Nội dung

Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính BAØI 2. TOÅ CHÖÙC DÖÕ LIEÄU TRONG BAÛNG TÍNH Trong baøi naøy chuùng ta seõ nghieân cöùu veà caùch taïo danh saùch, theâm, hieäu chænh, xoùa vaø tìm kieám thoâng tin trong danh saùch. Ngoaøi ra trong baøi cuõng ñeà caäp ñeán caùc leänh loïc tìm döõ lieäu töø danh saùch theo moät hay nhieàu ñieàu kieän. Baøi hoïc söû duïng caùc taäp tin: bai2-1.xls cho phaàn lyù thuyeát vaø bai2-2.xls cho phaàn thöïc haønh. 2.1. Taïo danh saùch (List) Danh saùch ñöôïc caáu thaønh töø caùc baûn ghi (record) thöôøng laø doøng trong baûng tính Excel. Moãi baûn ghi chöùa thoâng tin veà moät ñieàu gì ñoù (ví duï: moät doøng trong soå ñòa chæ). Moãi baûn ghi coù nhieàu tröôøng (field), moãi tröôøng chöùa caùc thoâng tin cuï theå: teân, ngaøy sinh, ñòa chæ, ñieän thoaïi,…. Trong Excel, caùc tröôøng thöôøng ñöôïc boá trí vaøo caùc coät vaø caùc baûn ghi thöôøng boá trí theo doøng (xem hình 2.1 vaø hình 2.2). Hình 2.1. Teân caùc tröôøng (field) ñöôïc nhaäp vaøo doøng ñaàu tieân cuûa danh saùch Hình 2.2. Danh saùch döõ lieäu Hình 2.3. Thanh ñònh daïng Caùc böôùc taïo danh saùch nhö hình 2.2: B1. Khôûi ñoäng Excel B2. Nhaäp “Teân chæ tieâu” vaøo oâ coù ñòa chæ A1, nhaáp phím ñeå di chuyeån qua oâ keá tieáp B3. Nhaäp teân caùc tröôøng coøn laïi nhö: Teân nöôùc, 1990, 1991, … B4. Nhaäp vaøo thoâng tin cho caùc doøng B5. Choïn vuøng A1:J1 choïn neàn xanh vaø chöõ ñaäm töø thanh ñònh daïng. B6. Ñeå thuaän tieän cho vieäc nhaäp lieäu ta chia maøn hình laøm hai phaàn. Di chuyeån Traàn Thanh Phong 6 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính chuoät vaøo hoäp chia maøn hình theo chieàu doïc vaø hình chuoät bieán thaønh muõi teân 2 chieàu, giöõ chuoät vaø keùo xuoáng döôùi doøng 1 vaø thaû chuoät. Maøn hình Excel ñaõ ñöôïc chia laøm hai phaàn theo chieàu doïc. B7. Vaøo thöïc ñôn Window Æ Freeze ñeå laøm cho doøng tieâu ñeà luoân luoân hieån thò treân maøn hình. Caùc ñieåm löu yù khi taïo danh saùch: Löu yù Chæ taïo moät danh saùch treân moät baûng tính (worksheet) Giaûi thích Chöùc naêng quaûn lyù döõ lieäu nhö: loïc döõ lieäu (filter) chæ coù theå aùp duïng moãi laàn cho moät danh saùch. Neân chöøa ra ít nhaát 1 coät hoaëc doøng Ñieàu naøy giuùp Excel deã daøng xaùc ñònh troáng giöõa danh saùch vaø caùc döõ lieäu khaùc danh saùch khi aùp duïng caùc chöùc naêng treân worksheet saép xeáp (sort), loïc döõ lieäu (filter) hoaëc cheøn (insert) moät bieåu thöùc tính toaùn daïng toång. Traùnh ñeå caùc doøng hoaëc coät troáng trong Ñeå giuùp Excel deã daøng choïn ñuùng danh danh saùch saùch. Taïo nhaõn caùc tröôøng (field) ôû doøng ñaàu Excel duøng nhaõn ñeå ñöa vaøo caùc baùo caùo tieân cuûa danh saùch. vaø duøng ñeå tìm kieám/ toå chöùc döõ lieäu. Coá gaéng chia nhoû caùc thoâng tin Ñieàu naøy giuùp deã daøng saép xeáp, loïc vaø taïo baùo caùo toång hôïp theo yeâu caàu. Moãi coät neân chöùa cuøng loaïi thoâng tin Giuùp danh saùch deã theo doõi vaø deã hieãu Khoâng duøng truøng teân tröôøng Teân tröôøng bò truøng seõ gaây sai soùt trong nhaäp lieäu vaø saép xeáp. 2.2. Söû duïng maãu nhaäp lieäu (Data Form) Coù hai caùch ñeå nhaäp döõ lieäu (baûn ghi) vaøo danh saùch: nhaäp tröïc tieáp vaøo caùc doøng beân döôùi tieâu ñeà vaø nhaäp thoâng qua maãu nhaäp lieäu. Taïo maãu nhaäp lieäu (söû duïng worksheet ASEAN trong taäp tin bai2-1.xls) Traàn Thanh Phong 7 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính Hình 2.4. Hoäp thoaïi Data Form B1. Ñaët oâ hieän haønh vaøo nôi naøo ñoù trong danh saùch. B2. Choïn Data Æ Form (xem hình 2.4). B3. Nhaáp nuùt Find Next ñeå di chuyeån ñeán baûn ghi tieáp theo. B4. Nhaáp nuùt Find Prev ñeå luøi veà baûn ghi phía tröôùc. B5. Nhaáp nuùt New ñeå theâm baûn ghi môùi vaø nhaäp thoâng tin. B6. Duøng phím hay ñeå di chuyeån tôùi/ lui trong baûn ghi vaø nhaäp caùc thoâng tin vaøo caùc tröôøng töông öùng. B7. Nhaáp nuùt Close khi hoaøn thaønh vieäc nhaäp lieäu. Tìm döõ lieäu Hình 2.5. Maãu ñaët ñieàu kieän tìm kieám Traàn Thanh Phong 8 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính B1. Ñaët oâ hieän haønh vaøo nôi naøo ñoù trong danh saùch. B2. Choïn Data Æ Form töø thanh thöïc ñôn. B3. Nhaáp nuùt Criteria vaø moät maãu troáng seõ xuaát hieän. Nhaäp vaøo ñieàu kieän tìm ôû caùc tröôøng caàn tìm vaø nhaáp nuùt Find Next ñeå hieån thò keát quaû tìm. Ví duï: haõy nhaät vaøo tröôøng “Teân nöôùc” laø “Vietnam” vaø nhaáp nuùt Find Next ñeå xem keát quaû (xem hình 2.5). B4. Nhaáp nuùt Find Next hay Find Prev ñeå di chuyeån tôùi/ lui trong caùc baûn ghi thoõa ñieàu kieän tìm. B5. Nhaáp nuùt Close khi hoaøn taát coâng vieäc. Tìm vaø thay theá (söû duïng worksheet ASEAN trong bai2-1.xls) Hình 2.6. Hoäp thoaïi tìm vaø thay theá B1. Choïn Edit Æ Replace töø thanh thöïc ñôn B2. Nhaäp “Lao PDR” vaøo hoäp “Find what” vaø hhaäp “Laøo” vaøo hoäp “Replace with” ñeå tìm vaø thay theá “Lao PDR” baèng “Laøo” (xem hình 2.6). B3. Nhaáp nuùt Replace All ñeå thay theá taát caû khoâng caàn kieåm tra hoaëc nhaáp nuùt Find Next ñeå ñeán baûn ghi thoõa ñieàu kieän tìm vaø neáu muoán thay theá thì nhaáp tieáp nuùt Replace. Baïn laøm töông töï nhö vaäy cho ñeán heát danh saùch. B4. Nhaáp nuùt Close ñeå ñoùng hoäp thoaïi. Xoùa baûn ghi (söû duïng worksheet ASEAN trong taäp tin bai2-1.xls) Traàn Thanh Phong 9 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính Hình 2.7. Hoäp thoaïi Data Form Hình 2.8. Xaùc nhaän xoùa baûn ghi B1. Ñaët oâ hieän haønh vaøo nôi naøo ñoù trong danh saùch vaø choïn Data Æ Form. B2. Duøng Find Next hoaëc Find Prev hoaëc ñaët ñieàu kieän tìm baèng Criteria ñeå tìm ñeán baûn ghi caàn xoùa (xem hình 2.7). B3. Nhaáp nuùt Delete, hoäp thoaïi xuaát hieän yeâu caàu baïn xaùc nhaän leänh xoùa baèng caùch nhaáp nuùt OK, nhaáp nuùt Cancel ñeå huûy leänh xoùa (Xem hình 2.8). B4. Nhaáp nuùt Close ñeå ñoùng hoäp thoaïi vaø trôû veà worksheet. 2.3. Saép xeáp döõ lieäu (Sort) Chuùng ta thöôøng nhaäp lieäu vaøo cuoái danh saùch, do vaäy döõ lieäu thöôøng khoâng theo moät trình töï naøo. Chuùng ta caàn saép xeáp laïi döõ lieäu nhaèm thuaän lôïi trong vieäc quaûn lyù döõ lieäu. Excel hoã trôï saép xeáp döõ lieäu theo thöù töï taêng daàn (A Æ Z) hoaëc theo thöù töï giaûm daàn (Z Æ A) theo moät hoaëc nhieàu tröôøng caàn saép xeáp. (söû duïng worksheet ASEAN trong taäp tin bai2-1.xls) Traàn Thanh Phong 10 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính Hình 2.9. Baûng döõ lieäu caàn saép xeáp theo “Teân nöôùc” vaø “Teân chæ tieâu” theo thöù töï taêng daàn. Hình 2.10. Baûng döõ lieäu ñaõ ñöôïc saép xeáp theo “Teân nöôùc” vaø “Teân chæ tieâu” theo thöù töï taêng daàn. Traàn Thanh Phong 11 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính Hình 2.11. Hoäp thoaïi Sort, saép xeùp öu tieân 1 laø “Teân nöôùc” sau ñoù môùi saép xeáp “Teân chæ tieâu” Caùc böôùc saép xeáp B1. Ñaët oâ hieän haønh vaøo nôi naøo ñoù trong danh saùch vaø choïn thöïc ñôn Data Æ Sort B2. Choïn “Teân nöôùc” taïi Sort by vaø choïn Ascending ñeå saép xeáp taêng daàn. B3. Choïn “Teân chæ tieâu” taïi Then by vaø choïn Ascending ñeå saép xeáp taêng daàn. B4. Choïn Header row do danh saùch coù doøng tieâu ñeà. B5. Nhaáp nuùt OK ñeå saép xeáp. Saép xeáp theo doøng (söû duïng worksheet Row_sort trong taäp tin bai2-1.xls) Hình 2.12. Toác ñoä taêng tröôûng GDP haøng naêm cuûa Vieät Nam Hình 2.13. Toác ñoä taêng tröôûng GDP haøng naêm cuûa Vieät Nam sau khi ñaõ saép xeáp theo thöù töï giaûm daàn Traàn Thanh Phong 12 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính Hình 2.14. Hoäp thoaïi choïn löïa cheá ñoä saép xeáp theo coät hoaëc doøng Hình 2.15. Hoäp thoaïi Sort, choïn saép xeáp doøng thöù 3 theo thöù töï giaûm daàn B1. Ñaët oâ hieän haønh vaøo nôi naøo ñoù trong danh saùch vaø choïn thöïc ñôn Data Æ Sort B2. Nhaáp nuùt Option… vaø choïn Sort left to right töø hoäp hoäi thoaïi môùi xuaát hieän. Nhaáp nuùt OK ñeå trôû veà hoäp thoaïi Sort. B3. Choïn “Row 3” taïi Sort by vaø choïn Descending ñeå saép xeáp giaûm daàn. B4. Nhaáp nuùt OK ñeå hoaøn taát vieäc saép xeáp. 2.4. Loïc döõ lieäu töø danh saùch baèng Auto Filter Ñoâi khi chuùng ta chæ caàn laáy ra moät soá baûn ghi trong moät danh saùch, Excel hoã trôï chöùc naêng loïc döõ lieäu töø danh saùch theo moät hoaëc nhieàu ñieàu kieän loïc vaø chæ caùc baûn ghi thoõa caùc ñieàu kieän thì môùi ñöôïc hieån thò. (söû duïng worksheet ASEAN trong taäp tin bai2-1.xls) Traàn Thanh Phong 13 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính Hình 2.16. Danh saùch tröôùc khi loïc döõ lieäu veà nöôùc Vieät Nam Hình 2.17. Danh saùch sau khi loïc döõ lieäu veà nöôùc Vieät Nam B1. Ñaët oâ hieän haønh vaøo nôi naøo ñoù trong danh saùch vaø choïn Data Æ Filter Æ AutoFilter töø thöïc ñôn B2. Taïi coät “teân nöôùc”, choïn Vietnam töø muõi teân höôùng xuoáng taïi . Danh saùch luùc naøy seõ chæ hieån thò caùc thoâng tin veà nöôùc Vieät Nam. B3. Ñeå hieãn thò laïi taát caû döõ lieäu thì choïn Data Æ Filter Æ Show All hoaëc choïn . (All) töø B4. Thoaùt khoûi chöùc naêng AutoFilter vaøo choïn Data Æ Filter Æ AutoFilter töø thöïc ñôn. Caùc löïa choïn cuûa AutoFilter Löïa choïn (All) (Top 10…) Traàn Thanh Phong Giaûi thích Hieån thò taát caû baûn ghi (doøng) cuûa danh saùch Aùp duïng cho caùc tröôøng khaùc kieåu Text. Hieån thò caùc baûn ghi ôû caän treân hay caän döôùi theo löïa choïn döôùi hai hình thöùc baûn ghi hay phaàn 14 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá Chöông trình Giaûng daïy Kinh teá Fulbright (Custom…) (Blanks) (NotBlanks) Baøi 2. Toå chöùc döõ lieäu trong baûng tính traêm. Ví duï: hieån thò 10 doøng coù giaù trò lôùn nhaát trong danh saùch hoaëc hieån thò 10% soá doøng coù giaù trò lôùn nhaát. Aùp duïng trong tröôøng hôïp caàn hai ñieàu kieän trong moät coät hoaëc duøng caùc pheùp toaùn so saùnh. Hieån thò caùc doøng maø oâ taïi coät ra ñieàu kieän loïc laø roãng Hieån thò caùc doøng maø oâ taïi coät ra ñieàu kieän loïc khaùc roãng Söû duïng (Top 10…) Hình 2.18. Choïn 10 doøng taïi coät 1990 coù giaù trò lôùn nhaát baèng (Top 10…) Hình 2.19. Keát quaû loïc duøng (Top 10…) daïng Items Æ traû veá 10 doøng coù giaù trò lôùn nhaát taïi coät naêm 1990. Traàn Thanh Phong 15 ÖÙng duïng Microsoft Excel trong kinh teá