tiêu dùng NVL. - Thứ ba: Tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường NVL. - Thứ tư: Tình hình tài chính của Nhà máy trong kỳ kế hoạch… - - 22 Phòng Vật tư thông qua định mức tiêu hao NVL đã tính toán và căn cứ vào số lượng sản phẩm kì kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi kì trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép…rồi lập kế hoạch cung ứng cho từng đối tượng sản phẩm trong kì. Sau khi lập kế hoạch cung ứng NVL trong kì, phòng kế hoạch trình lên Ban giám đốc. Nếu được Ban giám đốc phê chuẩn, phòng kế hoạch tiến hành thực hiện công tác cung ứng NVL cho quá trình sản xuất. Lượng NVL cần mua trong kỳ được xác định theo công thức: Lượng NVL cần = Lượng NVL cần + Lượng NVL - Lượng NVL mua trong kỳ dùng trong kỳ dự trữ cuối kỳ dự trữ đầu kỳ Tại Nhà máy, NVL dùng để sản xuất các mặt hàng Quốc phòng được Bộ cung cấp với số lượng lớn phù hợp với kế hoạch chỉ tiêu do Bộ giao nên Nhà máy không gặp khó khăn trong việc tìm mua các loại NVL này. Phòng Vật tư thông qua các chỉ tiêu đó tổ chức công tác tiếp nhận NVL rồi điều hành quá trình sản xuất các mặt hàng này sao cho kịp tiến độ được giao. Còn NVL dùng để sản xuất các mặt hàng kinh tế, Nhà máy phải tìm mua trên thị trường. Chính vì vậy, để đảm bảo chất lượng nguồn NVL, Nhà máy xác định cho mỗi loại NVL từ hai đến nhà cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất. Nhà máy tiến hành đánh giá nhà cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng NVL…từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp đem lại lợi thế cho Nhà máy. Bảng 3.5. Kế hoạch cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu Quý IV năm 2009 Loại NVL ĐVT Lượng - - Lượng Lượng Lượng 23 Phéc mơ tuyn Bìa đúp lếch Phíp thủy tinh Cao su chịu dầu Tấm cao su chắn bùn Dây thép mạ kẽm CT3 Dây hàn tự động Thép tròn CT3 Thép chế tạo các bon … Cái Tờ Kg Kg Cái Kg Kg Kg Kg … NVL dự trữ đầu kỳ NVL cần mua trong kỳ 300 600 200 150 320 400 100 150 65 … 400 300 50 200 250 550 300 500 170 … NVL cần sử dụng trong kỳ 650 700 230 300 450 750 320 640 200 … NVL cần dự trữ cuối kỳ 50 200 20 50 120 200 80 10 35 … (Nguồn: Phòng Kế hoạch) 3.2.3.3 Tổ chức công tác tiếp nhận nguyên vật liệu Do các loại NVL Nhà máy sử dụng được bán rộng rãi trên thị trường nên Nhà máy chỉ mua hàng trong nước, các trường hợp nhập khẩu hầu như không phát sinh. Nhà máy tiếp nhận NVL khá chặt chẽ. Trước tiên, NVL mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn không. Ban kiểm nghiệm gồm có một đại diện phòng Vật tư, một đại diện phòng KCS và một thủ kho. Đại diện của phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại NVL, trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập hai biên bản kiểm nghiệm (Phụ lục 3) một giao cho phòng Vật tư, một giao cho phòng Tài chính. Trường hợp NVL không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán NVL để giải quyết. Đại diện phòng Vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên Ban giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của NVL không có gì sai sót thì thủ kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục. - - 24 Tại phòng tài chính: Kế toán hàng kho tiến hành đầy đủ các thủ tục định khoản, ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh. Căn cứ vào hóa đơn, kế toán định khoản: Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế Nợ TK 133: Thuế VAT khấu trừ Có TK 111, 141, 331: Tổng tiền thanh toán. Nếu có chi phí vận chuyển hoặc ch...