Nội dung

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƯƠNG I GIÁO TRÌNH MÔN HỌC QUẢN TRỊ HỌC TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Ban hành theo Quyết định số 1661/QĐ-CĐGTVTTWI ngày 31/10/2017 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng GTVT Trung ương I 1 Hà Nội, 2017 BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRUNG ƢƠNG I GIÁO TRÌNH Môn học: Quản trị học NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Hà Nội – 2017 2 MỤC LỤC Chƣơng 1: Tổng quan về quản trị học 1. Khái niệm và bản chất của quản trị………………………………………………….5 2. Vai trò và chức năng của quản trị……………………………………………………7 3. Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức…………………………………………..11 4. Đối tƣợng và phƣơng pháp nghiên cứu quản trị …………………………………..12 5. Vận dụng các quy luật và nguyên tắc trong quản trị ………………………………12 Chƣơng 2: Thông tin và quyết định quản trị 1. Hệ thống thông tin trong quản trị…………………………………………………...21 2. Quyết định quản trị…………………………………………………………………23 Chƣơng 3: Chức năng lập kế hoạch 1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch……………………………………………...28 2. Hệ thống kế hoạch của tổ chức……………………………………………………..29 3. Lập kế hoạch chiến lƣợc……………………………………………………………33 4. Lập kế hoạch tác nghiệp……………………………………………………………37 Chƣơng 4: Chức năng tổ chức 1. Chức năng tổ chức và cơ cấu tổ chức………………………………………………39 2. Cán bộ quản trị tổ chức…………………………………………………………….43 3. Quản trị sự thay đổi của tổ chức…………………………………………………...48 Chƣơng 5: Chức năng lãnh đạo 1.Lãnh đạo và căn cứ để lãnh đạo trong quản trị……………………………………..52 2. Các phƣơng pháp lãnh đạo con ngƣời……………………………………………..54 3. Nhóm và lãnh đạo theo nhóm……………………………………………………..58 4. Giao tiếp và đàm phán trong lãnh đạo……………………………………………..64 Chƣơng 6: Chức năng kiểm tra 1. Khái niệm và vai trò của kiểm tra………………………………………………….70 2. Nội dung và mức độ kiểm tra………………………………………………………70 3. Quá trình kiểm tra………………………………………………………………….74 Tài liệu tham khảo…………………………………………………………………….78 3 LỜI NÓI ĐẦU Quản trị học là một trong những môn học tiên quyết nhằm cung cấp kiến thức cơ bản về quản trị một tổ chức. Do tầm quan trọng của quản trị nên kiến thức về quản trị ngày càng đƣợc chú trọng đào tạo trong các trƣờng đại học, không chỉ cho khối ngành kinh tế và còn cho các sinh viên ở các chuyên ngành khác. Tuy nhiên, cũng vì vai trò quan trọng của quản trị nên thời gian gần đây thế giới đã xuất hiện rất nhiều công trình nghiên cứu với nhiều cách tiếp cận khác nhau để giải thích các vấn đề quản trị. Điều này làm cho khoa học về quản trị trở nên phức tạp. Với mục tiêu cung cấp cho sinh viên hệ đại học và cao đẳng những kiến thức căn bản về quản trị một tổ chức, chúng tôi biên soạn giáo trình này nhằm hệ thống các kiến thức cơ bản của quản trị học dƣới dạng đơn giản và dễ hiểu để giúp sinh viên nắm đƣợc dễ dàng nhất những nội dung chủ yếu của quản trị học. Sau này, trong suốt quá trình làm việc của mình, mỗi sinh viên sẽ có nhiều cơ hội để tìm hiểu thêm những vấn đề phức tạp của quản trị học và ứng dụng chúng trong các tình huống quản trị sao cho có hiệu quả nhất. 4 Chƣơng 1: Tổng quan về quản trị học 1. Khái niệm và bản chất của quản trị 1.1. Khái niệm Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực. Ví dụ quản trị hành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế). Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh lại chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất... Quản trị nói chung theo tiếng Anh là "Management" vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhƣng hiện nay đƣợc dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Tuy nhiên, khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nƣớc, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi. Còn thuật ngữ quản trị thƣờng dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp. Có rất nhiều quan niệm về quản trị: - Quản trị là các hoạt động đƣợc thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những ngƣời khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những ngƣời cộng sự khác cùng chung một tổ chức; - Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tƣợng quản trị nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra trong một môi trƣờng luôn luôn biến động; - Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. Nhiều ngƣời cùng làm việc với nhau trong một nhóm để đạt tới một mục đích nào đó, cũng giống nhƣ các vai mà các diễn viên đảm nhiệm trong một vở kịch, dù các vai trò này là do họ tự vạch ra, là những vai trò ngẫu nhiên hoặc tình cờ, hay là những vai trò đã đƣợc xác định và đƣợc sắp đặt bởi một ngƣời nào đó, nhƣng họ đều biết chắc rằng mọi ngƣời đều đóng góp theo một cách riêng vào sự nỗ lực của nhóm. Hiện nay có nhiều định nghĩa về quản trị để chúng ta tham khảo: 5 + Harold Kootz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trƣờng mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.” + Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kĩ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con ngƣời và tạo điều kiện thay đổi để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức.” + Stonner và Rabbins: “Quản trị là một tiến trình bao gồm các việc hoạch định, tổ chức quản trị con ngƣời và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó...” Từ việc tham khảo ta rút ra định nghĩa về quản trị: Quản trị là tiến trình hoàn thành công việc một cách có hiệu quả và hữu hiệu thông qua ngƣời khác. Khái niệm quản trị kinh doanh Quản trị kinh doanh là quản trị con ngƣời trong doanh nghiệp và thông qua quản trị con ngƣời để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và cơ hội của doanh nghiệp. Quản trị kinh doanh còn là một nghệ thuật vì kết quả của nó phụ thuộc khá lớn vào thiên bẩm, tài năng, thủ đoạn, kiến thức tích luỹ, mối quan hệ, cơ may, vận rủi của bản thân nhà quản trị. Quản trị học Quản trị học là khoa học nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong các tổ chức; giải thích các hiện tƣợng quản trị và đề xuất những lí thuyết cùng những kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ. Quản trị học cung cấp các khái niệm cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu các môn học về quản trị chức năng nhƣ quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học cũng là khoa học liên ngành vì nó sử dụng nhiều tri thức của nhiều ngành học khác nhau nhƣ kinh tế học, tâm lí học, xã hội học, toán học, v.v… Quản trị học là một khoa học, nhƣng sự thực hành quản trị là một nghệ thuật. Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, linh hoạt vận dụng các lí thuyết vào những tình huống cụ thể để có thể quản trị hữu hiệu. 1.2. Bản chất Mục tiêu của quản trị là tạo ra giá trị thặng dƣ tức tìm ra phƣơng thức thích hợp để thực hiện công việc nhằm đạt kết quả cao nhất với chi phí các nguồn lực ít nhất. Nói 6 chung, quản trị là một quá trình phức tạp mà các nhà quản trị phải tiến hành nhiều hoạt động từ khâu đầu đến khâu cuối của một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thực chất của quản trị là quản trị các yếu tố đầu vào, quá trình sản xuất các yếu tố đầu ra theo chu trình quá trình hoạt động của một tổ chức, một doanh nghiệp. Những quan niệm trên cho dù có khác nhau về cách diễn đạt, nhưng nhìn chung đều thống nhất ở chỗ quản trị phải bao gồm ba yếu tố (điều kiện): Thứ nhất: Phải có chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra tác động quản trị và một đối tƣợng quản trị tiếp. Đối tƣợng bị quản trị phải tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể chỉ một lần và cũng có thể nhiều lần. Thứ hai: Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tƣợng. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động. Sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tƣợng quản trị đƣợc thực hiện trong một môi trƣờng luôn luôn biến động. Về thuật ngữ chủ thể quản trị, có thể hiểu chủ thể quản trị bao gồm một ngƣời hoặc nhiều ngƣời, còn đối tƣợng quản trị là một tổ chức, một tập thể con ngƣời, hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị đất đai, thông tin...). Thứ ba: Phải có một nguồn lực để chủ thể quản trị khai thác và vận dụng trong quá trình quản trị. 2. Vai trò và chức năng của quản trị 2.1. Vai trò Trong thế giới ngày nay, chắc không ai phủ nhận vai trò quan trọng và to lớn của quản trị trong việc bảo đảm sự tồn tạii và hoạt động bình thƣờng của đời sống kinh tế xã hội. Đối với sự phát triển của từng đơn vị hay cộng đồng và cao hơn nữa của cả một quốc gia, quản trị càng có vai trò quan trọng. Sự nhận thức của tuyệt đại đa số trong dân cƣ về vai trò của quản trị cho tới nay hầu hết đều thông qua cảm nhận từ thực tế. Muốn nâng cao nhận thức về vai trò của quản trị, một mặt cần nâng cao nhận thức đầy đủ và sâu sắc hơn về vai trò của quản trị, làm cơ sở cho việc hiểu biết về quản trị và thực hành quản trị, và nâng cao trình độ quản trị. Qua phân tích về những nguyên nhân thất bại trong hoạt động kinh doanh của cá nhân và của các doanh nghiệp, cũng nhƣ thất bại trong hoạt động của các tổ chức kinh tế - chính trị - xã hội nhiều năm qua cho thấy nguyên nhân cơ bản vẫn là do quản trị kém hoặc yếu. Nghiên cứu của các công ty kinh doanh của Mỹ trongh nhiều năm, đã phát hiện ra rằng các công ty luôn thành đạt chừng nào chúng đƣơc quản trị tốt. Ngân 7 hàng châu Mỹ đã nêu trong bản công bố Báo cáo về kinh doanh nhỏ rằng "Theo kết quả phân tích cuối cùng, hơn 90% các thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực và thiếu kinh nghiệm quản trị". Trong khi nền văn minh của chúng ta đƣợc đặc trƣng bởi những cải tiến có tính chất cách mạng trong khoa học vật lý, sinh học, điện tử, viện thông, tin học, tự động hóa... thì các ngành khoa học xã hội tụt hậu rất xa. Vấn đề đặt ra, nếu chúng ta không biết cách khai thác các nguồn nhân lực và phối hợp hoạt động của con ngƣời, kém hiểu biết và lãng phí trong áp dụng những phát minh kỹ thuật vẫn sẽ tiếp tục. Sự cần thiết khách quan và vai trỏ của quản trị xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Từ tính chất xã hội hóa của lao động và sản xuất. - Từ tiềm năng sáng tạo to lớn của quản trị. - Từ những yếu tố làm tăng vai trò của quản trị trong nền sản xuất và kinh tế hiện đại. - Từ những yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế và xã hội trong quá trình đổi mới chuyển sang nền kinh tế thị trƣờng và tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc ở Việt Nam. Tăng cƣờng xã hội hóa, lao động và sản xuất - một quá trình mang tính quy luật của sự phát triển kinh tế và xã hội. Ta biết rằng để tạo ra sản phẩm, đáp ứng nhu cầu đời sống và phát triển kinh tế, nhất thiết phải tiến hành phân công lao động và hiệp tác sản xuất. Sự xuất hiện của quản trị nhƣ là kết quả tất nhiên của việc chuyển các quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành các quá trình lao động phải có sự phối hợp. Sản xuất và tiêu thụ mang tính tự cấp, tự túc do một cá nhân thực hiện không đòi hỏi quản trị. Ở một trình 8 độ cao hơn, khi sản xuất và kinh tế mang tính xã hội rõ nét và ngày càng sâu rộng hơn, khi đó quản trị là điều không thể thiếu. Theo C. Mác, "Bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên một quy mô khá lớn đều yêu cầu phải có một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân. Sự chỉ đạo đó phãi làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động cá nhân của những khí quan độc lập hợp thành cơ sở sản xuất đó. Do đó, quản trị là thuộc tính tự nhiên, tất yếu khách quan của mọi quá trình lao động xã hội, bất kể trong hình thái kinh tế xã hội nào, nếu không thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của quản trị, không thể thực hiện đƣợc các quá trình hợp tác lao động, sản xuất, không khai thác sử dụng đƣợc các yếu tố của lao động sản xuất có hiệu quả. Quản trị có khả năng sáng tạo to lớn. Điều đó có nghĩa là cùng với các điều kiện về con ngƣời và về vật chất kỹ thuật nhƣ nhau nhƣng quản trị lại có thể khai thác khác nhau, đem lại hiệu quả kinh tế khác nhau. Nói cách khác, với những điều kện về nguồn lực nhƣ nhau, quản lý tốt sẽ phát huy có hiệu quả những yếu tố nguồn lực đó, đƣa lại những kết quả kinh tế - xã hội mong muốn, còn quản lý tồi sẽ không khai thác đƣợc, thậm chí làm tiêu tan một cách vô ích những nguồn lực có đƣợc, dẫn đến tốn thất. Có thể nói quản trị tốt suy cho cùng là biết sử dụng có hiệu quả những cái đã có để tạo nên những cái chƣa có trong xã hội. Vì vậy, quản trị chính là yếu tố quyết định nhất cho sự phát triển của mỗi quốc gia và các tổ chức trong đó. Khi con ngƣời kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, ngƣời ta có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi ngƣời. Lối làm việc nhƣ thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhƣng nếu ngƣời ta biết tổ chức hoạt động và những việc quản trị khác thì triển vọng 9