Nội dung

G T Q U À N LY CH ẤT LƯỢNG T R O N G C A C T ổ CH ỬC Chương 6 TIÊU CHUẨN KOÁ VÀ ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG Để hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp mang lại hiệu quả cao thì các doanh nghiệp cần thiêt lập và triển khai thực hiện hệ thống tiêu chuẩn và đảm bảo cho sàn phẩm, dịch vụ và các công việc được duy trì và thực hiện theo đúng các tiêu chuẩn quy định đó. Đây chính là công tác tiêu chuân hoá. Với tác dụng của mình, tiêu chuẩn hoá và đo lường chất lượng trờ thành nội dung và đòi hỏi bắt buộc trong quản lý chất lượng của các doanh nghiệp. Trong chương này vân đê tiêu chuẩn hoá và đo lường chất lượng được đê' cập thông qua các nội dung sau: (1) Tiêu chuẩn hoá và vai trò của tiêu chuẩn hoá. (2) Các loại tiêu chuẩn và cấp tiêu chuẩn. (3) Đo lường và vai trò của đo lường chất lượng. (4) Hệ thống đo lường. (5) Đo lường khả năng vận hành của hệ thống. 1. Tiêu chuẩn hoá và vai trò của tiêu chuẩn hoá 1.1. Bản ch ấ t cùa tiêu chuán hoá Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động nhằm cung cấp nhũng giải pháp được sử dụng lặp đi lặp lại cho những hoạt động 174 Trường Đại học Kinh tê Q uốc dân Chương 6: TIÊU CHUẨN HÓA VÀ ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG khoa học - kỹ thuật và kinh tế để đạt được mức độ nền nếp tôi. ưu trong điều kiện hiện có. Trong các hoạt động thực tế, khi phương pháp hoạt động có hiệu quả chúng sẽ được ghi lại, cụ thể hoá thành một tập hợp các nguyên lý, quy định và quy tắc. Các hoạt động sẽ thực hiện theo những nguyên lý này. Các nguyên lý chỉ rõ các công việc được lặp lại và được thực hiện theo một trình tự nhất định. Các nguyên lý, quy tắc, quy định đô'i với các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ được trình bày dưới dạng một văn bản ký thuật, theo một thể thức nhất định do một cơ quan có đủ khả năng và thẩm quyền xây. dựng, ban hành và bắt buộc hoặc khuyên khích, áp dụng gọi tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn được xây dựng dựa trên những kết quả đã qua và sự chọn lọc những cái tốt nhất trong thực tiễn nhằm đảm bảo duy trì được các kết quả và hoạt động đó đúng như những lần trưốc đã xảy ra. Sự ra đời của tiêu chuẩn là một tất yếu nhằm hợp lý hoá các hoạt động do nó quy đinh về các dãy kích cỡ sản phẩm, định mức và nguyên vật liệu, lao động, quy định, quy trình, quy phạm, thông số kỹ thuật, thủ tục thống nhất. Tiêu chuẩn hoá chính là quá trình xây dựng, công bố và tổ chức triển khai thực hiện hệ thống các tiêu chuẩn đã để ra. Như vậy, tiêu chuẩn hoá nhằm duy trì nguyên trạng những đặc tính, những chỉ tiêu đã đạt được. Khi hoạt động của doanh nghiệp đạt được một mục tiêu cụ thể, thì công việc sẽ được duy trì vối cùng phương pháp và điều kiện đó để đạt được cùng kết quả như những lần trước. Tiêu chuẩn hoá không chỉ đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ mà còn cả các công việc được duy trì thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy định. Nhờ có tiêu chuẩn hoá giúp cho hoạt động quản lý tối thiểu Trưởng Đại học Kinh tế Quốc dân 175 GT QUAN UY CHAT LƯỢNG TRONG CÁC Tổ CHỨC hoá những sai lệch khỏi tiêu chuẩn, đảm bảo sự lặp lại của các hoạt động và kết quả thu được. 1.2. Đối tượng và m ục đích của tiêu chuẩn hoá Hoạt động sản xuất • kinh doanh diễn ra trong rất nhiều lĩnh vực và thường là một quá trình lặp lại dựa trên những kinh nghiệm và cơ sở khoa học, do đó có rất nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau như tiêu chuẩn về sản phẩm, kỹ thuật, các chi tiết bộ phận, quy trình, thủ tục, hoạt động và các diều kiện. Đối tượng của tiêu chuẩn hoá rất rộng bao gồm tất cà các nguồn lực vật chất, các phương pháp, quá trình và sản phẩm hoặc dịch vụ sản xuất ra trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống kinh tế - xã hội. Cụ thể đối tượng của tiêu chuẩn hoá là: - Máy móc thiết bị, dụng cụ, các chi tiết bộ phận của máy. - Các phương tiện kỹ thuật. - Nguyên nhiên vật liệu. - Các nguyên tắc, phương pháp, thủ tục và các vấn đề vê tổ chức quản lý. - Quá trình hoạt động. - Thuật ngữ, ký hiệu. - Đơn vị đo lường. - Tài liệu thiết kế, công nghệ. Tiêu chuẩn hoá mang trong mình những yếu tô' tiên tiến của khoa học - kỹ thuật và đúc kết kinh nghiệm tốt nhất của thực tiễn. Hệ thống tiêu chuẩn là kết quả từ các hoạt động 176 Trường Đại học Kinh tê' Quốc dân Chương 6: TIỂU CHUẨN HÓA VẢ ĐO LƯỠNG CHẤT LƯỢNG khảo sát, nghiên cứu khoa học về các quy luật, nguyên lý hoạt động và các ghi chép, phân tích những kết quả tốt nhất trong thực tiễn. Công tác tiêu chuẩn hoá xuất phát từ thực tiễn nhưng không phải chỉ là sự lặp lại một cách máy móc mà nó luôn nắm bắt những thành tựu khoa học hiện đại để đề ra các giải pháp có hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn. Nhờ đó hệ thống tiêu chuẩn là căn cứ khoa học và thực tê đảm bảo cho các hoạt động đạt kết quả tối ưu. Hoạt động tiêu chuẩn hoá diễn ra ỏ tất cả mọi ngành, mọi cấp và mọi loại hình tổ chức, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất - kinh doanh. Tiêu chuẩn hoá nhằm thực hiện những mục tiêu cụ thể sau: - Thúc đẩy tiến độ kỹ thuật, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng suất lao động. - Ổn định, duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và công việc. - Tạo cơ sở cho hoạt động đánh giá, cải tiến. - Sử dụng hợp lý, tiết kiệm các nguồn lực trong sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo an toàn lao động, sức khoẻ của con người và tuân thủ những quy định của xã hội. - Mả rộng phát triển hợp tác trong kinh doanh, thương mại, khoa học văn hoá... 1.3. Chức n ăng của tiêu ch u ẩn hoá Tiêu chuẩn hoá thực hiện nhiều chức năng khác nhau. Đó là: Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 177 GT QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG CÁC Tổ CHỨC Chức năng đảm bảo chất lượng. Đây là chức năng quan trọng nhất của tiêu chuẩn hoá. Tiêu chuẩn hoá luôn luôn là một trong những phương thức tốt nhất cho duy trì và ổn định chất lượng của các doanh nghiệp. Nhờ có những hoạt động tối ưu được lặp lại một cách thống nhất và ổn định theo hệ thống tiêu chuẩn đã đề ra như việc tuân thủ các quy trình, quy phạm, thủ tục và phương pháp vận hành máy móc thiết bị, việc đảm bảo đúng các định mức vê' nguyên vật liệu và các điêu kiện sản xuất - kinh doanh mà sản phẩm, dịch vụ sản xuất ra đáp ứng được những yêu cầu đã đề ra. Đảm bảo và duy trì chất lượng sản phẩm ổn định theo đúng tiêu chuẩn quy định làm tăng sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thực hiện tốt công tác tiêu chuẩn hoá tạo cho khách hàng tin tưởng vào khả nâng ổn định của hệ thông sản xuất có thể tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao và đồng nhất ở mọi thời điểm. Chức năng tiết kiệm. Tiêu chuẩn hoá được xây dựng dựa trên những thành tựu của khoa học - kỹ thuật tiên tiến và những kinh nghiệm tốt nhất đúc rút từ thực tiễn hoạt động. Những hoạt động thừa, không tạo ra giá trị gia tăng, những lãng phí trong quá trình sản xuất - kinh doanh được loại bỏ. Tiêu chuẩn chỉ giữ lại những hoạt động tối ưu nhất, tiết kiệm nhất. Tiêu chuẩn hoá nhàm tôi ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực và thỏa mãn tôi ưu nhu cầu của khách hàng bằng những sản phẩm đúng tiêu chuẩn đã thiết kế xuất phát từ nhu cầu của họ. Do đó, tiêu chuẩn là cơ sỏ khoa học và thực tiễn cho xác định một cách hợp lý, tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực trong việc tạo ra và cung cấp sản phâm cho xã hội. Hệ thông tiêu chuẩn còn là cơ sờ để 178 Trường Đại học Kinh tế Q uốc dân Chương 6: TIÊU CHUẨN HÓA VÀ ĐO LƯỜNG CHẤT LƯỢNG theo dõi đánh giá những lãng phí do sự dao động khỏi tiêu chuẩn gây ra. Chức năng thống nhất và lắp lẫn. Tiêu chuẩn hoá đưa mọi hoạt động vào nền nếp theo những nguyên lý, yêu cầu chung thống nhất, giải quyết tình trạng tự do, tuỳ tiện, hỗn độn trong sản xuất kinh doanh và các lĩnh vực khác. Đó là cơ sỏ tạo ra sự thống nhất hoá trong hoạt động của mọi tổ chức. Thống nhất hoá là một trong những biểu hiện đầu tiên của tiêu chuẩn hoá. Thông nhất hoá là quy định một cách hợp lý số lượng các đốì tượng có cùng chức năng bằng cách tạo nên những đối tượng mối, giảm bớt hay thay đổi các đối tượng hiện có. Thông nhất hoá sẽ giảm được tính đa dạng không hợp lý đến mức hợp lý góp phần giảm nhẹ và rút ngắn khôi lượng, thời gian công tác thiết kế, chế tạo, giảm bớt các công thức chế tạo sản phẩm, nâng cao trình độ chuyên môn hoá, tự động hoá, nhờ đó tăng năng suất lao động. Tiêu chuẩn hoá được thực hiện thông qua thông nhất hoá và ngược lại tiêu chuẩn hoá tạo ra sự thống nhất hoá giữa các bộ phận, chi tiết hoặc các đốì tượng do nhiều bộ phận, tổ chức, doanh nghiệp khác nhau thực hiện. Nhờ sản xuất những chỉ tiết bộ phận theo đúng kích cõ, vừa giảm bốt được sô’ lượng các loại chi tiết bộ phận vừa tạo điều kiện để các chi tiết, bộ phận có thể lắp lẫn trên các sản phẩm được cung cấp từ các nhà sản xuất khác nhau. Lắp lẫn là thay thế các chi tiết hay bộ phận đồng dạng giữa các sản phẩm khác nhau. Nhờ thông nhất hoá các chi tiết, bộ phận của những sản phẩm cùng loại có thể lắp lẫn thay thế nhau. Tính lắp lẫn đã tạo ra một sự linh hoạt mềm dẻo hơn trong các hoạt động sửa chữa, tiết kiệm chi phí và Trường Đại học Kinh tê' Quốc dân 179 G T Q U Ả N L Ý C H Ấ T LƯỢ NG TR O N G C Á C T ổ CHỨC nâng cao năng suất. Tính lắp lẫn và thông nhất hoá đã tạo ra khả năng phát triển hợp tác và chuyên môn hoá nhàm không ngừng nâng cao năng suất trong các doanh nghiệp. Sự phát triển cao hơn dựa trên thống nhất hoá và lắp lẫn là tổ hợp hoá. Đó là quá trình nghiên cứu đưa ra những cách phối hợp khác nhau giữa các phần tử có kết cấu thống nhất hoá và tiêu chuẩn hoá để tạo ra những kết cấu mối nhằm thỏa mãn các nhu cầu khác nhau về sản phẩm và dịch vụ. Trong cấu tạo của máy móc, thiết bị, người ta phân chia thành những đơn vị lắp kết cấu lắp ráp độc lập gọi là tô hợp. Mỗi tổ hợp này có những chức năng riêng và khi lắp ráp những tổ hợp này vào sản phẩm cơ bản sẽ tạo những sản phẩm mổi có chức năng tác dụng mới. Tổ hợp hoá có ích lợi rất lớn trong việc giảm thòi gian và chi phí thiết kế, chế tạo, đa dạng hoá sản phẩm và tạo ra tính linh hoạt của hệ thống sản xuất. Chức năng đào tạo, giáo dục. Nhò tiêu chuẩn hoá và thông qua các tiêu chuẩn mà cán bộ quản lý và người lao động hiểu biết thêm và nhận thức đầy đủ hơn vê' chất lượng của hàng hoá dịch vụ; tạo ra cách dùng các thuật ngữ, các dụng cụ đo lường và đơn vị đo lường, các nguyên tắc và nguyên lý hoạt động. Người lao động nhận biết được thực chất và tầm quan trọng của tiêu chuẩn hoá thông qua tìm hiểu, nám bắt và thực hiện hệ thông tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn hoá đòi hòi người lao động phải không ngừng học hỏi nâng cao trình độ hiểu biết của mình vê hệ thống tiêu chuẩn hiện hành và khà năng ứng dụng chúng. Đồng thời, cũng huấn luyện buộc người lao động hình thành thói quen hoạt động có cơ sở và căn cứ khoa 180 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chương 6: TIÊU CHUẨN HÓA VA ĐO LƯỜNG CHẤT LƯƠNG học, thực tiễn một cách cụ thể thông qua tuân thủ hệ thống tiêu chuẩn trong doanh nghiệp. Chức năng hành chính và pháp lý. Trong doanh nghiệp, hệ thống tiêu chuẩn được văn bản hoá là cơ sỏ thể chế bắt buộc mọi người phải tuân theo và thực hiện. Quản lý và thực hiện theo tiêu chuẩn là nguyên tắc mang tính quy định hành chính phải tuân thủ. Mọi đánh giá, theo dõi và chế độ thưỏng phạt, khuyến khích đều dựa trên việc chấp hành và thực hiện các nguyên tắc, tiêu chuẩn đã ban hành. ở phạm vi quốc gia, các tiêu chuẩn bắt buộc do nhà nưốc ban hành nhằm đảm bảo sức khoẻ, an toàn vệ sinh môi trưỏng và những lợi ích quốc gia là những quy định có tính pháp lý buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ, nếu vi phạm sẽ bị xử theo luật pháp. Vì vậy, tiêu chuẩn hoá có chức năng hành chính và pháp lý quan trọng trong việc buộc mọi người tuân theo nhằm thực hiện những mục tiêu của doanh nghiệp hoặc xã hội đã đặt ra. 1.4. Vai trò của tiêu chuẩn hoá Hiệu quả của sản xuất - kinh doanh trong doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc thiết lập và triển khai thực hiện hệ thông tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn hoá đem lại lợi ích rất lớn cho các doanh nghiệp, cho nhà nưốc và các đôi tượng liên quan khác. Những lợi ích cụ thể của tiêu chuẩn hoá bao gồm: Duy trì hoạt động ổn định, đảm bảo thực hiện lặp lại được những kết quả trong những chu kỳ sản xuất trước. Khi sản phẩm Ổn định, phương pháp sản xuất phù hợp, sản phẩm sản xuất ra đáp ứng nhu cầu khách hàng chúng cần được duy trì trong một khoảng thời gian nhất định. Sự ổn định về chất Trường Đại học Kìn h tế Q u ốc dân 181 G T Q U Ả N L Ý C H Ấ T LƯỢ NG TR O N G C Á C T ổ CHỨC lượng là Cơ Sỏ cho duy trì thị trường, đảm bảo uy tín và tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Nhò tiêu chuẩn hóa đã tạo được sự ổn định tương đối và hợp lý, phát huy những thành quả đã đạ được, phát triển sản xuất, ổn định việc làm và thu nhập cho người lao động. Tiêu chuẩn hoá là cơ sỏ để tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh. Một trong những yêu cầu của sản xuất là tiết kiệm được chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu, máy móc thiết bị và lao động. Thưốc đo cơ bản là giảm chi dùng nguyên vật liệu trên 1 đơn vị sản phẩm hoặc tăng giá trị gia tăng trên một đồng vốn hay cách khác là tăng năng suất. Tăng năng suất chủ yếu dựa trên vận dụng, phát huy những quy luật khoa học và những nguyên tắc trong quá trình sản xuất. Tiêu chuẩn hoá dựa trên những quy luật khoa học và kinh nghiệm tốt nhất trong thực tiễn. Hoạt động sản xuất - kinh doanh có hiệu quả xác định bỏi sử dụng những quy luật này như thế nào để đạt được mục tiêu. Các tiêu chuẩn kỹ thuật là phương pháp tốt nhất, có hiệu quà nhất giảm chi phí sản xuất. Những sai lệch so với tiêu chuẩn đề ra sẽ dẫn đến giảm hiệu quả sử dụng các nguồn lực hoặc giảm chất lượng. Tiêu chuẩn hoá tạo ra sự tiện lợi và giao lưu rộng rãi của hàng hoá và dịch vụ trên thị trường. Việc hình thành và củng cô hệ thống tiêu chuẩn đem lại lợi ích rất lớn. Hàng loạt các thưốc đo được đưa ra. Nó sẽ rất tiện lợi khi một hệ thống tiêu chuẩn đ ư ợ c dùng thống nhất trên cả thế giói. Vì vậy, rất nhiều đơn vị như mét, vôn, ampe... đã trở thành những đơn vị chuẩn đo lưòng trên thê giới. Các tiêu chuẩn được đặt ra nhằm đảm bảo sự tiện lợi và an toàn. Chúng được sử dụng 182 Trưòng Đại học Kinh tế Q uốc dân Chương 6: TIÊU CHUẨN HÓA VÀ ĐO LƯỠNG CHẤT LƯỢNG như những tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành, hoặc tiêu chuẩn doanh nghiệp. Nhò có hệ thống tiêu chuẩn, sản phẩm đ ư ợ c trao đổi, đánh giá dễ dàng, khắc phục đ ư ợ c những trở ngại về mặt ngôn ngữ hoặc kỹ thuật. Tiêu chuẩn hoá trên cơ sỏ thông nhất hoá, tổ hợp hoá, tăng tính lắp lẫn góp phần nâng cao trình độ chuyên môn hoá và hiệp tác hoá giữa các doanh nghiệp. Một trong những lợi ích lón nhất của tiêu chuẩn hoá là góp phần phát triển chuyên môn hoá sản xuất sản phẩm hàng loạt khối lượng lốn, giảm chi phí sản xuất sản phẩm đồng thòi cũng là cơ sỏ cho hiệp tác hoá và liên kết sản xuất giữa các doanh nghiệp. Thông qua tính thống nhất hoá và lắp lẫn về sản phẩm chi tiết bộ phận hoặc các quy trình sản xuất giúp các doanh nghiệp đi sâu vào chuyên sản xuất những bộ phận chi tiết nhất định hoặc chuyển giao các phương pháp, quy trình một cách có hiệu quả. Tiêu chuẩn hoá áp dụng rất có hiệu quả trong phân công lao động. Chẳng hạn, như các bước công việc trong quá trình sản xuất khi đư ợ c thực hiện theo tiêu chuẩn thiết kế, những tiêu chuẩn kết quả hoạt động sẽ được duy trì cho từng người sản xuất. Tiêu chuẩn còn góp phần tiết kiệm thời gian giúp cho quá trình suy nghĩ hành động và thông tin liên lạc nhanh hơn; giảm nhẹ và rút ngắn thời gian thiết kế, kiểm tra, thòi gian sản xuất và chuẩn bị sản xuất; giảm nhẹ khối lượng công việc. Các công thức dùng trong toán học, vật lý, và những khoa học khác là một kiểu tiêu chuẩn. Nhò sử dụng các công thức có thể giải quyết nhiều vấn đề về sự biến động một cách nhanh chóng và tiện lợi. Khi sử dụng các bộ phận tiêu chuẩn Trường Đại học K inh tế Q uốc dân 183