Nội dung

ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Biên soạn TS. Nguyễn Hữu Thân -2006- 1 GIỚI THIỆU Chào mừng các bạn đến với chương trình đào tạo từ xa của Đại học Mở Bán Công Tp.HCM Kể từ khi con người xuất hiện trên mặt đất này và kể từ khi con người biết hợp quần thành tổ chức thì vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện. Xã hội càng phức tạp, đa dạng và đông đảo bao nhiêu thì vai trò của nhà quản trị càng quan trọng bấy nhiêu. Nhưng một trong những vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị con người (quản trị nhân sự). Một công ty hay một tổ chức dù có nguồn tài chánh dồi dào, tài nguyên phong phú với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, kèm theo các công thức khoa học kỹ thuật thần kỳ đi chăng nũa, cũng trở nên vô ích nếu không biết quản trị con người. Chính cung cách quản trị con người này tạo ra bộ mặt văn hoá của tổ chức, tạo ra bầu không khí vui tươi phấn khởi hay căng thẳng và u ám. Đó là khái niệm mà người Phương Tây gọi là văn hoá công ty hay văn hoá doanh nghiệp (corporate culture) hoặc văn hoá của tổ chức (organizational culture). Người Việt Nam chúng ta gọi là bầu không khí sinh hoạt của công ty. Thực vây, chính bầu không khí sinh hoạt này hầu như quyết định cho sự thành đạt của công ty. Chúng ta không phủ nhận vai trò quan trọng của quản trị tài chánh, quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị hành chánh văn phòng, kế toán quản trị ...Nhưng rõ ràng là quản trị con người (quản trị nhân sự) đóng vai trò quan trọng nhất của mọi tổ chức. Bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị nhân viên của mình. Tuy nhiên, quản trị nhân sự quả là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn không dễ như người ta thường nghĩ. Nó bao gồm nhiều vấn đề như tâm lý, sinh lý, xã hội, triết học, đạo đức học và thậm chí cả dân tộc 2 học. Nó là một khoa học nhưng đồng thời lại là một nghệ thuật- nghệ thuật quản trị con người. Là môt khoa học, ai trong chúng ta cũng có khả năng nắm vững được. Nhưng nó lại là một nghệ thuật, mà nghệ thuật thì không phải ai cũng áp dụng được. Nhưng, trước khi đi sâu vào hoạt động quản trị nhân sự, chúng ta cần xác định rõ xuất phát điểm của quản trị nhân sự; chức năng và vai trò của phòng hay bộ phận nhân sự; và nhận thức rõ xu hướng cùng những vấn đề của quản trị nhân sự. Đó là những nội dung được trình bày trong bài 1 “Đại cương về quản trị nhân sự.” Ngoài ra, nhà quản trị cần phải phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động quản trị nhân sự. Đó là những yếu tố được gọi là môi trường bên ngoài và môi trường bên trong công ty. Đó là nội dung của bài 2 “Môi trường quản trị nhân sự.” Tuy nhiên, muốn quản trị nhân sự một cách khoa học, công ty cần phải tiến hành phân tách công việc. Phân tách công việc là một công cụ quản trị nhân sự cơ bản nhất vì từ đó nhà quản trị mới có cơ sở để hoạch định nhân sự, tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo và phát triển, đánh giá hoàn thành công việc, lương bổng và phúc lợi, an toàn lao động và y tế, quan hệ nhân sự và quan hệ lao động, nghiên cứu nhân sự, và tuyển dụng bình đẳng. Đó là nội dung được trình bày trong bài 3 “Phân tách công việc.” Thực thế, muốn có một đội ngũ lao động hoàn thành được mục tiêu của tổ chức, điều tối quan trọng là phải biết hoạch định nhân sự để biết nhu cầu nhân sự trong ngắn hạn cũng như dài hạn. Từ đó, nhà quản trị biết sẽ phải làm gì: thêm, bớt, thăng chức, thuyên chuyển, hay phải đào tạo và phát triển để đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Hoạch định nhân sự có thể tạo nên hoặc phá vỡ một tổ chức. Hoạch định 3 nhân sự không có hiệu quả giống như một tổ chức có một nhà máy và một văn phòng mà không có người điều hành nó một cách có hiệu năng.1 Tất cả những vấn đề này được đề cập trong bài 4 “Hoạch định nhân sự.” Tuy nhiên, một khi đã có kế hoạch nhân sự rồi thì công ty phải tiến hành tuyển mộ nhân viên. Chúng ta thường đơn giản nghĩ rằng khi chúng ta thiếu nhân sự thì chúng ta cứ đăng báo tìm người. Thậm chí nhiều khi chúng ta chỉ tạm thời thiếu nhân lực trong một thời gian rất ngắn, chúng ta vẫn cứ tuyển mộ thêm người. Hậu quả là tổ chức đó cứ phình lên và làm ăn thiếu hiệu quả.Thực sự tuyển mộ nhân viên là cả một quá trình phức tạp mà trước đó nhà quản trị phải phân tách công việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thể. Đây là một chương khá quan trọng. Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm. Làm tốt tiến trình này, nhà quản trị đã thành công một phần rồi. Tất cả được trình bày trong bài 5 “Tuyển mộ nhân viên.” Đúng vậy, ông cha ta từng nói: “Thiên thời, địa lợi, nhân hòa”. Nhưng thiên thời không bằng địa lợi và địa lợi không bằng nhân hòa. Muốn cho yếu tố “nhân” được “hòa” cần phải biết “thuật dụng người”. Tiền đề của thuật dụng người được các nhà quản trị tại các nước Âu - Mỹ tóm gọn trong câu “đúng người, đúng chỗ, đúng lúc”. nghĩa là lựa chọn đúng người, bố trí họ đúng vị trí, vào đúng thời điểm cần thiết. Tuyển chọn nhân viên là hoạt động quan trọng trong quản trị. Một công ty dù có một khối tài sản lớn, máy móc thiết bị hiện đại, ban giám đốc đề ra các chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng các thành viên trong công ty lại được bố trí vào những công việc không phù hợp với khả năng, 1 Shimon L. Dolan and Randall S. Schuler, Personnel and Human Resource Management in Canada ( St, Paul, Minn: West Publishing Co., 1987), p.65. 4 năng khiếu, kiến thức và chuyên môn của họ, chắc chắn công ty ấy sẽ thất bại. Đó là nội dung của bài 6 “Tuyển chọn nhân viên.” Sau khi một nhân viên hay công nhân được tuyển vào làm việc tại một công ty, cấp quản trị phải thực hiện chương trình hội nhập vào môi trường làm việc. Đó là chương trình giới thiệu về tất cả những gì liên quan đến tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc... mà nhân viên mới sẽ đảm trách. Chương trình này có thể là chính quy bài bản hoặc không chính quy bài bản. Hội nhập vào môi trường làm việc (job orientation) là một chương trình giới thiệu với nhân viên mới về tổ chức, về đơn vị công tác, và về chính công việc mà họ sẽ đảm nhận. Mục đích chủ yếu của chương trình là giúp nhân viên mới dễ hội nhập vào khung cảnh làm việc mới. Do đó, họ cần phải biết tất cả các thông tin mà họ cần biết một cách tổng quát về công ty như chính sách, thủ tục, lương bổng, phúc lợi, an toàn lao động, mối tương quan trong tổ chức, cơ sở vật chất, và các vấn đề khác. Họ cũng cần biết các thông tin cụ thể về công việc mà họ sẽ đảm nhận như các chức năng của bộ phận sẽ công tác, nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc, chính sách, điều lệ, thủ tục và quy định liên quan đến công việc, vị trí các nơi họ cần lui tới. Chương trình này được trình bày trong bài 7 “Hội nhập vào môi trường làm việc.” Nhưng, như thế chưa đủ để nhân viên sớm hội nhập vào môi trường làm việc. Họ cần phải được đào tạo để có khả năng đảm đương công việc hiện tại một cách có hiệu quả. Đào tạo và phát triển là một nhu cầu không thể thiếu được đối với bất cứ loại hình tổ chức nào. Một xã hội tồn tại được hay không là do đáp ứng được với sự thay đổi. Một xã hội tiến hay lùi cũng do các nhà lãnh đạo có thấy trước được sự thay đổi để kịp thời đào tạo và phát triển lực lượng lao động của mình. Đào tạo là các hoạt động nhằm mục đích nâng cao tay nghề hay kỹ năng 5 của nhân viên đối với công việc hiện hành hay trước mắt. Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho nhân viên theo kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển trong tương lai. Giáo dục nói lên các hoạt động nhằm cải tiến nâng cao sự thành thạo khéo léo của nhân viên một cách toàn diện theo một hướng nhất định nào đó vượt ra khỏi công việc hiện hành hay trước mắt. Đó là nội dung của bài 8 “Đào tạo và phát triển.” Ngoài ra, trong quản trị nhân sự thì một trong những vấn đề khó nhất đó là đánh giá sự hoàn thành công tác hay đánh giá thành tích công tác (TTCT) của nhân viên. Bài 9 “Đánh giá thành tích công tác” sẽ giúp cho nhà quản trị đề ra mục tiêu , chính sách và nắm vững tiến trình đánh giá sự hoàn thành công tác của nhân viên mình. Triển khai hệ thống đánh giá TTCT một cách có hiệu quả là một việc hết sức khó khăn, nếu không nói là khó khăn nhất trong tiến trình quản trị nhân sự. Đánh giá TTCT là một công việc rất quan trọng bởi vì nó là cơ sở để khen thưởng, động viên, hoặc kỷ luật, cũng như giúp nhà quản trị áp dụng việc trả lương một cách công bằng. Việc đánh giá thành tích hời hợt, chủ quan sẽ dẫn tới những kết quả tệ hại nhất trong quản trị nhân sự. Và sau cùng, muốn lãnh đạo nhân viên thành công và muốn cho họ an tâm và nhiệt tình công tác, nhà quản trị phải biết động viên họ.Chế độ lương bổng, đãi ngộ công bằng và khoa học là một trong những nguồn động viên nhất đối với nhân viên Việt Nam hiện nay. Lương bổng là một trong những động lực kích thích con người làm việc hăng hái, nhưng đồng thời cũng là một trong những nguyên nhân gây trì trệ, bất mãn, hoặc từ bỏ công ty mà ra đi. Tất cả đều tùy thuộc vào trình độ và năng lực của các cấp quản trị. Những vấn đề này được giải thích cụ thể trong phần bốn, bài 10 “Thiết lập và quản trị hệ thống lương bổng.” 6 Chúng tôi hy vọng rằng mười bài trong giáo trình này phần nào giúp các bạn nắm vững khoa học và nghệ thuật quản trị con người. Chúc các bạn thành công! TP. HCM, mùa thu 2006 TS. Nguyễn Hữu Thân PHẦN MỘT TỔNG QUÁT VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ NỘI DUNG BAØI 1: ÑAÏI CÖÔNG VEÀ QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ BAØI 2: MOÂI TRÖÔØNG QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ 7 BAØI 3: PHAÂN TAÙCH COÂNG VIEÄC BÀI 1 ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Các công ty ngày nay hơn nhau hay không là do phẩm chất, trình độ, và sự gắn bó của công nhân viên đối với công ty nghĩa là các nhà quản trị phải nhận thức và đề ra chiến lược quản trị nhân sự của mình một cách có hiệu quả. Jim Keyser1 MỤC TIÊU Sau khi học xong bài này, bạn sẽ có thể: 1. Định nghĩa và giải thích các mục tiêu của quản trị nhân sự và giải thích xem các mục tiêu này gắn liền với chiến lược của toàn công ty như thế nào. 2. Phân biệt giữa quản trị nhân sự và trưởng phòng nhân sự (giám đốc nhân sự). 3. Mô tả được các chức năng của quản trị nhân sự. 1 8 Jim Keyser, “Manager in Charge of Human Resources at Coopers and Lybrand Consulting Group, Toronto,” Globe and Mail (September 14, 1987), p.B.11. 4. Định nghĩa được vai trò của bộ phận hay phòng nhân sự trong các cơ quan tổ chức. 5. Thiết kế được sơ đồ tổ chức của bộ phận nhân sự trong các công ty theo quy mô lớn, nhỏ. 6. Mô tả được xu hướng, thách đố, và các vấn đề ảnh hưởng đến quản trị nhân sự. 7. Hiểu được vấn đề đạo đức trong quản trị nhân sự. 9 CÁC NỘI DUNG CẦN HỌC TRONG BÀI I. ĐIỂM XUẤT PHÁT II. ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ III. MỤC TIÊU CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ IV. CHỨC NĂNG CỦA PHÒNG NHÂN SỰ V. VAI TRÒ CỦA PHÒNG NHÂN SỰ VI. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NHÂN SỰ VII. XU HƯỚNG, THÁCH ĐỐ VÀ CÁC VẤN ĐỀ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QTNS VIII.ĐẠO ĐỨC TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Kể từ năm 1990, các công ty trên thế giới có khuynh hướng dùng khái niệm Quản Trị Tài Nguyên Con Người vì nó bao quát hơn, và có tầm nhìn chiến lược hơn. Tuy nhiên, qua các công trình nghiên cứu chúng ta thấy rằng rất nhiều công ty trên thế giới, nhất là các công ty nhỏ, chưa có cái nhìn tổng thể một cách chiến lược theo định hướng viễn cảnh/tầm nhìn (vision) của công ty, mà chỉ đơn thuần là quản trị nhân viên mang tính chất hành chánh. Trước hết chúng ta cần xác định lại một số danh từ. Sau đó, định nghĩa lại quản trị nhân sự là gì. Từ đó, chúng ta xác định mục tiêu của quản trị nhân sự. Để có khả năng hội nhập toàn cầu, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần đặt lại chức năng nhiệm vụ cũng như vai trò của bộ phận phụ trách về nhân sự trong tổ chức. Ngoài ra, cần phải nghiên cứu các mô hình tổ chức của các công ty trên thế giới theo quy mô lớn nhỏ để giúp các doanh nghiệp sắp xếp lại bộ máy tổ chức của mình. Và sau cùng, chúng ta hãy nghiên cứu các xu hướng, thách đố và các vấn đề đạo 10