Nội dung

Chương 3 QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP Mục tiêu: Sau khi đọc xong chương này sinh viên sẽ: - Hiểu được những khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho: chức năng, chi phí, các dạng tồn kho. - Phân tích các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho. - Phân tích được các mô hình kinh tế cơ bản (EOQ), mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất (POQ), mô hình sản lượng giữ lại nơi cung ứng, mô hình khấu trừ theo sản lượng. - Đánh giá được hiệu quả của công tác quản trị tồn kho. - Lập được kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. - Phân tích được các mô hình cung ứng nguyên vật liệu tại doanh nghiệp 3.1. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU (QUẢN TRỊ TỒN KHO) Quản trị dự trữ nguyên vật liệu tại doanh nghiệp còn gọi là quản trị tồn kho. Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trong tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp, thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Do đó việc điều khiển, kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề cần thiết, chủ yếu trong quản trị tài chính tác nghiệp. 3.1.1. những khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho a. Chức năng của quản trị tồn kho - Chức năng liên kết: liên kết giữa 3 giai đoạn cung ứng – SX – Tiêu thụ - Chức năng đề phòng tăng giá, đề phòng lạm phát. - Chức năng khấu trừ theo sản lượng. b. Kỹ thuật phân tích ABC (kỹ thuật Pareto) Theo kỹ thuật phân tích ABC người ta phân tích nguyên vật liệu theo 3 nhóm ABC căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu. Thông thường ở các doanh nghiệp sau khi phân loại xong giá trị và lượng vật tư nguyên liệu có cơ cấu như sau: Giá trị hàng tồn kho 80 60 40 20 Nhóm A Nhóm A: - giá trị 7 – 80% - số lượng 15% Nhóm B: - giá trị 15 – 35% - số lượng 35% Nhóm C: - giá trị 5 – 10% - số lượng 55% Nhóm B Nhóm C % tổng số hàng tồn kho 40 Hình 3-1. Cơ cấu các nhóm hàngA, B, C tính theo số lượng và giá trị hàng Tác dụng của kỹ thuật phân tích A, B, C: - Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng (ưu tiên nhóm A+ B) - Xác định chu kỳ kiểm soát khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau: + Nhóm A kiểm toán hàng tháng + Nhóm B kiểm toán hàng quý + Nhóm C kiểm toán hàng 6 tháng - Nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho. - Các báo cáo tồn kho chính xác, mức độ chính xác tùy thuộc vào giá trị hàng. - Áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. (nhóm A + B dự báo chính xác nhóm C có thể dự báo khái quát hơn) c. Các chi phí trong quản lý tồn kho * Chi phí mua hàng (Cpm) = khối lượng hàng x dơn giá * Chi phí đặt hàng (Cđh) - Chi phí hoa hồng cho người giới thiệu - chi phí hành chính để thực hiện 1 đơn hàng - Chi phí chuẩn bị một phương tiện để thực hiện 1 đơn hàng S : chi phí cho 1 lần đặt hàng - Chi phí khác … Cđh = D .S Q Trong đó Cđh – chi phí đặt hàng trong năm D – nhu cầu vật tư trong năm Q – số lượng hàng của 1 đơn hàng * Chi phí tồn trữ (Ctt) - Chi phí thuê kho (khấu hao kho) - Chi phí sử dụng máy móc thiết bị trang bị trong kho - Chi phí lao động - Thuê – bảo hiểm - Chi phí mất mát, hư hỏng, hao hụt … Cđh = Q .H 2 Trong đó Ctt : Chi phí tồn trữ trong năm Q H: Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng 41 H : chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng trong 1 đơn vị thời gian Q 0 TC 0 = 0 Cđh + Ctt + Cmh Tổng chi phí của hàng tồn kho TC = Cđh + Ctt Tổng chi phí về hàng tồn kho d. Các dạng tồn kho – các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho * Các dạng tồn kho Các dạng tồn kho trong doanh nghiệp có thể biểu thị bằng sơ đồ dưới đây Người cung ứng Tiêu thụ Sản xuất Cung ứng Dự trữ Nguyên vật liệu Trên đường vận chuyển Sản phẩm dở dang Bánthành phẩm Trên đường vận chuyển Thành phẩm trong kho thành phẩm Thành phẩm trong kho người bán buôn Thành phẩm trong kho người bán lẻ Phụ tùng thay Thế trên đường vận chuyển Hình 3-2. Các dạng tồn kho * Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho Để giảm số lượng hàng tồn kho trong các doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau đây: 1. Áp dụng các mô hình tồn kho Giảm tối đa lượng vật tư 2. Áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng Xác định lượng phụ tùng dự trữ hợp lý 3. Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền Giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang 4. Áp dụng chế độ hợp đồng chặt chẽ với khách hàng Xác định đúng số lượng thành điểm và thời điểm giao hàng 42 3.1.2. Các mô hình tồn kho a. Mô hình sản lượng kinh tế cơ bản (EOQ) (The Basic Economic Order Quantity Model) Harris đề xuất năm 1915. Mô hình EOQ được áp dụng với các điều kiện giả định như sau: - Nhu cầu vật tư biết trước ổn định - Thời gian vận chuyển không thay đổi - Số lượng của 1 đơn hàng được vận chuyển 1 chuyến - Không có việc khấu trừ theo sản lượng - Không có việc thiếu hàng trong kho Q Q Q 0 0 Mô hình cần giải quyết 2 vấn đề cơ bản: - Lượng hàng cần mua tối ưu Q* - Thời điểm đặt hàng lại (ROP) Lượng hàng Q* là tối ưu là lượng hàng có: min TC = Cđh + Ctt hoặc TC = min D Q S H Q 2 Ctt TC min Cđh Nhận xét: Q* có Cđh = OA Ctt = OA Q* Cđh = Ctt Vậy muốn có Q* để Q* cho TC = Cđh + Ctt => min phải có điều kiện : 43 Cđh = Ctt hoặc D Q S H Q 2 Từ đó suy ra: D = 1.000 đơn vị H = 5.000 đơn vị/năm S = 100.000 đồng 2SD H Q* = Thời điểm đặt hàng lại (ROP) là thời điểm mà sản lượng hàng trong kho = L x d Trong đó L: Thời gian vận chuyển d: Lượng vật tư cần dùng trong 1 ngày đêm Nếu L = 3 ngày d = 10 đơn vị/ngày ROP = 3 x 10 = 30 đơn vị Q b. Mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất (POQ) (Production Order Quantity Model) Mô hình POQ là mô hình được áp dụng khi lượng hàng của 1 đơn vị hàng được vận ROP chuyển nhiều chuyến. Có mô hình EOQ lượng hàng của 1 đơn hàng được vận chuyển 1 chuyến. Q L L Qmax Qmax t t T T Trong đó t: Thời gian cung ứng T: Chu kỳ cung ứng p: Lượng hàng cung ứng mỗi ngày (mức độ sản xuất hàng ngày) d: Lượng hàng sử dụng hàng ngày (lượng hàng tiêu thụ hàng ngày) Qmax = Tổng lượng hàng cung ứng trong thời gian t Qmax = p.t – d.t Q = p.t Qmax = p. => t = Q p Q Q  p p 44 Tổng lượng hàng sử dụng trong thời gian t Qmax = Q.( 1  d ) p Muốn có Q* để Q* cho TC = Cđh + Ctt => min phải có điều kiện: Cđh = Ctt Hoặc D .S  Q Từ đó suy ra Q* = Nếu Q.(1  2 d ) p .H 2SD d H (1  ) p D = 1.000 đv H = 5.000đ/đv/năm P = 8 đv/ngày Q*  S = 100.000đ d = 6 đv/ngày 2 x100.000 x1.000  400 (đơn vị) 6 5.000(1  ) 8 Thời điểm đặt hàng lại giống nhau ở mọi mô hình do đó không trình bày lại (xem mô hìn EOQ) . c. Mô hình sản lượng giữ lại nơi cung ứng Mô hình sản lượng giữ lại nơi cung ứng được áp dụng trong trường hợp nhu cầu nguyên liệu không chắc chắn, nên doanh nghiệp mua nguyên liệu và gửi lại tại nhà cung ứng một số ít, nếu thiếu mới lấy số nguyên liệu đó. Q b* Q* Q* -b Q* Q*- b* b* Q* Q* - b* Q* - b* Q*: Lượng hàng cung ứng tối ưu ? b*: Lượng hàng mang về tối ưu ? Q* - b* : Lượng hàng giữ lại tối ưu ? B: Chi phí cho 1 đơn vị hàng gửi lại nơi cung ứng TC = D b .S + .H  (Q  b) B  min 2 Q 45 Q*= 2SD B  H x H B b*= 2SD B x BH H Q*-b*=Q*(1- B ) BH Ví dụ 3.1. Nếu: D = 20.000 đơn vị S = 150.000đ H = 20.000đ/đv/năm B = 100.000đ/đv/năm Q*= 2 x150.000 x 20.000 100.000  20.000 x  600 đơn vị 20.000 100.000 b*= 2 x150.000 x 20.000 100.000 x  500 đơn vị 20.000 100.000  20.000 Q* - b* = Q*(1- 100.000 )=100 đơn vị 100.000  20.000 d. Mô hình khấu trừ theo sản lượng Mô hình này được áp đặt khi xí nghiệp cung ứng bán giảm giá nếu mua số lượng lớn. Do đó, vấn đề đặt ra phải mua bao nhiêu để tổng chi phí của hàng tồn kho thấp nhất. Ví dụ 3.2. Giả sử nhà cung ứng có chính sách giá khuyến mại như sau: Sản lượng Đơn giá 1 - 999 5 USD 1000 – 199 4,8 USD ≥ 2000 4,75 USD Nếu D = 5000 đơn vị/năm S = 49 USD H = I.P I = 20% (tỷ lệ chi phí tồn kho tính theo giá mua) Q* =? Để xác định lượng hàng cần mua tối ưu chúng ta có thể tiến hành tính toán như sau: Bước 1: Xác định các mức sản lượng tối ưu theo các mức giá khác nhau: Q1* = 2 x 49 x5000 = 700 đơn vị 0, 2 x5 Q2* = 2 x 49 x5000 = 714 đơn vị 0,2 x 4,8 Q3*= 2 x 49 x5000 = 718 đơn vị 0,2 x 4,75 46 Bước 2: Điều chỉnh các mức sản lượng lên mức sản lượng được hưởng giá khấu trừ. Q1* = 700 đơn vị (phù hợp với giá 5 USD) Q2* = 714 đơn vị điều chỉnh lên 1000 đơn vị (phù hợp với giá 4,8USD) Q3* = 718 đơn vị điều chỉnh lên 2000 đơn vị (phù hợp với giá 4,75 USD) Như vậy điều chỉnh ta có: Q1* = 700 đơn vị; Q2* = 1000 đơn vị; Q3* = 2000 đơn vị. Bước 3: Tính tổng chi phí của hàng tồn kho cho các mức sản lượng đã điều chỉnh, theo công thức : TC = D Q .S  .I .P  D.P Q 2 TC1  5.000 700 49  x0,2 x5  5.000 x5  25.700USD 700 2 TC 2  5.000 1.000  x0,2 x0,58  5.000 x 4,8 = 24,725 USD 1.000 2 TC3  5.000 2.000 49  x0,2 x 4,75  5.000 x 4,75  24.822,5USD 1.000 2 TC2 < TC3 < TC1 do đó chúng ta chọn Q* = 1000 đơn vị. e. Mô hình xác suất Mô hình này được áp dụng trong điều kiện nhu cầu nguyên vật liệu trong năm không ổn định, xác xuất thiếu hụt có thể xảy ra. Do đó cần dự trữ an toàn để giải quyết sự thiếu hụt, dự trữ an toàn tối ưu là mức dự trữ có : TC = Chi phí tồn trữ + Chi phí thiệt hại do thiếu hàng => min Ví dụ 3.3. Để xác định mức độ dự trữ an toàn tối ưu cần căn cứ vào các thông tin như sau: 1. Xác xuất tính cho các mức nhu cầu trong thời kỳ đặt hàng. Số đơn vị hàng Xác suất xảy ra 30 0,2 40 0,2 ROP 50 0,3 60 0,2 70 0,2 2. Thời điểm đặt hàng lại (ROP) = 50 đơn vị 3. Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng : 5 USD/1đv/năm 4. Chi phí thiệt hại do thiếu hàng: 40 USD/1đv 5. Số lần đặt hàng tối ưu trong năm: 6 lần Các thông tin này ở các doanh nghiệp đều có sẵn nên việc tính mức dự trữ an toàn tối ưu có thể tiến hành dễ dàng và tính theo bảng sau: Mức dự an toàn 20 trữ Chi phí tồn kho Phí tồn kho do thiếu hụt gây ra tăng thêm 20 x 5 = 100 0 Tổng chi phí 100 47 10 10 x 5 = 50 10 x 0,1 x 40 x 6 = 240 290 0 0 10 x 0,2 x 40 x 6 + 20 x 0,1 x 40 x 960 6 = 960 Vậy mức dự trữ an toàn tối ưu là: 20 đơn vị Vì TC20 = 100 USD là min 3.1.3. Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế để quyết định chính sách tồn kho. Trước đây ở các doanh nghiệp căn cứ vào: Nguyên tắc: chỉ tăng thêm hàng khi MP ≥ ML (MP – lợi nhuận biên tế: Marginal Profit) (ML – thiệt hại biên tế: Marginal Loss) Nhưng nếu chỉ căn cứ vào ML và MP thì chưa chính xác, do đó cần bố sung như sau: Nếu ta gọi P là xác xuất tính cho các trường hợp nhu cầu ≥ khả năng. Và (1 – P) là xác xuất tính cho các trường hợp nhu cầu < khả năng thì nguyên tắc trên có thể biểu thị dưới dạng biểu thức sau: P.MP ≥ (1 – P).ML P.MP ≥ ML – P.ML P.MP + P.ML ≥ ML P (MP + ML) ≥ ML Do đó điều kiện để tăng thêm hàng là: ML ML  MP Ví dụ 3.4. Một cửa hiệu bán bánh bông lan, giá mua 1500 đ/ 1 cái và bán ra với giá 2500 đ/ 1 cái. Nếu trong ngày không bán được thì phải loại ra để giữ uy tín với khách hàng. Để xác định khi nào cần tăng thêm bánh bông lan cần tính điều kiện để tăng thêm hàng. P ML 1500 P  0,6 ML  MP 1500  1000 Như vậy cửa hàng chỉ tăng thêm hàng khi khả năng bán hết phải > 0,6. Muốn đánh giá khả năng bán hết theo từng mức nhập hàng, chúng ta xem xét số liệu thống kê bán ra trong thời gian qua như sau: P Mức bánh nhập Nhu cầu Xác xuất Nếu nhập 100 cái 160 0,06 P =1 > 0,6 Nếu nhập 161 cái 161 0,14 P = 0,94 > 0,6 Có thể tăng Nếu nhập 162 cái 162 0,16 P = 0,8 > 0,6 Thêm hàng Nếu nhập 163 cái 163 0,20 P = 0,64 > 0,6 Nếu nhập 164 cái 164 0,24 P = 0,44 < 0,6 Không nên Nếu nhập 165 cái 165 0,16 P = 0,20 < 0,6 Tăng thêm Nếu nhập 166 cái 166 0,04 P = 0,04 < 0,6 hàng 48 P – tổng xác xuất tính cho các trường hợp nhu cầu ≥ khả năng 3.1.4. Đánh giá hiệu quả của công tác quản trị tồn kho a. Mức độ đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng Tỷ lệ % các đơn = hàng khả thi 100 - Số đơn hàngkhông thực hiện được Tỷ lệ % các đơn vị = hàng khả thi 100 - Tổng số đơn hàng trong năm x 100 Số đơn vị hàngkhông thực hiện được x 100 Tổng số đơn hàng trong năm b. Mức độ đầu tư cho quản trị tồn kho Q Giá trị hàng tồn kho = phục vụ sản xuất x100 2 Giá trị hàng tồn kho phục vụ = cho dự trữ an toàn Giá trị tồn kho hàng - Giá trị hàng tồn kho phục vụ sản xuất điều hành Giá trị tài sản hàng bị cho kho Tỷ lệ % giá trị tài sản = hàng bị cho kho x100 Tổng giá trị tài sản của xí nghiệp c. Trình độ quản trị tồn kho - Chi phí đặt hàng = D xS Q - Chi phí tồn trữ =  chi phí Giá trị tài sản hàng bị cho kho (giá vốn) Số vòng quay của = giá trị hàng tồn kho Giá trị hàng tồn kho Tỷ lệ giữa doanh thu = so với hàng tồn kho Tỷ lệ % các báo cáo = tồn kho chính xác Doanh thu Giá trị hàng tồn kho 100 - Số báo cáo không chính xác Tổng số báo cáo x100 3.2. LẬP KẾ HOẠCH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP Phần trên đã trình bày phương pháp xác định lượng tồn kho (lượng dự trữ) nguyên vật liệu tối ưu. Các mô hình nêu trên dùng tính toán cho các loại vật tư độc lập, tức là nhu cầu của chúng không hoàn toàn gắn liền với số lượng sản phẩm hàng hóa cần sản xuất, nhưng để điều hành sản xuất doanh nghiệp cần nắm vững nhu cầu vật tư cho từng loại sản phẩm và trong từng thời điểm trong quá trình sản xuất. Do đó, cần lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu phục vụ kế hoạch sản xuất hàng ngày. Nhu cầu nguyên vật liệu tính theo kế hoạch sản xuất được gọi là nhu cầu phụ thuộc. 3.2.1. Những thông tin cần có khi tiến hành lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu a. Kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu cần phải lập sau kế hoạch sản xuất hàng ngày (kế hoạch tác nghiệp) của doanh nghiệp Vì nhu cầu nguyên vật liệu cần căn cứ vào dữ liệu của kế hoạch sản xuất hàng ngày là: số lượng sản phẩm và thời điểm giao hàng. b. cần nắm vững cấu tạo của sản phẩm mới có thể tính toán nhu cầu nguyên liệu được Kế hoạch nhu cầu nguyên liệu là kế hoạch phụ thuộc vào cơ cấu sản phẩm và số lượng sản phẩm cần sản xuất. A 49