Nội dung

CHƯƠNG V RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ Mục tiêu học tập: - Khái niệm và đạc điểm - Phân loại qu> ¿t định trona quàn trị - Chức năng và yêu cầu đối với quyết định quán trị - Quỵ trình ra quyết định - K\ thuật ra quyêt định - Tô chức thực hiện các quyết dịnh - Nân« cao hiệu qua của quyết định quan trị ĩ- KHÁĨ NIỆM VÀ ĐẶC ĐIẼM 1) Khái niệm Trong quá trình thực hiện vai trò. chức năna quan trị. các nhà quàn trị phủi đoi mặt với hàne. loạt vấn dè. Khi có vấn đề. nhà quản trị thường phai nahièn cứu. phân tích cụ thể vấn đề đỏ đế đưa ra những ý kiến, những sự chi dần hoặc mệnh lệnh cụ thê đê những nsirời thừa hành 2 Ĩài quyết vấn đề nhằm đảm bảo cho hoạt động của tô chức được tiến hành bình thường. Những ý kiến, mệnh lệnh hoặc sự chi dân cùa nhà quản trị chính là những quyết định quản trị. Quyết định quản trị là sản phẩm lao động sáng tạo của nhà quản trị nhăm định ra chương trình, tính chât hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề cần thiết nào đó, trên cơ sở hiểu biết về hiện trạng và các thông tin cỏ liên quan đến vấn đề cần giải quyểt. Ra quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhàm lựa chọn phương án tối ưu để giải quyết các vấn đề phát sinh trong hoạt động quản trị trên cơ sờ hicu biết các qui luật khách quan và phân tích thôna tin về tố chức và môi trườne. Quyết định quản trị là sự lựa chọn giải pháp tốt nhất (hợp lý nhất) cho vấn đề đã xác định Như vậy với vai trò, cương vị được phân cône. nhà quản trị ở tất cả các cấp đều phải ra các quyết định khác nhau để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong đơn vị mình phụ trách. Ra quyết định quản trị là công việc thường xuyên, quan trọng và cũng là nhiệm vụ chính yếu của các nhà quản trị. 2) Tầm quan trọng của các quyết định quản trị Quyêt định quản trị là công cụ để nhà quàn trị thực hiện tôt vai trò quản trị. Nhà quản trị sử dụna quyền ra quyêt đinh đê tác động đên đôi tượng quản trị giúp cho tô chức đạt được mục tiêu. 102 Tất cả các hoạt độna của tổ chức đều được tiên hành trên cơ sờ các quyết định quản trị, do đó quyết định quản trị có ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức. Quyêt định hợp lý được đưa ra kịp thời sẽ tạo điều kiện cho tô chức tận dụng được thời cơ có lợi, hoặc ngăn ngừa kịp thời rủi ro để nâng cao hiệu quả hoạt động. Ngược lại quyết định bất hợp lý, thiếu căn cứ khoa học hoặc không đúng lúc sẽ làm cho tổ chức hoạt động khó khăn hoặc gây ra những hậu quả xấu. Các quyết định quản trị được đưa ra sau quá trình lao động tư duy của nhà quản trị, nó không chỉ có ý nehĩa về mặt khoa học mà còn có liên quan chặt chẽ đến uy tín. năne lực của nhà quản trị cũne như danh tiếng của tổ chức. 3) Đặc điểm của quyết định quản trị a) Chỉ có chủ thể quản trị mới có quyền ra quyết định. Bởi vì người ra quyết định phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình và quyết định đưa ra cần phải có hiệu lực thi hành và phải có người thừa hành thực hiện các quyết định, do đó chỉ có chủ thể quản trị mới có quyền ra quyết định trong phạm vi được phân công phụ trách. b) Quyết định quản trị chỉ được đưa ra để giải quyết vấn đề cụ thể nào đó. do đó quyết định quản trị chỉ được đưa ra khi vấn đề đã chín muôi. c) Quyết định quản trị vừa có tính khách quan, vừa có tính chủ quan. 103 Xuất phát từ việc cần íiiái quyêt vân đê cụa thực tiền khách quan, nên nhà quan trị phài đưa ra quyet đinh. Quyết dịnh dưa ra phai trên cơ sở am hiêu vẻ vân đê : Có đù thône tin. hiểu biết nhừne đặc điểm, những quy luật khách quan có liên quan đến vấn đề cần giải quyêt. nhưng giải quyết vấn đề đó như thế nào lại xuất phát từ nhận thức của nhà quản trị và dưa ra phương án giải quyêt có hợp lý hay khôna lại tùy thuộc vào năng lực. trình độ và một số phẩm chất của cá nhân nhà quán trị. Do đó quyết định quản trị bao siờ cũns vừa có tính khách quan vừa có tính chủ quan. d) Ọuvết định quản trị luôn eẳn chặt với thông tin và các biện pháp xứ lý thôno tin. Quyét dịnh quàn trị luôn 2 ẳn với việc 2 Ìài quvết nhữna vân dê cua tỏ chức. Muôn ra quyêt định nhà quản trị phai có các thôna tin liên quan và phái xừ lý các thôn 2 tin đê làm cơ sở cho việc ra quyết định. e) Quyêt định quàn trị luôn chứa đựne nhừna yếu tô khoa học và sáns tạo. Tóm lại : Khi ra các quyết định, nhà quăn trị phài vận dụng tri thức, kinh nghiêm của mình một cách linh hoạt vào từng trườns hợp cụ thể. Các vấn đề cần aiải quyêt rât đa dạng, phong phú và phươne án. aiải pháp để giải quyêt các vân đê cũng rât da dạna, lựa chọn aiài pháp nào đê quyêt định là tùy thuộc vào các nhà quản trị. Do vậy các quyêt định quán trị luôn chứa đựna nhừna yếu tố khoa học và sáng tạo. Đặc điếm cúa các quyết định quàn trị. Ọuyẽt định quản trị là sàn phẩm tư duv cùa nhà quàn trị. có tính tư duy sáng tạo và có tính tươno lai. 104 II- PHÂN LOẠI QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ Các quyết định quản trị được phân loại theo nhiều tiêu íhức khác nhau. 1) Phân loại theo tính chất của các quyết định Theo tính chất của các quyết định người ta có thể phân các quyết định quản trị thành ba loại: (í) Quyết địnli chiến lược: Là những quyết định liên quan đến định hướrm và đườns lối chiến lược phát triển lâu dài của tổ chức. b) Quyết định clíiến thuật: Là nhữne quvết định liên quan đến nhữna việc thực hiện các mục tiêu trước mắtỀQuyết định chiến thuật là triển khai quyết định chiến lược cho từne 2 Ìai đoạn, là cơ sở đảm bào cho thực hiện các quyết định chiến lược. c) Quyết định lác nghiệp: Là quyết định liên quan đến hoạt độne của từne bộ phận cụ thể hoặc nhàm giải quyết các vấn đề mang tính tác nahiệp. Thông qua các quyết định tác nehiệp mà các vấn đề cùa quyết định chiến thuật và chiến lược mới có cơ sở để thực hiện. 2) Phân loại theo thòi gian Gồm ba loại: - Quvết định nsẳn hạn: thời sian dưới 01 năm. Quết định trung hạn: từ 01 đến 05 năm. 105 Ọuvết định quán trị phải thực hiện chức năng định hướna. Có nehĩa là. các quyết dịnh quan trị (đặc biệt là các quyết định chiến lược) phai xác định được phương liướna vận độne và phát triển của một tô chức nhât định. Quyết định quán trị phải thực hiện chức năng bảo đảm. tức là khi nhà quản trị đưa ra các quyêt định quản trị phải xác định và đảm bảo những đièu kiện cẩn và đủ để thực thi quyết định đó, có như vậy quyết định mới là khoa học và mới có tính khả thi. Quyết định quản trị phải thực hiện chức năng hợp tác phổi hợp. Chức năne, này đòi hỏi các quyết định phải xác định rõ vị trí, trách nhiệm, quyên hạn. nhiệm vụ cụ thê của các bộ phận khác nhau tham aia vào việc thực hiện mục tiêu được đề ra. phối hợp và ràne buộc các hoạt độne cua các bộ phận đó vê thời gian và khôns eian đê đảm bảo cho mục tiêu của to chức, mục đích cua quyết định đạt được. Quyết định quản trị phải thực hiện chức năng cuỡng chế và động viên. Khi quyết định được đề ra. một mặt các đối tưựna quản trị bẳt buộc phải thi hành, mặt khác nó phải có khả năns kích thích, độna viên các đối tượng quàn trị tự giác thi hành. 2) Các yêu cầu đối vói quyết định quản trị Các quyêt định quan trị phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: (I) Các quyết định quản trị phải có căn cứ khoa học. bât kê dó là quyêt định loại nào. Việc dira ra quyết định 108 quản trị phái trên cơ sơ nhữne thôn a tin dầy đu và xác thực từ thực tiễn, phái xét dến yêu cầu cùa các quy luật khách quan. Có căn cứ khoa học thì mới có thể đưa ra được những quyết định đúns phù hợp với đòi hỏi của thực tiễn khách quan. Quyết định có căn cứ khoa học mới có tính khả thi. b) Các quyết định quán trị phái đảm báo tính thốns nhất. Các quyết định quàn trị được đưa ra đều xuất phát từ mục tiêu, nhiệm vụ của tô chức, do đó các quyết định phải đảm bảo tính thons nhất, khôna tạo ra mâu thuẫn, khôna loại bỏ lẫn nhau. Mặt khác các quyết định quản trị phải đảm bảo sự ồn định tươna đối. không nên thay đôi thườn? xuyên vè nội duns. c) Các quyết định phái đúna thẩm quyền: yêu cầu này liên quan đến trách nhiệm của người đưa ra quyêt định và nsười thi hành quyết định. Các nhà quán trị khôna được ra các quyết định quản trị vượt khỏi quyền hạn được giao. Chỉ có nhừna quyết định nào đúne thẩm quyền mới có hiệu lực thi hành. (ỉ) Quvểt định quán trị phải có địa chí rồ ràng, chỉ rõ đối tượng của quvết định là ai đê xác định rõ người có nhiệm vụ phải thi hành quyết định. e) Các quyết định quản trị phai thoa mãn yêu cầu kịp thời. Quyết định đưa ra là đề giai quyết vấn đề đã chín muồi. Do đó mọi quyết định dều cần phải kịp thời, sớm quá hoặc muộn quá đều mang lại hiệu quả không tốt. f) Các quyết định phái cụ thể về thời gian thực hiện đặc biệt là những quyêt định có liên quan đốn dà\ chuyền 109 công nghệ hoặc nhừna công việc đòi hỏi phải tiên hành có trinh tự về thời gian. IV- QUY TRÌNH RA QUYÉT ĐỊNH 1) Quy trình ra quyết định Quy trình ra quyết định quản trị thường trải qua 6 bước: - Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết: Ở bước này nhà quản trị cần xem xét vấn đề cần giải quyết là gì, mục đích của việc giải quyêt vấn đề đó và mục tiêu cần đạt được. - Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn, các nauyên tấc để đánh giá và lựa chọn phươne án. eiải pháp. Các tiêu chuẩn đưa ra cần phù hợp với vấn đê cân giải quyết và phải gan .với mục tiêu. Các tiêu chuẩn cần cụ thể, cần có thứ tự un tiên theo mức độ quan trọne. - Bước 3: Thu thập thông tin và xử lý thôna tin làm cơ sở cho việc ra quyết định. Các thông tin có liên quan đến vấn đề cần giải quyết chính là căn cứ là cơ sờ để ra quyết định. Để ra được quyết định hợp lý cần thu thập đầy đủ thông tin và xử lý thông tin. chọn lọc thôna tin một cách khoa học. - Bước 4: Xây dựng các phươna án giải quyết vấn đê. Khi xây dựng các phươnc án nhà quàn trị cần 10 tính toán mọi khả năna có thể xảy ra. cần xây dựng nhiều phương án khác nhau. Bước 5: So sánh, đánh giá các phươna án đê lựa chọn phươne án tối ưu. c ầ n dựa vào các tiêu chuân đã đưa ra (Bước 2) đê so sánh đánh giá các phương án khách quan. Nên dùng phương phập cho điểm có trọng sổ để đánh giá từng phương án. * Ở bước 5 cần lưu ý: Có thể xảy ra các tình huống sau: > Tinh huống 1: Có nhiều phương án, nhưng có một phương án trội hơn hẳn - chọn phương án này để ra quyết định. > Tình huống 2: Có nhiều phương án, nhưng các phương án đều ngang nhau - phải quay lại bước 2 để xem xét lại các tiêu chuẩn, nêu cần phải,.đưa thêm các tiêu chuẩn để lựa chọn được phương án tối ưu. > Tinh huống 3: Không có phương án nào phù hợp với các tiêu chuẩn. Rơi vào tình huống này nhà quản trị phải tìm kiêm các phương án bổ sung. Nếu không tìm được các phương án bổ sung thì có thể phải xem xét lại để hạ bớt các tiêu chuẩn để chọn lựa. Bước 6: Ra quyết định trên cơ sở phương án đã chọn lựa. 111 112