Nội dung

Giảm bớt phòng họp Trụ sở làm việc của công ty, không gian lãng phí nhất là phòng họp. Có những công ty dành hẳn một tầng nhà (mấy phòng) để làm phòng họp mà hầu như bỏ không, trong khi giá thuê nhà lại không phải là rẻ. Nếu xuất phát từ góc độ kinh tế, thì những không gian đó để làm phòng làm việc sẽ có lợi hơn. Tránh lãng phí thời gian họp hội. Phòng họp là một loại lãng phí không hoàn toàn chỉ xét về mặt không gian diện tích và kinh tế, mà còn phải xét tới bản thân của những cuộc họp trong các phòng họp đó nữa, đó là một hoạt động lãng phí thời gian và công sức. Trong hội nghị của các công ty nói chung có khoảng 70 – 80% thời gian thảo luận những vấn để chẳng có ý nghĩa gì. Trong những cuộc họp đó có thể đã mất rất nhiều thời gian để bàn bạc thảo luận những vấn đề thực ra đã có quyết nghị từ lâu rồi; cũng có thể chỉ nói suông về tính chất quan trọng của sách lược, nhưng lại không có một sách lược cụ thể nào được đưa ra, … Họp đáng lẽ ra là để giải quyết một số vấn đề nào đó, thế nhưng không ít người lại hiểu lầm là thảo luận càng sâu thì chứng tỏ hội nghị càng tốt. Dù hội nghị có thảo luận bao nhiêu vấn đề, số vấn đề được thảo luận có nhiều hơn nữa nhưng nếu chẳng có liên quan gì đến thực tế công việc thì cũng chẳng có ích gì. Thay vì ngồi đấy mà lãng phí thời gian thảo luận những việc không có ý nghĩa, bạn hãy đi ra ngoài để tìm hiểu một cơ hội kinh doanh, như vậy lại có ý nghĩa hơn đối với công ty. Muốn giảm bớt những cuộc họp không cần thiết, chỉ cần giảm bớt số lượng phòng họp cũng có thể được. Nếu công ty có 10 phòng họp nên giảm xuống còn 2, 3 phòng, nếu có 2 phòng họp nên bớt đi để lại một thôi. Nếu hạn chế về địa điểm họp thì việc họp hành cũng sẽ giảm theo, bớt được những cuộc họp không cần thiết và cũng góp phần làm cho cuộc họp gọn nhẹ hơn. Giảm bớt những cuộc họp đồng thời cũng tạo cho nhà kinh doanh (chủ doanh nghiệp) có nhiều thời gian tiếp xúc trao đổi, trò chuyện với nhân viên. Ngoài những cuộc họp nếu người chủ có dịp tiếp xúc trao đổi ý kiến với nhân viên cũng có tác dụng tích cực động viên mọi người suy nghĩ, nhiều khi vì thế làm cho hai bên thông cảm cho nhau hơn khiến vấn đề dễ được giải quyết. Cơ hội để chuyện trò với nhân viên không nhất thiết là trong giờ làm việc, bạn có thể chuyện trò trong lúc nghĩ trưa, trong khi ăn hoặc trên đường đến công ty … Đương nhiên chuyện trò với nhân viên vào những lúc không có liên quan gì tới công việc càng dễ dàng, cởi mở, chân thành trao đổi hơn. Điều cần chú ý là phải phân biệt những ý kiến phát biểu trong hội nghị với những ý kiến trao đổi mang tính cá nhân để vận dụng một cách có hiệu quả. Nếu lẫn lộn giữa việc chung với việc riêng, bạn sẽ làm cho câu chuỵên trở nên lan man, lẫn lộn. Muốn tổ chức cuộc họp nhanh gọn cần phải chuẩn bị tốt nội dung cuộc họp, phát cho mỗi người một bản sẽ đỡ mất thời gian giải thích. Nếu làm được như vậy bạn sẽ không còn mất thời gian vào những cuộc họp miên man vô bổ nữa.