Nội dung

CHƯƠNG 5 ðÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC CÔNG Mục tiêu của chương o Cung cấp cho người học những khái niệm cơ bản và hiểu ñược vai trò của ñào tạo nguồn nhân lực trong tổ chức công. o Nắm ñược nội dung, ưu ñiểm và hạn chế của các phương pháp ñào tạo nguồn nhân lực và thực tiễn áp dụng các phương pháp này trong các tổ chức công hiện nay ở Việt Nam. o Hiểu ñược các căn cứ và phương pháp xác ñịnh nhu cầu ñào tạo, trình tự xây dựng chương trình ñào tạo và cách thức tổ chức thực hiện chương trình ñào tạo nguồn nhân lực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức công. o Hiểu và phân tích các giai ñoạn của ñường chức nghiệp góp phần tăng cường quản lý nghề nghiệp và ñịnh hướng, kế hoạch hoá con ñường chức nghiệp cho bản thân và cho người lao ñộng trong các tổ chức công. Tóm tắt chương Chương này nhằm giới thiệu cho người học các khái niệm và sự cần thiết phải ñào tạo nguồn nhân lực trong các tổ chức công, bằng các phương pháp gì? Khả năng áp dụng các phương pháp ñó trong các tổ chức công ở Việt nam hiện nay. Tiếp ñến người học sẽ ñược trang bị các kiến thức và kỹ năng cần thiết xác ñịnh nhu cầu ñào tạo, chuẩn bị, xây dựng và thực hiện chương trình ñào tạo nguồn nhân lực của tổ 119 chức công một cách hiệu quả. Phân tích các giai ñoạn của ñường chức nghiệp, tăng cường ñịnh hướng và kế hoạch hoá con ñường chức nghiệp cho người lao ñộng trong tổ chức công nhằm nâng cao sự hài lòng của cá nhân và tăng cường hiệu quả quản lý nguồn nhân lực của tổ chức công. 5.1. Sự cần thiết ñào tạo nguồn nhân lực của tổ chức công 5.1.1. Khái niệm ðào tạo là các hoạt ñộng học tập ñể nâng cao trình ñộ, kỹ năng của người lao ñộng ñể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng và nhiệm vụ của mình. Phát triển là các hoạt ñộng học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao ñộng, nhằm mở cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những ñịnh hướng phát triển tương lai của tổ chức. Nếu ñào tạo chỉ trọng tâm chú ý ñến cá nhân người lao ñộng thì phát triển gắn hoạt ñộng học tập của cá nhân với tầm nhìn, viễn cảnh và sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Do ñó, phát triển có phạm vi rộng hơn và thời gian cũng dài hơi hơn. 5.1.2. Sự cần thiết ñào tạo nguồn nhân lực Trong thời ñại khoa học và công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay, ñể phát triển kinh tế của ñất nước và tạo ñiều kiện cho các tổ chức vượt qua ñược các thách thức, tận dụng cơ hội, thắng thế trong cạnh tranh thì nhu cầu về nguồn nhân lực chất lượng cao càng ñược ñặt ra rất cấp bách. Do ñó, ñào tạo là một hoạt ñộng của quản lý nguồn nhân lực giữ một vai trò chiến lược quan trọng. ðiều này càng hoàn toàn ñúng trong lĩnh vực công nơi mà năng lực của nguồn nhân lực (công chức, viên chức) có ảnh hưởng quyết ñịnh ñến chất lượng các dịch vụ cung cấp cho người dân. Hơn thế nữa, công nghệ mới ñã và ñang xâm nhập mạnh mẽ vào môi trường của các tổ chức, các nhu 120 cầu ñào tạo ñặc biệt lại càng trở nên cấp thiết, nhất là trong trường hợp của các tổ chức công, nơi mà công nghệ ñược coi như phương tiện xuất sắc ñể tiến hành thiết lập lại các quá trình thực hiện công việc, phương thức phục vụ khách hàng. ðào tạo nguồn nhân lực là một hoạt ñộng quan trọng mang tính chiến lược của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công. Trước hết, hoạt ñộng ñào tạo trong tổ chức công ñược ưu tiên hướng tới việc giúp cho công chức, viên chức, người lao ñộng thích nghi với môi trường nghề nghiệp, nâng cao khả năng hoàn thành các nhiệm vụ với hiệu quả cao nhất. Nâng cao khả năng, thái ñộ và hiểu biết hiện có ở một nhân viên. Như vậy, cần có kế hoạch thực hiện và triển khai tổng thể các hoạt ñộng, cung cấp các phương tiện ñể thúc ñẩy nhân viên phát triển năng lực của mình. Vì vậy, hoạt ñộng ñào tạo nguồn nhân lực trước tiên là ñáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của người lao ñộng. Hai là, ñào tạo nguồn nhân lực ñáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển của tổ chức công. Ba là, ñào tạo ñòi hỏi cần phải mất chi phí về tài chính, nhiều khi cũng không hề dễ dàng ñối với các tổ chức. Nhưng ñể thành công trong quản lý nguồn nhân lực thì thay ñổi nhận thức là bước ñột phá ñối với các lãnh ñạo cấp cao và quản lý các cấp trong tổ chức công. Nhận thức ñào tạo không chỉ là chi phí ñơn thuần mà là một sự ñầu tư có lợi nhất trong dài hạn và cần ñược chi tiêu, quản lý một cách hợp lý: ñúng người, ñúng việc, ñúng thời ñiểm cần ñầu tư. ðiều ñó có nghĩa là, cần phải biết ñiều gì ñược tìm kiếm trong việc ñầu tư này (ñâu là các lợi ích ñược dự trù?), dạng ñầu tư nào cần ñược ưu tiên (người ta phải ñầu tư vào dạng ñào tạo nào?), cũng như là những kỳ vọng của việc ñầu tư này (các lợi ích thu ñược có giá trị như các khoản ñầu tư hay không?). ðiều ñó có nghĩa là các khoản dành cho ñào tạo phải ñược hạch toán và quản lý một cách hiệu quả. 121 Khi nào cần ñào tạo nguồn nhân lực • Sau chu kỳ ñánh giá kết quả làm việc của nhân viên: những nhân viên có triển vọng thăng tiến (hoàn thành công việc xuất sắc); những nhân viên hoàn thành công việc ở mức ñộ kém, trung bình... • Sự thay ñổi của môi trường thực hiện công việc, thay ñổi thiết bị, công nghệ, quy trình thực hiện công việc, nâng cao chất lượng các dịch vụ công cung cấp cho nhân dân... • Có sự thay ñổi cơ cấu tổ chức • Sau ñợt tuyển dụng nhân viên mới • ... 5.2. Các phương pháp ñào tạo nguồn nhân lực Có nhiều phương pháp ñào tạo nguồn nhân lực. Mỗi phương pháp có ưu ñiểm, nhược ñiểm và có những ñòi hòi nhất ñịnh phù hợp với ñiều kiện của mỗi tổ chức công. Tùy theo cách thức tổ chức, ñịa ñiểm ñào tạo, ñối tượng học viên, ñịnh hướng nội dung ñào tạo... các phương pháp ñào tạo ñược phân nhóm khác nhau. Do ñó, tổ chức công cần căn cứ vào ñiều kiện cụ thể, ñặc trưng công việc, trình ñộ phát triển khoa học và công nghệ ñể lựa chọn phương pháp ñào tạo thích hợp có hiệu quả nhất. Trong giáo trình này căn cứ vào phương thức ñào tạo ñể phân loại các phương pháp ñào tạo nguồn nhân lực trong tổ chức công thành hai nhóm ñào tạo chính quy và ñào tạo không chính quy. 5.2.1. Các phương pháp ñào tạo chính quy ðào tạo nguồn nhân lực trong tổ chức công theo phương thức chính quy: theo phương thức này người học sẽ học tập trung ở các trường dạy nghề, trung học chuyên nghiệp, cao ñẳng, ñại học, các viện, học viện do các bộ, ngành, trung ương ở trong nước hoặc ở các trường ñại học nước ngoài. Chương trình học ñược thiết kế sẵn theo khung 122 chương trình với lượng thời gian tương ứng. Ưu ñiểm cơ bản của ñào tạo chính quy là người học sẽ ñược trang bị tương ñối ñầy ñủ cả kiến thức lý thuyết lẫn thực hành. Hạn chế cơ bản của phương thức ñào tạo này là thời gian ñào tạo dài, kinh phí ñào tạo lớn. 5.2.2. Các phương pháp ñào tạo không chính quy Khác với ñào tạo chính quy, ñào tạo nguồn nhân lực trong các tổ chức công theo phương thức không chính quy không ñòi hỏi thời gian học tập dài, chi phí ñào tạo thấp, người tham gia học tập vẫn có thể theo học và duy trì công việc bình thường. 5.2.2.1. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người nhân viên hoặc quản lý từ công việc này sang công việc khác ñể nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu ñược qua quá trình ñó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện ñược những công việc cao hơn trong tương lai. Có thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo các cách sau: - Chuyển ñối tượng ñào tạo ñến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ. - Người quản lý ñược cử ñến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ. - Người quản lý ñược bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn. - Hoặc có thể thay ñổi không gian làm việc và cấp quản lý như từ trung ương chuyển ñến tổ chức công ở cấp ñịa phương, hoặc từ cấp tỉnh xuống cấp huyện nhằm tăng cường kiến thức thực tế 123 cho cán bộ. 5.2.2.2. Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo Tổ chức các hội nghị hoặc hội thảo trong hoặc ngoài các tổ chức công, các bộ ở trong nước hoặc ở nước ngoài. Người học sẽ tham gia thảo luận và chia sẻ các kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết. Những kinh nghiệm và kiến thức thu ñược qua quá trình ñó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện ñược những công việc cao hơn trong tương lai. 5.2.2.3. ðào tạo theo kiểu chương trình hoá, với sự trợ giúp của máy tính ðây là phương pháp ñào tạo kỹ năng hiện ñại ngày nay mà nhiều tổ chức trên thế giới ñang sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình ñào tạo ñược viết sẵn trên ñĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính. Phương pháp này có thể sử dụng ñể ñào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người dạy. 5.2.2.4. Các phương pháp khác Ngoài các phương pháp ñã nêu, các phương pháp ñào tạo khác cũng có thể ñược sử dụng trong ñào tạo nguồn nhân lực của các tổ chức công như mô hình hoá hành vi, trò chơi quản lý, thảo luận các bài tập tình huống, ñóng vai và diễn kịch, ñào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ. ðào tạo từ xa là phương thức ñào tạo mà giữa người dạy và người học chỉ gặp nhau tại một ñịa ñiểm và cùng thời gian rất ngắn ñể hướng dẫn cách học và cung cấp tài liệu. Các phương tiện nghe nhìn như băng hình, băng tiếng, ñĩa CD và VCD, Internet, cũng như giáo trình, tài liệu hướng dẫn giảng dạy trong phương pháp này có vai trò cực kỳ quan trọng giúp người học có thể chủ ñộng học tập, nghiên cứu ñể lĩnh hội các kiến thức và kỹ năng thuộc chuyên môn nhất ñịnh. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin các phương tiện trung gian ngày càng ña dạng. 124 Phương thức ñào tạo này có ưu ñiểm nổi bật là người học có thể chủ ñộng bố trí thời gian học tập cho phù hợp với kế hoạch của cá nhân; người học ở các ñịa ñiểm xa trung tâm ñào tạo vẫn có thể tham gia ñược những khoá học, chương trình ñào tạo có chất lượng cao. Tuy nhiên, hình thức ñào tạo này ñòi hỏi các cơ sở ñào tạo phải có tính chuyên môn hóa cao, chuẩn bị bài giảng và chương trình ñào tạo phải có sự ñầu tư lớn. 5.3. Nội dung công tác quản lý ñào tạo nguồn nhân lực trong tổ chức công 5.3.1. Xác ñịnh nhu cầu ñào tạo Căn cứ xác ñịnh nhu cầu ñào tạo Khi xác ñịnh nhu cầu ñào tạo nguồn nhân lực trong tổ chức công cần phải xem xét toàn diện các yêu cầu của công việc, nhu cầu của cá nhân người lao ñộng và nhu cầu của tổ chức trong ñào tạo nguồn nhân lực (Xem sơ ñồ sau). Phân tích nhu cầu của cá nhân người lao ñộng Xác ñịnh nhu cầu ñào tạo Phân tích yêu cầu của công việc Phân tích nhu cầu của tổ chức công Sơ ñồ 5.1: Xác ñịnh nhu cầu ñào tạo Phân tích nhu cầu của tổ chức công cho thấy nhu cầu ñào tạo xuất hiện khi: có sự thay ñổi về chính sách và chiến lược quản lý trong tổ chức công; chậm trễ trong nghiên cứu và phát triển kỹ thuật; có sự thay ñổi 125 về môi trường làm việc, thay ñổi về thị trường;.... Phân tích nhu cầu của cá nhân người lao ñộng thông qua: - Năng lực cá nhân: kiến thức, kỹ năng, thái ñộ, hành vi; - Kết quả thực hiện công việc; - ðộng cơ lao ñộng. Phân tích năng lực cá nhân Nhu cầu ñào tạo từ bản thân của nhân viên xuất hiện khi: Khi nhận công việc mới với trách nhiệm cao hơn; hoặc khi ñược ñề bạt công việc ñòi hỏi khả năng cao hơn; khi ñã hoàn thành tốt toàn bộ công việc ñang ñảm nhận; khi cảm thấy mình sẽ ñược phân công công việc ñòi hỏi khả năng cao hơn trong tương lai... ðể phân tích nhu cầu ñào tạo của cá nhân người lao ñộng, ta cần phân tích kết quả thực hiện công việc của họ dựa vào kết quả ñánh giá của chu kỳ trước theo các tiêu chí: • Khối lượng công việc hoàn thành • Chất lượng công việc hoàn thành • Tinh thần hợp tác trong công việc • Kỷ luật lao ñộng Phân tích yêu cầu của công việc • Xem xét bản mô tả công việc • Xem lại bản yêu cầu chuyên môn ñối với người thực hiện công việc • Xác ñịnh khung năng lực của công việc: kiến thức, kỹ năng, hành vi cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt công việc. • So sánh: kiến thức, kỹ năng, khả năng hiện có của người ñảm nhận công việc với khung năng lực của công việc. 126 Phương pháp xác ñịnh nhu cầu ñào tạo nguồn nhân lực cho tổ chức công gồm các phương pháp: bảng hỏi; phân tích công việc; ñánh giá kết quả thực hiện công viêc; ñánh giá năng lực; phân tích các vấn ñề của nhóm làm việc; phân tích các báo cáo thường kỳ của tổ chức công. Quy trình xác ñịnh nhu cầu ñào tạo cuả tổ chức công thường ñược áp dụng theo các bước sau: • Các ñơn vị/phòng ban sử dụng các phương pháp thu thập, khảo sát ñể xác ñịnh nhu cầu ñào tạo của ñơn vị mình; • Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực tổng hợp nhu cầu ñào tạo của tổ chức công; • Cân ñối ngân sách cho ñào tạo, thời gian cho ñào tạo với thứ tự ưu tiên của các nhu cầu ñào tạo. 5.3.2. Chuẩn bị ñào tạo Các câu hỏi chiến lược cần ñược trả lời ñối với người quản lý trong giai ñoạn chuẩn bị ñào tạo là: tại sao tổ chức công lại phải ñầu tư cho ñào tạo nguồn nhân lực? loại chương trình ñào tạo nào cần ñược tiến hành ñể tổ chức hoạt ñộng có hiệu quả hơn? nên ñào tạo phát triển kỹ năng cho nhân viên hay cán bộ quản lý các cấp? 5.3.3. Xây dựng chương trình ñào tạo và tổ chức thực hiện chương trình ñào tạo a. Xác ñịnh mục tiêu ñào tạo Mục tiêu ñào tạo là xác ñịnh kết quả cần ñạt ñược của chương trình ñào tạo. Chẳng hạn các kỹ năng cụ thể cần ñược ñào tạo và trình ñộ kỹ năng có ñược sau ñào tạo; số lượng và cơ cấu học viên; thời gian ñào tạo. b. Lựa chọn người học Lựa chọn người học hay cũng gọi là lựa chọn người cụ thể ñể ñào tạo, dựa trên nghiên cứu, xác ñịnh nhu cầu và ñộng cơ ñào tạo của 127 người lao ñộng, tác dụng của ñào tạo ñối với người lao ñộng và khả năng nghề nghiệp của từng người. Câu trả lời ñương nhiên là các cá nhân trong tổ chức công. Trên thực tế, các tổ chức thường có xu hướng chọn những cá nhân ñã từng ñược ñào tạo tốt trước ñó ñể ñào tạo thêm và kết quả là khoảng cách giữa họ và những người không ñược ñào tạo ngày càng xa. ðiều này cũng không có lợi cho tổ chức vì trình ñộ lao ñộng không ñồng ñều. Do ñó các tổ chức cần phải cân nhắc, lựa chọn các ñối tượng ñào tạo phù hợp với mục ñích của tổ chức và khả năng học tập của các ñối tượng ñể có ñược kết quả ñào tạo tốt nhất. Tùy thuộc vào yêu cầu, mục ñích của các chương trình ñào tạo mà tổ chức có thể lựa chọn ñối tượng là cá nhân, một nhóm người hay toàn bộ cán bộ công nhân viên của tổ chức công. c. Lựa chọn giảng viên Có thể lựa chọn các giảng viên từ những người trong biên chế của tổ chức công hoặc thuê ngoài (giảng viên của các trường ñại học, trung tâm ñào tạo...). ðể có thể thiết kế nội dung chương trình ñào tạo phù hợp nhất với thực tế của tổ chức, có thể kết hợp giảng viên thuê ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong tổ chức công. Việc kết hợp này cho phép người học tiếp cận với kiến thức mới, ñồng thời không xa rời với thực tiễn tại cơ sở. Các giảng viên cần phải ñược tập huấn ñể nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chương trình ñào tạo chung. d. Lựa chọn chương trình ñào tạo và phương pháp ñào tạo Chương trình ñào tạo là một hệ thống các môn học và bài học ñược dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần ñược dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở ñó lựa chọn phương pháp ñào tạo phù hợp trong hệ thống các phương pháp ñã ñược trình bày ở phần trên. e. Dự tính chi phí ñào tạo Chi phí ñào tạo quyết ñịnh việc lựa chọn các phương án ñào tạo, bao gồm các chi phí cho việc học, chi phí cho việc giảng dạy, quản lý, 128