Nội dung

BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ NGHỆ II KHOA DL-NH-KS ---------- GIÁO TRÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG KINH DOANH Giảng viên: PHAN LÊ HỒNG VÂN TP.HỒ CHÍ MINH, 2019 LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình môn học ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG KINH DOANH là môn học chuyên ngành cho ngành Quản trị nhà hàng. Trong giáo trình gồm có 4 chương: Chương 1: Giới thiệu chung về Microsoft Excel Chương 2: Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel Chương 3: Các hàm trong MS Excel Chương 4: Biểu đồ, lưu trữ và in ấn Trong quá trình giảng dạy và học tập giáo trình môn ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG KINH DOANH có gì chưa rõ hoặc cần thêm hoặc bớt nội dung, mong quý Thầy Cô và các Em sinh viên góp ý để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Tp.Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 02 năm 2019 Biên soạn giáo trình ThS. PHAN LÊ HỒNG VÂN MỤC LỤC Chương 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL ................................... 1 1.1. Giới thiệu Microsoft Excel ................................................................................ 1 1.2. Các thành phần trong cửa sổ Excel .................................................................... 1 1.3. Các kiểu dữ liệu và cách nhập ........................................................................... 2 Chương 2. CÁC VẤN ĐỀ XỬ LÝ CĂN BẢN TRONG EXCEL ................................. 6 2.1. Quản lý worksheet ............................................................................................. 6 2.1.1. Các thao tác trên worksheet ........................................................................ 6 2.1.2. Thiết lập tùy chọn trong Page Setup ........................................................... 7 2.2. Thao tác trên Cell ............................................................................................ 11 2.2.1. Các thao tác trên cell................................................................................. 11 2.2.2. Sao chép dữ liệu của một cell hay nhiều cell ............................................. 12 2.2.3. Merge /Split Cells ..................................................................................... 14 2.2.4. Ẩn/hiện dòng và cột .................................................................................. 14 2.3. Định dạng và các chế độ xem bảng tính ........................................................... 14 2.3.1. Định dạng chung ..................................................................................... 14 2.3.2. Định dạng Cell/Worksheet ........................................................................ 14 2.3.3. Định dạng dữ liệu có điều kiện ................................................................. 18 2.3.4. Thao tác trên nhiều cửa sổ Workbook ....................................................... 19 2.3.5. Các chế độ xem workbooks ...................................................................... 20 CHƯƠNG 3. CÁC HÀM TRONG MS EXCEL ......................................................... 21 3.1. Các khái niệm và dạng tổng quát của hàm ....................................................... 21 3.2. Thao tác với công thức và hàm ........................................................................ 21 3.2.1.Các loại địa chỉ và thông báo lỗi thường gặp ............................................. 21 3.2.2. Tạo công thức ........................................................................................... 23 3.2.3. Sao chép công thức ................................................................................... 24 3.2.4. Các hàm cơ bản thường dùng.................................................................... 24 CHƯƠNG 4. BIỂU ĐỒ, LƯU TRỮ VÀ IN ẤN.......................................................... 27 4.1. Biểu diễn dữ liệu ............................................................................................. 27 4.2.Lưu trữ dữ liệu ................................................................................................ 29 4.2.1. Lưu trữ với định dạng excel (.xlsx) ........................................................... 29 4.2.2. Lưu workbook với định dạng tùy ý ........................................................... 30 4.2.3. Lưu workbook trên OneDrive ................................................................... 31 4.2. 4. Chia sẻ workbook qua e.mail ................................................................... 31 4.3. In Worksheet hay Workbook ........................................................................... 31 Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT EXCEL 1.1. Giới thiệu Microsoft Excel Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của Microsoft. Excel giúp người dùng dễ dàng: - Tính toán, phân tích số liệu - Lập thống kê, báo cáo - Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác - Lập đồ thị thống kê và sơ đồ - Tạo macro để tự động hóa các công việc thường nhật - Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau… Các từ khóa cần làm quen và ý nghĩa của chúng: - Workbook: là một file dữ liệu có nhiều bảng tính(worksheet) - Worksheet(còn gọi là sheet): là một bảng tính, số dòng hiện tại của một worksheet là 1,048,576 và số cột là16,384. - Chart sheet: là sheet chứa đồ thị. - Ribbon: Nhóm các lệnh trên menu truyền thống thành các cụm lệnh để dễ dàng truy cập trên màn hình. Có các nhóm Ribbon chính: HOME, INSERT, PAGE LAYOUT, FORMULAS, DATA, REVIEW, VIEW. 1.2. Các thành phần trong cửa sổ Excel Trang 1 1.3. Các kiểu dữ liệu và cách nhập Các kiểu dữ liệu Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái, kiểu số và kiểu ngày sẽ gióng hàng phải. - Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key down đến cell cần nhập  nhập dữ liệu  enter. - Nhập các ký tự đặc biệt: Insert  Symbol  chọn bảng mã  chọn ký hiệuInsert - Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ô dữ liệu cùng với các toán tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau) Các lưu ý: - Nếu nhập số mà không cần tính toán, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập: vào Home Number Text  OK. - Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel Regional and Language Options trước khi nhập. - Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM. Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM. - Để nhập cùng một nội dung cho nhiều ô  chọn các ô nhập liệu tại ô đầu tiênnhấn . a. Hủy bỏ thao tác nhập liệu - Nhấn Ctrl-Z: hủy dữ liệu vừa nhập - Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy b. Hiệu chỉnh nội dung ô - Hiệu chỉnh: Chọn ô cần hiệu chỉnh  nhấn F2nhập nội Trang 2 dung mới. - Xóa nội dung: chọn các ô cần xóa nội dung  nhấn Delete. Cách này chỉ xóa dữ liệu, định dạng của ô vẫn còn - Để xóa định dạng: chọn các ô cần xóa nội dung  Home Clear chọn tùy chọn:  Clear All: xóa tất cả nội dung và định dạng  Clear Formats: chỉ xóa định dạng  Clear Contents: chỉ xóa nội dung  Clear Comments: xóa chú thích của ô  Clear Hyperlinks: xóa liên kết dữ liệu c. Công cụ nhập liệu tự động - Dùng AutoFill: AutoFill cho phép nhập liệu tự động theo mẫu có sẵn. Các dạng AutoFill trong Excel gồm:  Tự động lặp lại giá trị đã được nhập trước đó. Chức năng này đôi khi cũng gây phiền toái cho người dùng trong trường hợp không muốn lặp lại tự động. Để bật hoặc tắt chức năng này, ta thực hiện: File tab  Options  Advancedchọn (bật) hoặc bỏ chọn(tắt) tại checkbox Enable AutoComplete for cell values.  Bật tắt Fill handle: fill handle là chức năng tự động cài đặt trong Excel cho phép người dùng sao chép công thức , dữ liệu cho các dòng, cột một cách tự động. Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể tắt chức năng này bằng cách vào File tabOptionsAdvancedEnable fill handle and cell drag-and-drop.  Điền dữ liệu cho dòng/cột liền kề: chức năng này cho phép người dùng sao chép dữ liệu sang cột hoặc dòng kế của dữ liệu đang có một cách nhanh chóng. Thực hiện: chọn cột/dòng (trống) liền kề của dữ liệu, chọn biểu tượng tương ứng trên tab Home EditingFill  chọn vị trí để điền dữ liệu: Down/Right/Up/Left.  Trường hợp muốn tạo một dãy dữ liệu tự động, chúng ta dùng Series. Thực hiện: Trang 3  Chọn ô tiên trong dãy nhập trị đầu GIÁ TRỊ NHẬP VÀO đầu GIÁ TRỊ MỞ RỘNG 1, 2, 3 4, 5, 6,... 9:00 10:00, 11:00, 12:00,... Mon Tue, Wed, Thu,... Monday Tuesday, Wednesday, Thursday,... giá tiên của dãy  Home EditingFillSeriesmàn hình xuất hiện Trang 4 Jan Feb, Mar, Apr,... Jan, Apr Jul, Oct, Jan,... Jan-07, Apr-07 Jul-07, Oct-07, Jan-08,... 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct,... 2007, 2008 2009, 2010, 2011,... 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,... text1, textA text2, textA, text3, textA,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,... Product 1 Product 2, Product 3,...  Linear : tạo một dãy được tính toán bằng cách cộng thêm giá trị vào cho mỗi ô tính kế tiếp trong Step value.  Growth: tạo một dãy tính toán bằng cách nhân giá trị cho mỗi ô tính kế tiếp với giá trị trong Step value.  Date: tạo một dãy ngày tăng dần theo giá trị xác định trong Step Value và đơn vị trong Date unit.  AutoFill: tạo một dãy dữ liệu giống nhau bằng cách di chuyển ký hiệu Fill handle trên bảng tính. o Điền tự động chuỗi số, ngày, tháng năm và các chuỗi ký tự định dạng khác: chức năng này cho phép người dùng nhập một dãy giá trị theo thứ tự tăng dần của dãy giá trị biết trước. Bảng sau cho gợi ý của các giá trị nhập vào tương ứng với giá trị mở rộng. Trang 5 Chương 2 CÁC VẤN ĐỀ XỬ LÝ CĂN BẢN TRONG EXCEL 2.1. Quản lý worksheet 2.1.1. Các thao tác trên worksheet a. Thêm một worksheet - Click Insert Worksheet ở button bên phải của worksheet hiện hành - Hoặc R_Click trên tên sheet, chọn Insert  xuất hiện hộp thoại Insert  chọn Worksheet. b. Xóa worksheet - R_Click trên tab worksheet cần xóa  Delete c. Đổi tên worksheet - R_Click trên worksheet cần đổi tênchọn Rename gõ tên mới  enter - Hoặc double_click trên worksheetgõ tên mớienter. d. Sao chép worksheet - Chọn worksheet cần thao tác chọn Move or Copy, màn hình xuất hiện. Thực hiện trình tự các thao tác từ 1 đến 3 như hình và nhấn OK. - Nếu muốn di chuyển worksheet thực hiện thao tác 1 và 2 rồi nhấn OK. 1. Chọn tên tập tin chứa worksheet sau khi copy. Mặc định là tên workbook hiện 2. Chọn vị trí đặt worksheet 3. Chọn Create a copy nếu muốn tạo ra bảng copy trên cùng một cùng một tập tin Trang 6