Nội dung

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT HỆ THỐNG KẾ TOÁN MỸ Mục đich của chương 2: giúp cho sinh viên nắm được một số vấn đề sau: + Nguyên tắc xây dựng chế độ kế toán Mỹ + Đặc điểm của kế toán Mỹ + Một số nghiệp vụ kế toán trong kế toán Mỹ Số tiết: 15 tiết (10 tiết giảng lý thuyết và 5 tiết thảo luận, sửa bài tập) 2.1 NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN MỸ Theo AAA (American Accounting Association – Hiệp hội kế toán Mỹ) : “Kế toán là quá trình nhận biết, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế cho phép người sử dụng thông tin đánh giá và đưa ra quyết định kinh doanh”. Những thông tin này được diễn đạt bằng đơn vị tiền tệ. Bởi vậy kế toán là quá trình đo lường và truyền đạt những thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh của các đơn vị kinh doanh, những tổ chức phi lợi nhuận bằng đơn vị tiền tệ. Từ đó, kế toán giúp những người sử dụng thông tin có thể đánh giá và đưa ra được những quyết định phù hợp. Kế toán có các chức năng chính sau: + Kế toán viên quan sát các hoạt động, nhận biết và đo lường các sự kiện và các quá trình kinh tế bằng thước đo giá trị. Các sự kiện và quá trình kinh doanh được thể hiện qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép lại và sau đó phân loại theo các nhóm và cuối cùng được tổng hợp theo từng đối tượng. Lập các báo cáo kế toán tài chính và các báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cho + các đối tượng quan tâm. Thông thường các kế toán viên phải diễn giải các báo cáo kê toán. Sự diễn giải này còn bao gồm cả việc so sánh quá trình hoạt động của doanh nghiệp với các năm trước và các doanh nghiệp khác. Các điểm cần lưu ý đối với thông tin kế toán. Thứ nhất, do kế toán có liên quan đến việc tính toán các chỉ tiêu bằng thước đo giá trị, nên nhiều người cho rằng luôn cần có sự chính xác tuyệt đối trên báo cáo tài chính. Tuy nhiên, thực tế là kế toán bao gồm một loạt các ước tính, các giả định và sự phát xét về các đối tượng. Hơn nữa kế toán viên thường xuyên phải lựa chọn phương án tối ưu trong nhiều phương án kinh doanh của đơn vị qua thời gian, điều này tạo nên sự không chính xác tuyệt đối của thông tin kế toán. Thứ hai, không phải tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều có thể tính thành tiền. Ví dụ như sự ra đi của một người quản lý quan trọng hoặc sự thiếu đạo đức của nhân viên thường dẫn đến kết quả đạt được không như mong đợi. Tuy nhiên, quy tất cả những ảnh hưởng này thành tiền là một việc cực kỳ khó khăn. Ví dụ như lợi nhuận của công ty sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng khi người giám 48 Thứ ba, các thước đo sử dụng không thể mô tả được giá trị đích thực đối tượng của chúng. Thước đo mà kế toán sử dụng là dựa trên giá trị ban đầu (nguyên giá, giá thực tế) hơn là giá trị hiện tại. Điều này không nên xem là hạn chế của kế toán mà đây chính là nền tảng cho việc ban hành các chuẩn mực, các nguyên tắc kế toán. 2.2 CÁC PHƯƠNG THỨC KẾ TOÁN Kế toán Mỹ chấp nhận hai phương thức kế toán sau: 2.2.1 Kế toán theo phương thức tiền mặt (Cash Accounting) Theo phương thức này: Doanh thu được ghi nhận khi thực tế thu tiền cà chi phí được ghi nhận khi thực tế chi tiền. Ưu điểm của phương thức kế toán theo tiền mặtlà đơn giản, dễ hiểu. Các thông tin về dòng tiền mặt là xác thực và khả năng thanh toán của công ty được thể hiện rõ. Tuy nhiên, phương thức kế toán này không thể hiện được mối liên kết giữa doanh thu và chi phí. Do vây, không thể xác định chính xác được kết quả kinh doanh và không đánh giá đứng được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2.2 Kế toán theo thực tế phát sinh (Accural Accounting) Theo phương thức kế toán thực tế phát sinh, doanh thu và chi phí được ghi nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau: Doanh thu là khoản làm tăng vốn chủ sở hữu, là kết quả của việc tăng tài sản hoặc giảm nợ phải trả và là kết quả của việc giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ. Chi phí là khoản làm giảm vốn chủ sở hữu, là kết quả của giảm tài sản hoặc tăng nợ phải trả và là kết quả của việc tạo ra doanh thu. Ví dụ 2.1: hãy xác định lợi nhuận của Công ty Alex theo hai phương thức kế toán dựa vào số liệu về tình hình hoạt động trong tháng đầu tiên hoạt động như sau: 1. Các chủ sở hữu góp vốn $20.000 2. Vay $12.000 với lãi suất 12%/năm 3. Mua hàng hóa trị giá $40.000, thanh toán cho người bán 12.000. số còn lại sẽ thanh toán vào tháng sau. 4. Trả tiền thuê nhà $4.000 cho 2 tháng 5. Mua 1 năm bảo hiểm $2.000 6. Bán hàng $50.000 (giá vốn $32.000). Thu tiền mặt 34.000 49 7. Trả lương tháng cho nhân viên $5.000. 2.3 ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN MỸ 2.3.1 Đối tượng kế toán và phương thức kế toán Kế toán Mỹ phân chia các đối tượng kế toán thành 3 loại sau: + Tài sản: là những thứ có giá trị mà doanh nghiệp đang có quyền sở hữu. Tài sản cũng được coi là nguồn lực của doanh nghiệp. các tài sản có giá trị bởi chúng có thể được sử dụng hoặc đổi chúng để lấy hàng hóa khác phục vụ cho mục đích kinh doanh tại doanh nghiệp. một tổ chức có thể nắm giữ nhiều loại tài sản khác nhau. Một số tài sản có hình thái vật chất cụ thể như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng tồn kho, nhà cửa, phương tiện vận tải… Nhưng ngược lại cũng có một số tài sản không có hình thái vật chất cụ thể nhưng chúng cũng mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp, ví dụ như đặc quyền (là quyền được chính phủ liên bang cho phép sản xuất một mặt hàng nào đó) hay các khoản phải thu (là khoản tiền mà doanh nghiệp thu được do bán chịu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho đơn vị hoặc cá nhân khác). Tất cả các tài sản trên được tài trợ, hình thành từ hai nguồn đó là nguồn nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. + Nợ phải trả: là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong thời gian ngắn hạn hoặc dài hạn. khoản nợ này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mua chịu tài sản hoặc vay mượn từ ngân hàng để mua tài sản. + Vốn chủ sở hữu: là phần hùn vốn trong đơn vị được sở hữu hoàn toàn bởi các nhà chủ sở hữu. nói cách khác, nguồn vốn chủ sở hữu là phần chênh lệch giữa tài sản và nợ phải trả. Ba đối tượng này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong phương trình kế toán sau: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Ví dụ 2.2: Một luật sư mở một văn phòng cung cấp dịch vụ tư vấn luật và theo dõi hoạt động của văn phòng trong tháng đầu tiên như sau: 1. Đầu tư $20.000 tiền mặt cho hoạt động của văn phòng 2. mua sắm một số vật dụng cho văn phòng bằng tiền mặt $1.000 3. Mua một máy vi tính trị giá $3.000, thanh toán $2.000, số tiền còn lại nợ người bán. 4. Cung cấp một dịch vụ tư vấn cho khách hàng và thu $5.000 tiền mặt 5. mua bàn ghế trị giá $8.500 chưa thanh toán tiền 6. Trả tiền thuê nhà tháng 1 là $500 7. Trả nợ cho người bán máy vi tính số tiền còn lại 8. Trả lương trong tháng cho nhân viên $1.500 9. Thực hiện một dịch vụ tư vấn cho khách hang và thu $6.000 tiền mặt 10. Sau khi kiểm kê cuối tháng thấy còn $300 vật dụng Tình hình kinh doanh và tính quan hệ cân đối giữa các đối tượng kế toán sẽ được thể hiện trên bảng sau. Đơn vị tính: $ 50 ĐK 1 Số dư 2 Số dư 3 Số dư 4 Số dư 5 Số dư 6 Số dư 7 Số dư 8 Số dư 9 Số dư 10 Số dư Tiền mặt 0 +20.000 20.000 -1.000 19.000 -2.000 17.000 +5.000 22.000 Vật dụng 0 22.000 -500 21.500 -1.000 20.500 -1.500 19.000 +6.000 25.000 25.000 Thiết bị 0 +1.000 1.000 1.000 1.000 +3.000 3.000 = Vốn CSH 0 +20.000 20.000 = 20.000 = Nợ phải trả 0 = +1.000 1.000 = 1.000 3.000 +8.500 11.500 1.000 11.500 = 1.000 11.500 = 9.500 -1.000 8.500 1.000 11.500 = 8.500 1.000 -700 300 11.500 = 8.500 11.500 = 8.500 = 1.000 +8.500 9.500 20.000 +5.000 25.000 25.000 -500 24.500 24.500 -1.500 23.000 +6.000 29.000 -700 28.300 2.3.2 Chu trình kế toán của kế toán Mỹ Kế toán Mỹ áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Chu trình kế toán trải qua 8 bước: - Thu nhập, kiểm tra chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung Phản ánh vào các sổ cái của các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (có thể phản ánh thêm vào các sổ kế toán chi tiết các đối tượng) Cuối kỳ, lập bảng cân đối thử để kiểm tra tính cân đối kế toán của việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và giá trị phát sinh và giá trị còn lại của các tài khoản kế toán. - Lập các bút toán điều chỉnh - Ghi nhận các bút toán điều chỉnh vào các sổ kế toán - Lập bảng kế toán nháp - Lập các báo cáo kế toán 51 2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán Mỹ. Hệ thống tài khoản kế toán Mỹ bao gồm 5 loại tài khoản sau: Loại 1: TK phản ánh tài sản: Loại 2: TK phản ánh nợ phải trả Loại 3: TK phản ánh vốn chủ sở hữu Loại 4: TK phản ánh Doanh thu Loại 5: TK phản ánh Chi phí Kế toán Mỹ không quy định chi tiết số hiệu tài khoản kế toán. Các doanh nghiệp chủ động xây dựng hệ thống tài khoản kế toán để sử dụng cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình và tuân thủ phân loại tài khoản ở trên. Số hiệu tài khoản cấp 1 của tài khoản kế toán có thể bao gồm 2 chữ số hoặc 3 chữ số. Loại TK cấp 1 Hệ thống TK Hệ thống TK hai chữ số ba chữ số Loại 1: Tài sản Từ 11 đến 19 Từ 101 đến 199 Loại 2: Nợ phải trả Từ 21 đến 29 Từ 201 đến 299 Loại 3: Vốn chủ sở hữu Từ 31 đến 39 Từ 301 đến 399 Loại 4: Doanh thu Từ 41 đến 49 Từ 401 đến 499 Loại 5: Chi phí Từ 51 đến 59 Từ 501 đến 599 * Nguyên tắc ghi vào tài khoản TK Tài sản, Chi phí, Rút vốn TK Vốn, Doanh thu Tăng Giảm Giảm Tăng Ví dụ 2.3: Johns Murphy thành lậpl một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vựa kinh doanh cung cấp dịch vụ quảng cáo, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp của mình như sau: 52 CHART OF ACCOUNTS FOR A SMALL BUSINESS JONES MURPHY ADVERTISING AGENCY Bảng hệ thống tài khoản của doanh nghiệp quảng cáo Johns Murphy Assets Cash - Tiền mặt 111 Notes Receivable - Thương phiếu phải thu 112 Accounts Receivable - Các khoản phải thu 113 Fees Receivable - Doanh thu phải thu 114 Art Supplies - Vật dụng mỹ thuật 115 Office Supplies - Vật dụng văn phòng 116 Prepaid Rent - Tiền thuê trả trước 117 Prepaid Insurance - Bảo hiểm trả trước 118 Land - Đất đai 141 Building - Nhà cửa 142 Accumulated Depreciation, Building - Khấu hao luỹ kế nhà cửa 143 Art Equipment - Thiết bị dụng cụ mỹ thuật 144 Accumulated Depreciation, Art Equipment - Khấu hao luỹ kế thiết bị mỹ thuật 145 Office Equipment - Thiết bị văn phòng 146 Accumulated Depreciation, Office Equipment - Khấu hao luỹ kế thiết bị văn phòng 147 Liabilities Notes Payable - Thương phiếu phải trả 211 Accounts Payable - Các khoản phải trả 212 Unearned Art Fees - Doanh thu được trả trước 213 Wages Payable- Lương phải trả 214 Mortgage Payal - Vay 221 Owner’s Equity Jones Murphy, Capital - Vốn của Jones Murphy 311 Jones Murphy, Withdrawals - Rút vốn của Jones Murphy 312 Income Summary - Xác định kết quả 313 Revenues Advertising Fees Earned - Doanh thu quảng cáo 411 Art Fees Earned - Doanh thu mỹ thuật 412 53 Expenses Office Wages Expenses - Chi phí lương văn phòng 511 Utility Expenses - Chi phí tiện ích 512 Telephone Expenses - Chi phí điện thoại 513 Rent Expenses - Chi phí thuê 514 Insurance Expenses - Chi phí bảo hiểm 515 Art Supplies Expenses - Chi phí vật dụng mỹ thuật 516 Office Supplies Expenses - Chi phí vật dụng văn phòng 517 Depreciation Expenses, Building - Chi phí khấu hao nhà cửa 518 Depreciation Expenses, Art Equipment -Chi phí khấu hao thiết bị mỹ thuật 519 Depreciation Expenses, Office Equipment - Chi phí khấu hao thiết bị văn phòng 520 2.3.4 Hệ thống sổ kế toán: Kế toán mỹ áp dụng hình thức nhật ký chung. Sổ kế toán bao gồm Sổ Nhật ký Chung, Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết khác. a) Sổ Nhật Ký Chung Đây là sổ kế toán dùng để phản ánh tất các các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và được ghi chép hàng ngày. Cấu tạo của một trang sổ nhật ký chung như sau: GENERAL JOURNAL Page: Date Description Post Reference Debit Credit (1) (2) (3) (4) (5) 54 Phương pháp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung như sau: (1)Date: phản ánh ngày tháng năm của nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ. Năm và tháng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng không cần lặp lại cho đến khi sang trang mới hoặc sang tháng mới (2) Description: Dùng để ghi diễn giải bao gồm tên TK kê toán của đối tượng kế toán có liên quan trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tên TK ghi Nợ (Debit) được ghi trước, tên Tk ghi có được ghi sau. Sau đó ghi tóm tắt nghiệp vụ trước ghi phản ánh nghiệp vụ kinh tế kế tiếp. (3) Post Reference: Cột này dùng để ghi tham chiếu, bằng cách ghi số hiệu TK kế toán. Chưa vội ghi vào cột này, chờ đến khi nghiệp vụ kinh tế được phản ánh vào Sổ Cái tài khoản, sau đó ghi số hiệu TK tương ứng với tên TK ở cột diễn giải vào cột này. (4) Debit: Dùng để ghi số tiền của TK ghi Nợ (5) Credit: Dùng để ghi số tiền của TK ghi Có Ví dụ 2.4: NHẬT KÝ CHUNG Trang số: 1 Ngày tháng Diễn giải Tham Chiếu Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) 2005 Vật dụng 01/03 153 Tiền mặt $2,000 111 $2,000 Mua vật dụng 02/03 Doanh thu 411 Tiền mặt 111 5,000 5,000 Thu tiền bán hàng … b) Sổ Cái Sổ Cái là sổ kế toán dùng để ghi chép theo từng tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản kế toán được mở một Sổ Cái để theo dõi tình hiện có và sự biến động của đối tượng kế toán có liên quan. Sổ Cái có thể phản ánh vào định kỳ hoặc vào cuối kỳ kế toán, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 55 Cấu tạo của một trang sổ cái như sau: GENERAL LEDGER Account Title: Account No: Date Item Post Ref. Debit Credit (1) (2) (3) (4) (5) Balance Debit Credit (6) (7) Cách ghi vào Sổ Cái như sau: (1) Date: (tương tự như Sổ Nhật Ký Chung) (2) Item: dùng để phản ánh các bút toán điều chỉnh, bút toán đảo và bút toán khóa sổ (3) Post Reference: Ghi số trang sổ nhật ký chung mà nghiệp vụ kinh tế được phản ánh (4) Debit: Ghi sô tiền phát sinh nợ (5) Credit: Ghi số tiền phát sinh có (6) Balance – Debit: Phản ánh số dư của TK sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (nếu dư Bên Nợ) (7) Balance – Credit: Phản ánh số dư của TK sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (nếu dư Bên Có) 56 Ví dụ 2.5: SỔ CÁI Tên TK: Tiền mặt Số hiệu TK: 111 Số dư Ngày tháng Khoản mục Tham chiếu Phát sinh Nợ Phát sinh Có Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) SDĐK 2005 15,000 Page 1 2,000 13,000 01/03 02/03 Page 1 5,000 18,000 … Ví dụ 2.6: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 1/200X của tổ chức quảng cáo Jones Murphy. Ngày 1.1: Jones Murphy đầu tư $10,000 để bắt đầu hoạt động Ngày 2.1: Thuê một văn phòng trả trước hai tháng tiền thuê $800 Ngày 3.1: Đặt mua vật dụng mỹ thuật $1,800 và vật dụng văn phòng $800 Ngày 4.1: Mua thiết bị mỹ thuật đã trả tiền $4,200 Ngày 5.1: Mua thiết bị văn phòng giá $3,000 đã trả $1,500 còn nợ người bán $1,500. Ngày 6.1: Mua chịu vật dụng mỹ thuật $1,800 và vât dụng văn phòng &800 Ngày 8.1: Trả $480 cho chi phí bảo hiểm 1 năm, có hiệu lực từ tháng 1 Ngày 9.1 Trả $1,000 trong tổng số nợ về vật dụng mua chịu Ngày 10.1 Thực hiện một dịch vụ quảng cáo cho khách hàng đã hoàn thành, nhận được tiền công $1,400 Ngày 12.1 Trả lương 2 tuần cho thư ký $600 Ngày 15.1 Nhận trước $1,000 tiền công về một dịch vụ mỹ thuật sẽ thực hiện cho khách hàng Ngày 19.1 Hoàn thành một dịch vụ quảng cáo cho khách hàng đã lập hoá đơn $2,800 nhưng chưa thu được tiền. Ngày 25.1 Jones Murphy rút $1.400 từ tổ chức để chi tiêu cho cá nhân. Ngày 26.1 Trả lương 2 tuần cho thư ký $600 Ngày 29.1 Nhận và thanh toán hoá đơn tiện ích $100 Ngày 30.1 Nhận nhưng chưa thanh toán hoá đơn điện thoại $70 57