Nội dung

Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) KỸ NĂNG VIẾT HỒ SƠ XIN VIỆC Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn cách viết và trình bày CV và thư xin việc sao cho hiệu quả nhất. Tuy nhiên mọi thông tin chỉ mang tính chất tham khảo, khả năng thành công của hồ sơ xin việc phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực cá nhân của các bạn, đôi khi còn kèm theo một chút “ duyên” và yếu tố” may mắn nữa. A . KỸ NĂNG VIẾT HỒ SƠ HS xin việc thường bao gồm: - Đơn xin việc (Cover Letter) - Sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae /Resumé) - Bằng cấp - Thư giới thiệu. - Các tài liệu chứng minh thành tích. I. Viết CV ( sơ yếu lý lịch - hồ sơ năng lực) Quả thật, hồ sơ tìm việc luôn là một loại “vũ khí” tối quan trọng khi người ta muốn tiếp cận các cơ hô ̣i nghề nghiê ̣p . Thậm chí một số nhà tuyển dụng (NTD) chỉ cần xem một hồ sơ tìm việc trong 30 giây là đã có thể nhận ứng viên đó vào vòng phỏng vấn ngay! Tuy nhiên, đáng tiếc là hiện nay khá nhiều ứng viên lại gặp khó khăn trong việc viết hồ sơ. Điều trớ trêu ở đây là dù có khá nhiều thông tin đặc sắc về bản thân để giới thiệu với NTD nhưng họ lại không biết thể hiện chúng như thế nào! Vấn đề này thật ra không khó giải quyết. Chỉ cần nghiên cứu kỹ cách viết hồ sơ chuẩn mà chúng tôi hướng dẫn và chịu khó rèn luyện thì việc viết hồ sơ sẽ không còn là trở ngại với các bạn nữa. Để giúp các bạn dễ hiểu, chúng tôi sẽ hướng dẫn theo từng mục một: 1. Đầu tiên là mục Thông tin cá nhân. Mục này dễ viết nhất. Tuy nhiên, bạn lưu ý là phải ghi rõ số điện thoại và địa chỉ e-mail bạn thường dùng nhất. Nếu NTD không biết làm cách nào để liên lạc với bạn thì dù hồ sơ của bạn ấn tượng đến mấy cũng vô ích! 2. Thứ hai là Mục tiêu nghề nghiệp ©Minh Khải Hoàng Trang 1 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) Chúng ta thường thấy các bạn viết “Tôi muốn ứng tuyển vào vị trí Nhân viên kinh doanh trong ngành CNTT”. Viết như vậy thì rất khó thu hút được sự chú ý của NTD. Thay vào đó, bạn nên viết như sau: Với khả năng giao tiếp & thuyết phục khách hàng chuyên nghiệp cùng với những kiến thức & sự am hiểu sâu rộng trong ngành CNTT, tôi mong muốn trở thành một nhân viên kinh doanh trong lĩnh vực này. 3. Thứ ba là Học vấn. Trong mục này, bạn có thể tham khảo ví dụ sau:  Cử nhân Quản trị kinh doanh, Đại học Kinh tế (2008-2012) Các khoá học ngắn hạn:  Nghệ thuật lãnh đạo - Brainbox VietNam Foreign Languages and Management Studies Training Center (2009)  Giám sát bán hàng chuyên nghiệp – Trường doanh nhân Pace (2010)  Kỹ năng giải quyết vấn đề - Trường doanh nhân Pace (2010) Bạn lưu ý là chỉ nên chọn những bằng cấp mới nhất và phù hợp nhất với vị trí mình ứng tuyển để giới thiệu trong hồ sơ. Không NTD nào muốn phí thời gian để đọc những thông tin “thừa”, dù chúng có ấn tượng đến đâu. 4. Kế tiếp là mục quan trọng vào bậc nhất: Kinh nghiệm làm việc. Trong mục này, bạn không nên viết đơn giản là: “Tôi từng làm Nhân viên kinh doanh dự án trong hơn 3 năm tại công ty ABC”. Nếu viết như vậy, hồ sơ của bạn sẽ “chìm nghỉm” trong núi hồ sơ mà NTD nhận được vì họ không nắm được bạn đã làm gì và đạt được thành tích gì trong công việc cũ. Cách tối ưu ở đây là bạn nêu rõ những công việc mình từng đảm nhiệm ở vị trí nhân viên kinh doanh dự án ở công ty cũ và đặc biệt nhấn mạnh vào những thành tích đã đạt được: Tháng 10/2010 – Tháng 12/2012: Công ty ABC Vị trí : Nhân viên kinh doanh dự án ABC là một công ty chuyên nhập khẩu và phân phối hàng điện tử - điện lạnh. Nhiệm vụ chính: - Tìm kiếm và mở rộng mạng lưới khách hàng doanh nghiệp; ©Minh Khải Hoàng Trang 2 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) - Giới thiệu sản phẩm, tư vấn và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm; - Làm hồ sơ thầu, bảng báo giá và hợp đồng; - Chăm sóc khách hàng hiện tại; - Tìm hiểu và cập nhật các thông tin về thị trường & các đối thủ cạnh tranh; - Lập báo cáo định kỳ ; - Hỗ trợ việc triển khai các kế hoạch marketing, xây dựng thương hiệu cho công ty. Thành tích đạt đƣợc: - Đạt và vượt chỉ tiêu doanh số trong liên tục 10 tháng đầu năm 2011; - Đoạt giải Best Sales (Nhân viên kinh doanh xuất sắc nhất) trong 6 tháng liên tiếp của năm 2011; - Mở rộng mối quan hệ với hơn 1000 khách hàng; - Thắng giải Singapore Contest tháng 3/2012. Đây là giải thưởng hàng tháng dành cho nhân viên kinh doanh đạt 200% chỉ tiêu doanh số. 5. Cuối cùng, chúng ta đến mục cũng rất quan trọng là Điểm mạnh. Thay vì viết chung chung“Trình độ tin học văn phòng và tiếng Anh của tôi khá tốt”, bạn nên mô tả cụ thể những kỹ năng mình đã tích lũy được theo cách như sau: - Sử dụng thành thạo Microsoft Word, Excel, Power Point; - Giao tiếp bằng tiếng Anh lưu loát; - Kỹ năng đàm phán, thương lượng và thuyết phục khách hàng tốt; - Kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp; - Kỹ năng làm việc nhóm khá tốt; - Đam mê tìm hiểu, khám phá sản phẩm CNTT công nghệ cao; Bạn thấy không nào? Việc viết một hồ sơ tìm việc ấn tượng không khó như bạn nghĩ. Chỉ cần chịu khó tìm kiếm, chắt lọc những chi tiết đáng chú ý nhất về bản thân và quá trình làm việc cũng như trau chuốt câu chữ một chút, bạn sẽ có trong tay một hồ sơ 100 điểm. Đừng vì sự bế tắc trong cách diễn đạt ý tưởng lúc đầu mà bỏ lỡ những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn. Chúc các bạn nhanh chóng tìm được công việc mơ ước!. ©Minh Khải Hoàng Trang 3 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) 6. Nguyện vọng đối với vị trí ứng tuyển Phần này bao gồm các nội dung chính là: nguyện vọng về môi trường làm việc, mức lương mong muốn, các chế độ khác,… chúng ta nên ghi như sau - Nguyện vọng môi trường làm việc: Năng động, thân thiện, hòa đồng - Mức lương mong muốn: Thỏa thuận - Các chế độ khác: Theo quy định của công ty II. KỸ NĂNG VIẾT THƢ XIN VIỆC 1. Thƣ xin việc là gì? Trong tiếng Anh có cụm từ cover letter hay motivation letter, thường hay gửi kèm với CV khi nộp một hồ sơ ứng cử. Có thể dịch văn bản này là thư xin việc/thư bày tỏ nguyện vọng trong tiếng Việt. Nếu CV giúp người đọc biết được những cột mốc bạn đã từng trải qua thì cover letter giúp họ hiểu rõ hơn về các kĩ năng, kinh nghiệm cũng như nguyện vọng làm việc của bạn. Tóm lại thì đây là thứ giúp bạn chứng tỏ với nhà tuyển dụng rằng mình phù hợp với vị trí đang ứng cử như thế nào. Thế nên, rất nhiều nhà tuyển dụng quan tâm đến thư nguyện vọng hơn là CV. Một lá thư nguyện vọng đạt tiêu chuẩn phải nhắc lại và làm rõ điểm mạnh của mình đối với những nội dung bạn đã đề cập trong CV. Khi đó, bạn sẽ không chỉ liệt kê thời gian kinh nghiệm, vị trí đã đảm nhiệm, phòng ban đã công tác, mà còn những thành tựu mà bạn đã từng đạt được. 2. Đề cập lý do ứng tuyển Có hai cách bắt đầu một lá thư xin việc nhiều người sử dụng nhất, đó là nói về thông tin tuyển dụng hoặc viết về bản thân mình. Cách đi thẳng vào thông tin tuyển dụng: - "Sau khi đọc được thông báo tuyển dụng của quý công ty tại trang web/báo… cho vị trí…, tôi viết thư này để gửi đến ông/bà hồ sơ ứng cử của mình". Cách nói về chính mình: - "Tốt nghiệp ngành... tại trường…, tôi có mong muốn tìm được một công việc trong lĩnh vực… và đây là lí do tôi gửi đến ông/bà lá thư xin việc này" ©Minh Khải Hoàng Trang 4 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) 3. Bắt đầu và kết thúc thƣ xin việc Nếu biết họ tên và chức danh người sẽ đọc hồ sơ ứng tuyển thì bạn hãy viết hẳn tên người đó ra. Điều này thể hiện rằng bạn rất lưu ý đến những chi tiết nhỏ nhặt trong tin tuyển dụng. - "Kính gửi ông Nguyễn Văn A," Còn trong trường hợp bạn không biết đích xác ai là người đọc thư tuyển dụng thì có thể viết: - "Kính gửi bộ phận nhân sự, công ty…" Lưu ý là ở cuối thư bạn cũng phải đề câu kính ngữ: - "Trân trọng cám ơn" - "Xin chân thành cám ơn" 4. Thể hiện sự chủ động bằng cách nào? Để khẳng định tinh thần sẵn sàng và nguyện vọng làm việc của bản thân, bạn nên sử dụng những mẫu câu chủ động, cụ thể như: - "Tôi rất trông đợi phản hồi của quý công ty" - "Tôi rất sẵn lòng cung cấp thêm các thông tin cần thiết trong buổi phỏng vấn" - "Tôi rất mong được trình bày chi tiết hơn về các kĩ năng và kinh nghiệm của mình trong buổi phỏng vấn với quý công ty" 5. Viết gì khi có một số điểm chƣa đáp ứng yêu cầu tuyển dụng? Không phải khi nào bạn cũng có thể đáp ứng tất cả những yêu cầu tuyển dụng. Trong trường hợp chỉ thiếu 1, 2 kĩ năng yêu cầu, bạn vẫn hoàn toàn có thể ứng tuyển, với điều kiện thành thật chia sẻ về điểm cộng/điểm trừ của mình. Việc che giấu, lấp liếm sẽ khiến bạn gặp không ít rắc rối sau này, cho nên tốt nhất vẫn là nói thắng nói thật.Dưới đây là một số cách "phản biện" nếu khả năng tiếng Anh của bạn không đạt số điểm yêu cầu: - "Tuy điểm IELTS của tôi không đáp ứng được yêu cầu của quý công ty, nhưng tôi vẫn mong có được cơ hội phỏng vấn trực tiếp để có thể thể hiện khả năng ngoại ngữ nói của mình." - "Tuy không đạt đúng số điểm IELTS mà quý công ty yêu cầu, nhưng, cùng với ©Minh Khải Hoàng Trang 5 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) kinh nghiệm làm việc trong môi trường tiếng Anh suốt … năm qua, tôi vẫn rất tự tin vào khả năng tiếng của mình." Tất nhiên những câu trên đây chỉ mang tính tham khảo. Để một lá thư xin việc thực sự thu hút, cách tốt nhất vẫn là "thổi" vào đó thật nhiều tính cá nhân. B. NHỮNG ĐIỂM NHẤN TRONG HỒ SƠ XIN VIỆC I. Tạo sự khác biệt với những thành tích Trong Hồ sơ xin việc của bạn, Kinh nghiệm làm việc sẽ là phần bạn phải trình bày nhiều nội dung nhất. Do vậy, đây cũng là nơi bạn có nhiều “đất” nhất để thuyết phục nhà tuyển dụng (NTD) bằng phong cách viết của bạn, những từ ngữ bạn dùng và cách bạn tiếp thị bản thân mình. Thường thì trong phần Kinh nghiệm làm việc, bạn nên liệt kê những công việc có liên quan hoặc gần tương tự với vị trí đang ứng tuyển trước, sau đó đến các công việc đã trải qua. Với mỗi công việc, bạn nên liệt kê những thông tin sau: thời gian được tuyển dụng, chức vụ, tên của NTD, trách nhiệm và các thành tích bạn đạt được. Tuy nhiên, chỉ mô tả về công việc thì chưa đủ. Nếu có nhiều người ứng tuyển có kinh nghiệm giống nhau thì NTD sẽ thấy phát ngán và thậm chí chẳng buồn đọc Hồ sơ của bạn. Điều khiến cho bạn trở nên khác biệt, đồng thời gia tăng cơ hội trúng tuyển chính là các thành tích, hãy chuyển các trách nhiệm thành các thành quả cụ thể. Ví dụ: Bạn thường viết hồ sơ điển hình như sau: …Tổng giám đốc phụ trách sản xuất và marketing - Chịu trách nhiệm chung về sản phẩm, sản xuất và khuyến mãi của hệ thống các cửa hàng trên cả nước - Chịu trách nhiệm về nguồn cung cấp của sản phẩm - Quản lý tài chính đối với ngân sách bán hàng - Quản lý đội ngũ thu mua và sản xuất gồm 30 người - Quản lý và chịu trách nhiệm về các nhu cầu quảng cáo và tiếp thị của các cửa ©Minh Khải Hoàng Trang 6 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) hàng - Liên hệ với cơ quan chức năng của Nhà nước Những thông tin mô tả trên có thể được làm nổi bật hơn bằng cách bạn trực tiếp đưa ra thành tích của từng trách nhiệm. Bạn cũng đừng quên, mục đích của Hồ sơ là giúp trả lời chứ không phải khiến các nhà tuyển dụng đặt ra câu hỏi „bạn đã làm được gì ở vị trí đó‟. Vậy hãy bổ sung thêm phần thành tích đạt được cho những mô tả trách nhiệm phía trên như ví dụ sau: Thành tích chính đạt được - Tái cơ cầu lại bộ phận thu mua, thiết lập hệ thống quản lý chất lượng giúp năng suất được nâng cao 20% và giảm chi phí 10% - Thay đổi dây chuyền cung cấp, lợi nhuận cận biên tăng 4% - Tham gia xây dựng các cửa hàng mới và tân trang lại cửa hàng cũ Bạn cũng có thể dựa vào những tiêu chí sau đây để ghi ra thành tích của bản thân: - Kết quả những công việc bạn hoàn thành; - Những thành quả của dự án mà bạn đã góp phần vào đó; - Những thông tin có thể đo đếm được (lợi nhuận, kim ngạch, lượng tiền tiết kiệm, năng suất); - Một sự kiện nào đó bạn có thể chứng minh nó đã xảy ra hoặc có thể xác nhận được; - Những sự thay đổi được tạo ra; Và tham khảo thêm những ví dụ sau về thành tích: - Giành được giải thưởng “Nhân viên xuất sắc của năm 2007” trong phục vụ khách hàng - Tăng doanh số nhóm trong năm 2006 lên 15% - Là thành viên trong Ban tổ chức Hội nghị các nhà cung cấp – Hội nghị đã rất thành công tháng 6/2005 Chỉ với vài dòng đơn giản, bạn đã tiếp cận gần hơn nữa tới nhà tuyển dụng. Và giờ đây, bạn đã có thể trau chuốt lại hồ sơ của mình bằng cách nhấn mạnh các thành tích bạn đã đạt được. Tuy nhiên, một khía cạnh khác cũng không kém phần quan trọng ©Minh Khải Hoàng Trang 7 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) trong hồ sơ xin việc đó chính là việc sử dụng ngôn từ. Hãy đọc phầ n tiếp theo “Sức mạnh của ngôn từ” để có thể tận dụng hết sức mạnh của ngôn từ trong hồ sơ của bạn!. ©Minh Khải Hoàng Trang 8 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) II. Sức mạnh của ngôn từ Phầ n này chúng ta sẽ cùng khám phá sức mạnh của ngôn từ trong một hồ sơ xin việc. Những từ ngữ bạn lựa chọn và trình bày trong hồ sơ sẽ tạo một ấn tượng rất lớn đối với nhà tuyển dụng (NTD). Hầu hết các NTD sẽ đánh giá trực tiếp về cách giao tiếp của bạn qua bộ hồ sơ này, vì thế việc chọn đúng từ ngữ diễn đạt là vô cùng quan trọng. Những từ ngữ tiếp thị tốt bản thân Khi mô tả về những gì mình đã thực hiện, bạn hãy sử dụng những từ ngữ tiếp thị tốt về bản thân mình, hãy chọn và viết những từ ngữ mang tính tích cực vì những từ đó thể hiện thái độ của bạn trong công việc, ví dụ như hoàn thành, thúc đẩy, sáng tạo, phát triển, khuyếch trương, chỉ đạo, chuyển đổi… hoặc những từ có sức tác động lớn hơn như quyết đoán, kiên định, linh hoạt, có trách nhiệm, sáng tạo…. Đồng thời, bạn cần tránh các từ tạo ra cảm giác tiêu cực như không thành công, chưa hoàn tất, mâu thuẫn, chậm tiến trình, dựa vào, ngưng tạm thời… Những từ ngữ thể hiện năng lực Hãy trình bày thật ngắn gọn và súc tích về kiến thức, kỹ năng, thái độ và khả năng của bạn bằng những cụm từ thể hiện năng lực. Bạn nên sử dụng những cụm từ liên quan đến kỹ năng cần có của công việc bạn đang chuẩn bị ứng tuyển. Chúng sẽ giúp bạn thể hiện trước NTD rằng bạn đã nhận biết được những yếu tố cần thiết của công việc này sau một quá trình nghiên cứu kỹ về thông tin đăng tuyển. Một số ví dụ về những cụm từ nên dùng như có chí cầu tiến, kiến thức sâu rộng về ngành hàng tiêu dùng nhanh, các kỹ năng tổ chức tốt, kỹ năng giao tiếp xuất sắc, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao. Việc sử dụng những cụm từ như trên sẽ giúp nhà tuyển dụng nhận rõ “sự phù hợp” giữa bạn và vị trí họ cần tuyển. Điều này đôi khi có tác dụng lớn hơn cả việc liệt kê những kinh nghiệm làm việc của bạn trong quá khứ. Những từ ngữ chuyên ngành Mỗi công việc đều có những ngôn ngữ chuyên ngành. Và thường thì rất khó để biết khi nào và ở phần nào nên dùng những từ ngữ đó. Vì vậy, để an toàn nhất bạn nên sử dụng từ hoặc cụm từ đã có trong phần thông báo tuyển dụng hay mô tả công việc ©Minh Khải Hoàng Trang 9 Hành trang lập nghiệp (Cẩm nang cho sinh viên mới tốt nghiệp) của NTD. Nếu NTD dùng những từ hoặc cụm từ đơn giản để diễn tả một khía cạnh kỹ thuật của công việc, thì bạn cũng nên sử dụng lại những cụm từ này. Ví dụ, nếu thông báo tuyển dụng viết “yêu cầu có kiến thức về thống kê cao cấp” thì bạn có thể viết “Tôi có kiến thức về thống kê cao cấp, bao gồm khả năng sử dụng các phép đa hồi quy, phân tích số lượng và các kỹ năng về mô hình cân bằng theo mẫu”. Phần đầu, bạn sử dụng cùng những từ ngữ như mẫu đăng tuyển và đến phần thứ hai bạn liệt kê chi tiết hơn. Tuy nhiên, bạn cũng lưu ý đừng chỉ dùng một phần thứ hai vì có nhiều khả năng người đọc hồ sơ của bạn ở những vòng đầu sẽ không đủ kiến thức chuyên ngành để hiểu “khả năng sử dụng các phép đa hồi quy, phân tích số lượng và các kỹ năng về mô hình cân bằng theo mẫu” là các “kỹ năng thống kê cao cấp” và hồ sơ của bạn sẽ có nguy cơ bị loại. Giờ đây, sau khi thực hiện các bước trên, hồ sơ của bạn đã trở nên rất thuyết phục cả về nội dung và ngôn từ. Nhưng bạn vẫn tự hỏi hồ sơ của mình đã có thể gởi đến NTD được hay chưa? Còn một công cụ nào khác để hoàn thiện hồ sơ này hơn nữa và biến hồ sơ thành một công cụ tiếp thị đắc lực cho bản thân hay không? Câu trả lời của chúng tôi là “có”. Và chúng ta sẽ cùng đi sâu hơn về chủ đề này trong phầ n tiế p theo “Công cụ tiếp thị bản thân”. III. Công cụ tiếp thị bản thân Phầ n này chúng ta sẽ đi đến những điểm nhấn cần lưu ý để có thể biến Hồ sơ của bạn trở thành một công cụ tiếp thị bản thân hiệu quả. Với hàng trăm hồ sơ nhận được từ phía ứng viên, Nhà tuyển dụng (NTD) sẽ không có nhiều thời gian để đọc kỹ từng hồ sơ một và họ sẽ „lướt‟ qua hồ sơ của bạn. Nhiệm vụ của bạn là phải tạo những điểm nhấn trong hồ sơ, tối đa hóa những cơ hội dù là nhỏ nhất để tự quảng bá “thương hiệu” của bản thân mình. Thể hiện mục tiêu trong sự nghiệp Một xu hướng gần đây của Hồ sơ là thêm các mục tiêu sự nghiệp vào ngay phần đầu của Hồ sơ. Đây là phần súc tích mô tả điều bạn muốn có từ công việc tương lai. Câu nói này cho phép NTD có thể nhanh chóng thấy được sự phù hợp của bạn với ©Minh Khải Hoàng Trang 10