Nội dung

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT KHOA KINH TẾ GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC LƯU HÀNH NỘI BỘ 1 LỜI NÓI ĐẦU Kiến thức quản trị ngày nay trở nên thiết thực đối với bất kỳ ai trong cương vị là nhà quản trị hay là nhân viên và nó cũng trở nên hết sức quan trọng đối với bất kỳ một tổ chức nào, có thể là một tổ chức lợi nhuận hoặc một tổ chức phi lợi nhuận nhằm duy trì sự tồn tại phát triển giúp cho các tổ chức đạt mục tiêu của nó. Quản trị học là một môn học nhằm cung ấp các kiến thức căn bản về quản trị trong các tổ chức, trang bị cho người học cách nhìn có hệ thống về quản trị. Với những kiến thức được cung cấp về môn học này, người học sẽ có điều kiện đi sâu về các môn học chuyên ngành quản trị nói chung và quản trị kinh doanh nói riêng. Khoa học quản trị bắt đầu phát triển mạnh mẽ từ đầu thế kỷ 20 cho đến nay trong kho tàng kiến thức quản trị xuất hiện nhiều tư tưởng và trường phái khác nhau, đặc biệt trong những thập kỷ gần đây, những tư tưởng về quản trị ngày càng phong phú hơn không kém phần phức tạp. Vì vậy trong quá trình biên soạn giáo trình này, chúng tôi cố gắng trình bày những kiến thức cơ bản nhất theo đề cương của Tổng cục dạy nghề, nhằm giúp cho người học có cái nhìn năng động về khoa học mang đầy tính nghệ thuật này. Đối tượng mà chúng tôi muốn nhắm tới là các sinh viên thuộc các ngành kinh tế, hệ cao đẳng nghề. Giáo trình có các phần chính như sau: Chương I. Tổng quan về quản trị học Chương II. Thông tin và quyết định quản trị Chương III. Chức năng lập kế hoạch Chương IV. Chức năng tổ chức Chương V. Chức năng lãnh đạo Chương VI. Chức năng kiểm tra Do quản trị học là môn học phức tạp, còn nhiều vấn đề cần tranh cải,tiếp tục hoàn thiện nên chúng tôi rất mong nhận được sự cảm thông và đóng góp chân thành từ các đồng nghiệp, các bạn sinh viên và bạn đọc. Trân trọng. 2 MỤC LỤC Chương 1:TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC ....................................................................... 9 1 Khái niệm và bản chất của quản trị ......................................................................................... 9 1 1. Khái niệm về quản trị .......................................................................................................... 9 1.2. Bản chất ............................................................................................................................. 10 2. Vai trò và chức năng của quản trị......................................................................................... 10 2.1. Vai trò của quản trị ............................................................................................................ 10 2.1.1. Vai trò quan hệ với con người ........................................................................................ 12 2.1.2. Vai trò thông tin ............................................................................................................. 12 2.1.3. Vai trò quyết định ........................................................................................................... 13 2.2. Chức năng quản trị ............................................................................................................ 15 2.3. Quản trị là một khoa học, một nghề, mộtnghệ thuật ....................................................... 111 2.3.1. Quản trị là một khoa học .............................................................................................. 111 2.3.2. Quản trị là một nghề ..................................................................................................... 111 2.3.3. Quản trị là một nghệ thuật ............................................................................................ 111 3. Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức ............................................................................ 12 3.1. Hệ thống và tính chất của hệ thống ........................... No table of figures entries found.12 3.1.1 Hệ thống .......................................................................................................................... 12 3.1.2. Tính chất của hệ thống ................................................................................................... 12 3.2. Các thành phần của hệ thống............................................................................................. 12 3.2.1. Phần tử của hệ thống:. .................................................................................................... 12 3.2.2. Môi trường hệ thống:. .................................................................................................... 12 3.2.3. Đầu vào của hệ thống:. ................................................................................................... 12 3.2.4. Đầu ra của hệ thống: ...................................................................................................... 12 3.2.5. Mục tiêu của hệ thống:. .................................................................................................. 12 3.2.6. Chức năng của hệ thống:. ............................................................................................... 12 3.2. 7. Nguồn lực của hệ thống: ............................................................................................... 13 3.2.8. Cơ cấu hệ thống:............................................................................................................. 13 3.2.9. Hành vi của hệ thống:..................................................................................................... 13 3.2.10. Trạng thái của hệ thống:. .............................................................................................. 13 3.2.11. Quỹ đạo hệ thống:. ....................................................................................................... 13 3.2.12. Động lực hệ thống:. ...................................................................................................... 13 3.2.13. Cơ chế hệ thống:........................................................................................................... 13 3.3. Các quan điểm và phương pháp nghiên cứuhệ thống ....................................................... 13 3.3.1. Quan điểm nghiên cứu ................................................................................................... 13 3.3.2. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................ 14 3.4. Điều khiển và điều chỉnh hệ thống .................................................................................... 15 3.4.1. Điều khiển và hệ điều chỉnh ........................................................................................... 15 3.4.2. Quá trình điều khiển hệ thống ........................................................................................ 15 3.4.3. Điều chỉnh và các phương pháp điều chỉnh ................................................................... 16 4. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu quảntrị học ............................................................. 16 4.1. Đối tượng nghiên cứu của quản trị học ............................................................................. 16 4.2. Các phương pháp nghiên cứu ............................................................................................ 16 4.2.1. Phương pháp duy vật biện chứng ................................... Error! Bookmark not defined. 4.2.2. Quan điểm tổng hợp ....................................................................................................... 17 4.2.3. Quan điểm hệ thống ....................................................................................................... 17 4.2.4. Quan điểm lịch sử .......................................................................................................... 17 4.2.5. Vận dụng các phương pháp cụ thể của các khoahọc khác ............................................. 17 5. Vận dụng các quy luật và nguyên tắc trongquản trị ............................................................. 17 5.1. Vận dụng các quy luật trong quản trị ................................................................................ 17 5. 1. 1. Khái niệm quy luật ....................................................................................................... 17 5.1.2. Đặc điểm của các quy luật.............................................................................................. 17 5.1.3. Cơ chế sử dụng quy luật ................................................................................................. 17 5. 1.4. Phân 1oại ....................................................................................................................... 18 5.2. Vận dụng các nguyên tắc cơ bản của quản trị ................................................................... 20 5.2. 1. Khái niệm ...................................................................................................................... 20 5.2.2. Nhóm nguyên tắc quản trị chung ................................................................................... 20 5.2.3. Nhóm các nguyên tắc quản trị các tổchức kinh tế - xã hội ............................................ 20 5.2.4. Vận dụng nguyên tắc ...................................................................................................... 21 Chương II:THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ ....................................... 22 1 Hệ thống thông tin trong quản trị .......................................................................................... 22 1.1. Một số khái niệm ............................................................................................................... 22 1.1.1 Dữ liệu (Data).................................................................................................................. 22 1.1.2. Thông tin (Information) ................................................................................................. 22 1.1.3. Cơ sở dữ liệu (Database) ................................................................................................ 22 1.1.4. Công nghệ thông tin (IT. Information Technology) ...................................................... 22 1 1.5. Hệ thống thông tin (IS: Information System)................. Error! Bookmark not defined. 1.2. Hệ thống thông tin với nhà quản trị .................................................................................. 22 1.2.1. Vai trò hệ thống thông tin .............................................................................................. 22 1.2.2. Yêu cầu đối với thông tin và hệ thống thông tin ............................................................ 23 1.3. Xây dựng hệ thống thông tin quản trị ............................................................................... 24 2. Quyết định quản trị ............................................................................................................... 24 2.1. Khái niệm và đặc điểm của quyết định quản trị ................................................................ 24 2.2. Yêu cầu và nguyên tắc đối với quyết định quản trị ........................................................... 24 2.2. 1. Yêu cầu .......................................................................................................................... 24 2.2.2. Nguyên tắc...................................................................................................................... 25 2.3. Phương pháp ra quyết định quản trị .................................................................................. 25 2.3.1. Tổng quan về phương pháp ra quyết đinh ...................................................................... 25 2.3.2. Phương pháp quyết đinh cá nhân ................................... Error! Bookmark not defined. 2.3.3. Phương pháp ra quyết định tập thể ................................................................................. 27 Chương III:CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH ......................................................................... 29 1 Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch .................................................................................. 29 1.1 Khái niệm ........................................................................................................................... 29 1.2. Vai trò của lập kế hoạch .................................................................................................... 29 2. Hệ thống kế hoạch của tổ chức ............................................................................................ 29 2.1. Các kế hoạch của tổ chức .................................................................................................. 30 2.1.1. Theo cấp kế hoạch .......................................................................................................... 30 2.1.2. Theo hình thức thể hiện .................................................................................................. 30 2.1.3. Theo thời gian thực hiện kế hoạch ................................................................................. 30 2.2. Quá trình lập kế hoạch ...................................................................................................... 30 3. Lập kế hoạch chiến lược . .................................................................................................... 31 3.1. Khái niệm về hê hoạch chiến lược .................................................................................... 31 3.2. Lập kế hoạch chiến lược ở các cấp ................................................................................... 31 3.2.1. Các chiến lược cấp tổ chức ............................................................................................ 31 3.2.2. Các chiến lược cấp ngành .............................................................................................. 31 3.2.3. Chiến lược cấp chức năng .............................................................................................. 32 4. Lập kế hoạch tác nghiệp ....................................................................................................... 32 4.1. Khái niệm quản trị tác nghiệp ........................................................................................... 32 4.2. Lập kê hoạch tác nghiệp .................................................................................................... 33 Chương IV:CHỨC NĂNG TỔ CHỨC .................................................................................... 35 1Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức..................................................................................... 35 1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức........................................................................................... 35 1.1.1. Khái niệm ....................................................................................................................... 35 1.1.2. Chức năng ...................................................................................................................... 35 1.2. Cơ cấu tổ chức và thuộc tính của cơ cấu tổ chức .............................................................. 35 1.2.1. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................................ 35 1.2.2. Quyền hạn và trách nhiệm .............................................................................................. 37 1.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức..................................................................................................... 39 1.3.1. Cơ cấu tổ chức nằm ngang ............................................................................................. 39 1.3.2. Cơ cấu tổ chức hình tháp ................................................................................................ 39 1.3.3. Cơ câu tổ chức mạng 1ưới ............................................................................................. 39 2. Cán bộ quản trị tổ chức ........................................................................................................ 40 2.1. Cán bộ quản trị và vai trò của cán bộ quản trị................................................................... 40 2.1.1. Khái niệm ....................................................................................................................... 40 2.1.2. Vai trò cán bộ quản trị .................................................................................................... 40 2.2. Những yêu cầu đối với cán bộ quản trị ............................................................................. 40 2.2. 1. Yêu cầu về kỹ năng quản trị .......................................................................................... 40 2.2.2. Yêu cầu về phẩm chất .................................................................................................... 41 2.3. Tổchức khoa học lao động của nhà quản trị...................................................................... 41 2.3.1. Khái niệm ....................................................................................................................... 41 2.3.2. Các công cụ tổ chức khoa học lao động của nhàquản trị ............................................... 41 3. Quản trị sự thay đổi của tổ chức........................................................................................... 41 3.1. Thay đổi và quản lý sự thay đổi ........................................................................................ 41 3.1.1. Thay đổi.......................................................................................................................... 41 3.1.2. Nguyên nhân thay đổi của tổ chức ................................................................................. 41 3.2. Nội dung của sự thay đổi tổ chức ...................................................................................... 42 3.2.1. Thay đổi cơ cấu .............................................................................................................. 42 3.2.2. Thay đổi công nghệ ........................................................................................................ 42 3.2.3. Thay đổi con người ........................................................................................................ 42 3.3. Hành động của nhà quản trị............................................................................................... 42 3.3.1. Phân tích vấn đề ............................................................................................................. 42 3.3.2. Xác định và đánh giá các phương án kế hoạch triển khai sự thay đổi ........................... 42 3.3.3. Lựa chọn phương án thay đổi tối ưu .............................................................................. 43 3.3.4. Truyền đạt quyết định thay đổi ...................................................................................... 43 3.3.5. Thực hiện sự thay đổi ..................................................................................................... 43 3.3.6. Kiểm soát sự thay đổi ..................................................................................................... 43 Chương V:CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO .................................................................................. 45 1. Lãnh đạo và những căn cứ để lãnh đạo trong quản trị ......................................................... 45 1.1. Khái niệm và đặc điểm ...................................................................................................... 45 1.1.1. Khái niệm ....................................................................................................................... 45 1.1.2. Đặc điểm ........................................................................................................................ 45 1.2. Nội dung lãnh đạo ............................................................................................................. 45 1.2. 1. Hiểu rõ con người trong hệ thống ................................................................................. 45 1.2.2. Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp ...................................................................... 46 1.2.3. Xây dưng nhóm làm việc ............................................................................................... 46 1.2.4. Dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt ............................................................. 46 1 2.5. Giao tiếp đàm phán ........................................................................................................ 46 2. Các phương pháp lãnh đạo con người .................................................................................. 46 2.1. Khái niệm vềphươngpháp lãnh đạo ................................................................................... 46 2.2. Nhu cầu và động cơ làm việc của con người .................................................................... 46 2.2.1. Nhu cầu .......................................................................................................................... 46 2.2.2. Động cơ .......................................................................................................................... 47 2.3. Các phương pháp lãnh đạo đối với con người .................................................................. 47 2.3.1. Phương pháp hành chính ................................................................................................ 47 2.3.2. Phương pháp kinh tế....................................................................................................... 47 2.3.3. Phương pháp giáo dục, vận động, tuyên truyền ............................................................. 48 2.3.4. Cácphươngpháp lãnh đạo hiện đại ................................................................................. 48 2. 3. 5. Sự kết hợp các phương pháp lãnh đạo ......................................................................... 48 3. Nhóm và lãnh đạo nhóm ...................................................................................................... 48 3.1. Nhóm và sự hình thành nhóm ........................................................................................... 48 3.2. Các đặc điểm thường gặp của nhóm ................................................................................. 49 3.2. 1. Lan truyền tâm lý .......................................................................................................... 49 3.2.2. Tâm trạng nhóm ............................................................................................................. 49 3.2.3. Bầu không khí trong nhóm ............................................................................................. 49 3.2.4. Hành vi của nhóm .......................................................................................................... 49 3.3. Lãnh đạo theo nhóm .......................................................................................................... 49 3.3.1. Khái niệm:. ..................................................................................................................... 49 3.3.2. Nguyên tắc lãnh đạo theo nhóm ..................................................................................... 49 4. Giao tiếp và đàm phán trong lãnh đạo.................................................................................. 50 4.1. Tình huống và nguyên tắc xử lý ........................................................................................ 50 4.1.1. Tình huống. .................................................................................................................... 50 4.1.2. Nguyên tắc xử lý. ........................................................................................................... 50 4.2. Giao tiếp và đặc điểm của giao tiếp .................................................................................. 50 4.2. 1. Khái niệm ...................................................................................................................... 50 4.2.2. Đặc điểm giao tiếp.......................................................................................................... 50 4.3. Đàm phán trong lãnh đạo .................................................................................................. 50 4.3.1. Khái niệm ....................................................................................................................... 50 4.3.2. Yêu cầu của đàm phán ................................................................................................... 50 4.3.3. Các yếu tố cần lưu ý trong đàm phán ............................................................................. 50 Chương VI:CHỨC NĂNG KIỂM TRA .................................................................................. 52 1 Khái niệm và vai trò của kiểm tra ......................................................................................... 52 1.1. Khái niệm và bản chất ....................................................................................................... 52 1.1.1. Khái niệm ....................................................................................................................... 52 1.1.2. Bản chất của kiểm tra ..................................................................................................... 52 1.2. Vai trò của kiểm tra ........................................................................................................... 53 2. Nội dung và mức độ kiểm tra ............................................................................................... 54 2.1. Nội dung kiểm tra .............................................................................................................. 54 2.1.1. Nội dung ......................................................................................................................... 54 2.1.2. Mức độ kiểm tra ............................................................................................................. 54 2.2. Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra .................................................................................... 55 2.2.1. Hệ thống kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch ....................................................... 55 2.2.2. Kiểm tra phải mang tính đồng bộ ................................................................................... 55 2.2.3. Kiểm tra phải công khai, chính xác và khách quan ........................................................ 55 2.2.4. Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống .................................... 55 2.2.5. Kiểm tra cần phải linh hoạt và có độ đa dạnghợp lý ...................................................... 55 2.2. 7. Kiểm tra có trọng điểm.................................................................................................. 56 2.2.8. Địa điểm kiểm tra ........................................................................................................... 56 2.3. Các chủ thể kiểm tra .......................................................................................................... 56 2.3.1. Kiểm tra của hội đồng quản trị ....................................................................................... 56 2.3.4. Kiểm tra của hội viên ..................................................................................................... 56 2.3.5. Kiểm tra của người làm công ......................................................................................... 57 3. Quá trình kiểm tra ................................................................................................................ 57 3.1. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn .................................................................................... 57 3.1.1 Khái niệm ........................................................................................................................ 57 3.1.2. Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra ......................................................................................... 57 3.2. Đo lường và đánh giá sự thực hiện ................................................................................... 58 3.2.1. Đo lường sự thực hiện .................................................................................................... 58 3.2.2. Đánh giá sự thực hiện các hoạt động ............................................................................. 58 3.3. Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra.................................................................................... 58 3.3.1. Các hình thức kiểm tra ................................................................................................... 58 3.3.2. Các kỹ thuật kiểm tra ..................................................................................................... 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 60 Chương I TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC 1 Khái niệm và bản chất của quản trị 1 1. Khái niệm về quản trị Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và có thể nói là chưa có một định nghĩa nào được tất cả mọi người chấp nhận hoàn toàn. Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Định nghĩa này nói lên rằng trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình. Koontz và O’Donnell định nghĩa: “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định.” Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản trị được James Stoner và Stephen Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnhđạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cảcác nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Từ tiến trình trong định nghĩa này nói lên rằng các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát phải được thực hiện theo một trình tự nhất định. Khái niệm trên cũng chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi. Những hoạt động này hay còn được gọi là các chức năng quản trị bao gồm: (1) Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu; (2) Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu; (3) Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc cấp cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn; Và (4) Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết. Định nghĩa của Stoner và Robbins cũng chỉ ra rằng nhà quản trị sử dụng tất cả nguồn lực của tổ chức bao gồm nguồn lực tài chính, vật chất và thông tin cũng như nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu. Trong những nguồn lực trên, nguồn lực con người là quan trọng nhất và cũng khó khăn nhất để quản lý. Yếu tố con người có thể nói là có ảnh hưởng quyết định đối với việc đạt được mục tiêu của tổ chức hay không. Tuy nhiên, những nguồn lực khác cũng không kém phần quan trọng. Ví dụ như một nhà quản trị muốn tăng doanh số bán thì không chỉ cần có chính sách thúc đẩy, khích lệ thích hợp đối với nhân viên bán hàng mà còn phải tăng chi tiêu cho các chương trình quảng cáo, khuyến mãi. Một định nghĩa khác nêu lên rằng “Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước”. Khái niệm này chỉ ra rằng một hệ thống quản trị bao gồm haiphân hệ: (1) Chủ thể quản trị hay phân hệ quản trị và (2) Đối tượng quản trị hay phânhệ bị quản trị. Giữa hai phân hệ này bao giờ cũng có mối liên hệ với nhau bằng cácdòng thông tin (Hình 1.1). Hình 1.1. Hệ Thống Quản Trị Thông tin thuận hay còn gọi là thông tin chỉ huy là thông tin từ chủ thể quản trị truyền xuống đối tượng quản trị. Thông tin phản hồi là thông tin được truyền từ đối tượng quản trị trở lên chủ thể quản trị. Một khi chủ thể quản trị truyền đạt thông tin đi mà không nhận được thông tin ngược thì nó sẽ mất khả năng quản trị. Nghiên cứu từ thực tiễn quản trị chỉ ra rằng việc truyền đạt thông tin trong nội bộ tổ chức thường bị lệch lạc hoặc mất mát khi thông tin đi qua nhiều cấp quản trị trung gian hay còn gọi là các ‘bộ lọc’ thông tin. Kết quả là hiệu lực quản trị sẽ kém đi. Một số người và trong một số trường hợp này thì dùng từ quản trị ví dụ như quản trị doanh nghiệp hay công ty, ngành đào tạo quản trị kinh doanh; Và những người khác đối với trường hợp khác thì sử dụng từ quản lý chẳng hạn như quản lý nhà nước, quản lý các nghiệp đoàn. Tuy hai thuật ngữ này được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, nhưng về bản chất của quản trị và quản lý không có sự khác biệt. Điều này hoàn toàn tương tự trong việc sử dụng thuật ngữ tiếng Anh khi nói về quản trị cũng có hai từ là Management và Administration. 1.2. Bản chất Quản trị thực chất là một quá trình tác động mà quá trình đó không phải ngẫu nhiên được tiến hành một cách có tổ chức và có chủ đích của chủ thể quản trị (hệ thống quản trị), được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục nhằm làm cho các hoạt động của tập thể (tổ chức) mang lại kết quả cao nhất với chi phí thấp nhất, thoả mãn ngày càng nhiều hơn nhu cầu về vật chất và tinh thần của cả cộng đồng. 2. Vai trò và chức năng của quản trị 2.1. Vai trò của quản trị Quản trị cũng có vai trò rất quan trọng trong những thay đổi và phát triển cực kỳ nhanh chóng của thế giới hiện đại ngày nay. Người Mỹ cho rằng: Một trong những đóng góp quý nhất của họ cho nền văn hoá của nhân loại đó chính là nền khoa học quản trị hiện đại. Sự hưng thịnh và suy vong của một quốc gia đều có sự liên quan chặt chẽ tới các hoạt động về quản trị. Peter F.Drucker - một trong những nhà khoa học nổi tiếng về quản trị đã từng cảnh báo: Quản trị,năng lực quản trị, tính nhất quán của quản trị và việc thực hiện quản trị sẽ có ý nghĩa quyết định đối với cả Mỹ và các nước khác trong những thập kỷ tới. Trên bình diện của các nhà doanh nghiệp khi nói đến nguyên nhân phá sản, thì có thể nghiên cứu thấy nhiềunguyên nhân, nhưng nguyên nhân hàng đầu thường vẫn là quản trị kém hiệu quả do nhà quản trị thiếu năng lực. Trong cùng những hoàn cảnh như nhau, nhưng người nào biết tổ chức các hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn. Đặc biệt quan trọng không chỉ là việc đạt kết quả mà sẽ còn là vấn đề tốn kém ít thời giờ, tiền bạc, nguyên vật liệu và nhiều loại phí tổn khác hơn, hay nói cách khác là có hiệu quả hơn. Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với những chi phí bỏ ra, chúng ta có khái niệm hiệu quả. Hiệu quả cao khi kết quả nhiều mà chi phí bỏ ra lại thấp và hiệu quả thấp khi chi phí nhiều mà kết quả không đạt được là bao nhiêu. Không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt được kết quả nhưng nếu xem xét đến chi phí, thì sẽ thấy cái giá của kết quả là quá đắt. Tức là có kết quả mà không có hiệu quả, hay chính xác hơn là hiệu quả quá thấp. Trong hoạt động kinh tế, nhất là trong nền kinh tế thị trường luôn có sự cạnh tranh gay gắt, người ta phải tìm cách hạn chế chi phí và gia tăng kết quả, tức là luôn phải tìm cách nâng cao hiệu quả. Các hoạt động quản trị là cần thiết vì nó giúp gia tăng hiệu quả. Hệ thống quản trị thực hiện các chức năng của mình thông qua nắm giữ nhiều vai trò khác nhau trong quá trình quản trị. Nếu chức năng của quản trị là những nhiệm vụ chung (nhiệm vụ tổng quát) thì vai trò của quản trị là những công việc cụ thể, là tập hợp những hành vi có tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Theo HenryMintzberg, nhà nghiên cứu Hoa Kỳ, quản trị có 10 vai trò phổ biến được tập hợp thành ba nhóm và liên quan vớinhau: vai trò quan hệ với con người, vai trò thông tin và các vai trò quyết định. 2.1.1. Vai trò quan hệ với con người Sống và làm việc trong một tổ chức, mọi cá nhân thường có mối quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách là nhà quản trị họ thường có những vai trò cơ bản sau: - Vai trò đại diện, hay tượng trưng có tính chất nghi lễ trong tổ chức. - Vai trò của người lãnh đạo, nó đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. - Vai trò liên hệ, quan hệ với người khác, ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. 2.1.2. Vai trò thông tin Thời đại ngày nay là thời đại bùng nổ thông tin, thông tin được xem là nguồn lực căn bản thứ tư ở mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho các nhà quản trị mà chính bản thân họ cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong vấn đề này. Nghiên cứu về vai trò thông tin của các nhà quản trị chúng ta thấy: - Trước hết, nhà quản trị có vai trò thu thập thông tin và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị. Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập thông tin bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động vàsự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe doạ đối với các hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người... - Vai trò thông tin thứ hai của nhà quản trị là phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp. - Vai trò thứ ba mà nhà quản ta phải đảm nhiệm là vai trò của người thay mặt tổ chức cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị, hay cho các cơ quan bên ngoài. Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu này có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức. 2.1.3. Vai trò quyết đinh Loại vai trò cuối cùng của nhà quản trị gồm bốn vai trò:vai trò chủ trì, vai trò người giải quyết xáo trộn, vai trò người phân phối tài nguyên và vai trò người thương thuyết. - Vai trò chủ trì xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức. Mục đích của vai trò này là tạo ra những chuyển biến tốt hơn trong đơn vị. Việc này có thể thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng... - Các tình huống rủi ro, sự cố, xáo trộn bất ngờ... là những điều không tránh khỏi. Trong vai trò này, nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định. So với các vai trò khác, vai trò này chiếm vị trí ưu tiên hơn trong các quyết định mà nhà quản trị cần phải giải quyết. Khi một cỗ máy chủ yếu bị hỏng, khi nguồn điện bị cúp, khi khách hang chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, khi mặt hàng kinh doanh đột nhiên bán khá chạy... Đó là những yếu tố có thể gây ra sự xáo trộn. Vai trò của các nhà quản trị trong các tình huống này là phải nhanh nhạy, kịp thời và quyết đoánđể đưa tổ chức trở lại hoạt động bình thường và hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại có thể có, hoặc là vận dụng đến mức tối đa những cơ hội mới, những yếu tố mới để phát triển. - Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối tài nguyên cho ai và với số lượng như thế nào,thì đó là lúc nhà quản trị đóng vai trò nhà phân phối tài nguyên. Tài nguyên đó có thể là tiền, thời gian, quyền hành, trang bị, hay con người. Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng. Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của một đơn vị hay thậm chí của toàn tổ chức. - Cuối cùng, nhà quản trị còn đóng vai trò của một nhà thương thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Các cuộc thương lượng có thể là về công việc,về tiền, thời gian hay bất cứ điều gì có ảnh hưởng đến bộ phận của mình. Mục đích của thương lượng là phải tìm ra giải pháp chấp nhận được cho tất cả các bên có liên quan và điều hiển nhiên là phải có lợi nhất cho đơn vị của mình. Tóm lại, với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ phần quan trọng trong sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Và đó cũng là lý do chính của nhu cầu cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của đất nước. 2.2. Chức năng quản trị - Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh: Ta có các chức năng quản trị cụ thể như sau: Quản trị chất lượng, quản trị Makerting, quản trị sản xuất, quản trị tài chính, quản trị kế toán, quản trị hành chính, văn phòng... - Căn cứ theo nội dung của quá trình quản trị: Các chức năng quản trị chỉ những nhiệm vụ lớn nhất và bao trùm nhất trong các hoạt động về quản trị. Có nhiều tranh luận đã diễn ra khi bàn về các chức năng quản trị.Trong thập niên 30, thế kỷ 20 Gulick và Urwich nêu ra bảy chức năng quản trị: Lập kế hoạch; Tổ chức; Nhân sự; Chỉhuy; Phối hợp; Kiểm tra; và Tài chính. Henry Fayol thì đề xuất năm chức năng quản trị: Lập kế hoạch; Tổ chức; Chỉhuy, Phối hợp và Kiểm tra . . . . Ngày nay, các chức năng chung của quản trị đã được trình bày trong nhiều sách giáo khoa ở các trường đại học và cao đẳng Việt Nam chủ yếu bao gồm: + Hoạch định:Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mụctiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Hoạch định liên quan đến dự báo và tiên liệu tương lai, những mục tiêu cần đạt được và những phương thức để đạt được mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại trong quản trị. Có nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém. + Tổ chức: Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm,phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết lập ra sao?Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù hoạch định tốt. + Lãnh đạo: Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính riêng,hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ vàhành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo nhữngngười khác, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng vàhoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa cácthành phần, thắng được sức ỳ của các thành viên