Nội dung

BỘ LAO ĐỘNG -THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ GIÁO TRÌNH Môn học: Nghiệp vụ văn phòng NGHỀ: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ (Ban hành kèm theo Quyết định số: 120/QĐ- ngày 25 tháng 2 năm 2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Dạy nghề) Hà Nội, năm 2013 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN: Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1 LỜI GIỚI THIỆU Vài nét giới thiệu xuất xứ giáo trình : Giáo trình này được viết theo Dự án thí điểm xây dựng chương trình và giáo trình dạy nghề năm 2011- 2012 của TCDN- BLĐTBXH để làm tài liệu dạy nghề trình độ cao đẳng nghề. Quá trình biên soạn: Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu của các chuyên gia về lĩnh vực văn phòng, kết hợp với yêu cầu thực tế của nghề Quản trị nhà hàng, Giáo trình này được biên soạn có sự tham gia tích cực có hiệu quả của các giáo viên có kinh nghiệm trong giảng dạy môn Nghiệp vụ văn phòng. Mối quan hệ của tài liệu với chương trình môn học : Căn cứ vào chương trình dạy nghề và thực tế hoạt động nghề nghiệp, phân tích nghề, tiêu chuẩn kỹ năng nghề, Nghiệp vụ văn phòng là môn học bổ trợ cho nghề Quản trị nhà hàng, giúp cho người học sau khi ra trường có thể ứng dụng tốt kiến thức về tổ chức văn phòng, quản lí văn bản, khai thác thông tin, xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc khoa học của người lao động trong văn phòng. Cấu trúc chung của giáo trình Nghiệp vụ văn phòng bao gồm 5 chương: Chương 1. Tổng quan về văn phòng Chương 2. Công tác Thông tin Chương 3. Công tác Văn thư Chương 4. Công tác Lưu trữ Chương 5. Nghiệp vụ Thư ký văn phòng. Sau mỗi chương đều có hệ thống các câu hỏi và bài tập để củng cố kiến thức cho người học. Cuốn giáo trình được biên soạn trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị trong nước. Song chắc hẳn quá trình biên soạn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Ban biên soạn mong muốn và thực sự cảm ơn những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thầy cô đóng góp cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày……tháng…. năm 2012 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên: CN.Trần Tố Như 2. CN.Đào Thị Hồng Nhung 2 MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU ...................................................................................................... 2 MỤC LỤC ................................................................................................................. 3 CHƯƠNG 1 ............................................................................................................. 15 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ..................................................... 15 1. Khái niệm về văn phòng...................................................................................... 15 2. Mô hình và cấu trúc của văn phòng .................................................................... 16 2.1. Mô hình của văn phòng .................................................................................... 16 2.1.1. Văn phòng cấp uỷ Đảng ................................................................................ 16 2.1.2. Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung ................. 18 2.1.3. Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chuyên môn ....... 20 2.1.4. Văn phòng Doanh nghiệp (gồm các đơn vị sản xuất và kinh doanh dịch vụ)22 2.2. Cấu trúc của văn phòng .................................................................................... 23 3. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng .............................................................. 26 3.1. Chức năng của văn phòng ................................................................................ 26 3.1.1.Chức năng tham mưu tổng hợp ...................................................................... 26 3.1.2. Chức năng hậu cần ........................................................................................ 26 3.2. Nhiệm vụ của văn phòng.................................................................................. 27 3.2.1. Nhiệm vụ thuộc công tác văn thư ................................................................. 27 3.2.2. Nhiệm vụ thuộc công tác thông tin liên lạc .................................................. 27 3.2.3. Nhiệm vụ tiếp và đãi khách ........................................................................... 28 3.2.4. Nhiệm vụ thuộc công tác tổ chức cuộc họp .................................................. 28 3.2.5. Nhóm nhiệm vụ thuộc công tác yểm trợ hành chính khác............................ 28 4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng................................................................ 29 4.1 Vị trí, vai trò của văn phòng.............................................................................. 29 4.2. Ý nghĩa của công tác văn phòng ...................................................................... 30 3 4.2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, đơn vị............................................. 30 4.2.2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lí, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị ........................................................... 30 4.2.3. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị ............................. 30 4.2.4. Nâng cao năng suất lao động của đơn vị....................................................... 30 4.2.5. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho văn phòng ................................................... 31 5. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn phòng .................................................... 31 6. Nội dung hiện đại hóa công văn phòng............................................................... 32 7. Nguyên tắc hoạt động của công tác văn phòng ................................................... 34 CÂU HỎI THẢO LUẬN ........................................................................................ 36 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1............................................................................ 36 CHƯƠNG 2 ............................................................................................................. 37 CÔNG TÁC THÔNG TIN ...................................................................................... 37 1. Khái niệm, vai trò của công tác thông tin ........................................................... 37 1.1. Khái niệm thông tin .......................................................................................... 37 1.2. Vai trò của thông tin ......................................................................................... 38 2. Hệ thống thông tin ............................................................................................... 39 2.1. Nguyên tắc chung của việc xây dựng hệ thống thông tin ................................ 39 2.2. Tác dụng của hệ thống thông tin ...................................................................... 39 3. Phân loại thông tin............................................................................................... 40 3.1. Căn cứ vào cấp quản lý .................................................................................... 40 3.1.1. Thông tin xuống dưới .................................................................................... 40 3.1.2. Thông tin lên trên .......................................................................................... 40 3.1.3. Thông tin chéo ............................................................................................... 41 3.2. Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động......................................................................... 41 3.2.1. Các thông tin chính trị ................................................................................... 41 3.2.2. Các thông tin kinh tế ..................................................................................... 41 3.2.3. Thông tin văn hoá xã hội ............................................................................... 42 4 3.2.4. Thông tin khoa học, kỹ thuật......................................................................... 42 3.2.5. Thông tin về tự nhiên môi trường ................................................................. 42 3.2.6. Thông tin về an ninh quốc phòng.................................................................. 42 3.3. Căn cứ vào tính chất đặc điểm sử dụng ........................................................... 42 3.3.1. Thông tin tra cứu ........................................................................................... 42 3.3.2. Thông tin thông báo ...................................................................................... 42 3.4. Căn cứ vào tính chất pháp lý ............................................................................ 43 3.4.1. Thông tin chính thức ..................................................................................... 43 3.4.2. Thông tin không chính thức .......................................................................... 43 3.5. Căn cứ vào hình thức truyền tin ....................................................................... 43 3.5.1. Thông tin bằng văn bản ................................................................................. 43 3.5.2. Thông tin bằng lời ......................................................................................... 43 3.5.3. Thông tin không lời ....................................................................................... 44 3.6. Căn cứ theo thời gian ....................................................................................... 44 3.6.1. Thông tin quá khứ ......................................................................................... 44 3.6.2. Thông tin hiện tại .......................................................................................... 44 3.6.3. Thông tin tương lai ........................................................................................ 44 4. Yêu cầu đối với tổ chức công tác thông tin......................................................... 44 4.1. Bảo đảm sự phù hợp của thông tin ................................................................... 44 4.2. Bảo đảm tính chính xác .................................................................................... 45 4.3. Đảm bảo tính đầy đủ ........................................................................................ 45 4.4. Đảm bảo tính kịp thời ....................................................................................... 45 4.5. Bảo đảm tính hệ thống, tổng hợp ..................................................................... 45 4.6. Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu........................................................................ 45 4.7. Bảo đảm bí mật................................................................................................. 45 4.8. Đảm bảo tính hiệu quả ..................................................................................... 45 5. Quy trình hoạt động của công tác thông tin ........................................................ 46 5.1. Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan đơn vị .............................. 46 5 5.2. Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin ................................................ 46 5.3. Bước 3: Thu thập thông tin .............................................................................. 46 5.4. Bước 4: Phân tích xử lý thông tin .................................................................... 48 5.5. Bước 5: Cung cấp phổ biến thông tin .............................................................. 49 5.6. Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin ................................................................. 49 6. Đổi mới công tác thông tin .................................................................................. 49 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2............................................................................ 52 CHƯƠNG 3 ............................................................................................................. 54 CÔNG TÁC VĂN THƯ ......................................................................................... 54 1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư................................................ 54 1.1. Khái niệm ......................................................................................................... 54 1.2. Vai trò ............................................................................................................... 54 1.3. Ý nghĩa ............................................................................................................. 55 2. Yêu cầu về nội dung, hình thức của công tác văn thư ........................................ 56 2.1. Yêu cầu về nội dung của công tác văn thư....................................................... 56 2.1.1. Xây dựng văn bản.......................................................................................... 56 2.1.2. Tổ chức hoạt động liên quan đến quản lý và giải quyết văn bản gồm.......... 56 2.1.3. Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu .......................................................... 56 2.1.4. Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan .................................... 56 2.2. Hình thức tổ chức hoạt động văn thư ............................................................... 57 2.2.1. Hình thức tập trung........................................................................................ 57 2.2.2. Hình thức phân tán ........................................................................................ 57 2.2.3. Hình thức văn thư hỗn hợp............................................................................ 57 3. Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan ........................................................................................................... 57 3.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan ....................................................... 57 3.2. Trách nhiệm của người văn thư ....................................................................... 57 3.3. Trách nhiệm của những người khác ................................................................. 58 6 4. Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi ............................................................ 58 4.1. Khái niệm văn bản đi ....................................................................................... 58 4.2. Quy trình giải quyết văn bản đi ........................................................................ 59 4.2.1. Soát lại văn bản ............................................................................................. 59 4.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản........................................................................... 59 4.2.3. Điền số, ngày tháng năm vào văn bản........................................................... 59 4.2.4. Vào sổ đăng ký văn bản đi ............................................................................ 59 4.2.5. Hoàn tất các thủ tục chuyển giao văn bản đi................................................. 61 5. Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến.......................................................... 62 5.1. Khái niệm văn bản đến ..................................................................................... 62 5.2. Quy trình giải quyết văn bản đến ..................................................................... 62 5.2.1. Nhận kiểm tra, phân loại, bóc bì. .................................................................. 62 5.2.2. Đóng dấu đến................................................................................................. 63 5.2.3. Trình lãnh đạo cho ý kiến.............................................................................. 63 5.2.4. Vào sổ đăng ký văn bản đến ......................................................................... 64 3.2.5. Chuyển giao văn bản. .................................................................................... 67 5.2.6. Kiểm tra theo dõi việc giải quyết văn bản. ................................................... 68 6. Quản lí con dấu.................................................................................................... 68 6.1. Phân loại con dấu ............................................................................................. 68 6.1.1. Dấu tròn có hình quốc huy ............................................................................ 68 6.1.2. Dấu tròn không có hình quốc huy: ................................................................ 69 6.2. Bảo quản và sử dụng con dấu........................................................................... 69 6.2.1. Bảo quản con dấu .......................................................................................... 69 6.2.2. Sử dụng con dấu ............................................................................................ 69 7. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ tại cơ quan ......................................................... 70 7.1. Khái niệm ......................................................................................................... 71 7.2. Đối tượng cán bộ phải lập hồ sơ ...................................................................... 71 7.3. Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ ........................................................... 72 7 7.4. Nội dung và phương pháp lập hồ sơ ................................................................ 72 7.4.1. Xây dựng danh mục hồ sơ. ............................................................................ 72 7.4.2. Mở hồ sơ ........................................................................................................ 73 7.4.3. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.................................................................... 74 7.4.4. Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ. .................................................................. 74 7.4.5. Kết thúc hồ sơ................................................................................................ 74 7.5. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ................................................................. 76 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3............................................................................ 77 CHƯƠNG 4 ............................................................................................................. 79 CÔNG TÁC LƯU TRỮ .......................................................................................... 79 1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ ................................................... 79 1.1. Khái niệm ......................................................................................................... 79 1.2. Vị trí ................................................................................................................. 80 1.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ............................................................................... 80 1.3.1. Ý nghĩa lịch sử .............................................................................................. 80 1.3.2. Ý nghĩa khoa học........................................................................................... 80 1.3.3. Ý nghĩa thực tiễn ........................................................................................... 80 2. Công tác thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ ............................. 81 2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ..................................................................... 81 2.2. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ ...................................................................... 81 3. Công tác chỉnh lí tài liệu ..................................................................................... 81 3.1. Yêu cầu ............................................................................................................. 82 3.2. Nội dung chuẩn bị chỉnh lý tài liệu .................................................................. 82 3.3. Phương pháp tiến hành một số nhiệm vụ trong chỉnh lý ................................. 82 3.4. Tổng kết chỉnh lý.............................................................................................. 86 4. Xác định giá trị tài liệu ........................................................................................ 87 4.1. Giá trị tài liệu.................................................................................................... 87 4.1.1. Thời hạn bảo quản vĩnh viễn ......................................................................... 88 8 4.1.2. Thời hạn bảo quản lâu dài ............................................................................. 88 4.1.3 Thời hạn bảo quản tạm thời ........................................................................... 88 4.2. Nội dung các bước xác định giá trị tài liệu ...................................................... 89 4.2.1. Ở giai đoạn văn thư ....................................................................................... 89 4.2.2. Ở lưu trữ cơ quan. ......................................................................................... 89 4.2.3.Ở lưu trữ lịch sử ............................................................................................. 90 5. Thống kê và kiểm tra tài liệu............................................................................... 90 5.1. Nội dung công tác thống kê tài liệu ................................................................. 90 5.2. Các loại sổ sách thống kê chủ yếu tài liệu lưu trữ trong phạm vi một kho lưu trữ ............................................................................................................................ 91 5.3. Một số điểm cần chú ý trong công tác thống kê tài liệu .................................. 91 6. Bảo quản tài liệu lưu trữ ...................................................................................... 92 6.1. Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ ............................................... 92 6.2. Những nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ ........................................................ 92 6.3. Tổ chức quản lý tài liệu trong kho ................................................................... 92 6.4. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ ............................................. 93 7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .......................................................................... 94 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4............................................................................ 95 CHƯƠNG 5 ............................................................................................................. 96 NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ................................................................... 96 1. Khái niệm, vị trí thư ký văn phòng ..................................................................... 96 1.1. Khái niệm thư ký văn phòng ............................................................................ 96 1.2. Vị trí thư ký văn phòng .................................................................................... 96 2. Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng ................................................... 97 2.1. Chức năng của thư ký văn phòng ..................................................................... 97 2.2. Nhiệm vụ của người thư ký .............................................................................. 98 2.2.1 Thiết kế và theo dõi việc thực hiện kế hoạch, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm cho lãnh đạo ............................................................... 98 9