Nội dung

T h .S : N G U Y Ễ N C Ô N G M I N H vờ nhóm tin học thực dụng TƯHOCCẨCKỲNẤN0COBẲN Microsoýt Office Access 2010 Cho người mới sử dụng NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC T ự h ọ c c á c k ỹ năng cơbẳn M ic rồ s o ít OFFICE ACCESS 2010 TH.S NGUYỄN CÔNG MINH Chịu trách nhiệm xuãt bản: Hoàng Chí Dũng Biên tập . Nguyền Nam Sửa bản in : Công Sơn Trình bày ; Thảo Mi Vẽ bia ; Lẽ Thành Thực hiện liên kết xuất bản: CÔNG TY C ố PHÂN VAN HỎA NHÂN VÃN Phát hành tại: *01 Trường Chinh, P.11, Q. Tân Bình.TP, HCM Tel: 3971 7882 - 3971 7884 - 39712285 Fax; 39712286 * 875 CMT8, p,15, Q.10 TP. HCM TeL: 39770096 Fax: 39708161 • 486 Nguyên Thị Minh Khai, P.2, Q. 3, TP. HCM TeL: 22174002 Fax: 38396733 In 1000 cuốn, khổ 16x24cm. Tại Cty CP VH Văn Lang. Số đăng ký KHXB số: 86-2008/CXB/114-22/HĐ QĐXB; 81/QĐXB/TH do NXB Hồng Đức cấp ngày 27-12-2008. In xong và nộp lưu chiểu quỷ IV năm 2009. Ờ I NÓI ĐẦU M ụ c đ ích Cii bản của chưdiig irìn h phần m c m M ic ro s o ft Access là cho p h ép c á c cá nhân và doanh Iiíỉhiệp quản lý những lượng lớn Ihông Ún bằng các cơ sở dữ liệu quan hộ. Chính vì vậy. quyển sách "Tụ học các kỹ năng cơ bản Microsoịt Offỉce Access 2010 cho người mới sử dụng" sẽ là chiếc cầu nối kiến thức Uiyệi VỜI đưa những người mđi bước chùn vào lĩnh vực quản trị dữ liệii Jí qua lá't cả những kỹ nâng cđ bản '.•ủa '.-hướná trinh này. Sách bao gồ m những nội d u n ii chin h sau đây: Phần I: Gic'fi thịộii những khái niệm cân biín mà người mđi học cấn đỏ àin viộc tò'i V(;i Accosi, Phen ìỉ: Tí-p t r a r g vr.o việt, i-ình bì:y Vỉ' i ru l r ữ d ữ l ị ệ ',1 í lh ô r g tin) Irong các bảng. Bạn sẽ không Ihổ làm đưỢc gì vđi Access n í u k h ô n g c ó t h ô i i g IÌ!1 i r o i i Ị c á c ỈKỈng. i‘hần III: iliíđiig dẫn clu.m lọc những thôiig tin nià !>ạn muốn xcm biing cách sử dụng các ;nảu ttuy \'ấn (qucry), 01111 ? như cái.'h sãp xèp và lổ cnức ihòng (in sao cho clc hiểxi hơn. Phẩn IV : Trìiih bày cách tạo các mẫu biểu (form) trong cơ sở dữ líóu Access lứiằin giúp b;Ịii dc uùiis nháp liệu và xem Ihôiig tin mà ban cần hơri ngay ir&ii màn hìiili máv tính. Phầíi i': Phúiì nay tiitih niiy vC. eát h.id bic\i írcpvìri), là cách sáng lạo đế xom clữ liệii trcii giáy. t)ăy là nơi bạn có ihể làm nluìng viêc như in các Iliư mẫii. nliãp ihư. các số tổng và nhiều sô” liệu khác. Sách dưỢc bô’ cục rõ ràns dẽ hiểu, nôi ciunẹ nêu ngắn gọn kèm hình ánh minh hoạ. Hy vọng sách sẽ là tài liệu học lập hừu ích cho bạn đọc Irung quá trình lự học các kỹ năng cd bản của Microsoít Office Access 2010. 'T ’ / • "* Tác gia Chướng 1: G iới thiệu Access 2010 PHẦN í Những khái niêm cơ bản Cbtibìtig 1: G iới tb iệ u A ccess 2010 Chương 2: K h ở i đầ u , đin h btiớng Cìnỉơttg 3: Tạo m ột c ơ s ở d ữ liệu t ỉi các tcìiiplate Chưưtìg 4. T b iế t k ê ' c ơ s ở d ừ liệu theo c á c h ọ u a n b ệ V 8 Chương 1; Giới thiệu Access 2010 ĩ G iới \thiệu fìcc0ss 2010 Nbững đ iếm chính; t t Nắm inĩng Microso/t Access 9 Liệt kê sáỉí loại đối lĩỉợnọ, Access K 'Hm biểu tnột số khái ĩiiệm ihiết yến tỉề cơ sờ d ữ ìíệii chương tr ìn h q u ản lý cơ s ở dừ liệu M icrosoft, m ộ t th à n h p h ầ n của bộ M icrosoft OíTice, cho p h ép bảo liíu các cơ sờ dữ liệi' - các tậ p hợp dữ liệu được sắp xếp theo m ộ t câu trú c có’ đ ịn h . C ấu trú c của nó làm cho th ô n g tin dễ chọn, p h â n loại và in b ằ n g n h iề u (lịnh d ạn g k h ác nhau. Với Access, b ạ n có th ể tạ o và bảo lưu bao n h iêu cơ sở dữ liệu tuỳ n h u cầu - th ậ m chí b ạ n có th ể ch ia sẻ chúng với n h ữ n g người kh ác tr ê n m ạn g cục bộ hoặc In te rn e t. Access là m ộ t chương tr ìn h đ a n ă n g làm việc với h ầu n h ư bâ^t k ỳ loại th ô n g tin . M ột cơ sở dữ liệu có th ể đơn g iản n h ư m ộ t d a n h sách các địa chỉ để th a y th ế íìle c a rd của b ạ n . Hoặc, b ạ n có th ể tạ o m ộ t cơ sở dữ liệu h ầ m rượu có th ô n g tin về m ỗi chai rượu tro n g h ầ m hoặc m ộ t cơ sd dữ liệu sách tồ n kho với th ồ n g tin về các cuón sách, n h à x u ấ t b ả n , các k h ác h h à n g và n h ữ n g đơn đ ặ t h à n g đặc b iệt. Access cũng có th ể xử lý các cơ sở đữ liệu phức tạ p chứa n h iều loại th ô n g tin và n h iều chương trìn h được tu ỳ biến. M ột cơ sỗ dữ liệu Access có th ể chứa các d a n h sách reco rd (b ả n ghi) về h ầu n h ư b ấ t cứ th ứ từ doanh sô" đ ến tỉ số các t r ậ n đầu th ể th ao . A ccess là Chương 1: Giới thiệu Access 2010 9 K hông giống n h ư các chương trìn h b ản g tín h Access- là m cho ih ô n g tin ở nhiều đ ịn h d ạ n g k h ác nhau dễ h iển th ị • bao gồm các d a n h sách theo b ản g chữ cái, các báo cáo đã định dạng, các n h ã n th ư tín và các mẫu biểuđiền vào chỗ trống. Access 2010 là m ộ t th à n h p h ầ n của bộ chương tr ìn h M icrosoft OÍTice 2010 Profe.ssional v à cũng có sắ n như là m ột sản p h ẩ m độc lập riên g biệt. C ác p h iê n b ản trước của Access đã là m ột p h ầ n của các ấ n b ản Office trước - A ccess 2003 tro n g Oííice 2003, A ccess 2002 trc n g OfFii:e XP, A ccess 2000 tro n g Office 2000, và Bởi vì A ccess là m ộ t p h ầ n của M icrosoĩt O íĩice, n ên việc chia sẻ th ô n g tin với các tà i liệu W ord và b àng tín h E xcel th ì dễ dàng. S á u lo ạ i đ ố i tư ợng A c c e s s C/ác cơ sở dư )iệu Access gồm các đòi tượng - n h ữ n g th ứ m à b ạn tạo, biên tâ p và xoá, mỗi đô1 tượng có tô n và nhữ n g xác lậ p riè n g của nó. C ác h ệ th ố n g hướng đôl tượng cho phép tạo nhữ n g th ứ n à y m ỗi lầ n m ột c b ầ n , sử d ụ n g các p h ầ n vốn lắp ghép cùng với nhau. Access cliứa cac loại đô'i iư tỉrg khác n h ru b'ic gồm cúc đô'i tư rn ? lưa irơ , h iể n th ị và in dử iiệu, cũng n h ư các đối tượng chứa các chương trìn h rna b ạ n viế-„. Đầu tiên , b ạn liủ dụng cni vài lưạí dôi tưỢiig, Iihưng k h i b ạ n tuỳ b iế n cơ sở dừ liệu, r c t cuộc b ạ n có th ể sử dụng tâ^t ca c h ú n ^ B ạn b ắ t đầu với các tab le (bảng) để lưu tr ữ dữ liệu, form (m ẫu biểu) để biồn tậ p dữ liệu tr ê n m à n h ìn h , re p o rt (báo biếu) đ ể in dữ liệu v à query (niẫu tru y v ấn ) đ ể chọn và k ế t hrtp Jừ liệu, s.aư đó ta o các aiacro \'a module chứa n h ữ n g chương trìn h mò. han viết. P h ầ n n à y sẽ đề cập đ ến từ n g loại đối tượng Access: các tab le. querv, form. re p o rt, m acro và inodulí*. C ác b;ing đỏ’ luìi ỉrríd ũ ’ liệu Các b ạ n g (tab le) là nơi bạn đ ặ t dữ liệu. M ộl b ả n g là m ộ t dối iượng Access gôm m ộ t lo ạ t các reco rd (bán ghi) - d ạ n g đ iện tử tương đương V’.ỸÌ các th é chỉ m ục vốn tạo n ên ưiột d a n h sách đ ịa chỉ. Mỗi record chứa th ô n g tin ở cùng m ột định dạng, T rong m ộ t d a n h sách đỊa chỉ, môi reco rd chứa th ô n g tin về m ột người, tê n , địa chỉ và nhừ n g sự k iện khác. Mỗi m ẩu th ô n g tin riê n g lẻ, chẳng h ạ n n h ư tê n , họ hoặc địa chỉ đường được gọi là m ộ t fielđ (trường). Cơ sở dữ liệu có th ể chứa nhiều bảng. M ột cơ sô dữ liệu cửa h à n g sách (ví dụ) có th ể chứa m ộ t bản g các cuốn sách (với tựa đề, n h à xuất b ản, giá và th ô n g tin k h ác về mỗi cuốn sách), m ộ t b ả n g các n h à cung cấp m à b ạ n m ua các cuốn sách từ đó (với tê n công ty, đĩa chỉ, các điều k h o ản ch iế t k h ấ u và th ô n g tin khác về mỗi n h à cung cấp) v à có th ể m ột b ả n g các k h á c h h à n g thư ờ ng xuyên (với tê n , đ ịa chỉ v à th ô n g tin khác). Chương 1: Giới thiệu Access 2010 10 H ìn h 1.1 m in h h o ạ m ộ t b ả n g các tê n và đ ịa chỉ. Mỗi h à n g là m ộ t record và các trư ờ ng được th ể h iện tro n g các cột. X C o n u d • Fksỉ ' L JS tN ã m c« t : ữ n ip â r v A c íổ r c s s ỉ CA Ĩ6 7 ệs V&A Ệ ư m c n ts n AỆ T i; 2 2 4 Ii^ dia lỉ2 i C M r ib A H lA & 4 J2M 334 U&A NV 1W 70 USA P â c ih e C 0 ỉỉ* . H w Y 2 v ^ H lo u M id c ỉư ) V V i i n ia w « rư i V /~ )» c o u r ir y ẳ ỉ4 * .c 5 0 0 , ít 9 9 * 6 1 h S f i^ t S W jT C r t 4 F r « it i( ly IvU h u l 0 '. s » 0. A< S2C57 ƯSA 6 S im p s o r t J3 7 C V V ỉs R c n g T C A U n c PẤ Ỉ9 C 4 & USA 7 A 6 C P r o đ u c ĩc n s 0 t lc n « n » 9 Penny 1 3 ỉ c o t t SDL* S i ỉ u K n d i K d v e r ỉ t o i^ ỉ q ^ a r ? ,> O Y Íe s^ C w rí CA \sv n USA 9 .0 . ŨCK iO U L iC C ''â lC O AK a ^ ỉa a U Ỉ& P .O . L9pe2 M a r t ld * 10 S k « « đ ỉ( ỉle 0< W Ỉ 2 3 H o ily v v c o d ữ ( r . « M c fÌY > » ? o đ «1 i9 9 1 đ USA W rA 9*. 7 « USA N V M K i 1. UbA • H ■ĩ i i ' 9.Ì C ĨŨ 5 Ì UàA PA 1 9 0 5 0 -3 7 5 5 USA ‘• lí i T n n ì^ U n * i\.! ' y i5 O c m ir lc K r^ 2 w (c )( i i6 f lo i« m a 'Y S x l- J f l« r r" K ,i M M 1 i. 0 ^ rt. .3 .' A lC s n v 1 2 C 5 H ư n t n i đ C ' * C'.. 4 1 s V id o iv C r c v ^ ĩ ì\ v$à 1 2 3 S h i( » L i ' ' « y » i\ u ' (^ A PA t 2 ì O è iQ C C ^ n c v n p « (« rscn X i V '.u 14 c try ' > Hình 1.1; Một bảng chứa các record (hàng) và trường (cột). Bảng tính có phải là m ộ ỉ cơ s ở dữ liệu hay ktìông? K hông hẳn. N h iề u ngườt sử dụng chư ơng trình bảng tính c h ẳ n g hạn như M icro so íí E xcel ho ậc L o tu s 1,2,3 để lưu trữ các danh sách re c o rd . M ột s ố chư ơng trin h b ả n g tính c ó c á c tính năng cơ s ở dữ liệu g iớ i hạn nhưng ch ú n g khô ng đư ợc th iế t k ế đ ể làm nhiều chứ c năng như m ột chư ơng trình c ơ sỏ dữ íiệu. B ạn c ó th ể sử đụng bảng tính đ ể lưu trữ m ột d a n h sách địa ch ỉ v à bạn có th ể nh ậ p , biên tập, xóa và phàn loạ i các đ ịa ch ỉ (m ộ t địa chỉ m ỗi hàng trên bảng tín h) nhưng in các nhãn thư tín hoặc các th ư m ẫu là m ôt công v iệ c quan trọ n g . C ấ c bảng tính không (và không th ể ) n g h ĩ v ề dữ liệu là cáo b ả n g , reoord v à trư ởn g m à ^hay vào đỏ là các ỏ (đơp V' c ơ bản c ủ a m ộ t bảng tính) đ ư ợ c sắp xế p trong các hàng và cột. Đ ó là m ột rnô hình quá hạn c h ế cho v iệ c quản lý th ò n g tin phứ c tạp - nh ư bạn dã nghi n g ờ nếu bạn sử dụng A c c e s s cho cô n g v iệ c c ơ sỏ dữ liệu. Đ ố là còn g cụ Ihỉch hợp c h o còn g v iệ c này. Sau k h i b ạ n th iế t lậ p các b ản g tro n g cơ sở dừ liệu v à gõ n h ậ p (hoặc im port) th ô n g tin , b ạ n có th ể p h â n loại các record, chọn các record phù hợp với m ộ t tiê u ch uẩn và sau đó h iể n th ị và in các record. Việc th iế t k ế phù hợ p các b ả n g - chọn bao n h iêu b ả n g đ ể tạ o v à các trư ờ ng n ào để lưu tr ừ tro n g b ả n g nào - là ch ìa k h o á cho việc tạo m ộ t cơ sở dữ liệu lin h h o ạ t v à k h ả dụng. Chương 3 của p h ầ n n ày có m ộ t th ủ tục theo từ ng bước về việc th iế t k ế cơ sở dữ liệu v à p h ầ n II g iả i th íc h cách tạo các b ả n g v à đ iền dữ liệu vào chúng. Các query để chọn dữ liệu Các query (m ẫu tru y vân) là những th ao tác xử lý dữ liệu để t r ả lời nhữ ng n h u cầu dữ liệu riê n g biệt. Loại query th ư ờ n g được sử dụng Chướng 1: Giới thiệu Access 2010 11 nhiêu nhâ”t giúp b ạ n chọn dữ liệu từ m ộ t bảng, có lẽ để chọn các record nào m à b ạ n m uốn bao h à m tro n g m ột rep o rt. B ạn có th ể tạ o m ộ t query cho th â y tâ't cả n h ữ n g người tro n g sổ địa chỉ sông ỗ (ví dụ) V erm ont, hoặc t ấ t cả n h ữ n g người m à b ạ n không có só' đ iện th o ạ i. Đ ể tạ o loại query này, b ạ n n h ậ p tiêu chu ấn (criteria) n h ằ m xác đ ịn h n h ữ n g giá trị nào m à b ạ n m uốn tương hợp tro n g các trư ờ n g riê n g b iệ t tro n g các b ản g (ví dụ, VT tro n g trư ờ n g S ta te đê’ tìm V erm o n ters hoặc k h ô n g có gì tro n g tiưừĩdg P h o n e N um ber đỏ tini agưưi k h ó n g cé sô' đ iện th o ạ i hoặc cả hai). B ạn cũng có th ể sử dụng các query để k ế t h ợ p th ô n g tin từ n h iều bảng. M ột cơ sở dữ liệu cửa h à n g sáeh có th ể lưu tr ữ các tê n tá c giả sách tro n g b ả n g Books và th ò n g tin đ ặ t m ua sách tro n g b ả n g P u rch ase O rd ers. M ột q u ery có th ể kéo th ô n g tin từ cả h a i b ả n g n à y - để h iể n th ị (ví dụ) t â t cả tiểu th u y ế t T e rry P ra tc h e tt m à b ạ n đ ặ t m ua th á n g vừa rồi. Các q u ery cũng có th ể tạo các trư ờ ng tín h to á n (calculated fielđ) bao gồm tổng, s ố lượng đếm và giá tr ị tru n g bình. M ột loại qu ery k h ác là íiction qu£-rỵ vốn làm m ộ t điều gì đó với các rocord m à b a r c h o r - sac chổp các record tCrbả:if: n à y i e n Ị b ề n ĩ th ụ c h iệ n m ộ t th ay dối đõl với tấ i cả reco rd m à b ạ n chọn, xoá các rc-cord m à b ạ n chọn.,.. Các crosátab quưry giứp b ạ n p liân tíc h th ứ n g tin tro n g các b ả n g b ằ n g cách tóm t ắ t bao n h iêu reco rd chứa tổ hợp giá trị riê n g biệt. T h am ch iế u chéo Cáz qiiCiy lồ cách b i r Khịi' dư,;.: tliòn^ tin Kữu lừ cúc bâng và có lõ bọn sẽ tạo vô số query khi thử nghiệm với cơ sở dữ liệu. Phàn III giải thicii cách lạo và ỉử dụug các query tini<)c lííi cá các [oại. C jc form d ể biên táp và hiến th ị (lữ liệu M ột cách dễ d à n g để n h ậ p dừ liệu, đặc b iệ t vào n h iều b ả n g liê n quan là sử đung m ộ t form - m ột tà i liệu cơ sử dữ liệu chuẩn b iên th ị th o n g tin từ m ộ t hoặc n h iều bảng trê n m àn h ìn h . B ạn có th ể có t ấ t cả sự th ú vỊ với các form , ví dụ b ạn có th ể • biên tập d ữ liộìi hoặc gõ ìibậỊ) các record mới ^ chọn cách trình bày ibôtig Hu cãa bảng Irêìi form » xác đ ịn h thứ tự các mục Xìiẩt hiộn • nhóm các mục lại i-ới nhau vứi cóc dòng và hộp • s ù dụng các dcĩỉih sách x ổ xuống (ptiìl-doỉvn ỉisls), n ú t radio m các loại đ iền khiển (contm ì) khác trêìi m à n h ình đ ổ nbập và biôn tập d ữ liệỉt H ìn h 1.2 m in h h o ạ m ộ t form để n h ậ p các tê n và địa chỉ cho b ả n g A ddress Books được m in h hoạ tr d lại tro n g h ìn h 1.1. Chương 1: Giới thiệu Access 2010 12 3 A4dí«a»Bool«\ ' >/ > ĩype Vérpior Conlaci 10: 7 V, 1 1 V*J Ì 89QỈ ZP/^05tai Code PA v! Pax ( ; ' - v V : . D ir e c to r y A D C r* u « Ju ih v u » 3h<* PA ItỉS I í ' ‘ỉ 15 rv íT cy ^ ữ h í rm aB'. P»í0 C i i tíTVví 1 lũíỡC ? c 5 Í0fr * Ỉ Í Í '% '^ I 5 CorM* ì' ỉ : ì : . i* ccm c « s * ;« r ,i 1 w x»ct O T iv ẹ v Ế T t ■ ix ẻ/» 'rs3 l- . Hinh 1.3 M ột report cho bạn đặt dữ liệu Access trên giây. Ngoài các n?port trê n giấy b \n h chường, bạn có tliế tạ o các re o o rt để in \rér. các pliong- bì. n h ã n aoặc các m ẫu dơn in k h ác. A ccess có cac r r p o r t w 'z :ir i n h ằ m làm cho việc tạo .'.ác rc p o rt lạ m ố t tr ở ỉiê a dễ dàng. Nó cũng có th ể in các biểu đồ và c ro ss-tab u latio n s (cro sstab s) dựa và

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.