Nội dung

Khởi đầu về Excel Giới thiệu Excel là phần mềm bảng tính phục vụ công tác quản lý, lu trữ tầm vừa và nhỏ. Excel tạo và quản lý sổ sách điện tử, có các trang là các bảng kẻ sẵn với khả năng lu trữ và tính toán. Workbook Tài liệu của excel là các sổ điện tử (Workbook) Workbook  Có tối đa 255 worksheets (Bảng tính)  Gồm 256 columns (cột) đánh thứ tự từ A..Z,AA..AZ,..IV (nhấn Ctrl+mũi tên sang để đến cột cuối) Worksheet  Gồm 65536 rows (hàng) đánh số từ 1..65536) (nhấn Ctrl+¯mũi tên xuống để đến hàng cuối Cell (Ô)  Giao của hàng và cột Range (Vùng)  Mỗi ô có địa chỉ, ví dụ ô A3, C5, AZ335  Vùng các ô cạnh nhau để lu dữ liệu có cùng tính chất  Xác định bởi <Địa chỉ ô đầu>:<Địa chỉ ô cuối>  Ví dụ A3:C5 Các thao tác căn bản Tạo sổ mới, lu giữ Khi chạy Excel mở kèm một sổ bảng tính mới có tên ngầm định là Book1. Mở sổ Trên thanh công cụ nhấn nút New , hay trên menu File, chọn New mới: Lên mục File, chọn Save hoặc Save as hay nhấn lên nút Save Cất giữ sổ: công cụ Nhập liệu vào bảng tính Dữ liệu trong một ô có thể và văn bản hay số trên thanh Văn bản (Text) Một ô sẽ nhận kiểu văn bản nếu bạn bắt đầu nhập vào chữ cái. Một ô nhận tối đ tự. Ô chứa văn bản tự động căn sang bên trái. Đôi khi bạn cần nhập số dới dạng vă dụ ($000) - trớc hết bạn nhập dấu nháy đơn (') theo sau là số - ví dụ '39,800. Để cột chứa hết văn bản, kéo trên tiêu đề cột. Số (Number) Một ô có kiểu số nếu bạn nhập vào một số. Ví dụ 973, 908.37, 0.72 5.87137E+3. Nếu ô không đủ rộng để chứa hết số, nó sẽ xuất hiện toàn dấu thăn (#######) Có thể nhập phân số: 3 1/4 hay 0 1/2 Ngày tháng Nhập ngày theo dạng sau: 11/6/97, 6-Nov-97, 6-Nov, Nov-97 Ngày là số tính từ 1/1/1900 đến ngày bạn nhập. Nhấn Ctrl+; (chấm phảy) để nhập ngày hôm này Trật tự ngày/tháng/năm do Windows quy định (Settings>Control Panel> Settings) Nhập theo đinh dạng: 21:41, 21:41:35, 9:41 PM, 9:41:35 PM Giờ Ctrl+: (hai chấm) để nhập giờ hiện hành Nhập trên một vùng Để tăng tốc độ nhập liệu bạn có thể chọn trớc vùng nhập liệu. Excel tự chuyển sang ô kế tiếp khi kết thúc nhập một ô 1. Chọn vùng nhập liệu. Ô hiện hành có nền trắng. 2. Nhập dữ liệu vào ô hiện hành. 3. Nhấn Enter-xuống, Shift+Enter - lên, Tab - sang phải, Shift+Tab - sang trái một ô. Nhập chuỗi dữ liệu Excel có đặc tính tự điền AutoFill, cho phép tự động nhập chuỗi giá trị liên tiếp. Chỉ cần nhập giá trị đầu tiên, AutoFill phân tích và điền các giá trị khác của chuỗi. Có thể dùng AutoFill cho ngày, tháng, năm, chuỗi số,.. 1. Để điền một chuỗi số, nhập hai số đầu cạnh nhau theo hàng hay cột 2. Chọn hai ô, đa con trỏ chuột lại thẻ điền tại góc dới bên phải của vùng chọn, con trỏ chuột trở thành hình chữ thập. 3. Kéo trên thẻ điền cho đến khi kết thúc vùng điền. TIP: Nếu muốn điền ngày thì nhập ngày thay vì số. Excel cũng nhận biết chuỗi văn bản dạng Qtr 1, Qtr 2, ... Bạn cũng có thể điền chuỗi tự tạo tuỳ ý. Để nhập chuỗi số tăng có bớc là 1, nhập số đầu, nhấn giữ Ctrl trong khi kéo trên thẻ điền. Nhập công thức Công thức bắt đầu bằng dấu bằng "=", sau đó là biểu thức tính toán. Trong biểu thức có các toán tử và các toán hạng. Toán tử là các phép toán số học nh cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa,... Trật tự u tiên của các toán tử cũng giống nh một biểu thức toán học thông thờng. Để u tiên một phép toán yếu hơn trớc một phép toán có độ u tiên cao hơn ta dùng cặp ngoặc tròn (). Toán hạng có thể là hằng xâu, số hay địa chỉ các ô chứa các giá trị đó. Ví dụ của công thức nh : =A5*B5, =30000+B5. Toán hạng cũng có thể là các hàm sẽ đề cập đến trong bài sau. 1. Đứng ở ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng, sau đó bắt đầu nhập biểu thức tính toán 2. Kết thúc gõ Enter hay nhấn lên nút trên thanh công thức. Sao chép công thức Trong nhiều trờng hợp công thức của các ô cùng cột giống nhau. Ta chỉ cần nhập công thức cho ô đầu tiên, và sao chép công thức xuống các ô còn lại. Địa chỉ của các ô tham gia vào công thức cũng tự thay đổi tơng ứng (địa chỉ tơng đối). Để địa chỉ các ô tham gia vào công thức không đổi khi copy thì ta phải đánh địa chỉ tuyệt đối (sẽ trình bày ở bài sau). 1. Chọn ô cần nhập công thức (ô đầu tiên của cột cần nhập công thức) 2. Nhập công thức 3. Để sao chép công thức dới ta kéo trên thẻ điền Chọn ô, vùng Rất nhiều lệnh của Excel nh sao chép hay định dạng đòi hỏi bạn phải chọn vùng. Chọn một ô nhấn chuột lên ô đó hay dùng bàn phím để duyệt đến ô cần chọn Chọn một vùng nhấn chuột lên ô đầu tiên; sau đó nhấn giữ nút chuột trái và kéo tới góc đối vùng cần chọn. Thả phím chuột Chọn một vùng lớn chọn ô đầu tiên. Sau đó cuộn bảng tính cho đến khi bạn nhìn thấy góc đối xứ giữ Shift, và nháy chuột lên góc đối xứng của vùng cần chọn. Tất cả các ô hai góc sẽ đợc chọn Chọn các ô theo nộiBôi đen vùng, lên Edit>Goto>Special: (comments), hằng số (constants), c dung hay định dạng (formulas), định dạng có điều kiện (conditional formats), hay các đối tợng (charts) Sau khi chọn các ô với Edit, Go To, Special, bạn có thể giữ nguyên vùng chọ chuyển qua lại giữa các ô bằng cách nhấn Tab, Shift+Tab, Enter, hay Shift+E Chọn Nhiều vùng Chọn vùng đầu tiên; Nhấn giữ phím Ctrl và kéo để chọn vùng tiếp theo. Lặ các vùng khác Chọn cột/hàng Chọn một cột/hàng nháy chuột lên tiêu đề cột Chọn nhiều cột/hàng cạnh nhau, kéo rê con trỏ chuột trên các tiêu đề cột/hàng Chọn nhiều cột/hàng không liền nhau, nhấn phím Ctrl và nháy chuột lên mỗ cột/hàng TIP: Shift+space/ Ctrl+space để chọn hàng/cột hiện hành. Chọn cả bảng tính Nhấn lên nút giao giữa tiêu đề hàng và tiêu đề cột Chọn nhiều bảng tính Nhấn lên các phiếu bảng tính ở đáy của sổ bảng tính Chú ý: Nếu bạn chọn toàn bộ bảng tính thì các lệnh thực hiện sẽ tác động bảng tính. Ví dụ nếu bạn nhấn phím Delete toàn bộ dữ liệu sẽ bị xoá. Chỉnh sửa dữ liệu Để sửa nội dung một ô 1. Chọn ô cần sửa 2. Nhấn phím F2 hoặc nhấn kép lên ô hay nhấn lên thanh công thức 3. Hiệu chỉnh dữ liệu, kết thúc nhấn Enter. Để xoá nội dung một ô 1. Chọn ô cần xoá 2. Nhấn Delete Chọn Font tiếng Việt Thông thờng chúng ta hay phải gõ tiếng Việt trong bảng tính. Nếu trớc khi chọn định dạng Font bạn chỉ đứng ở một ô đơn lẻ thì định dạng chỉ có tác dụng cho ô đó. Chọn font tiếng Việt cho toàn bộ bảng tính 1. Chọn toàn bộ bảng tính (nút mầu xám nằm giao giữa tiêu đề hàng và tiêu đề cột) 2. Chọn Font tiến việt và cỡ chữ từ hộp font trên thanh công cụ định dạng 3. Nháy vào ô bất kỳ để huỷ chọn Đặt font tiếng việt 1. Lên menu Tools, chọn Options, chọn phiếu General ngầm định cho Excel 2. Dới mục Standard font chọn font bạn muốn đặt ngầm định. Chọn cỡ chữ ngầm định trong hộp Size 3. Font chữ này sẽ trở thành ngầm định mỗi khi bạn mở EXCEL lần sau Đặt font cho toàn bộ các bảng của sổ đang 1. Lên Format, chọn Style, xuất hiện cửa sổ Style, dới mở Style name chọn Normal 2. Nhấn nút Modify, xuất hiện cửa sổ Format cells, chọn phiếu Font, Chọn Font tiếng việt, cỡ chữ sau đó nhấn OK quay lại cửa sổ Style 3. Nhấn OK lần nữa để đóng cửa sổ Style