Nội dung

GIÁO TRÌNH QUẢN TR| VĂN PHÒNG CHƯƠNG VI Tổ CHÚC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Chương này sẽ giới thiệu những vấn đề chung về văn bản quản lý và công tác tổ chức giải quyết quản lý văn bản trong các cơ quan doanh nghiệp. IẵMỘT SỐ VẤN ĐỂ CHUNG VỂ VĂN BẢN QUẢN LÝ 1. Khái niệm và phân loại văn bản quản lý a. K hái niệm : Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể của hoạt động xã hội mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau, trong đó văn bản quản lý là một dạng của văn bản nói chung. Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Văn bản quản lý nhà nưóc là những thông tin quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục trình tự nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ 140 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bản quan nhà nước với các tổ chức, các cá nhân (các cơ quan Nhà nước có thể là: các cơ quan, đoàn thể các tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị quân đội... do Nhà nước thành lập). Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lực nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức. Như vậy không phải bất cứ loại văn bản tài liệu nào cũng là văn bản quản lý nhà nước. Sự khác biệt của văn bản quản lý so vói các loại văn bản khác thể hiện ở: Hiệu lực pháp lý, quy trình soạn thảo, thể thức văn bản được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyển. ¿ỗ Phán loại: Văn bản quản lý nhà nước được phân loại theo nhiều cách khác nhau: Theo tác giả, theo tên gọi, theo hiệu lực pháp lý, theo nội dung. Dưới đây là một số cách phân loại cơ bản: b l . Phản ¡oại theo hiệu lực pháp lý: Văn bản quy phạm pháp luật: Điều 1 của Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 quy định: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc sử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa". Diễn giải khái niệm văn bản quy phạm pháp luật Nghị định số 101/1997/NĐ-CP của Chính phủ đã chỉ rõ: Văn bản quy phạm pháp luật là vănbản có đầy đủ các yếu tố sau đây: Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 141 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VÀN PHÒNG 1. Do cơ quan nhà nuớc có thẩm quvền ban hanh với hình thức tươns ứng theo luật định (sẽ đề cập cụ thể ờ phần sau). 2. Chứa đựng các quy tắc xừ sự chung được áp dụng nhiều lần, đối vói mọi đối tượne hoặc một nhóm đối tượng, có hiệu lực ưong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương. 3. Được Nhà nước bào đàm thi hành bằne các biện pháp: Tuyên truyền, £Ĩáo dục, thu vết phục, các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡne chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm. Vãn bàn quv phạm pháp luật có vai trò hết sức quan ưọns trona quàn lý nhà nước, là cơ sờ để xây dựns và hoàn thiện hệ thốn 2 văn bản quản lý nhà nước. - Vãn bản cá biệt (văn bản áp dụns luật pháp): Đảy là nhữns văn bản chi chứa đựns các quy tắc xử sự riẻns do các Cữ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Loại văn bản này thườne để giải quyết một vụ việc cụ thể, đối với nhữns đối tượns cụ thể. Ví dụ: quvết định lẽn Iươns. khen thường, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ... - Văn bản hành chính: Là nhữns văn bản để điều hành thực thi các vãn bàn quv phạm pháp luật hoặc để giải quvết các công việc cụ thể hoặc để phàn ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác. £hi chép cóng việc của cơ quan nhà nước. V í dụ: công văn. báo cáo. thòns báo. ứìỏns cáo... - Văn bàn chuyên môn. nshiệp vụ: Gổm các vãn bản mans tính chấr chuyên môn kv thuật riêng của từns cơ quan để thực thi 142 Trưởng Đại học Kình tế Quốc dân Chương VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nhiệm vụ của mình. Ví dụ: bảng thống kê, hoá đơn, biểu giá, hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật... b2. Phán loại theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban liành - Các văn bản quy phạm pháp luật: Hiến pháp năm 1992 và Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 quy định các hình thức và thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật như sau: + Quốc hội ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật sau: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết. + u ỷ ban thường vụ quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết. + Chủ tịch nước ban hành: lệnh, quyết định. + Chính phủ ban hành: nghị quyết, nghị định. + Thủ tướng Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị + Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư. + Hội đổng thẩm phán toà án nhân dân tối cao ban hành: nghị quyết. + Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư. + Hội đồng nhân dân các cấp ban hành: nghị quyết. Trưòng Đại học Kính tế Quốc dân 143 TRÌNH QUẢN TRI VĂN PHÒNG _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _GIÁO _ + u ỷ ban nhân dân các cấp ban hành: quyết định, chỉ thị + Các cơ quan nhà nước phối hợp với các tổ chức chính trị xã hội ban hành Thông tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực hiện một văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. - Văn bản hành chính: Các hình thức văn bản hành chính được ban hành và sử dụng ở các cơ quan nhà nước ta hiện nay bao gồm: + Thông cáo: Hình thức văn bản của cơ quan nhà nước cao nhất dùng để công bố vói nhân dân về một quyết định, một sự kiện quan trọng. + Thông báo: Hình thức văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông tin cho cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động hoặc một vấn đề khác để biết, để thực hiện. + Chương trình: Hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về những hoạt động trong thòi gian nhất định. + Kế hoạch công tác (đề án công tác): Hình thức văn bản nhằm trình bày có hệ thống dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc một công việc trong một thời gian nhất đinh. + Đề án: Hình thức văn bản dùng để trình bày hệ thống ý kiến về một việc cần làm, cần nêu ra để thảo luận, thông qua, xin ý kiếnỗ + Báo cáo: Hình thức văn bản gửi cho cấp trên để tường trình hoặc xin ý kiến về một (một số) vấn đề, vụ việc nhất định để sơ kết, tổng kết công tác đã qua hoặc dự kiến sắp tới của một 144 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân ________ Chutmg VI: Tổ chức giải quyết và quán lý văn bàn________ cơ quan tổ chức hoặc để trình bày một vấn đề, sự việc, một đề tài trước hội nghị hoặc một (nhiều) cơ quan có trách nhiệm. + Tờ trình: Hình thức văn bản đề xuất với cấp trên phê chuẩn một chủ trương, phương án công tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách. + Biên bản: Hình thức văn bản để ghi lại một phần hay đầy đủ diễn biến, kết quả của hội nghị, một cuộc họp hoặc ghi lại những vụ việc xảy ra có xác nhận của đương sự và của người làm chứng liên quan đến vụ việc đó. + Công điện: Hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc của người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp. + Hợp đồng: Hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được thoả thuận giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan với cá nhân về một việc nào đó, trong đó ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên ký kết hợp đồng phải thực hiện và các biện pháp xử lý khi các bên không thực hiện đúng hợp đồng. + Công văn: Hình thức văn bản được sử dụng vào việc giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội với nhau và với công dân để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. + Giấy chứng nhận: Hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ công nhân viên đi liên hệ , giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân. + Giấy đi đường: Hình thức văn bản cấp cho các cá nhân khi được cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian cử đi công tác. Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 145 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VẦN PHÒNG________________ + Giấy nghỉ phép: Hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ nhân viên khi được nghỉ phép xa nơi công tác, dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường. + Giấy mời: Hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó. + Phiếu gửi: Hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi). Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho cơ quan gửi. Đây là bằng chứng cho việc gửi văn bản đi. 2. Chức năng của văn bản quản lý Văn bản quản lý là phương tiện để bảo đảm thông tin cho quản lý. Các hệ thống cơ quan quản lý từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng các văn bản quản lý như là cơ sở pháp lý quan trọng để điều hành mọi hoạt động của mình. Văn bản quản lý có những chức năng sau: a. Chức năng thông tin Mặc dù ngày nay các phương tiện ghi và truyền đạt thông tin được sử dụng phong phú nhưng các văn bản quản lý vẫn chiếm vai trò quan trọng và là phương tiện chủ yếu. Văn bản quản lý giúp các cơ quan thu nhận xử lý và truyền đạt thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý; đồng thời nó giúp cho các cơ quan đánh giá các thông tin thu nhận được từ các nguồn khác. Đây là chức năng tổng quát nhất. b. Chức năng pháp lý Các văn bản quản lý, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật ghi lại các quy phạm pháp luật, các quan hệ về mặt 146 Truòng Đại học Kinh tế Quốc dân Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lỷ văn bản pháp luật tổn tại trong xã hội ở mỗi thời kỳ. Đó là cơ sở pháp lý để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản quản lý là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Chức năng pháp lý được gắn liền với mục đích ban hành của từng loại văn bản. Ngoài ra, việc truyền đạt các quy phạm pháp luật, các chủ trương chính sách trong các cơ quan đều được thực hiện chủ yếu thông qua các văn bản quản lý. c. Chức năng quản lý Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu thập truyền đạt thông tin. Văn bản được hình thành tức là quá trình ra quyết định, truyền đạt lại để tổ chức thực hiện quyết định. Văn bản là công cụ không thể thiếu được trong tổ chức điều hành công việc của các cơ quan, đơn vị. Văn bản là công cụ để xác định lề lối, các nguyên tắc làm việc, xác định mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước và quản lý kinh tế. d. Chức năng văn hoá Văn bản quản lý là sản phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình lao động. Văn bản giúp con người ghi chép, lưu giữ và truyền bá các truyền thống văn hoá qua các thời kỳ, các thế hệ khác nhau. Bên cạnh đó ta có thể tìm thấy ở văn bản quản lý những định chế cơ bản của nếp sống, của nền văn hoá trong từng thời Trưòng Đợi học Kinh tế Quốc dân 147 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, của mổi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương khác nhau. e. Chức năng x ã hội Văn bản quản lý thể hiện cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề xã hội khác nhau trong phạm vi, thời điểm cụ thể. Các văn bản ban hành chuẩn xác sẽ có tác dụng tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các định chế xã hội, phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung. Do vậy, có thể nói văn bản quản lý góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội ở mỗi giai đoạn khác nhau. n. T ổ CHỨC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1. Ý nghĩa của công tác giải quyết, quản lý văn bản Giải quyết và quản lý văn bản là một công việc diễn ra hàng ngày hàng giờ ở các cơ quan, đơn vị. Trong văn phòng, công tác này thường chiếm phần lớn thòi gian hoạt động của văn phòng. Nó là mạch máu thông tin bảo đảm quan hệ giữa các cơ quan vói nhau và giữa các cơ quan vói nhân dân. Có thể nêu một số ý nghĩa của công tác giải quyết quản lý văn bản như sau: - Bảo đảm cung cấp kịp thòi, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước, của các tổ chức, cơ quan, đơn vị. - Giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác có chất luợng, đúng đường lối chính sách, chế độ. 148 Trường Đại học Kình tế Quốc dân Chương VI: Tổ chức giải quyết vả quản lý văn bản - Lưu giữ những hồ sơ, tài liệu có giá trị về mọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. - Lưu giữ lại những tài liệu, chứng cứ phục vụ cho các cơ quan thanh ira, kiểm tra khi cần thiết nhằm chứng minh cho hoạt động của cơ quan đó có hợp pháp hay không. Đây là những bằng chứng chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thật nhất. 2. Nguyên tắc giải quyết, quản lý văn bản - Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả mọi văn bản đi - đến cơ quan bằng các con đường khác nhau đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và làm các thủ tục cần thiết. - Việc gửi văn bản giữa các cấp, ngành trong bộ máy Nhà nước phải theo đúng hệ thống tổ chức. Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới trực tiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp, không được gửi văn bản vượt cấp (trừ trường họp đặc biệt). - Việc tiếp nhộn, gửi văn bản có những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan của nhà nước thì phải thực hiện đúng chế độ giữ gìn bí mật nhà nước được quy định trong Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nưóc côna bố ngày 8/11/1991; Nghị định số 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đổng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành "Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước" và Thông tư số 06 TTBNV ngày 28/8/1992 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng về bảo vệ bí mật Nhà nước. Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 149