Nội dung

Chương 5 CHỨC NÃNG TỐ CHỨC L CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ c ơ CẤU Tổ CHỨC 1. Tổ chức và chức nâng tổ chức Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt. Thứ nhăì, tổ chức là một hệ thống gôm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch. Ví dụ ta vẫn thường nói: tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức thực thi chính sách hay tổ chức triển khai dự án. Khi đó, tổ chức hao gổm ba chức năng của quá trình quản trị: xây dựng những hình thức cơ cấu làm khuôn khố cho việc triển khai kế hoạch, chi đạo thực hiện kế hoạch và kiềm tra đốì vói kếhoạch. Thứ ba, tổ chức ỉà một chức năng của quá trình quản trị, bao gổm việc đảm bảo cơ câu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức. Đây chính là nội dung sẽ được nghiên cứu kỹ ở chương này. Như vậy, chức năng tố chức là hoạt động quản trị nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp vói nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Công tác tổ » 190 Chương 5. Chức năng tô chức chức được bắt đẩu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức; sau đó là xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu; phân chia tố chức thành Các bộ phận đế thực hiện các hoạt động; xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong đó bao gổm cả vân đề phần cấp, phân quyển và trách nhiệm của từng bộ phận; đảm bảo nguổn nhân lực cho hoạt động của tổ chức. Với chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu và nhân lực cho quá trình triển khai các kê'hoạch, công tác tố chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyêt định phẩn lớn sự thành bại của tố chức. Một tổ chức làm công tác tổ chức tốt sẽ hoạt động có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp. 2. Cơ cấu tổ chức Cơ câu tố chức thê' hiện các mổì quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tố chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. Việc tìm câu trả lòi cho câu hỏi cơ cấu tổ chức không chính thức tổn tại vì lý do gì và như thế nào là lĩnh vực nghiên cứu riêng của môn tâm lý học xã hội. Giáo trình này sẽ dành sự quan tâm chủ yếu cho cơ cấu chính thức. Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tống hợp các bộ phận (đon vị và cá nhân) có mổì liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quỵền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, nhũng khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Giáo trình Quản trị học 191 Cơ câu tố chức thê’ hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mổi tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức; và các mổì quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 3. Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức Khi xem xét cơ cấu tổ chức các nhà nghiên cứu thường đề cập tới những yếu tố cơ bản như: (1) chuyên môn hóa công việc, (2) phân chia tố chức thành các bộ phận, (3) quyển hạn và trách nhiệm, (4) cấp bậc và phạm vi quản tri, (5) tập trung và phân quyền trong quản trị, (6) sự phổi hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu. 3.1. Chuyên môn hóa công việc Adam Smith đã mờ đẩu cuốn sách "Của cải của các dân tộc" bằng một ví dụ nổi tiếng về chuyên môn hóa lao động trong một xí nghiệp sản xuâ't kim khâu. Miêu tả công việc trong xí nghiệp, Smith viết, " một người kéo sắt thành sợi mảnh, một người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo cây kim". Mười người trong một ngày làm được 4800 cây kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày chi làm được 20 cây kim. Lợi thế cơ bản của chuyên môn hóa lao động là ỏ chỗ thông qua việc phân chia công việc phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tống năng suầìt lao động của cả nhóm sẽ tăng lên gấp bội. 192 Chương 5: Chức năng tổ chức Tại sao chuyên môn hóa có thể làm tăng năng suâ't lao động? Câu trả lời là ờ chỗ không một người nào trên phương diện tâm sinh lý có thê’ thực hiện được tất cả các hoạt động của một nhiệm vụ phức tạp, ngay cả khi trong con người đó hội tụ đẩy đủ các kỹ năng cần thiết. Ngược lại, chuyên môn hỏa công việc sẽ tạo nên những nhiệm vụ đon giản, dễ đào tạo để thực hiện. Điều này đã thúc đẩy chuyên môn hoá, biên mỗi người thành chuyên gia trong một số công việc nhất định. Và bởi vì chuyên môn hóa tạo ra vô vàn công việc khác nhau, mỗi ngừời có thế lựa chọn cho minh những công việc và vị trí phù hợp với tài năng và lợi ích của họ. Tuy nhiên, chuyên môn hóa cũng có những hạn chế. Nếu như các nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu nhỏ, tách ròi nhau và mỗi người chi chịu trách nhiệm về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đốì địch giữa những người lao động có thể sẽ gia tăng. Đế khắc phục hạn chế của chuyên môn hóa người ta thường sử dụng các kỹ thuật đa dạng hóa và phong phú hóa công việc. 3.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tố chức, bao gổm các bộ phận mang tính độc lập tương đốì thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của Cữ cấu phản ánh quá trình chuyên môn hóa và họp nhóm các công việc, nhiệm vụ và chức năng hoạt động của tổ chức theo chiều ngang đế giao cho những nhà quản trị phụ trách. Nếu không biêt cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể qu?n trị trực tiếp sẽ làm hạn chế quy mô của tổ chức. Việc hợp Giáo trình Quản trị học 193 nhóm các hoạt động và con người đê’ tạo nên các bộ phận tạo điểu kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế. Các bộ phận trong tổ chức có thê’ được hình thành dựa trên những tiêu chí nào? Trong thực tê' các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm xuâ't hiện các mô hình tổ chức khác nhau, cơ bản là: (1) mô hình tổ chức đơn giản, (2) mô hình tố chức theo chức năng, (3) mô hình tổ chức theo sản phẩm - khách hàng địa dư - đơn vị chiêh lược, (4) mô hình tổ chức ma trận. 3.2.1. Mô hình tố chức đơn giản Đây là phương thức tổ chức đơn giản nhâ't. Trong tổ chức không hình thành nên các bộ phận. Người lãnh đạo trực tiếp quản trị tâ't cả các thành viên của tổ chức. Người lao động được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Các tổ chức rất nhỏ như hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc loại này. 3.2.2. Mô hình tô’chức bộ phận theo chức năng TỔ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính châ't tương đổng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản trị nguổn nhân lực...)/ được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu (xem sơ đổ 5.1). Các ưu điểm cụ thể của mô hình này là: (1) hiệu quả tác nghiệp cao nêu nhiệm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày, (2) phát huy đầv đủ hơn những ưu thê' của chuyên môn hóa ngành nghề, (3) giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu, (4) đơn giản hóa việc đào tạo, (5) chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên, (6) tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của câ'p cao nhất. 194 Chương_5: Chức năng tà chức S ơ đồ 5.1. Md hình tổ chức bộ phận theo ch ú c năng Nhược điểm của mô hình này là: (1) thường dẫn đêh mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chi tiêu và chiến lược, (2) thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức Giáo trình Quản trị học 195 năng, (3) chuyên môn hóa quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ờ các cán bộ quản trị, (4) hạn chê' việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung, (5) đổ trách nhiệm về vấn để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhâ't. Mô hình tổ chức theo chức năng tương đổi dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một ĩlnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị truờng. Các mô hình tố chức bộ phận theo sản phẩm - địa dư - kháck hàng - òơn vị chiêh lược 3.2.3. Phương thức hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm, khách hàng, hoặc địa bàn hoạt động từ lâu đã được sử dụng để làm tăng khả năng thích nghi của các tổ chức với môi truòng. (Xem các sơ đổ 5.2,5.3,5.4). Ưu điểm chính của các mô hình tổ chức bộ phận này là: (1) tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt, (2) việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vi mục tiêu cuôl cùng có hiệu quả hơn, (3) tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung, (4) các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm, (5) có khả năng lón hơn ỉà khách hàng sẽ được tính tới khi để ra quyêt định, (6) sử dụng được lợi thếnguổn lực của các địa phương khác nhau. Nhược điểm tiềm ẩn của các mô hình: (1) sự tranh giành nguổn lực giữa các tuyến có thể dẫn đến phản hiệu quả, (2) có khó khăn trong việc thích ứng với các yêu tố tác động lên toàn tổ chức, (3) cẩn nhiều người có năng lực quản trị chung, (4) có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hổ trợ tập chung trở nên khó khăn, (5) làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của câ'p quán trị cao nhất. 196 Chương 5: Chức nâng íố chức Sơ đồ 5.2. Một cách họp nhóm bộ phận theo sản phim Sơ đổ 5.3. Mô hỉnh phận chia bộ phận theo khách hảng ở mội còng ty thương mại Giáo trình Quản trị học 197 Sơ dò 5.4. Mỏ hinh tổ chức theo đja dư Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trờ nên quá phức tạp, ngăn cản sự phôi hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tìm cách tạo nên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiên hành các hoạt động thiêí kế, sàn xuâ't và phân phối sản phẩm của mình (sơ đổ 5.5). về thực chất, mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược là biến thể của các mô hình tổ chức theo sản phẩm, địa dư hoặc khách hàng. Các đơn vị chiến lược là những phân hệ độc lập, đảm nhận một hay một số ngành nghề hoạt động khác nhau, với những nhà quản trị quan tâm tnróc hết tới sự vận hành của đơn vị mình và rất có thê’ còn được cạnh tranh với các đơn vị khác trong tổ chức. Tuy nhiên, có một đặc trưng cơ bản đê’ phân biệt đơn vị chiêh lược với các tổ chức độc lập, đó là người lãnh đạo đơn vị chiến lược phái báo cáo với cấp lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức. Cơ câu tập đoàn là một dạng của mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, với hình thức đặc biệt nhất là các công ty mẹ nắm giữ cô’ phân (Holding Company), quy tụ những hoạt động không liên kê't. 198 Chương 5: Chức năng tổ chúc ưu điểm cùa mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiêh lược là: xây dựng trên cơ sờ phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường, (2) hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát trên một ca sờ chung thống nhầ't, (3) có nhũng đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng, và điều này cho phép tăng cưòng phổi hợp bằng phưong thức giảm thiểu nhu cẩu phổi hợp. Nhược điểm: (1) có khả năng xuất hiện tình trạng cục bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn át lợi ích của toàn tổ chức, (2) chi phí cho cơ câu tăng do tính trùng lắp của công việc, (3) những kỹ năng kỹ thuật không được chuyển giao dễ dàng vì các kỹ thuật gia và chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn vị chiên lược, (4) công tác kiểm soát của cấp quản trị cao nhấit có thể gặp nhiều khó khăn. Sơ đồ 5.5. Mô hlnh t i chức theo đơn v| chiến lược ịr một ngân hàng lớn Mô hình tổ chức theo đom vị chiến lược hiện đang được các công ty như General Electric, General Foods và Armco Steel áp dụng. Nhiều người cho rằng đây là hình thái cơ câu chủ yếu của các tổ chức râ't lớn trong những năm cuõì của thếkỷ XX.