Nội dung

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TỪ XA QUA TRUYỀN HÌNH - TRUYỀN THANH – MẠNG INTERNET GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG TS Nguyễn Thị Ngọc An ThS. NGUYỄN THỊ NGỌC AN Năm 2006 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng DẪN NHẬP Bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải quản trị văn phòng của mình gọi là quản trị hành chính văn phòng. Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. Cấp quản trị nào cũng cần phải lên lịch thời biểu công tác, thời biểu dự án, cần phải quản trị thông tin, quản trị hồ sơ, cần phải hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị và các chuyến đi công tác; đều phải viết báo cáo tường trình, thư từ liên lạc; đều phải tiếp khách, gọi điện thoại; đều phải sắp xếp chỗ làm việc theo luồng công việc…Tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nêu trên đều được quản trị bằng các hệ thống và thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế. Quản trị hành chính văn phòng ngày nay trở thành một ngành học lớn trên thế giới. Các nước phát triển đều có các Hiệp hội quản trị hành chính. Ví dụ ở Mỹ có: Hiệp hội quản trị hành chánh quốc gia NOMA (The National Office Managent Association), Hiệp hội nghiên cứu các hệ thống và thủ tục SPA (Systems and Procedures Association)… Tài liệu quản trị hành chính văn phòng gồm có ba phần, tổng cộng là 11 chương.  Phần một: Đại cương về quản trị hành chiùnh văn phòng, giúp chúng ta nắm một cách tổng quát tại sao phải quản trị hành chiùnh văn phòng, những ai quản trị hành chánh văn phòng, vai trò của thư ký trong các doanh nghiệp, và làm cách nào hoạch định, tổ chức, kiểm tra hành chính văn phòng.  Phần hai: Quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học, giúp chúng ta biết đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng, biết cách quản trị thời gian, quản trị thông tin, quản trị hồ sơ một cách khoa học và hiện đại.  Phần ba: Nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp chúng ta biết hoạch định, tổ chức các cuộc họp/hội nghị và các chuyến đi công tác; Biết phân loại và phân cấp phát hành văn bản pháp quy; Biết cách tiếp khách và gọi điện thoại. Với số tiết giảng dạy trên lớp hạn hẹp là 45 tiết, chúng tôi hy vọng giáo trình này sẽ giúp cho sinh viên nắm vững những điều cơ bản nhất về nguyên tắc và thực tiễn của Quản Trị Hành Chính Văn Phòng. Tài liệu tham khảo Trang 3 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng  Tài liệu pháp quy Hiến pháp Nước Công Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam 1992. Hà Nội: Sự Thật, 1992.  Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001. Hà nội: Sự Thật, 2001  Phan Văn Khải. Nghị Định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Thủ Tướng Chính Phủ về công tác văn thư.  Phan Văn Khải. Nghị Định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Thủ Tướng Chính Phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.   Tài liệu sách báo Bùi Xuân Lự và các tác giả. Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức. Hà Nội: 2002  Nguyễn Hữu Thân. Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng. TP.HCM: NXB Thống Kê, 2002.  Vương Thị Kim Thanh. Soạn thảo văn bản. TP. HCM 2004  Trường Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng II. Giáo trình văn thư. TP. HCM 2002  Nguyễn Hoàng Tun. Successful office management. TP.HCM 2004 CHƯƠNG 1  QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LÀ GÌ? 1. CÁC KHÁI NIỆM 1.1. KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 1.2. KHÁI NIỆM HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. 1.3. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. 1.4. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Trang 4 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. 1.5. PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Soạn thảo các hồ sơ công văn giấy tờ, các bản tường trình  Duy trì, ghi nhớ các hồ sơ kể cả việc sắp xếp phân loại và thiêu huỷ các hồ sơ  Tính toán hoá đơn, sổ sách, giá cả…  Thông đạt dưới các hình thức thư từ, điện thoại, các bản tường trình, hội nghị, hội thảo, các cuộc hẹn, tiếp tân… Vậy công việc hành chính chủ yếu là xử lý thông tin. 1.6. PHẠM VI CỦA QUẢN TRỊ Trong các công ty rất nhỏ hay các cơ sở sản xuất, chủ cơ sở là cấp quản trị duy nhất. Tại các công ty lớn và vừa có từ 500 công nhân trở lên thường có 3 cấp quản trị. (Xem hình 2.1) Hình 1.1: Các cấp quản trị phổ biến trong các công ty lớn và vừa Cấp QT cao cấp Cấp QT trung gian hay trung cấp Cấp QT tuyến thứ nhất hay cấp QT cơ sở 2. CHỨC NĂNG  Chức năng của quản trị  Chức năng của quản trị hành chính văn phòng 2.1. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ  Hoạch định (Planning): Là việc đề ra các mục tiêu cho tương lai và sự lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.  Tổ chức (Organizing): Bao gồm việc thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp để đảm Trang 5 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng  Nhiệm những hoạt động cần thiết và xác định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.  Lãnh đạo (Leading): Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức.  Kiểm soát (Controlling): Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai trái đi lệch với mục tiêu. 2.2. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:  Hoạch định công việc hành chính  Tổ chức công việc hành chính văn phòng  Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng  Kiểm soát công việc hành chính  Dịch vụ hành chính văn phòng Hình 1.2: Hoạt động của doanh nghiệp ví như một chiếc xe ô tô, các chức năng dịch vụ HCVP là 4 bánh xe 3. PHÂN BIỆT CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ 3.1. Công việc hành chính văn phòng: Do nhân viên thực hiện, họ làm các công việc HCVP đơn thuần như điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn bản… Họ thường sử dụng đồ nghề và các trang thiết bị hành chính văn phòng để hoàn thành công việc. Trang 6 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng Công việc hành chính có mặt ở khắp mọi nơi trong doanh nghiệp, từ phòng hành chánh đến phòng kế toán, kinh doanh… Từ các nhân viên hành chính sự nghiệp đến tất cả các cấp quản trị, mọi người ở mức độ khác nhau, đều làm công việc hành chính. 3.2. CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ Do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức và kiểm tra. Họ làm việc với con người và với các ý tưởng. Mối tương quan của công việc HCVP và công việc quản trị tuỳ thuộc các cấp quản trị khác nhau. Cấp quản trị càng cao, hầu hết công việc là thuộc về lãnh vực quản trị. Cấp quản trị càng thấp, hầu hết công việc là những hoạt động chuyên môn, thực tiễn. Xem hình 2.3 Hình 1.3: Công việc quản trị và công việc HCVP Công việc Quản trị Công việc HCVP 4. HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hoá công tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của các nhà quản trị. Theo hướng:  “Văn phòng điện tử”  “Văn phòng không giấy”  “Văn phòng tự động hoá”  “Văn phòng của thế kỷ 21” Phương pháp  Tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn, đúng chức năng.  Từng bước tin học hoá công tác văn phòng. Sử dụng các mạng nội bộ (LAN), mạng quốc tế internet (WAN). Trang 7 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng  Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như: máy tính, máy FAX, máy photocopy, điện thoại, Internet…  Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính… CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Khái niệm văn phòng, hành chính văn phòng, quản trị, quản trị hành chính văn phòng là gì? 2. Hãy liệt kê bốn loại công việc hành chính văn phòng? Trình bày 5 chức năng của quản trị hành chính văn phòng? 3. Hãy trình bày phạm vi của quản trị theo quy mô? 4. Phân biệt thế nào là công việc hành chính văn phòng, công việc quản trị? Trang 8 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng CHƯƠNG 2 HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP 1. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHIÙNH VĂN PHÒNG 1.1. KHÁI NIỆM  Nhà quản trị: “Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đạt được mục tiêu”. (Theo Reinecke). Hoặc: Nhà quản trị là người điều khiển, giám sát công việc của những người khác. Đó là người ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, người thực hiện các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp.  Nhà quản trị hành chính: Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị. Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra bộ phận của mình. 1.2. TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH Nhà quản trị hành chính cần có đủ 12 tiêu chuẩn sau:  Là một nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyển về hoạt động quản trị hành chính văn phòng  Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng  Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty  Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở  Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên  Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn  Phong cách lịch sự  Kiểm soát cảm xúc  Cóù óc sáng kiến  Tự tin  Có óc phán đoán Trang 9 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng  Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới 1.3. CÁC CHỨC VỤ CỦA CẤP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH  Trợ lý hành chính  Trưởng phòng hành chính/TP xử lý văn bản/TP hồ sơ  Giám đốc hành chính  Phó Tổng Giám đốc hành chính. 2. THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP 2.1. KHÁI NIỆM THƯ KÝ Thư ký (Tiếng Anh là Secretary) là một từ rất thông dụng trên thế giới, chỉ một loại công việc, một loại nghề nghiệp phổ biến và quan trọng trong xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với hoạt động quản lý. Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp quốc tế: “Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng (Office skills), có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”. 2.2. CHỨC NĂNG CỦA THƯ KÝ  Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức công tác thông tin: Xử lý văn bản đi, đến…  Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: Tiếp khách, điện thoại, hoạch định và tổ chức các cuộc họp, hội nghị; hoạch định và tổ chức các chuyến đi công tác… 2.3. NHIỆM VỤ CỦA THƯ KÝ 2.3.1. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng  Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp  Biên tập văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu  Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của doanh nghiệp  Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp. Trang 10 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng 2.3.2. Nhiệm vụ của thư ký Giám đốc  Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân Thủ trưởng: Tiếp khách, điện thoại, chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp do thủ trưởng điều hành; chuẩn bị các chuyến đi công tác của thủ trưởng…  Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản: Thực hiện quy trình văn bản đến, đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, quản lý và sử dụng con dấu…  Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc: Lập kế hoạch công tác hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng; thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng; chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng…  Những nhiệm vụ khác: Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác, những sự kiện quan trọng trong doanh nghiệp; tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự vụ có tính chất cá nhân (của những bộ phận của thủ trưởng), các vấn đề thuộc phương tiện đi lại… 2.4. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI THƯ KÝ  Bản chất lao động của thư ký là hỗ trợ, giúp việc.  Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi mối quan hệ trực tiếp và thường xuyên với nhà quản trị và các đồng nghiệp.  Thách thức đặt ra đối với thư ký là những áp lực về công việc, thời gian, và đôi khi là vấn đề tình cảm.  Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua sự đóng góp của mình vào vào kết quả lao động của Thủ trưởng. 2.5. TIÊU CHUẨN CỦA THƯ KÝ 2.5.1. Tiêu chuẩn về kỹ năng  Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học  Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng như: Các máy điện thoại, điện tín, photocopy, computer…  Kỹ năng giao tiếp tốt: đọc nghe, nói, viết  Kỹ năng ghi chép nhanh và chính xác  Kỹ năng soạn thảo và biên tập văn bản  Kỹ năng lưu trữ văn bản Trang 11