Nội dung

5.2.2. Các bớc trong phỏng vấn: Quá trình phỏng vấn thực hiện theo năm bớc: 1. Hoạch định phỏng vấn: - Nghiên cứu hồ sơ cá nhân, xem xét các đơn xin làm việc, các bảng tóm tắt về cá nhân ứng cử viên, các bản nhận xét về mọi lĩnh vực có liên quan đến việc thực hiện công công việc của ứng viên, từ đó tìm ra mặt mạnh, mặt yếu của ứng viên. - Nghiên cứu lại bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn nghề nghiệp để ngời phỏng vấn hiểu đợc những đặc điểm, yêu cầu chính của công việc và mẫu ngời nhân viên lý tởng đối với việc thực hiện công việc. - Tìm đợc điểm phỏng vấn thích hợp. 2. Thiết lập quan hệ với ứng cử viên: Để giúp cho ứng viên bớt căng thẳng và có thể trả lời bình tĩnh, phỏng vấn viên có thể bớc đầu làm quen với ứng viên thông qua những câu hỏi thân mật. Việc thiết lập quan hệ tốt với ứng viên có thể làm cho phỏng vấn viên và ứng viên đều cảm thấy thoải mái dù cho ứng viên có đợc chấp nhận vào đợc làm việc hay không. 3. Đặt câu hỏi: Có nhiều cách đặt câu hỏi theo nhiều nội dung khác nhau. Khi đặt câu hỏi nên chú ý: - Tránh đặt các câu hỏi để trả lời có hoặc không. - Không nên đặt câu hỏi mớm trả lời cho ứng viên. - Không biểu lộ sự hài lòng, mỉm cời, gật đầu, khi ứng viên có câu trả lời đúng. - Không tra hỏi, chất vấn ứng viên. - Không kéo dài phỏng vấn bằng các câu chuyện dong dài về cá nhân mình, cũng nh không nên để ứng viên kể chuyện lạc với nội dung phỏng vấn. - Hỏi từ đầu đến cuối mọi câu hỏi, chăm chú lắng nghe và khuyến khích ứng viên trả lời mạnh dạn. 4. Chấm dứt phỏng vấn: Trớc khi chấm dứt phỏng vấn, cần dành thời gian để trả lời các câu hỏi của ứng viên, và nếu có thể nên quảng cáo công việc của doanh nghiệp đối với ứng viên. Cố gắng chấm dứt phỏng vấn bằng một nhận xét hết sức khéo léo xã giao. 5. Xem xét lại phỏng vấn: Sau khi ứng cử viên ra đi, ngời phỏng vấn cần xem xét lại nhận xét của mình về ứng viên, điền vào mẫu điều tra cho đủ. Thận trọng xem xét lại cuộc phỏng vấn sau khi đã có đủ mọi thông tin và sau khi ứng viên bớc ra khỏi phòng phỏng vấn, cần xem xét lại những lỗi xảy ra trong quá trình phỏng vấn. 5.3. Các lỗi thờng mắc phải trong phỏng vấn: 5.3.1. Đánh giá vội vã: Phỏng vấn viên thờng có quyết định sơ bộ về ứng viên trong mấy phút đầu tiên của phỏng vấn. Thời gian sau đó thờng chỉ làm thay đổi đôi chút để phỏng vấn viên đi đến kết luận cuối cùng. Quyết định của phỏng vấn viên sau đó thờng chỉ dựa trên cơ sở cách xuất hiện, diện mạo, hình thức cá nhân của ứng viên. 5.3.2. Chú trọng khía cạnh không tốt của ứng viên: Các phỏng vấn viên thờng chịu tác động của các thông tin không tốt về ứng cử viên nhiều hơn các thông tin tốt về họ. Bản thân các phỏng vấn viên cũng có xu hớng muốn tìm kiếm những thông tin xấu về ứng viên. Kết hợp lỗi chú trọng khía cạnh không tốt của ứng viên, với cách đánh giá vội vả lúc đầu phỏng vấn, ta sẽ thấy phần lớn các cuộc phỏng vấn có xu hớng chống lại các ứng viên. Những ứng cử viên bị ấn tợng xấu ban đầu sẽ rất khó trong việc cố gắng làm mất đi ấn tợng xấu đó trong phỏng vấn. 5.3.3. Không hiểu về công việc: Các phỏng vấn viên không biết rõ về công việc và không biết loại ứng cử viên nào cần thiết cho công việc sẽ không đa ra quyết định chính xác khó có thể thực hiện đợc tuyển đúng ngời đúng việc. Quyết định của phỏng vấn viên khi đó thờng chỉ dựa trên cảm tính và kinh nghiệm cá nhân. 5.3.4. Do trình độ phỏng vấn: Thứ tự tiếp nhận phỏng vấn cũng ảnh hởng đến nhận xét của phỏng vấn viên. Các nghiên cứu cho thấy sau một loạt ứng cử viên yếu kém, một số ứng cử viên loại trung bình sẽ đợc đánh giá là khá, và sau một loạt ứng cử viên khá, đến ứng cử viên trung bình sẽ đợc đánh giá là yếu. Khi đó cách đánh giá về ứng viên không dựa vào khả năng thực tế của ứng viên mà lại dựa vào tác động cảm xúc của ứng viên trớc đó gây ra. 5.3.5. Đánh giá theo động thái: Lỗi của phỏng vấn viên là họ thờng chú trọng vào cách nhìn, diện bộ, ngữ điệu của ứng cử viên hơn là nghe xem thực tế ứng viên đã trả lời gì. Ngoài ra phỏng vấn viên cũng chịu tác động của các xúc cảm về ảnh hởng giới tính của ứng viên đối với yêu cầu tuyển dụng nhân viên nam hay nữ sẽ phù hợp hơn. 5.4. Yêu cầu đối với phỏng vấn viên: 5.4.1. Các qui tắc chủ yếu trong phỏng vấn: 1. Tôn trọng quyền lợi và nhân cách của ngời bị phỏng vấn không đợc có thái độ ban ơn, ông chủ. 2. Xác định trớc mục đích phỏng vấn. 3. Làm cho ngời bị phỏng vấn tự nhiên, không tỏ ra vội vả. 4. Khuyến khích ngời bị phỏng vấn nói nhiều. 5. Chú trọng đến ý nghĩa của lời nói. Nói rõ ràng, dễ hiểu, dễ nghe. 6. Không tiết lộ quan điểm riêng của mình trớc khi cần phải tiết lộ. 7. Khung cảnh phỏng vấn phải yêu tĩnh, thuận lợi. 8. Không vội vã ra quyết định, cố gắng bình tĩnh, xem xét lại kỹ lỡng trớc khi ra quyết định. 9. Tập trung vào những nét chính để đánh giá về ứng cử viên nh mức độ thông minh, khả năng hoà hợp với ngời khác, động cơ làm việc. 5.4.2. Yêu cầu đối với phỏng vấn viên: Để nâng cao trình độ phỏng vấn, các phỏng vấn viên phải đợc hớng dẫn về tâm lý học, phải hiểu đợc yêu cầu và đặc điểm của công việc. Trong quá trình phỏng vấn phải: 1. Bình tĩnh, chín chắn trong lời nói và hành động. 2. Biết đánh giá ngời thông qua mô thức động thái. 3. Giỏi phán xét, biết nhìn ra vấn đề cốt lõi. 4. Biết thông cảm với ngời khác. 5. Biết lắng nghe. 5.5. Chỉ dẫn đối với ngời bị phỏng vấn: Khi bị phỏng vấn, điều đầu tiên là bạn cần xác định đợc mục đích của phỏng vấn. Doanh nghiệp cần có các thông tin liên quan đến bạn về: năng lực cá nhân của bạn, động cơ của bạn, khả năng hoà đồng với những ngời khác của bạn. Những ngời đợc phỏng vấn cần biết: 5.5.1. Chuẩn bị kỹ lỡng. Trớc khi đến phỏng vấn, bạn cần tìm hiểu về mọi điều cần thiết liên quan đến công việc, về công ty và những ngời phỏng vấn. Nghiên cứu sách báo, tìm hiểu phạm vi hoạt động của công ty, phát hiện ra những vấn đề khó khăn của công ty và giải thích bạn có thể làm gì trong việc giải quyết vấn đề đó. 5.5.2. Tìm hiểu nhu cầu thực sự của ngời phỏng vấn: Cố gắng giành thời gian cần thiết để trả lời các câu hỏi ban đầu của ngời phỏng vấn. Ngợc lại nên tranh thủ yêu cầu phỏng vấn viên nói rõ hơn nhu cầu của họ. Họ muốn tìm kiếm ngời nh thế nào. 5.5.3. Liên hệ nhu cầu của bạn với nhu cầu của ngời phỏng vấn. Sau khi tìm hiểu đợc yêu cầu về ngời mà phỏng vấn viên đang tìm kiếm, bạn nên cố gắng mô tả kỹ lỡng những khả năng của bạn trong việc thực hiện những công việc cần thiết theo yêu cầu của ngời phỏng vấn. Sau đó trình bày cách mô tả giải quyết vấn đề và kết quả đạt đợc. 5.5.4. Suy nghĩ trớc khi trả lời. Bình tĩnh, suy nghĩ trớc khi trả lời. Lu ý mỗi câu trả lời cần qua 3 giai đoạn: Chú ý, suy nghĩ, nói. Chú ý là để bạn hiểu ngời phỏng vấn hỏi gì? Suy nghĩ: cần trả lời nh thế nào? trả lời cái gì? Cấu trúc logic diễn đạt ra sao? Trong câu hỏi trả lời nên chú trọng nhấn mạnh vào những điểm mà bạn có thể giúp ngời phỏng vấn giải quyết đợc vấn đề của họ. Nói: rõ ràng đủ nghe. 5.5.5. Thể hiện lịch sự, nhiệt tình đối với công việc. Trang phục gọn gàng, lịch sự, tác phong đàng hoàng, tự tin, đúng mực, luôn tỏ ra hào hứng đối với công việc và chăm chú lắng nghe phỏng vấn viên nói. 5.5.6. Gây ấn tợng tốt từ ngay lúc bắt đầu phỏng vấn. ấn tợng tốt ban đầu có thể biến xấu thành tốt trong qui trình phỏng vấn nhng điều này ít có thể xảy ra. Ngợc lại những ấn tợng xấu ban đầu sẽ làm cho các ứng viên khó vợt qua. Có thể tạo ra ấn tợng tốt hơn ban đầu bằng cách lu ý đến các điểm nh sau: - Đầu tóc và trang phục lịch sự. - Chào hỏi thân thiết. - Bắt tay thân thiện. - Tỏ ra nhiệt tình, bình tĩnh, chín chắn. - Có óc khôi hài và luôn mĩm cời. - Bày tỏ sự thú vị đối với hoạt động của công ty và lắng nghe phỏng vấn viên nói. - Hãnh diện về công việc cũ. - Hiểu mục đích của công ty và bày tỏ nguyện vọng muốn phục vụ. - Trình bày các suy nghĩ, ý tởng lành mạnh. 5.5.7. T cách tác phong gây ấn tợng mạnh hơn là lời nói. Trong thời gian phỏng vấn nên chú ý đến cái nhìn của mắt, giọng nói nhiệt tình, mạch lạc, rõ ràng. Đi đứng, hành động phải đàng hoàng, tự tin nhng khiêm tốn. Những lời khuyên trên đây giúp bạn chiếm đợc cảm tình của phỏng vấn viên. Ngoài ra có thể xem thêm mẫu câu hỏi của ngời đã đợc phỏng vấn để tự đặt ra trả lời cho tốt hơn.