Giáo trình Ms Excel - Đại học Mở TPHCM.pdf (mẹo vặt máy tính)

TRƯỜNG ðẠI HỌC MỞ TPHCM TRUNG TÂM TIN HỌC 2010 LƯU HÀNH NỘI BỘ MỤC LỤC Bài 1 - Làm Quen Với Microsoft Excel ............................................................................2 I) Giới thiệu:.......................................................................................................2 II) Màn hình giao diện: ........................................................................................2 Bài 2 - Nhập Liệu .........................................................................................5 I) Các dạng dữ liệu trong Excel:..........................................................................5 II) Nhập liệu: .......................................................................................................7 III) Chèn hàng, xóa hàng: ......................................................................................9 IV) Zoom: ........................................................................................................... 10 V) Trộn ô: .......................................................................................................... 11 Bài 3 - ðịnh Dạng ......................................................................................12 I) Phông chữ:....................................................................................................12 II) Tiền tệ:.......................................................................................................... 12 III) ðường viền: ..................................................................................................14 IV) Màu nền ô - màu chữ: ...................................................................................14 V) Canh chỉnh:...................................................................................................14 Bài 4 - Công Thức ......................................................................................15 I) Các toán tử cơ bản:........................................................................................15 II) Sao chép, cắt dán, di chuyển:......................................................................... 16 III) Các lỗi thường gặp: .......................................................................................17 IV) Các loại ñịa chỉ: ............................................................................................17 Bài 5 - Hàm ................................................................................................19 I) Sử dụng hàm: ................................................................................................ 19 II) Các hàm cơ bản:............................................................................................20 III) Bài tập mẫu:..................................................................................................34 Bài 6 - ðồ Thị, In Ấn..................................................................................37 I) ðồ thị:........................................................................................................... 37 II) In ấn trong Excel:..........................................................................................38 III) Bài tập mẫu:..................................................................................................39 IV) Bài tập yêu cầu 01:........................................................................................43 V) Bài tập yêu cầu 02:........................................................................................44 VI) Bài tập yêu cầu 03:........................................................................................45 Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử PHẦN 4 BẢNG TÍNH ðIỆN TỬ Trang 1 Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử Bài 1 - Làm Quen Với Microsoft Excel I) Giới thiệu: Là một chương trình thuộc họ chương trình xử lý Bảng tính ñiện tử. Bảng tính (WorkSheet) là một bảng lớn gồm nhiều cột (Column) và nhiều hàng (Row), lập thành những ñơn thể chứa và xử lý dữ liệu gọi là ô (Cell), hay có thể nói ô là giao giữa hàng và cột. II) Màn hình giao diện: 1- Khởi ñộng: Vào Start Progams Microsoft Excel. Hay bạn cũng có thể vào Start Run Gõ “Excel”, OK. Nhìn chung, giao diện của Excel cũng tương tự như giao diện của Word mà chúng ta ñã làm quen trong phần trước. Chỉ có một vài khác biệt ñặc trưng mà chúng ta nên lưu ý: • Thanh công thức (Formula Bar): nơi chứa ñịa chỉ ô và các công thức tính. • ðường viền ngang: nơi chứa tên 255 cột của bảng tính (A,B,C,…,AA,AB,…,IT,IU,IV) • ðường viền dọc: nơi chứa tên 65536 hàng của bảng tính (từ 1 ñến 65536) Trang 2 Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử • Thanh chứa Sheet: nơi chứa tên các trang của bảng tính. Phần bên phải cửa sổ có một hộp tác vụ như minh họa, nếu không sử dụng, chúng ta nên bấm nút ñóng hộp này lại ñể cửa sổ ñược rộng rãi. 2- Cấu trúc bảng tính: Mỗi tập tin mà bạn tạo trong Excel gọi là một sổ bảng tính (WorkBook), mỗi sổ bảng tính có thể có nhiều trang bảng tính (Sheet). a) Trang hiện hành: Bạn có thể thấy sổ bảng tính trong hình minh họa có 3 Sheet: Sheet1, Sheet2, Sheet3, trong ñó, Sheet1 gọi là Sheet hiện hành vì tên Sheet này ñang sáng lên, khi ñó nội dung trên màn hình là nội dung của Sheet1. Muốn chuyển Sheet hiện hành sang Sheet2, bạn chỉ cần click trỏ chuột lên tên Sheet2. b) Ô: Ô (Cell) là ñơn thể rất quan trọng trong Excel ñược tạo ra bởi sự giao nhau của cột và hàng. Tên ô ñược gọi theo nguyên tắc , ví dụ ô ñầu tiên trong bảng tính gọi là ô A1, ô cuối cùng trong bảng tính gọi là ô IV65536. c) Con trỏ chuột: Lưu ý, khi di chuyển con trỏ chuột vào vùng bảng tính, con trỏ sẽ không còn ở dạng mũi tên như thông thường mà trở thành dạng chữ thập. Ví dụ trong hình minh họa ở trên, con trỏ chuột ñang ở ô A3. d) Con trỏ ô - ô hiện hành: Ngoài con trỏ chuột, Excel còn sử dụng con trỏ ô là một hình chữ nhật bao quanh ô hiện hành. Trong hình minh họa trên, ô hiện hành là ô B2. 3- Di chuyển trong bảng tính: ðể di chuyển con trỏ ô, bạn có thể dùng chuột click vào ô mong muốn hay dùng một số phím như sau: • Các phím mũi tên ←↑↓→: ñể di chuyển sang các ô tương ứng. • Tab: di chuyển sang ô bên phải. • Enter: di chuyển xuống ô bên dưới. • Shift+Tab: di chuyển sang ô bên trái. • Shift+Enter: di chuyển sang ô bên trên. • Ctrl+Home: di chuyển con trỏ về ô A1. 4- Thao tác tập tin: a) ðóng tập tin: Bạn có thể vào menu FileClose hay bấm trỏ vào nút ñóng như minh họa. Trang 3 Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử b) Tạo mới tập tin: Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+N hay bấm vào nút trên thanh công cụ chuẩn. c) Lưu trữ tập tin: Vào menu FileSave As ñể mở hộp thoại lưu. Trong ô SaveIn, bạn hãy chọn MyDocuments, và trong ô FileName, hãy gõ tên “Bai Tap 01”. Bấm Save ñể lưu. d) Mở tập tin: Bạn hãy ñóng tập tin BaiTap01 bằng lệnh Close. Sau ñó, muốn mở lại tập tin này, bạn có thể vào menu FileOpen hay bấm vào nút trên thanh công cụ chuẩn. Trong ô Lookin, chọn MyDocuments, bấm vào tên tập tin BaiTap01 rồi bấm nút Open ñể mở. 5- Thao tác với trang bảng tính: a) Chèn thêm trang: Bấm phải vào tên Sheet1, chọn Insert. Trong hộp thoại Insert xuất hiện, ñối tượng WorkSheet ñã ñược chọn sẵn, bạn chỉ việc click OK sẽ thấy một Sheet mới ñược tạo thành tên Sheet4. b) ðổi tên trang: Bấm phải vào Sheet4, chọn Rename, gõ “danh sach lop A” ñể ñặt tên Sheet4, gõ Enter ñể chấp nhận tên này. c) Xóa trang: Bấm phải vào Sheet3, chọn Delete ñể xóa Sheet này, lưu ý thao tác này không Undo ñược. d) Di chuyển trang: Giả sử bạn có nhu cầu di chuyển trang Sheet1 ra sau Sheet2, bạn chỉ việc lấy trỏ chuột nắm tên Sheet1 kéo ra sau tên Sheet2 ñến khi thấy có tam giác nhỏ màu ñen xuất hiện như minh họa thì thả chuột ra là xong. Trang 4 Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử Bài 2 - Nhập Liệu I) Các dạng dữ liệu trong Excel: ðây là phần quyết ñịnh ñộ chính xác khi làm việc với bảng tính. Nếu bạn phạm sai lầm ở phần này thì những tính toán về sau sẽ trở nên vô nghĩa. ðể hình dung ñược dễ dàng chúng ta sẽ cùng thao tác ñể nhập liệu một ví dụ ñơn giản dưới ñây sau khi cùng tìm hiểu về các dạng dữ liệu cơ bản: Trong Excel có các kiểu dữ liệu cơ bản mà chúng ta phải phân biệt là: 1- Kiểu Text: Có dạng một chuỗi ký tự, tự ñộng canh trái khi nhập vào. Trong ví dụ trên tất cả phần tiêu ñề của bảng và các cột MSHV, HọTên, ðịaChỉ ñều là kiểu Text. a) Nguyên tắc nhập: Các ô này phải bắt ñầu bằng các ký tự từ AZ. b) Hiển thị: Tùy theo ñộ dài của chuỗi: • Nếu ñộ dài chuỗi nhỏ hơn bề rộng ô: hiển thị bình thường. • Nếu ñộ dài chuối lớn hơn bề rộng ô: có 2 khả năng xảy ra o Nếu ô bên phải rỗng: dữ liệu sẽ tràn qua. o Nếu ô bên phải có dữ liệu: dữ liệu sẽ bị che khuất một phần. c) Toán tử: Trang 5 Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử Sử dụng toán “&” gọi là toán tử nối chuỗi ñể nối nội dung các chuỗi lại với nhau. 2- Kiểu Numberic: Là dữ liệu kiểu số, tự ñộng canh phải khi nhập vào. Trong ví dụ trên, cột NămSinh và cột HọcPhí là kiểu số. a) Nguyên tắc nhập: Sử dụng các chữ số từ 0 ñến 9, các dấu +, -, ( ), %... Lưu ý: nếu bạn sử dụng kết hợp vừa số vừa ký tự chữ ví dụ A001 thì ñược xem là dữ liệu Text. Vì vậy, khi nhập cột học phí trên ñây, bạn tuyệt ñối không ñược nhập là “250,000 ñồng” mà chỉ ñược nhập trị ñại số là “250000” thì mới ñược xem là dữ liệu Numberic. Sau ñó, ñể ñạt ñược dạng hiển thị là “250,000 ñồng” như ví dụ thì bạn phải làm thao tác Format sẽ ñược hướng dẫn ở phần sau. b) Hiển thị: Nếu không ñủ bề rộng ô, số sẽ hiển thị dạng #######. c) Toán tử: Cộng(+), Trừ(-), Nhân(*), Chia(/), PhầnTrăm(%), LũyThừa(^). 3- Ngày giờ: Biểu diễn dữ liệu ngày giờ, là một dạng ñặc biệt của dữ liệu số, cũng tự ñộng canh phải khi nhập vào. Chúng ta sẽ khảo sát trong các ví dụ tiếp theo. a) Nguyên tắc nhập: Hoàn toàn tùy thuộc vào sự quy ñịnh của ControlPanelRegional Options. Dữ liệu kiểu ngày có 2 dạng thức thông dụng là DD/MM/YY và MM/DD/YY. b) Hiển thị: Tự ñộng canh phải khi nhập liệu. Ta có thể kiểm tra dạng thức ngày mà máy ñang hiển thị. Nếu nhập 17/08/06 mà dữ liệu canh trái thì máy ñang sử dụng dạng thức ngày là MM/DD/YY. (do tháng trong năm từ 1 ñến 12). Trường hợp dữ liệu canh phải thì máy ñang sử dụng dạng thức ngày là DD/MM/YY. c) Toán tử: Cộng, Trừ. 4- Kiểu Logic: Gọi là kiểu luận lý, tự ñộng canh giữa khi nhập vào. a) Nguyên tắc nhập: Chỉ có 2 giá trị True(ðúng), False(Sai). b) Hiển thị: Như Numberic. c) Toán tử: Dùng các toán tử so sánh: lớn hơn(>), nhỏ hơn(<), lớn hơn hoặc bằng(>=), nhỏ hơn hoặc bằng(<=), bằng(=), khác(<>). Trang 6 Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử Công thức: Là sự kết hợp các kiểu trên ñể phục vụ cho một phép toán cụ thể nào ñó. a) Nguyên tắc nhập: Bắt ñầu là dấu “=” hay dấu “+”. b)Hiển thị: Ô sẽ hiển thị kết quả tính ñược của công thức, còn công thức thì hiển thị trên thanh Formula. c)Toán tử: Sử dụng các toán tử ñã nêu ở các phần trên. d) Ví dụ : một công thức ñơn giản : tại ô B2, ta nhập công thức : =9+6+15, kết quả là 30 sẽ hiển thị trong ô B2, còn công thức hiển thị trên thanh Fomula. II) Nhập liệu: ðảm bảo là bạn ñang mở sổ BaiTap01, trang hiện hành là Sheet danhsachlopA. 1- ðịnh phông chữ: Chọn hết các ô của trang hiện hành bằng cách bấm vào phần giao nhau của hai ñường viền như minh họa. Sau ñó, lên thanh ñịnh dạng, click vào ô Font, chọn Vni-Times, click vào ô Size, chọn 12. 2- Nhập nội dung: Click con trỏ chuột vào ô A1, gõ “MSHV”. Sau ñó, ñể dời con trỏ sang ô B1, bạn có thể sử dụng phím , phím Tab hay click chuột ñều ñược. Gõ “Họ Tên”. Tiếp tục gõ Tab ñể sang ô C1 kế bên, bạn sẽ ñược kết quả như minh họa. Lưu ý: khi nhập nội dung vào Excel, bạn phải nhập theo ñúng tính chất chữ hoa hay chữ thường vì ở ñây không có lệnh ChangeCase như trong Word. Và khi bạn Tab sang ô kế bên thì dấu tiếng Việt mới hiện ra ñúng. Bước nào làm sai, bạn hãy bấm Ctrl+Z ñể lùi thao tác như trong Word. Bạn có thể thực hiện tương tự ñể nhập hết nội dung hàng ñầu tiên này. Trang 7 Gíáo trình Tin học A Bảng tính ñiện tử Tuy nhiên, ñể bài tập ñược tổng quát và chúng ta có cơ hội khảo sát qua nhiều tình huống, chúng tôi yêu cầu bạn hãy nhập các ô tiếp theo có nội dung giống y hình minh họa. Nghĩa là so với ñề bài thì ô C1 sai 1 từ, ô D1 sai cả ô, ô E1 ñúng, ô F1 dư. Như vậy, ở ñây, ñể khắc phục, chúng ta cần thực hiện 3 thao tác: xóa nội dung ô dư, thay nội dung ô sai hoàn toàn, sửa nội dung ô sai một phần. 3- Xóa nội dung ô: Muốn xóa nội dung ô F1, bạn click con trỏ lên ô này ñể chọn nó rồi bấm Delete trên bàn phím ñể xóa. 4- Thay nội dung ô: Click chọn ô D1, gõ “ðịa Chỉ”, nội dung này sẽ tự thay thế nội dung cũ là SốNhà. 5- Sửa nội dung: Click chọn ô C1, bấm F2 sẽ thấy con trỏ soạn thảo xuất hiện, dùng chuột bôi ñen chữ “Ngày”, gõ “Năm” ñể ñổi nội dung ô thành NămSinh. 6- Thay ñổi kích thước cột: a) Thay ñổi kích thước tự ñộng theo nội dung ô: Trong quá trình bạn gõ nội dung, có thể có những ô thiếu bề rộng ñể hiển thị do nội dung dài, ví dụ ô “NămSinh” như minh họa. ðể thay ñổi bề rộng tự ñộng, bạn ñưa con trỏ chuột lên tên cột A như minh họa. Kéo rê từ cột A ñến hết cột E ñể chọn liên tục 5 cột. Sau ñó, ñặt con trỏ chuột giữa cột A và cột B trên ñường viền ngang ñể thấy ñược mũi tên 2 chiều như minh họa, bấm ñúp chuột, các cột sẽ tự ñộng thay ñổi bề ngang cho phù hợp với nội dung ô. b) Thay ñổi kích thước tùy ý: Tiếp theo, bạn phải thay ñổi kích thước cột B ñể chứa ñủ nội dung tên học viên. Cũng ñặt con trỏ giữa tên cột A và cột B trên ñường viền ngang ñể thấy mũi tên 2 chiều như vừa rồi, kéo mũi tên này sang phải ñể mở rộng cột B ñến vị trí mong muốn. Bạn cũng thực hiện tương tự ñể mở rộng cột D và cột E ñể chứa ñủ các nội dung tương ứng. Bạn sẽ ñược kết quả như minh họa. 7- ðiền nội dung tự ñộng: Gõ vào ô A2 chữ “A001”, sau ñó ñể con trỏ chuột vào góc dưới bên phải ô này ñể con trỏ giống hình minh họa, kéo con trỏ này Trang 8

Giáo trình Ms Excel - Đại học Mở TPHCM

Nội dung