Nội dung

Giáo trình môn quản trị học Biên tập bởi: Nguyễn Ngọc Hạnh Giáo trình môn quản trị học Biên tập bởi: Nguyễn Ngọc Hạnh Các tác giả: Trần Quốc Tuấn Phiên bản trực tuyến: http://voer.edu.vn/c/3a6ea6c1 MỤC LỤC 1. Công việc quản trị 2. Nhà quản trị 3. Đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu của quản trị 4. "Bối cảnh ra đời. 5. "Nhóm các lý thuyết cổ điển về quản trị. " 6. Nhóm các lý thuyết tác phong (tâm lý xã hội – quan hệ con người). 7. Lý thuyết quản lý tổ chức của barnard – người mỹ (1886-1961). 8. Lý thuyết quản trị định lượng. 9. Giai đoạn hội nhập (sau 1960). 10. "Các khảo hướng quản trị hiện đại. 11. "Môi trường là gì ? " 12. "Môi trường vĩ mô (môi trường tổng quát) 13. Môi trường vi mô (môi trường đặc thù) 14. Các yếu tố nội tại của tổ chức. 15. "Quản trị sự bất trắc của môi trường " 16. Khái niệm và tác dụng 17. Mục tiêu là nền tảng của hoạch định 18. "Qúa trình hoạch định chiến lược 19. "các công cụ hoạch định chiến lược. " 20. "Hoạch định tác nghiệp. 21. "Khái niệm và các nguyên tắc xây dựng cơ cấu một tổ chức . " 22. "Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 23. "Xây dựng cơ cấu tổ chức (cctc). " 24. "Ủy quyền. 25. "Khái niệm và các yêu cầu. " 26. Tuyển chọn nhân sự. 27. Đào tạo và phát triển nhân sự 28. Động viên nhân viên 29. Lãnh đạo và phong cách lãnh đạo. 30. Khái niệm, mục đích & tác dụng của kiểm tra. 31. "Các nguyên tắc để xây dựng cơ chế kiểm tra " 32. Quy trình kiểm tra 33. Các loại hình kiểm soát 1/132 34. Các cấp bậc quản trị và vấn đề kiểm soát: 35. Văn hoá dân tộc & các loại hình văn hóa 36. Văn hoá của một tổ chức 37. "Sự ảnh hưởng của văn hoá đến hoạt động quản trị tổ chức. " 38. Thông tin trong quản trị 39. "Tài liệu tham khảo " Tham gia đóng góp 2/132 Công việc quản trị CÔNG VIỆC QUẢN TRỊ. Khái niệm về quản trị: ? Khái niệm : Quản trị là một phương thức, cách thức làm cho những họat động của một tổ chức tiến tới mục tiêu chung với hiệu quả cao nhất, bằng và thông qua những người khác. Như vậy, trong khái niệm trên chúng ta cần làm rõ những vấn đề sau: + Phương thức quản trị: Chính là các hoạt động cơ bản hay là những chức năng quản trị mà nhà quản trị sử dụng để tác động vào các lĩnh vực quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức, nó bao gồm các chức năng như hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra (sẽ đề cập sâu ở các chương sau). + Con người: Nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động thì không có hoạt động quản trị, lúc này hoạt động của họ hoàn toàn mang tính cá nhân, phục vụ cho lợi ích cá nhân chứ không cho một tổ chức nào và cũng không có ai sẽ quản trị ai. Vậy, hoạt động quản trị xảy ra khi nào? Khi nào thì phát sinh? Trước hết, hoạt động quản trị chỉ phát sinh khi những con người kết hợp với nhau thành một tổ chức (điều kiện cần). Thứ hai, do tính cần thiết của hoạt động quản trị (điều kiện đủ), vì nếu không có nó, mọi người trong tổ chức sẽ không biết làm gì, khi nào sẽ làm, làm như thế nào … từ đó sẽ gây nên một tình trạng lộn xộn, giống như hai người cùng chèo một chiếc thuyền, thay vì phải chèo về một hướng thì mỗi người lại chèo hai hướng khác nhau. Những hoạt động khiến hai người cùng chèo một chiếc thuyền đi về một hướng chính là những hoạt động quản trị. + Tổ chức : Là một thực thể có mục đích riêng, có những thành viên và có một cơ cấu có tính hệ thống (ví dụ như : Doanh nghiệp, trường học, bệnh viện…). Như vậy tất cả các tổ chức đều có ba đặc tính chung như sau: 3/132 Thứ nhất, tổ chức phải có mục đích: đó là mục tiêu hay hệ thống các mục tiêu. Mục tiêu là những kết quả mong đợi sẽ có được sau một thời gian nhất định, là phương tiện để thực hiện sứ mạng của tổ chức. Ví dụ công ty máy tính IBM với sứ mạng (Mission) là luôn luôn dẫn đầu trong lĩnh vực máy tính, để đạt được sứ mạng này công ty đề ra mục tiêu dài hạn (Objective) là đầu tư vốn cho bộ phận nghiên cứu và phát triển (Research and Development), chính điều này đã giúp công ty có được sản phẩm máy tính xách tay “Laptop” IBM nổi tiếng sau này. Thứ hai, tổ chức phải gồm nhiều thành viên, nhiều bộ phận cấu thành, tổ chức không thể là một người, một cá nhân nào đó. Thứ ba, tổ chức phải có một cơ cấu mang tính hệ thống: Có nghĩa là tổ chức phải có sự sắp xếp, phân công lao động, quy định quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong một tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu chung cho cả tổ chức của mình + Hiệu quả quản trị : Có thể nói rằng, chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới quan tâm đến hoạt động quản trị, hay lý do tồn tại của hoạt động quản trị chính là vì muốn có hiệu quả. Vậy hiệu quả là gì? Có nhiều khái niệm đề cập đến hiệu quả, sau đây là một khái niệm đơn giản và dễ hiểu nhất Khái niệm : Hiệu quả (HQ) là tỷ lệ so sánh giữa kết quả đạt được (KQ) với những chí phí đã bỏ ra (CP). Vậy : HQ = KQ/CP . Nếu biết cách quản trị thì sẽ có hiệu quả, có nghĩa là kết quả đạt được nhiều hơn so với chi phí bỏ ra (KQ > CP => HQ >1) Nếu không biết cách quản trị thì cũng có thể đạt kết quả, nhưng không có hiệu quả, có nghĩa là chi phí nhiều hơn so với kết quả đạt được ((KQ < CP => HQ <1). Như vậy, ta có thể so sánh được giữa chỉ tiêu hiệu quả và kết quả như sau: Kết quả Hiệu quả Gắn liền với mục tiêu, mục đích Gắn liền với phương tiện Làm đúng việc (doing the right Làm được việc (doing things right) things) Có thể tỷ lệ thuận với CP Tỷ lệ thuận với KQ Có thể tỷ lệ nghịch với CP Tỷ lệ nghịch với CP, càng ít tốn kém nguồn lực thì HQ càng cao 4/132 Qua bảng so sánh trên, ta có thể thấy trong thực tế hoạt động quản trị sẽ có hiệu quả khi xảy ra các trường hợp sau : • • • • Giảm chi phí đầu vào, tăng số lượng sản phẩm đầu ra Giảm chi phí đầu vào, giữ nguyên số lượng sản phẩm đầu ra Giữ nguyên các yếu tố đầu vào, gia tăng sản lượng đầu ra Tăng chi phí đầu vào, tăng sản lượng đầu ra sao cho tốc độ tăng sản lượng đầu ra cao hơn tốc độ tăng chi phí đầu vào. • Giảm chi phí đầu vào, giảm sản lượng đầu ra nhưng tốc độ giảm sản lượng đầu ra thấp hơn tốc độ giảm chi phí đầu vào. Trong hoạt động kinh tế nói chung, nhất là trong một nền kinh tế thị trường ngày càng có sự cạnh tranh khốc liệt, tất cả các tổ chức luôn luôn đặt vấn đề hiệu quả lên hàng đầu, muốn vậy hoạt động quản trị sẽ là một công cụ giúp cho các tổ chức thực hiện được điều đó. Các chức năng quản trị: (Phần này chỉ đề cập một cách khái quát về các chức năng quản trị, nó sẽ được trình bày sâu ở các chương sau) Có rất nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng quản trị sau: Gulick (Mỹ), Urwick (Anh): Vào thập niên 30, hai tác giả đã đưa ra 07 chức năng quản trị viết tắt là POSDCORB (Lấy các chữ cái đầu tiên của mỗi từ tiếng Anh) như sau: Planning (dự kiến), Organizing (tổ chức), Staffing (nhân sự), Directing (chỉ huy), Coordinating (phối hợp), Reporting (báo cáo), Budgeting (Ngân sách) Henry Fayol (Pháp): Henry Fayol đưa ra 05 chức năng quản trị sau:Dự kiến, Tổ chức, Phối hợp, Chỉ huy và Kiểm tra Phân lọai theo các nhà khoa học và QT gần đây: Theo các nhà khoa học và quản trị gần đây, họ đưa ra 04 chức năng quản trị là: Hoạch định, Tổ chức, Điều khiển và Kiểm tra. Trong giáo trình này tác giả xin trình bày theo cách phân loại này. Họach định: 5/132 • Xác định rõ những mục tiêu của tổ chức • Xây dựng chiến lược, kế họach, biện pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Tổ chức: • Xây dựng cấu trúc của tổ chức • Xác định các mối quan hệ, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên, bộ phận trong tổ chức Điều khiển: • Điều khiển, phối hợp các thành viên, bộ phận trong tổ chức • Xây dựng các chính sách động viên các thành viên, các bộ phận trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu của mình một cách hiệu quả nhất. Kiểm tra: • Theo dõi toàn bộ sự họat động cuả các thành viên, bộ phận và cả tổ chức • So sánh kết quả đạt được với mục tiêu đặt ra, nếu có những lệch hướng thì cần tìm nguyên nhân, đưa ra giải pháp sửa chữa và điều chỉnh nhằm đưa tổ chức trở lại đúng hướng. Tính phổ biến của quản trị: Ta thấy tính phổ biến của quản trị thể hiện ở các khía cạnh sau: Thứ nhất, khái niệm quản trị có tính phổ biến cho tất cả các loại hình tổ chức, cho mọi lĩnh vực. Trong tất cả các tổ chức và lĩnh vực đó, các nhà quản trị đều thực hiện các chức năng giống nhau là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra. Trong thực tiễn, việc các nhà quản trị thường xuyên chuyển đổi giữa khu vực quản lý Nhà nước và sản xuất kinh doanh là một minh chứng (ví dụ một giám đốc Công ty xây dựng có thể điều chuyển làm giám đốc Sở xây dựng…) Thứ hai, tính phổ biến quản trị còn thể hiện ở mối quan hệ giữa khả năng quản trị và khả năng chuyên môn. Cấp quản trị càng cao thì khả năng quản trị càng lấn dần khả năng chuyên môn, có nghĩa là cấp quản trị càng cao thì nhà quản trị càng phải thực hiện những công việc đặc trưng của quản trị như hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra và càng ít tham gia vào những vấn đề mang tính kỹ thuật chuyên môn hằng ngày (ví dụ một giám đốc không thể tham gia trực tiếp vào công việc kế toán như một kế toán trưởng…). Tính phổ biến này được minh hoạ ở hình 1.1 sau: 6/132 Chính do tính phổ biến thứ hai này mà các nhà quản trị cấp cao dễ thuyên chuyển từ tổ chức này, lĩnh vực này sang tổ chức khác, lĩnh vực khác do năng lực quản trị cấp cao gần giống nhau (như ví dụ giám đốc công ty xây dựng nói trên). Ngược lại, nhà quản trị cấp càng thấp thì rất khó chuyển đổi, vì cấp càng thấp sẽ sử dụng khả năng chuyên môn càng nhiều, ví dụ một quản đốc điều hành phân xưởng sản xuất đế trong một công ty giày khó mà chuyển sang làm một trưởng phòng phụ trách sản xuất kinh doanh hoặc qua một công ty trái ngành nghề khác. Thứ ba, tính phổ biến quản trị còn thể hiện ở tỷ lệ thời gian dành cho mỗi chức năng theo cấp bậc quản trị. Cấp càng cao thì thường sử dụng chức năng hoạch định nhiều hơn, có nghĩa là họ thường xuyên chú trọng vào công tác xây dựng chiến lược hành động và phát triển cho tổ chức. Trong khi đó cấp càng thấp thì thường sử dụng chức năng điều khiển nhiều hơn, bởi vì họ thường có nhiệm vụ hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển các thành viên dưới quyền trong các công việc thường ngày và bản thân họ cũng làm các công việc chuyên môn cụ thể như những người cấp dưới. Tính phổ biến này được minh hoạ ở hình 1.2 sau: 7/132 Nhà quản trị NHÀ QUẢN TRỊ . Các khái niệm: Trong một tổ chức phải có người thừa hành và nhà quản trị, họ có những vị trí và nhiệm vụ riêng, nhưng đều tập trung hướng đến mục tiêu chung của tổ chức Người thừa hành: Họ là những người trực tiếp thực hiện công việc nào đó và không có trách nhiệm trông coi công việc của người khác, chẳng hạn như công nhân trong một doanh nghiệp, đầu bếp trong một nhà hàng ….Cấp trên của họ chính là các nhà quản trị trực tiếp. Nhà quản trị: Họ chính là người điều khiển công việc của người khác, ví dụ như giám đốc, kế toán trưởng, tổ trưởng… đối với nhà quản trị cấp cơ sở họ còn làm cả công việc của người thừa hành, chẳng hạn như tổ trưởng tổ giá cước trong một doanh nghiệp viễn thông, họ vừa quản lý nhân viên trong tổ vừa sử dụng nghiệp vụ chuyên môn để nghiên cứu và đề xuất các chính sách giá cước viễn thông. 2/ Cấp bậc quản trị trong một tổ chức: Tuỳ theo tổ chức mà cấp bậc quản trị có thể phân chia khác nhau, nhưng để thuận lợi cho việc nghiên cứu các nhà khoa học phân chia các nhà quản trị trong một tổ chức thành 03 cấp quản trị như sau 8/132