Nội dung

Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable BAØI 3. TOÅNG HÔÏP DÖÕ LIEÄU VAØ PIVOTTABLE Coâng cuï PivotTable raát tieän lôïi trong vieäc toång hôïp, toùm taét vaø phaân tích döõ lieäu töø caùc danh saùch. Baøi naøy seõ minh hoïa caùch taïo, hieäu chænh, ñònh daïng moät PivotTable. (Söû duïng taäp tin bai3-1.xls) 3.1. Taïo Pivort Table Hình 3.1. Danh saùch döõ lieäu Hình 3.2. PivotTable toång hôïp soá lieäu laáy Toång giaù trò xuaát khaåu theo quí vaø naêm Traàn Thanh Phong 23 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable Caùc böôùc taïo PivotTable B1. Choïn töø thöïc ñôn Data Æ PivotTable and PivotChart Wizard… ñeå môû trình höôùng daãn töøng böôùc taïo baûng toång hôïp. B2. Choïn nguoàn döõ lieäu: coù 4 loaïi (xem hình 3.3) Hình 3.3. Choïn nguoàn döõ lieäu cho PivotTable vaø choïn loaïi baùo caùo • Microsoft Excel list or database: Nguoàn döõ lieäu laø moät danh saùch trong Excel • External data source: Nguoàn döõ lieäu ôû beân ngoaøi Excel, thoâng thöôøng laø caùc cô sôû döõ lieäu chöùa trong ODBC cuûa maùy cuïc boä. • Multiple consolidation ranges: Nguoàn döõ lieäu laø nhieàu danh saùch taïi moät hoaëc nhieàu worksheet trong Excel. • Choïn nguoàn döõ lieäu töø moät PivotTable hay moät PivotChart khaùc B3. Trong baøi naøy minh hoïa choïn nguoàn döõ lieäu laø Microsoft Excel list or database. Nhaáp nuùt Next B4. Choïn vuøng ñòa chæ chöùa danh saùch caàn toång hôïp vaø nhaáp nuùt Next Hình 3.4. Choïn vuøng ñòa chæ chöùa danh saùch Traàn Thanh Phong 24 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable B5. Choïn nôi chöùa PivotTable laø New worksheet (taïo worksheet môùi chöùa keát quaû), sau ñoù nhaáp nuùt Finish. Hình 3.5. Nôi löu tröõ PivotTable B6. Keùo thaû caùc tröôøng töø danh saùch PivotTable Field List vaøo vò trí phuø hôïp Æ Keùo thaû “Thaùng” vaøo vuøng “Row Fields” Æ Keùo thaû United States, Canada, Australia, Japan vaø New Zealand vaøo vuøng Data Items. Hình 3.6. Giao dieän cuûa moät PivotTable chöa coù thoâng tin B7. Nhoùm “Month” thaønh caùc quí vaø naêm: choïn oâ “Month” (A3), vaøo thöïc ñôn Data Æ Group and Outline Æ Group… Choïn caû ba loaïi laø Months, Quarters vaø Years. Nhaáp OK ñeå chaáp nhaän. (xem hình 3.7) Traàn Thanh Phong 25 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable Hình 3.7. Nhoùm caùc thaùng thaønh quí vaø naêm B8. Choïn ñònh daïng cho PivotTable: choïn PivotTable vaø choïn Format Æ AutoFormat töø thanh thöïc ñôn. Choïn kieåu Reprot 4 vaø nhaáp nuùt OK. (Goïi ñònh daïng töø thanh coâng cuï PivotTable: View Æ Toolbars Æ PivotTable Æ Format Report) Hình 3.8. Choïn kieåu ñònh daïng PivotTable Traàn Thanh Phong 26 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable 3.2. Hieäu chænh PivotTable Phaàn tröôùc ñaõ minh hoïa caùc böôùc taïo moät PivotTable. Phaàn naøy seõ trình baøy caùch hieäu chænh baûng döõ lieäu toång hôïp ñeå coù ñöôïc caùc thoâng tin theo yeâu caàu. Hình 3.9. PivotTable: Trung bình Toång giaù trò xuaát khaåu theo quí vaø naêm B1. Nhaáp phaûi chuoät leân tröôøng “United States” vaø choïn Field Setting… Hình 3.10. Hieäu chænh caùch tính cho caùc tröôøng döõ lieäu Traàn Thanh Phong 27 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable B2. Choïn Average töø danh saùch Summarize by. Nhaáp OK ñeå chaáp nhaän Hình 3.11. Choïn caùch tính toaùn cho moät tröôøng B3. Thöïc hieän laïi hai böôùc treân cho caùc tröôøng caàn thay ñoåi caùch tính. Thanh coâng cuï PivotTable Hình 3.12. Thanh coâng cuï PivotTable 3.3. Ñieàu khieån vieäc hieån thò thoâng tin Ñoâi khi chuùng ta khoâng caàn hieån thò taát caû thoâng tin trong baûng baùo caùo. PivotTable cuõng coù hoã trôï chöùc naêng che giaáu caùc thoâng tin khoâng caàn hieån thò. B1. Choïn muõi teân höôùng xuoáng taïi tröôøng “Years” B2. Boû choïn caùc naêm khoâng caàn hieån thò (Ví duï: boû choïn naêm 2003). Nhaáp nuùt OK ñeå chaáp nhaän. (xem hình 3.13). B3. Laøm töông töï cho caùc tröôøng khaùc trong PivotTable Traàn Thanh Phong 28 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable Hình 3.13. AÅn thoâng tin cuûa naêm 2003 3.4. Taïo PivotChart Caùc böôùc taïo PivotChart töø moät PivotTable B1. Choïn moät oâ trong PivotTable, sau ñoù choïn Chart Wizard töø thanh coâng cuï PivotTable (xem hình 3.14). Hình 3.14. Choïn Chart Wizard töø thanh coâng cuï B2. Choïn Chart Æ Chart Type. Choïn kieåu ñoà thò nhö hình 3.15 beân döôùi. Sau ñoù nhaáp nuùt OK ñeå chaáp nhaän. Traàn Thanh Phong 29 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable Hình 3.15. Choïn kieåu ñoà thò B3. Ñònh daïng ñoà thò theo yeâu caàu nhö hình 3.16. Hình 3.16. PivotChart B4. AÅn caùc nuùt leänh cuûa PivotChart: nhaáp phaûi chuoät leân baát kyø nuùt leänh naøo (Ví duï: Years) vaø choïn Hide PivotChart Field Button. Traàn Thanh Phong 30 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable 3.5. Söû duïng subtotals Chuùng ta ñaõ hoïc caùch toång hôïp döõ lieäu ñeå ruùt ra caùc thoâng tin höõu ích baèng PivotTable, trong phaàn naøy trình baøy moät caùch nhanh hôn vaø deã hôn trong vieäc toång hôïp vaø toùm taét döõ lieäu ñoù laø chöùc naêng subtotals cuûa Excel. Hình 3.17. Danh saùch caàn toång hôïp thaønh tieàn theo ngöôøi mua B1. Saép xeáp danh saùch tröôùc khi duøng Subtotals. Saép xeáp coät “Ngöôøi mua” B2. Choïn danh saùch, sau ñoù choïn Data Æ SubTotals… Hình 3.18. Hoäp thoaïi Subtotal Traàn Thanh Phong 31 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 3.Toång hôïp döõ lieäu vaø PivotTable B3. Choïn “Ngöôøi mua” taïi At each change in, choïn Sum taïi Use function vaø choïn “Thaønh tieàn” taïi Add subtotal to (xem hình 3.18). B4. Nhaáp nuùt OK ñeå chaáp nhaän. Hình 3.19. Keát quaû sau khi duøng Subtotals Ñeå boû Subtotals: Data Æ Subtotals… Æ Remove All Æ OK 3.6. Duøng caùc haøm döõ lieäu Caùc haøm döõ lieäu thöïc hieän vieäc tính toaùn cho caùc doøng thoõa ñieàu kieän. Taát caû haøm döõ lieäu söû duïng cuøng cuù phaùp: = Function(database, field, criteria) Trong ñoù: Database: laø vuøng ñòa chæ cuûa danh saùch hoaëc cô sôû döõ lieäu Field: Xaùc ñònh coät duøng trong haøm. Ta tham chieám caùc coät baèng nhaõn vaø ñaët trong daáu ngoaëc keùp “”. Cuõng coù theå tham chieáu ñeán coät thoâng qua soá thöù töï coät cuûa noù trong danh saùch. Criteria: Tham khaûo ñeán ñòa chæ caùc oâ xaùc ñònh ñieàu kieän cuûa haøm. Caùc haøm döõ lieäu: Haøm DAVERAGE DCOUNT Traàn Thanh Phong Giaûi thích Traû veà trung bình cuûa caùc giaù trò trong coät cuûa danh saùch thoaõ ñieàu kieän. Traû veà soá oâ trong coät cuûa danh saùch chöùa giaù trò thoõa ñieàu kieän. Neáu boû troáng tham soá taïi “field” thì ñeám taát caû oâ cuûa 32 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá