Nội dung

CHƯƠNG 5. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI DỰ ÁN CNTT & TMDDT TRONG DN 5.1. Quy trình xây dựng các phần mềm ứng dụng trong DN Để triển khai dự án thương mại điện tử, doanh nghiệp có rất nhiều cách thức lựa chọn phần mềm. Một doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm ứng dụng cho riêng doanh nghiệp hoặc có thể mua sắm hoặc sử dụng các phần mềm mã nguồn mở. Nếu doanh nghiệp chọn hình thức tự xây dựng các phần mềm mã nguồn mở thì doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong số các phương pháp sau: 5.1.1. Phương pháp SDLC (System Development life Cycle) Phương pháp SDLC còn có tên là phương pháp thác nước (Waterfall) triển khai dự án hệ thống thông tin theo từng bước. Lập kế hoạch • Lập kế hoạch • Mô tả hệ thống Phát triển hệ thống Vận hành hệ thống • Thiết kế hệ thống • Cài đặt hệ thống • Xây dựng hệ thống • Vận hành hệ thống • Kiểm định hệ thống • Bảo trì hệ thống Nguồn: Trang 376, Information Technology, Sixth Edition, Pearson International Edition a. Các bước triển khai Để thực hiện phương pháp này doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt 9 bước bởi từng bước có mối liên hệ mật thiết với nhau, bước trước làm tiền đề cho bước sau. Các bước triển khai dự án hệ thống thông tin theo phương pháp SDLC Nguồn: Trang 376, Managing Information Technology, Sixth Edition, Pearson International Edition b. Đánh giá phương pháp SDLC • Ưu điểm: - Quy trình triển khai có cấu trúc hết sức chặt chẽ từ mô tả yêu cầu đối với hệ thống, thiết kế, phát triển, kiểm định hệ thống và cuối cùng là vận hành hệ thống. Hệ thống các bước triển khai rất rõ ràng, cụ thể với việc phân công nhiệm vụ rất rõ ràng cho các chuyên gia công nghệ thông tin và người sử dụng; đề ra cụ thể các mốc hoàn thành các nhiệm vụ, các nguyên tắc cần tuân thủ, các yêu cầu chi tiết về kết quả sẽ đạt được. Do đó, đội dự án có thể xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh đúng thời gian với chi phí không vượt quá ngân sách được cấp. - Người sử dụng tham gia tích cực vào quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống do đó họ sẽ chủ động và dễ dàng sử dụng hệ thống mới; • Nhược điểm - Thời gian để triển khai dự án rất dài và chi phí cho dự án lớn. Do vậy có thể xảy ra tình trạng các yêu cầu đưa ra đối với hệ thống ở bước mô tả, thiết kế hệ thống không còn phù hợp với môi trường của doanh nghiệp vốn luôn thay đổi rất nhanh chóng, trong khi các bước phát triển hệ thống luôn phải thực hiện đúng các yêu cầu đã được đặt ra ở bước trước. Nếu muốn điều chỉnh các yêu cầu thì phải quay lại các bước ban đầu để sửa đổi nên rất mất thời gian đồng nghĩa với tốn kém thêm nhiều chi phí và tiến độ dự án sẽ bị chậm lại. - Tính phụ thuộc giữa các bước thực hiện dự án rất cao nên nếu ở bước trước có sự thiếu chính xác thì sẽ dẫn đến sai sót ở các bước sau và để sửa đổi thì phải làm lại từ đầu. Ngoài ra, do áp lực phải thực hiện đúng tiến độ đã đặt ra ở bước trước nên có thể dẫn đến tình trạng đẩy nhanh tốc độ bằng cách làm cẩu thả; hậu quả là chất lượng của hệ thống sẽ không được đảm bảo. 5.1.2. Phương pháp thử nghiệm (Prototyping Methodology) Phương pháp xây dựng hệ thống thử nghiệm là quá trình xây dựng một hệ thống thử nghiệm một cách nhanh chóng nhằm mô tả và đánh giá hệ thống để những người sử dụng có thể nhanh chóng xác định các yêu cầu cần thêm và chỉnh sửa qua quá trình sử dụng hệ thống thử nghiệm đó. Nếu như phương pháp SDLC rất phù hợp khi cần xây dựng một hệ thống lớn và phức tạp thì phương pháp thử nghiệm này lại là giải pháp khi khó mô tả rõ ràng, cụ thể chức năng của hệ thống hay cần ngay một hệ thống để dùng thử nhằm thích nghi với sự thay đổi của môi trường. a. Các bước triển khai dự án hệ thống thông tin theo phương pháp thử nghiệm Các bước triển khai Nguồn: Trang 388, Managing Information Technology, Sixth Edition, Pearson International Edition b. Đánh giá phương pháp thử nghiệm • Ưu điểm - Người sử dụng chủ động tham gia trong quá trình thiết kế và phát triển hệ thống - Thời gian phát triển hệ thống ngắn do mức độ về các yêu cầu và giải pháp phát triển hệ thống thấp. - Khắc phục được các vấn đề nảy sinh đối với phương pháp SDLC. Phương pháp này khuyến khích được sự tham gia tích cực của người sử dụng vào quá trình phát triển hệ thống; nhờ vậy mà loại bỏ được những sai 106 sót thiết kế và lãng phí thường xảy ra khi các yêu cầu chưa được xác định một cách chính xác ngay tại thời điểm ban đầu. • Nhược điểm - Người sử dụng có thể trở nên gắn bó với hệ thống thử nghiệm và không có mong muốn sử dụng hệ thống hoàn tất vì vậy có thể gây ra những bất cập trong quá trình vận hành hệ thống mới - Đòi hỏi các chuyên gia công nghệ thông tin cần phải có các kỹ năng đặc biệt. Nếu chuyên gia không có kinh nghiệm làm việc với người sử dụng thì rất khó phát triển hệ thống. - Khả năng hoàn thành thấp, phụ thuộc nhiều vào người sử dụng. - Khó áp dụng cho các hệ thống cần tính toán nhiều và có nhiều thủ tục phức tạp. - Khó xác định cách thức xây dựng một hệ thống lớn hoặc các phần của hệ thống. Khó kiểm soát trong quá trình phát triển. 5.1.3. Phương pháp phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development) Đây là phương pháp kết hợp giữa phương pháp SDLC và phương pháp thử nghiệm. Mục đích của phương phát này là xây dựng được hệ thống thông tin chỉ trong vòng không đến một năm. Phương pháp phát triển ứng dụng nhanh thường có đặc điểm giống phương pháp thử nghiệm nhiều hơn, đó là tạo ra một hệ thống riêng biệt, do đó sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hệ thống không cần được xem xét. a. Các bước triển khai hệ thống thông tin theo phương pháp phát triển ứng dụng nhanh 107 Phụ lục Hợp đồng số 2009-08-25/ITB Các bước triển khai theo phương pháp phát triển ứng dụng nhanh Nguồn: Trang 391, Managing Information Technology, Sixth Edition, Pearson International Edition b. Đánh giá phương pháp phát triển ứng dụng nhanh • Ưu điểm - Phương pháp này phù hợp với các tổ chức chịu tác động của môi trường thay đổi nhanh và liên tục. Phương pháp này đòi hỏi chi phí thấp nhất do để xây dựng dự án chỉ cần đội dự án nhỏ gọn và thời gian triển khai dự án ngắn. Ngoài ra việc tăng cường sử dụng các phần mềm hỗ trợ cũng giúp tăng tốc độ triển khai dự án một cách đáng kể. - Phương pháp này rất linh hoạt, cho phép thực hiện những thay đổi đối với thiết kết dự án một cách nhanh chóng theo yêu cầu của người dùng. • Nhược điểm - Chất lượng của hệ thống không đảm bảo do thời gian triển khai rất ngắn - Phụ thuộc nhiều vào người sử dụng nên nếu người sử dụng không tham gia tích cực vào quá trình triển khi thì dự án khó hoàn thành. 108 Phụ lục Hợp đồng số 2009-08-25/ITB 5.2. Quy trình mua sắm các phần mềm ứng dụng trong DN Đây là việc doanh nghiệp thực hiện việc thiết kế và quản lý hệ thống thông tin dựa vào một tổ chức khác. Doanh nghiệp thực hiện mua hệ thống bên ngoài khi: - Doanh nghiệp bị giới hạn về cơ hội để khác biệt hóa các hoạt động dịch vụ của nó nhờ hệ thống thông tin - Việc ngưng trệ dịch vụ hệ thống thông tin không ảnh hưởng nhiều đến các hoạt động của doanh nghiệp. - Việc sử dụng nguồn lực bên ngoài không tước mất các bí quyết kỹ thuật quan trọng cần cho phát triển hệ thống thông tin trong tương lai của doanh nghiệp. - Khả năng của hệ thống thông tin hiện có của doanh nghiệp bị hạn chế, không có hiệu quả và yếu kém về mặt kỹ thuật. Các bước doanh nghiệp cần triển khai Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để thuê mua hệ thống thông tin thường gồm 3 bước: Lập kế hoạch, Phát triển hệ thống và lắp đặt hệ thống. Lập kế hoạch • • • • • • • Lập kế hoạch Mô tả hệ thống Lập danh sách các sản phẩm phù hợp Xây dựng các tiêu chí lựa chọn Xây dựng bản mời thầu Đánh giá hồ sơ Đàm phán và ký kết hợp đồng Vận hành hệ thống • Cài đặt hệ thống • Vận hành hệ thống • Bảo trì hệ thống Phát triển hệ thống • • • • Thiết kế hệ thống Xây dựng hệ thống Kiểm định hệ thống Xây dựng TLHD 109 Phụ lục Hợp đồng số 2009-08-25/ITB Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp mua hệ thống • Ưu điểm: - Phương pháp mua hệ thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian so với phương pháp doanh nghiệp tự phát triển hệ thống, mặc dù thời gian để có thể đưa một hệ thống vào vận hành cũng kéo dài từ vài tháng đến vài năm tùy vào quy mô của hệ thống. - Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp này khi nguồn kinh phí dành cho hệ thống bị hạn chế. - Doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực, các chuyên gia hệ thống của doanh nghiệp sẽ có thể dành thời gian nghiên cứu và phát triển các ứng dụng quan trọng cho riêng doanh nghiệp nhằm tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Chất lượng hệ thống tốt hơn do hệ thống này được phát triển bởi doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực thiết kế hệ thống. Ngoài ra, hệ thống của doanh nghiệp sẽ liên tục được nâng cấp theo những thay đổi về công nghệ diễn ra hết sức nhanh chóng. • Nhược điểm Do không tự thiết kế ra hệ thống nên trong quá trình vận hành doanh nghiệp dễ rơi vào trạng thái bị động do không hiểu hết về hệ thống. Để tránh trường hợp này thì cần thực hiện tập huấn kỹ càng cho các chuyên gia hệ thống của doanh nghiệp và nhân viên, do đó sẽ làm tăng chi phí lắp đặt hệ thống. Bên cạnh đó, do không hiểu hết về hệ thống nên trong quá trình vận hành doanh nghiệp có thể không sử dụng hết những tính năng của hệ thống. Phương pháp này cũng tồn tại các nhược điểm đó là doanh nghiệp mất đi sự tự chủ, mất khả năng kiểm soát; bất ổn về an toàn thông tin, thông tin của doanh nghiệp rất dễ bị rò rỉ ra ngoài; doanh nghiệp phải phụ thuộc vào công ty cung cấp dịch vụ bên ngoài trong quá trình vận hành và bảo trì hệ thống. Nguy cơ sẽ xảy ra khi nhà cung cấp bị phá sản hoặc nhà cung cấp không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp. 110 Phụ lục Hợp đồng số 2009-08-25/ITB 5.3. Triển khai các dự án ERP, SCM và CRM trong DN 5.3.1. Qui trình triển khai dự án ERP a. Quản trị dự án ERP Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hay hệ thống thông tin quản trị về cơ bản sẽ thay đổi toàn bộ hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và tác động đến hai khối nguồn lực của doanh nghiệp: công nghệ và con người. Khi triển khai ERP mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có khả năng bị tác động, tuy nhiên, trong một số trường hợp, người triển khai không lường trước mức độ tác động đến từng cá nhân trong tổ chức và điều này có thể dẫn đến những khó khăn cho việc triển khai ERP do sự thiếu hiểu biết và hợp tác của những cá nhân này. Trung bình một dự án ERP liên quan đến hàng nghìn đầu việc, dù triển khai một module hay nhiều module, sự thống nhất giữa các module đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và thống nhất để đảm bảo sự thành công của dự án. Các hoạt động triển khai hệ thống ERP Thay đổi Quản lý Triển khai Vận hành Dịch vụ hạ - Đào Quản lý dự Quản lý sự Quản lý sự - Trung thay đổi thay đổi án - Kế hoạch - Tầm nhìn - Gói tâm dữ liệu tầng kinh doanh Oracle, - Kế hoạch - Phân tích JDA, quy trình giao tiếp - Quản gói - Kiểm soát pháp quy mô dự - Tái án và bảo trì - Quản Peoplesoft.. trung lý - Lựa chọn - Xây dựng mạng tiểu dự án cấu dụng - Lắp công đặt/ nghệ kỹ năng và lý bảo trì tâm Dịch vụ kiến thức - Đào tạo kế người sử phần mềm và hỗ trợ hoạch/ thiết dụng cuối: cơ - Xây dựng hệ quy giao diện giao tùy biến và - Phát triển giải hạ tầng cơ - Vận hành - Lập sở tạo và và chuyển tích - Phát triển công nghệ chi tiết và và sứ mệnh hợp (SAP, ứng lịch trình Đào tạo Dịch vụ mạng thống kế/ cài đặt - Quản + Đào tạo lý người lãnh 111 Phụ lục Hợp đồng số 2009-08-25/ITB - Kiểm soát trình tài chính kinh - Tích hợp doanh với dữ liệu Quản lý hệ + Đào tạo - Giám sát - Phân tích quản lý kho thống dự án và chức năng - Kinh - Quản quản lý phần mềm/ doanh điện chất lượng thực tế DN tử đạo chung đa cấp: tự lý đào tạo cấp mạng dưới Internet - Phân tích - Tình báo - Dịch vụ điển hỗ trợ hình kinh doanh ngành KD - Hệ thống khách hàng - Thử mạng: - Khôi nghiệm mô + Thiết kế phục hỏng hình hóc + Triển - Thiết kế khai - Dịch chính sách + Chạy thử ký lặp lại và vụ quy trình - Đánh giá mức độ sẵn sàng - Thiết kế tổ chức tổng thể - Kế hoạch kết nối Từ mô hình trên ta thấy triển khai hệ thống ERP là một quá trình diễn ra liên tục, từ quản lý dự án, quản lý sự thay đổi, triển khai vận hành, dịch vụ hỗ trợ tới đào tạo và chuyển giao công nghệ. Đòi hỏi mọi nhân viên trong 112