Nội dung

BNTT Hướng dẫn sử dụng Options của Excel 2010 GPE – Tháng 07/2010 ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE 1 ĐÔI LỜI MỞ ĐẦU Khác với những phiên bản Excel từ 2003 trở về trước, những Options (tùy chọn) của Excel 2010 không nằm trong menu Tools, mà nằm ở trong tab File trên Ribbon, là nơi chúng ta vẫn dùng để gọi những lệnh New, Open, Save, Print.., cách sắp xếp trong Options 2010 gần giống như ở Excel 2007, chỉ khác một vài cách bố trí các mục con. Tập sách này được biên soạn nhằm giúp cho các bạn dễ dàng thiết lập những tùy chọn trong Excel 2010 cho phù hợp với từng nhu cầu riêng. Do nhắm đến đối tượng là những người sử dụng Excel trong công việc hằng ngày, (không phải là các chuyên gia hay những nhà nghiên cứu), tập sách này chỉ trình bày những phần cơ bản nhất trong Options của Excel 2010: General ........................................................................................................................... 4 Dùng để thiết lập các tùy chọn thông dụng nhất khi làm việc với Excel 2010.  User Interface options ........................................................................................ 4 Các tùy chọn về giao diện người dùng.  When creating new workbooks .......................................................................... 5 Các tùy chọn mặc định khi tạo những bảng tính mới.  Personalize your copy of Microsoft Excel ........................................................... 6 Thiết lập thông tin cá nhân. Formulas......................................................................................................................... 7 Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc tính toán các công thức, cách làm việc của các công thức và những cách xử lý các lỗi công thức.  Calculation options ............................................................................................. 7 Các tùy chọn cho việc tính toán.  Working with formulas ....................................................................................... 8 Các tùy chọn khi làm việc với các công thức.  Error Checking .................................................................................................... 9 Các tùy chọn cho việc kiểm tra lỗi.  Error checking rules ............................................................................................ 9 Các quy tắc kiểm tra lỗi. ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE 2 OPTIONS in Excel 2010 Proofing ....................................................................................................................... 11 Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn bản và kiểm tra lỗi chính tả và các thiết lập ngôn ngữ sử dụng trong dữ liệu.  AutoCorrect options ......................................................................................... 11 Thiết lập các tùy chọn cho việc tự động sửa lỗi và định dạng cho dữ liệu nhập vào.  When correcting spelling in Microsoft Office program .................................... 13 Thiết lập các tùy chọn cho việc kiểm soát lỗi chính tả. Save .............................................................................................................................. 14 Dùng để thiết lập các tùy chọn về lưu trữ, sao lưu, khôi phục bảng tính.  Save workbooks ................................................................................................ 14 Thiết lập các tùy chọn cho việc lưu trữ bảng tính và tạo các bản sao lưu dự phòng.  AutoRecover exceptions for: ............................................................................ 16 Thiết lập tùy chọn cho việc tạo bản sao lưu dự phòng đối với bảng tính được chỉ định.  Offline editing options for document management server files ...................... 16 Thiết lập tùy chọn cho việc chỉnh sửa và hiệu chỉnh những bảng tính thông qua hệ thống mạng máy tính.  Preserve visual appearance of the workbook .................................................. 16 Thiết lập tùy chọn cho bảng màu sẽ được hiển thị tương thích với những phiên bản Excel cũ. Language ..................................................................................................................... 18 Dùng để thiết lập các tùy chọn về ngôn ngữ sử dụng trong các chương trình của bộ MS Office. Advanced .................................................................................................................... 19 Dùng để thiết lập các tùy chọn chuyên sâu hơn.  Editing options .................................................................................................. 19 Thiết lập những tùy chọn cho việc nhập liệu.  Cut, copy and paste .......................................................................................... 21 Thiết lập những tùy chọn cho việc sao chép, cắt và dán.  Image Size and Quality ..................................................................................... 23 Thiết lập những tùy chọn cho hình ảnh trong Sheet được chỉ định.  Print .................................................................................................................. 23 Thiết lập những tùy chọn cho việc in ấn. ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE 3  Chart ................................................................................................................. 23 Thiết lập những tùy chọn cho các biểu đồ.  Dislay ................................................................................................................. 24 Thiết lập những tùy chọn cho việc hiển thị trong Excel.  Dislay options for this workbook: ..................................................................... 25 Thiết lập những tùy chọn hiển thị cho riêng bảng tính được chỉ định.  Dislay options for this worksheet: .................................................................... 26 Thiết lập những tùy chọn hiển thị cho riêng Sheet được chỉ định.  Formulas ........................................................................................................... 27 Thiết lập những tùy chọn cho các công thức.  When calculating this workbook: ..................................................................... 27 Thiết lập những tùy chọn tính toán cho bảng tính được chỉ định.  General ............................................................................................................. 28 Những thiết lập chung.  Lotus compatibility ........................................................................................... 30 Những thiết lập để Excel tương thích với Lotus.  Lotus compatibility Setting for: ........................................................................ 30 Những thiết lập để Sheet được chỉ định tương thích với Lotus. Customize Ribbon .................................................................................................... 31 Dùng để tùy biến Ribbon. Quick Access Toolbar............................................................................................... 35 Dùng để thiết lập các nút lệnh cho thanh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar). Add-Ins......................................................................................................................... 37 Dùng để tùy chỉnh và cài đặt các Add-In. Trust Center ............................................................................................................... 38 Dùng để tùy chỉnh và thiết lập các chức năng bảo vệ an toàn cho bảng tính.  Macro Settings .................................................................................................. 38  Message Bar Setting for all Office Applications ............................................... 39 -------------Trong quá trình biên soạn, tập sách chắc chắn không thể tránh được những thiếu sót. Rất mong nhận được những góp ý từ các bạn. Dalat, tháng 7 năm 2010 BNTT ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE 4 OPTIONS in Excel 2010 General Dùng để thiết lập các tùy chọn thông dụng nhất khi làm việc với Excel 2010. User Interface options Các tùy chọn về giao diện người dùng. Ần / hiện thanh công cụ dùng để định dạng cho phần đang chọn xuất hiện ngay phía trên của ô khi bạn chọn nội dung trong một ô. Nếu kích hoạt tùy chọn này, khi định dạng một thành phần nào đó, bạn sẽ thấy ngay kết quả trên màn hình. ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE General 5 Chọn một kiểu màu hiển thị cho giao diện của màn hình Excel 2010 (màu bạc, màu xanh dương hoặc màu đen). Chọn cách hiển thị các ScreenTip (là những banner nhỏ xuất hiện khi bạn đưa con trỏ chuột vào những nút lệnh của Excel trên màn hình, mô tả tên và chức năng của nút lệnh). Có 3 tùy chọn:  Show feature descriptions in ScreenTips – Hiển thị tên và mô tả các tính năng của nút lệnh.  Don’t show feature descriptions in ScreenTips – Chỉ hiển thị tên, không mô tả tính năng của nút lệnh.  Don’t show ScreenTips – Không hiển thị các ScreenTip. When creating new workbooks Các tùy chọn mặc định khi tạo những bảng tính mới. Chọn font chữ mặc định. Loại font này sẽ được sử dụng trong các tiêu đề cột, hàng, trong thanh công thức (Formular bar) và trong các ô bảng tính. Chọn kích cỡ cho font chữ mặc định. Chọn kiểu hiển thị mặc định cho trang bảng tính. Có 3 tùy chọn:  Normal View – Cho xem bảng tính ở chế độ bình thường như chúng ta vẫn thường thấy.  Page Layout View – Cho xem bảng tính như khi sẽ in ra, có cả phần chừa lề giấy (giống chế độ xem Page Layout trong Microsoft Word). Khi bạn cần trình bày một bảng báo cáo, mà muốn xem thử bố cục của nó có cân đối không, ngó có vừa mắt không, thì đây là một lựa chọn đáng quan tâm. Tuy nhiên, việc xem theo chế độ này sẽ ảnh hưởng khá lớn đến bộ nhớ của máy tính. Có thể nó sẽ làm cho tốc độ xử lý chậm hẳn lại nếu bộ nhớ trong máy tính của bạn không dư dả gì cho lắm.  Page Break Preview – Cho xem từng trang nằm liền nhau với những đường ngắt trang do bạn tự tạo hoặc theo mặc định của máy in. ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE 6 OPTIONS in Excel 2010 Bạn cũng có thể chuyển đổi qua lại giữa các kiểu hiển thị cho trang bảng tính bằng các nút lệnh nằm ở góc dưới bên phải của bảng tính, bên cạnh công cụ Zoom. Quy định số Sheet mặc định có sẵn khi tạo một bảng tính mới. Personalize your copy of Microsoft Excel Thiết lập thông tin cá nhân. Tên mặc định sẽ được lưu cùng với bảng tính (trong Properties của bảng tính). Mặc định, đây là tên mà bạn đã khai báo khi cài đặt Microsoft Excel vào trong máy. *** ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE Formulas 7 Formulas Dùng để thiết lập các tùy chọn liên quan đến việc tính toán các công thức, cách làm việc của các công thức và những cách xử lý các lỗi công thức. Calculation options Các tùy chọn cho việc tính toán. Thiết lập cách Excel tính toán những phép tính trong bảng tính. Có ba tùy chọn:  Automatic – Tính toán tự động tất cả các dữ liệu trong bảng tính mỗi khi bạn cập nhật công thức hoặc thực hiện một thao tác gì đó trong bảng tính.  Automatic except for data tables – Tính toán tự động tất cả các dữ liệu trong bảng tính, ngoại trừ những dữ liệu nằm trong các Table. ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE 8 OPTIONS in Excel 2010  Manual – Tắt chức năng tính toán tự động. Thường với những bảng tính lớn, việc tính toán tự động sẽ làm cho Excel chạy chậm vì nó phải thường xuyên cập nhật kết quả các công thức. Trong chế độ Manual, Excel chỉ tính toán các dữ liệu trong bảng tính mỗi khi bảng tính được mở ra, hoặc khi bạn nhấn phím F9.  Recalculate workbook before saving Thiết lập cho Excel tự động tính toán lại các dữ liệu trước khi lưu. Bật / tắt chức năng tính toán lặp đi lặp lại, còn gọi là tính toán tham chiếu vòng hay tham chiếu tuần hoàn (thường dùng trong những trường hợp tính toán một dự báo, ước lượng một kết quả có thể xảy ra, tính xác suất thống kê...) Mặc định, Excel sẽ tắt chức năng này, và sẽ báo lỗi mỗi khi bạn sử dụng những công thức có tham chiếu lặp đi lặp lại. Thiết lập số vòng lặp tối đa trong quá trình tính toán lặp đi lặp lại. Thiết lập độ chính xác của kết quả phép tính. Con số này càng nhỏ, thì tốc độ tính toán lặp đi lặp lại sẽ chậm, nhưng kết quả sẽ chính xác hơn. Working with formulas Các tùy chọn khi làm việc với các công thức. Nếu kích hoạt tùy chọn này, Excel sẽ sử dụng kiểu tham chiếu địa chỉ dạng R1C1, nghĩa là các tiêu đề cột trong các Sheet sẽ được đánh số thứ tự như các tiêu đề dòng, chứ không đánh thứ tự bằng các chữ cái. Mặc định, Excel sẽ sử dụng kiểu tham chiếu địa chỉ A1 như chúng ta vẫn thường thấy. Nếu kích hoạt tùy chọn này, Excel sẽ tự động hoàn chỉnh tên các công thức: Mỗi khi bạn nhập một hoặc vài ký tự đầu tiên của tên hàm hoặc tên dãy ô, Excel sẽ mở ra một danh sách các hàm và các dãy ô có tên bắt đầu với ký tự bạn vừa nhập. Bạn chỉ cần chọn tên hàm hoặc tên dãy ô bạn muốn nhập, rồi nhấn phím Tab, Excel sẽ tự động chèn tên này vào trong công thức. Nếu kích hoạt tùy chọn này, Excel sẽ cho phép bạn sử dụng tên các Table làm tham chiếu trong các công thức. ------ www.giaiphapexcel.com ------ GPE